【Microsoft SharePoint活用術】毎月、フォルダを自動作成して業務効率をUP！

テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。

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Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

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設定フローは2つです。

・スケジュールトリガーの確認

(1)まず、スケジュールトリガーの内容を確認します。

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Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】毎月、Microsoft SharePointでフォルダを自動作成する」をクリックしてください。

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クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

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(2)1つ目のステップ「毎月1日9時に起動」をクリックします。

(3)今回は例として、『毎月初（1日）、9時になったら起動する』という設定を行っています。
日付や時刻を変更するなど、内容をカスタムすることで任意設定ができるので、運用に合わせて設定を行いましょう。

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(4)設定を確認、もしくは任意で設定を変更した後、［保存する］をクリックします。
スケジュールトリガーの設定方法については、こちらのページをご確認ください。

・フォルダを作成するMicrosoft SharePointの設定

(1)最後に、2つ目のステップ「フォルダを作成」をクリックしてください。

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(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(3)次の画面で「サイトID」や「ドライブID」などの項目に、注釈に沿って情報を入力していきましょう。
入力バーをクリックすると、連携したアカウントに基づいた内容が『候補』に展開されるので、このなかから情報を選択できます。

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(4)「フォルダ名」に運用に沿った情報を入力します。
入力する値に日付を指定したい場合、入力バーをクリックして【日付をクリック】→【該当する日付の矢印をクリック】→【展開した書式の該当する情報を選択】すると、日付情報を入力・設定できます。
（今月の日付をXXXX-XXの書式を指定する場合は、以下のような文字列で設定できます。）

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(5)必要項目に情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。

・トリガーをONにして動作を確認

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

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今回使用したテンプレートはこちら

他にも、今回のフローボットをベースにして、チャットツールやデータベースツールを接続し活用することができます！
これらの例を簡単に紹介するので、業務で複数のツールを使っている方はこちらも是非参考にしてみてくださいね！

毎月、Microsoft SharePointでフォルダを自動作成しMicrosoft Teamsに通知する‍

毎月、Microsoft SharePointでフォルダを自動作成しMicrosoft Teamsに通知するフローです。
今回のMicrosoft SharePointの連携と合わせて、Microsoft TeamsのアプリをYoomアカウントに連携しましょう。
その後、以下のテンプレートをコピーしてください。

コピーが完了したら、<span class="mark-yellow">3つ目のステップのチャネルにメッセージを送るMicrosoft Teamsの設定</span>から説明していきます。

(1)ステップ2の設定が完了したら、以下赤枠をクリックします。

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(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次の画面で「チームID」や「チャネルID」などの項目に情報を入力していきます。
入力バーをクリックすると、連携したアカウントに基づいた内容が『候補』として展開されますので、こちらから情報を選択できます。

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(4)「メッセージ」には、通知内容に含めたい情報を入力していきます。
入力バーをクリックすると、アウトプットを引用できます。
以下の画像は例として、前ステップで取得したアウトプット【作成したフォルダのアイテムID】を引用したものです。

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(5)下にスクロールし、「メンション情報」や「添付ファイル情報」の項目を埋めていきましょう。
通知の際にファイルを添付する場合には、事前にOneDriveにアップロードし、取得したeTagの中の{}に囲まれた文字列を入力する必要があります。

運用状況に合わせた設定を行ってください。

kintoneにレコード登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する

こちらは、kintoneに新しく取引先のレコードが登録されたら、Microsoft SharePointに取引先名のフォルダを新たに作成するフローです。
今回のMicrosoft SharePointの連携と合わせて、kintoneのアプリをYoomアカウントに連携しましょう。
その後、以下のテンプレートをコピーしてください。

コピーが完了したら、<span class="mark-yellow">レコード登録された後のkintoneの設定</span>から説明していきます。

(1)以下赤枠をクリックします。

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(2)アカウント情報を入力し、次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。

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(3)「サブドメイン名」や「アプリID」の項目に注釈に沿って情報を入力しましょう。

(4)次に、2つ目のステップ「レコードを取得する」を設定します。
連携するアカウント情報が入力されていることを確認して、「アプリID」を入力しましょう。
入力バーをクリックすると、連携したアカウントの内容をもとに『候補』に情報が展開されます。
情報を選択または入力した後、［次へ］をクリックしてください。

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(5)次の画面で、指定したテーブルから条件に合うレコードを1行取得する設定を行います。
以下のように、前ステップから取得したアウトプットを引用できますので、今回は【レコードID】を設定します。

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設定が完了したら、フォルダを作成するMicrosoft SharePointの設定に進んでください。

Yoomで連携できるアプリはまだまだたくさんあるので、自分にあった連携を模索するのもおすすめです。
多種多様なアプリの連携を試して、さらなる業務効率化を目指してみてください！

Microsoft SharePointを使ったその他の自動化例

他にもMicrosoft SharePointを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

フォームに添付された議事録データをMicrosoft SharePointに格納しSlackに通知する

フォームに添付された議事録が自動的にSharePointに保存されるため、ファイル管理の手間削減につながります。
新しい議事録が保存されると同時にSlackに通知されるため、関係者は最新情報を素早く把握できるはずです。

受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする

受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointに自動でアップロードできるため、ファイル共有をタイムリーに行えることが予想されます。
チームメンバーが常に最新のファイルにアクセスできるようになることで、作業効率を向上させられるかもしれません。

Google スプレッドシートで行が追加されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する

手動作業の手間を削減できるほか、フォルダ名のタイプミスや作成忘れといった人的ミスの防止が期待できます。
各種の資料や帳票などの保存先が統一され、ファイル管理の効率化が見込めます。

まとめ

今回紹介したMicrosoft SharePointのアプリ連携を日々の業務に取り入れることで、手動で担っていたフォルダの作成作業を削減できるはずです。
Yoomのスケジュールトリガーで指定した日時にフローボットを起動するため、フォルダの作成忘れを心配する必要がなくなり、対応スタッフは安心してその他の業務に集中できるようになるかもしれません。
また、統一したフォーマットでフォルダが作成されるので、作成時の対応のばらつきを抑制することにもつながるでしょう。
煩雑な作業を少しでも減らしたいと考えている方におすすめのツールです。
ノーコードで簡単に設定できるので、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。