毎月、Microsoft SharePointでフォルダを自動作成する
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■概要
「毎月、Microsoft SharePointでフォルダを自動作成する」フローは、定期的なフォルダ管理を効率化する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
毎月決まったタイミングでSharePointにフォルダを作成する必要がある管理者の方 手動でのフォルダ作成作業に時間を取られているチームリーダー Microsoft SharePointでのフォルダ管理を自動化し、業務効率を向上させたい方 定期的な業務フローを標準化し、作業ミスを減らしたい経営者の方
■このテンプレートを使うメリット
毎月のフォルダ作成作業は手間がかかり、ミスの原因にもなりがちです。
これまで手作業していたフォルダ作成が自動化されることで、手動作業に費やす時間を大幅に削減できます。
新しくデータフォルダを作成するときに「データ管理ツールにアクセスして、フォルダ名を指定して作成する」となると、何度もクリックする操作が必要ですよね。Yoomのスケジュールトリガー により、指定した日時にMicrosoft SharePointでフォルダが自動作成されます。
それでは、さっそく「毎月、Microsoft SharePointでフォルダを自動作成する 」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
Microsoft SharePointとスケジュールトリガー機能を活用したすぐに試せる自動化テンプレートはこちら
Microsoft SharePointとスケジュールトリガー機能を活用し、様々なケースで自動化を実現できます！気になる自動化テンプレートがあれば、ぜひ試してみてくださいね！
登録を自動化する便利なテンプレート
毎週、Microsoft SharePointのアクセスログを取得してNotionに追加する
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■概要
Microsoft SharePointのアクセスログを定期的に確認し、手作業でNotionに転記する業務は、手間がかかる上にミスの原因にもなりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてMicrosoft SharePointのアクセスログを自動で取得し、Notionのデータベースへ追加できるため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointの利用状況を手作業で集計し報告しているWebサイト管理者の方 Microsoft SharePointとNotionで情報管理をしており、データ連携を効率化したい方 毎週のレポーティング業務を自動化し、より重要な分析業務に時間を割きたい方 ■このテンプレートを使うメリット
毎週決まった時間にMicrosoft SharePointのログがNotionへ自動で追加されるため、手作業での集計や転記にかかっていた時間を削減できます。 手動でのデータ入力がなくなることで、転記ミスや報告漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとNotionをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「毎週」など、ワークフローを実行したい任意のスケジュールを設定します。 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「指定したアイテムのアクセス回数やユニークユーザー数を取得（過去7日間）」アクションを設定します。 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、前のステップで取得したアクセスログ情報を指定のデータベースに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのオペレーション設定で、ログを取得したい対象のサイトID、リストID、アイテムIDなどを任意で設定してください。 Notionのオペレーション設定で、連携先のデータベースを選択し、どのプロパティにどのログ情報を追加するかなど、レコードの値を任意に設定してください。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
指定日時にMicrosoft ExcelでPDFを発行して、Microsoft SharePointに格納する
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■概要
定期的な報告書作成などで、Microsoft ExcelのデータをPDF化し、Microsoft SharePointへ格納する作業は、単純でありながらも手間がかかる業務ではないでしょうか。特に、毎月・毎週など決まったタイミングで行う作業は、忘れずに実施する必要があり、担当者の負担になることもあります。このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelから自動でPDFを発行し、Microsoft SharePointの指定フォルダへ格納する一連の作業を自動化でき、こうした課題の解決に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft ExcelでのPDF発行とMicrosoft SharePointへの格納を手作業で行っている方 定期的な書類作成・管理業務の効率化を目指す、情報システム部門や各事業部門の担当者の方 日々の定型業務に追われ、コア業務へのリソース確保に課題を感じているマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
指定日時のPDF発行と格納が自動化されるため、手作業による時間的拘束や作業負荷を減らすことができます。 手作業によるファイルの作成忘れや、誤った場所への格納といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft ExcelとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、ワークフローを起動したい日時や繰り返し周期を指定します。 オペレーションで、Microsoft Excelの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、PDF化したいExcelファイルやシート、データ範囲を指定します。 必要に応じて、オペレーションに分岐機能を設定し、特定の条件に基づいて処理を分岐させることができます。例えば、特定の値が含まれる場合のみPDFを発行するなどです。 オペレーションで、Microsoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したデータからPDFファイルを作成します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、作成されたPDFファイルを指定のフォルダへ格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointへPDFファイルをアップロードする際に、保存先のサイトやドキュメントライブラリ、フォルダを任意に指定することが可能です。これにより、組織のファイル管理ルールに合わせた柔軟な運用を実現できます。 スケジュールトリガーでは、実行したい日時を細かく設定できます。例えば、「毎月最終営業日の午前10時」や「毎週月曜日の午後1時」など、業務のタイミングに合わせて設定してください。 Microsoft Excelから取得するレコードの条件や、PDFとして発行する際のファイル名なども、実際の運用に合わせて柔軟に設定変更が可能です。
