新しくデータフォルダを作成するときに「データ管理ツールにアクセスして、フォルダ名を指定して作成する」となると、何度もクリックする操作が必要ですよね。
1つのフォルダを作りたいだけなのに、工数がかかって面倒だなあと思う方も多いはずです。
そこで今回、そのモヤモヤを解消するYoomのアプリ連携を紹介します！
Microsoft SharePointの連携を日々の業務に取り入れることで、Yoomのスケジュールトリガーにより、指定した日時にMicrosoft SharePointでフォルダが自動作成されます。
フォルダの作成作業が自動で完結するので、手動工数を減らせる可能性があります。
また、決まった時間にフローボットが起動するので、「業務が立て込んでいてフォルダの作成を忘れてしまった」ということもなくなるかもしれません。
本記事では、その自動化フローの具体的な設定方法と導入するメリットについて解説します。
迅速かつ正確なフォルダ作成・管理の実現を目指す方は、ぜひご覧ください。

それでは、さっそく「毎月、Microsoft SharePointでフォルダを自動作成する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。

Microsoft SharePointとスケジュールトリガー機能を活用したすぐに試せる自動化テンプレートはこちら

Microsoft SharePointとスケジュールトリガー機能を活用し、様々なケースで自動化を実現できます！気になる自動化テンプレートがあれば、ぜひ試してみてくださいね！

‍登録を自動化する便利なテンプレート

[[202792,202263,202859,131771]]

通知を自動化する便利なテンプレート

[[202032,149707]]

今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！

[[149699]]

[Yoomとは]

毎月、Microsoft SharePointでフォルダを自動作成する方法

まず、Yoomのスケジュールトリガーを活用して、毎月決まった日時にトリガーを起動します。
その後、Microsoft SharePointの提供するAPIを用いて、Microsoft SharePointでフォルダを自動作成することが可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。

• Microsoft SharePointをマイアプリ連携
• テンプレートのコピー
• Yoomのスケジュールトリガーの設定とフォルダを作成するMicrosoft SharePointの設定
• トリガーをONにして動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

・Microsoft SharePointをマイアプリ連携

(1)まずはMicrosoft SharePointをマイアプリに接続していきます。これをマイアプリ連携といいます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からMicrosoft SharePointを検索してください。

(2)Microsoft SharePointのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。
Microsoft SharePointのアプリアイコンをクリック後、サインイン画面に移行しますが、必要な操作はなく、瞬時に接続が完了します。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

認証が正常に行われると、Yoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これでMicrosoft SharePointのアプリがYoomアカウントに接続できました。

・テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「試してみる」のアイコンをクリックします。

[[149699]]

テンプレートがコピーされると以下のように表示されるので、「OK」ボタンをクリックします。

Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

設定フローは2つです。

・スケジュールトリガーの確認

(1)まず、スケジュールトリガーの内容を確認します。

Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】毎月、Microsoft SharePointでフォルダを自動作成する」をクリックしてください。

クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)1つ目のステップ「毎月1日9時に起動」をクリックします。

(3)今回は例として、『毎月初（1日）、9時になったら起動する』という設定を行っています。
日付や時刻を変更するなど、内容をカスタムすることで任意設定ができるので、運用に合わせて設定を行いましょう。