指定日時にMicrosoft SharePointのリストのデータを集計し、Microsoft Excelに追加する
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■概要
定期的なMicrosoft SharePointのリストデータ集計とMicrosoft Excelへの転記作業は、手間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。特に毎日や毎週といった頻度で行う場合、その作業負担は小さくありません。このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft SharePointのリスト情報を自動で集計し、Microsoft Excelへ追加することが可能になり、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointのリストデータを定期的に集計し、手作業でMicrosoft Excelに転記している方 日々のデータ集計業務に追われ、他の重要な業務になかなか着手できないと感じている方 手作業によるデータ入力ミスを減らし、業務の正確性を向上させたいと考えている担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
指定したスケジュールでMicrosoft SharePointのデータ取得からMicrosoft Excelへの追加までを自動化し、手作業にかかっていた時間を削減できます。 人の手を介さずに処理が行われるため、転記ミスや計算間違いといったヒューマンエラーの防止に貢献します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。 次に、トリガーで「トリガー機能」を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。ここで集計を実行したい日時や繰り返し頻度を指定します。 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「特定のリストの情報を取得」アクションを設定し、集計対象のサイトやリストを指定します。 続いて、オペレーションで「AI機能」の「テキストを生成する（計算用のデータ整形）」アクションを設定し、取得したリスト情報から計算に必要なデータを抽出・整形します。 さらに、オペレーションで「データ操作・変換機能」の「計算（四則演算）」アクションを設定し、整形されたデータを用いて必要な集計処理を行います。 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、集計結果を指定したExcelファイルやシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
トリガー機能におけるスケジュール設定では、集計を実行する日時（例：毎月1日の午前9時、毎週月曜日の午前10時など）や繰り返し間隔を、ユーザーの運用に合わせて任意で設定してください。 Microsoft SharePointから情報を取得する際、対象となるサイトIDやリストIDは、ユーザーが実際に利用しているものを正確に設定する必要があります。 AI機能を用いたデータ整形では、プロンプトの内容をカスタマイズすることが可能です。例えば、前段のオペレーションで取得したMicrosoft SharePointのリスト情報（特定の列の値など）を変数としてプロンプト内に埋め込むことで、より柔軟なデータ整形を実現できます。 Microsoft Excelへレコードを追加する際には、集計結果をどのExcelファイルのどのシートに、どの列から書き出すかなどを任意で設定してください。 ■注意事項
・Microsoft SharePoint、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft SharePointから複数行の値を一覧で取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5404443
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
通知を自動化する便利なテンプレート
毎月、Microsoft SharePointでフォルダを自動作成しMicrosoft Teamsに通知する
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■概要
「毎月、Microsoft SharePointでフォルダを自動作成しMicrosoft Teamsに通知する」フローです。
■このテンプレートをおすすめする方
毎月定期的にMicrosoft SharePointでフォルダを作成する必要があるチームリーダーの方 Microsoft SharePointとMicrosoft Teamsを活用して業務を効率化したいIT担当者の方 フォルダ作成や通知作業に時間を割かれ、他の重要業務に支障をきたしているビジネスパーソンの方 チーム内での情報共有を円滑に進めたいプロジェクトマネージャーの方 業務プロセスの自動化を検討している経営者や管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
月毎のフォルダ作成は手作業で行うことで、作成漏れにつながり、整頓されたファイル管理を困難にします。
このフローでは、毎月一定の日に、自動的にMicrosoft SharePoint内に必要なフォルダを作成し、そのフォルダの作成をMicrosoft Teamsに通知することで、チームメンバー全員が最新のフォルダ構成を把握できます。
指定日時にMicrosoft SharePointのリストのデータを集計し、Slackに通知する
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■概要
Microsoft SharePointのリストに保存されたデータを、定期的に手作業で集計しSlackへ通知する業務に手間を感じていませんか。また、手作業による集計ミスや通知漏れは、業務の正確性に影響を与えることもあります。このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft SharePointのリストデータを自動で集計し、Slackへ通知する一連の処理を自動化でき、これらの課題を解消し日々の業務効率を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointのリストデータ集計とSlack通知を手作業で行っている方 定型的な報告業務の時間を削減し、他の業務に集中したいと考えている方 手作業によるミスをなくし、確実な情報共有を実現したいチームのリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
指定した日時に自動で集計と通知が実行されるため、これまで手作業で行っていた繰り返し作業の時間を短縮することができます。 システムが自動で処理を行うため、手作業による集計ミスや通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報の正確性を保つことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとSlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、フローを指定した日時に自動で起動するようにします。 オペレーションで、Microsoft SharePointの「特定のリストの情報を取得」アクションを設定し、集計対象のデータを取得します。 続いて、データ操作・変換機能の「データを操作・変換する」アクションを設定し、取得したデータを集計、加工します。 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、集計結果を指定したチャンネルに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションでは、通知を送信するチャンネルを任意で設定できます。また、メッセージ内容に固定のテキストを加えたり、前段のオペレーションで取得・集計したデータを動的な値として埋め込んだりするなど、柔軟なカスタマイズが可能です。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 Microsoft SharePointから複数行の値を一覧で取得する方法は下記をご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/5404443
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
毎月、Microsoft SharePointでフォルダを自動作成する
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■概要
「毎月、Microsoft SharePointでフォルダを自動作成する」フローは、定期的なフォルダ管理を効率化する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
毎月決まったタイミングでSharePointにフォルダを作成する必要がある管理者の方 手動でのフォルダ作成作業に時間を取られているチームリーダー Microsoft SharePointでのフォルダ管理を自動化し、業務効率を向上させたい方 定期的な業務フローを標準化し、作業ミスを減らしたい経営者の方
■このテンプレートを使うメリット
毎月のフォルダ作成作業は手間がかかり、ミスの原因にもなりがちです。
これまで手作業していたフォルダ作成が自動化されることで、手動作業に費やす時間を大幅に削減できます。
[Yoomとは]
毎月、Microsoft SharePointでフォルダを自動作成する方法 まず、Yoomのスケジュールトリガーを活用して、毎月決まった日時にトリガーを起動します。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
Microsoft SharePointをマイアプリ連携
テンプレートのコピー
Yoomのスケジュールトリガーの設定とフォルダを作成するMicrosoft SharePointの設定
トリガーをONにして動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちら
・Microsoft SharePointをマイアプリ連携 (1)まずはMicrosoft SharePointをマイアプリに接続していきます。これをマイアプリ連携 といいます。
(2)Microsoft SharePointのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
認証が正常に行われると、Yoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
・テンプレートのコピー Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「試してみる」のアイコンをクリックします。
毎月、Microsoft SharePointでフォルダを自動作成する
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■概要
「毎月、Microsoft SharePointでフォルダを自動作成する」フローは、定期的なフォルダ管理を効率化する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
毎月決まったタイミングでSharePointにフォルダを作成する必要がある管理者の方 手動でのフォルダ作成作業に時間を取られているチームリーダー Microsoft SharePointでのフォルダ管理を自動化し、業務効率を向上させたい方 定期的な業務フローを標準化し、作業ミスを減らしたい経営者の方
■このテンプレートを使うメリット
毎月のフォルダ作成作業は手間がかかり、ミスの原因にもなりがちです。
これまで手作業していたフォルダ作成が自動化されることで、手動作業に費やす時間を大幅に削減できます。
テンプレートがコピーされると以下のように表示されるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト 」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは2つです。
・スケジュールトリガーの確認 (1)まず、スケジュールトリガーの内容を確認します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】毎月、Microsoft SharePointでフォルダを自動作成する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(3)今回は例として、『毎月初（1日）、9時になったら起動する』という設定を行っています。こちら を参考にしましょう。
(4)設定を確認、もしくは任意で設定を変更した後、［保存する］をクリックします。こちらのページ をご確認ください。
・フォルダを作成するMicrosoft SharePointの設定 (1)最後に、2つ目のステップ「フォルダを作成」をクリックしてください。
(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次の画面で「サイトID」や「ドライブID」などの項目に、注釈に沿って情報を入力していきましょう。
(4)「フォルダ名」に運用に沿った情報を入力します。
(5)必要項目に情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
・トリガーをONにして動作を確認 以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
毎月、Microsoft SharePointでフォルダを自動作成する
試してみる
■概要
「毎月、Microsoft SharePointでフォルダを自動作成する」フローは、定期的なフォルダ管理を効率化する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
毎月決まったタイミングでSharePointにフォルダを作成する必要がある管理者の方 手動でのフォルダ作成作業に時間を取られているチームリーダー Microsoft SharePointでのフォルダ管理を自動化し、業務効率を向上させたい方 定期的な業務フローを標準化し、作業ミスを減らしたい経営者の方
■このテンプレートを使うメリット
毎月のフォルダ作成作業は手間がかかり、ミスの原因にもなりがちです。
これまで手作業していたフォルダ作成が自動化されることで、手動作業に費やす時間を大幅に削減できます。
Microsoft SharePointを使ったその他の自動化例 本日ご紹介した連携以外にもMicrosoft SharePointのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納する
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■概要
Gmailに届く請求書や見積書などの書類を、一つひとつ確認して手作業でファイル名を変更し、Microsoft SharePointに格納する作業は手間がかかる上に、ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメールアドレスに書類を転送するだけで、OCRが内容を自動で読み取り、ファイル名を更新してMicrosoft SharePointの指定フォルダへ格納するまでの一連の流れを自動化し、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取った書類の管理やファイル名の変更に手間を感じている方 Microsoft SharePointへのファイル格納ルールが曖昧で、属人化に課題を感じている方 手作業による書類の格納ミスやファイル名の付け間違いをなくしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailへのメール投稿からMicrosoft SharePointへの格納までが自動化されるため、これまで手作業で行っていたファイル整理の時間を短縮することができます。 手作業によるファイル名の付け間違いや、格納先のフォルダを間違えるといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、「メールを送る」アクションでこのフローボットを起動するための専用メールアドレスを生成します。 次に、オペレーションで分岐機能を選択し、「分岐する」アクションで特定の条件に応じて後続の処理を分岐させるように設定します。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、メールに添付されたファイルからテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「ファイルをアップロード」アクションで、OCRで読み取った情報を基にファイル名を変更し、指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
メールトリガー機能では、生成されたメールアドレスに送信するメールの件名や本文に、後続の処理で利用する情報を自由に設定できます。 分岐機能では、メールの件名に含まれるキーワード（例：「請求書」「見積書」）など、前段で取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を任意に設定可能です。 OCR機能では、読み取るファイルの種類に応じてAIモデルを選択したり、抽出したい項目（例：請求日、金額など）を指定したりできます。 Microsoft SharePointへのアップロード設定では、格納先のサイトやフォルダを任意で指定できるほか、ファイル名にOCRで読み取った「取引先名」や「日付」などを自動で含めるように設定できます。 ■注意事項
Microsoft SharePointとYoomを連携してください。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなります。 AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプラン、チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Googleフォームで送信されたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする
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■概要
Googleフォームでファイルを受け付ける際、その都度ファイルをダウンロードしてMicrosoft SharePointに手動でアップロードする作業は、件数が増えるほど大きな手間となります。また、手作業によるアップロード漏れやファイル名の付け間違いといったミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルが自動でMicrosoft SharePointにアップロードされるため、こうした定型業務の負担を軽減し、正確なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで受け付けたファイルを、手作業でMicrosoft SharePointに保存している方 ファイル管理における定型業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている担当者の方 SaaS間のデータ連携を自動化し、より重要なコア業務に集中できる環境を整えたい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームへの回答送信からファイルアップロードまでが自動処理されるため、これまで手作業で行っていたファイル管理業務の時間を短縮することができます。 手作業によるファイルの保存漏れや、ファイル名の付け間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させることが可能です。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Microsoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に紐づくファイルを指定します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定の場所にアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
トリガーとなるGoogleフォームは、連携しているアカウントの中から任意のフォームを選択して設定してください。 Microsoft SharePointにファイルをアップロードする際、保存先のサイトやフォルダは任意で指定することが可能です。 アップロードする際のファイル名は、固定のテキストだけでなく、フォームの回答内容（例：回答者の名前や受付番号など）を変数として組み合わせて設定できます。 ■注意事項
Googleフォーム、Google Drive、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プラン によって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちら を参照ください。
Microsoft SharePointのリストにアイテムが追加・更新されたらSlackに通知する
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■概要
Microsoft SharePointのリストで情報を管理しているものの、更新があるたびに手作業でチームに共有するのは手間がかかるうえ、通知漏れも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointのリストにアイテムが追加・更新されたタイミングをトリガーに、指定したSlackチャンネルへ自動でメッセージを送信するため、こうした情報共有の課題を解消し、業務を円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointのリストでタスクや情報を管理しているチームの担当者の方 リストの更新を手作業でSlackに通知しており、手間や連絡漏れに課題を感じている方 チーム内の情報共有をより迅速かつ確実なものにしたいと考えている管理者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointのリストが更新されると自動でSlackに通知されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。 手動での通知作業が不要になることで、連絡漏れや内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとSlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「リストにアイテムが追加・更新されたら」というアクションを設定し、対象のサイトやリストを指定します。 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、通知したいチャンネルやメッセージ内容を記載します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションでは、通知を送信したいチャンネルを任意で設定してください。 Slackへの通知メッセージには、トリガーで取得したMicrosoft SharePointのリスト情報（アイテムのタイトルや更新者など）を変数として埋め込み、自由にカスタマイズすることが可能です。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
OneDriveでファイルが作成されたら承認後にMicrosoft SharePointへファイルをアップロードする
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■概要
OneDriveに新しいファイルが作成されるたび、関係者へ承認を依頼し、承認後にMicrosoft SharePointへ格納する作業は手間がかかるのではないでしょうか。手作業では共有漏れや誤ったファイルのアップロードといったミスも起こりえます。このワークフローを活用すれば、OneDriveへのファイル作成をきっかけに、承認依頼からMicrosoft SharePointへのファイルアップロードまでの一連の流れを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
OneDriveとMicrosoft SharePoint間で、手作業でのファイル移動や共有を行っている方 承認フローを含むファイル管理業務の効率化や、ミスの削減を目指しているチームリーダーの方 ファイル共有のプロセスを標準化し、属人化を防ぎたいと考えている情報システム担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
ファイル作成後の承認依頼やアップロードが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。 承認されたファイルのみが自動で格納されるため、承認漏れや誤ったファイルの共有といったヒューマンエラーのリスクを軽減します。 ■フローボットの流れ
はじめに、OneDriveとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定します。 続いて、オペレーションでYoomの独自機能である「承認を依頼する」を設定し、関係者へ承認を依頼します。 承認後、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」を設定し、承認済みのファイルを指定の場所へ格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OneDriveのトリガー設定では、フローが起動する間隔のほか、対象としたい特定のドライブIDやフォルダIDを任意で設定してください。 「承認を依頼する」オペレーションでは、承認を依頼する相手や依頼メッセージの内容、承認・差戻し後の通知先などを業務に合わせて柔軟に設定できます。 ■注意事項
OneDrive、Microsoft SharePointとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Salesforceで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する
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■概要
Salesforceで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SalesforceとMicrosoft SharePointを併用する営業・顧客管理チーム
・Salesforceに登録した取引先情報をMicrosoft SharePointでも管理して関連ファイルを紐付けたい方
2.Salesforceを主に利用する営業担当者
・SharePointのファイル共有機能を活用して取引先との情報共有をスムーズに行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
Salesforceは顧客関係管理に不可欠なツールですが、取引先が登録されるたびにMicrosoft SharePointに手動でフォルダを作成するのは非効率的で時間がかかる作業です。
このフローを導入することで、Salesforceで取引先が登録されるとSharePoint上に対応するフォルダが自動的で作成されます。これにより、担当者はフォルダ作成の手間から解放されて顧客対応や営業活動など、より重要な業務に集中することが可能となります。
■注意事項
・Salesforce、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
まとめ 今回紹介したMicrosoft SharePointのアプリ連携を日々の業務に取り入れることで、手動で担っていたフォルダの作成作業を削減できるはずです。
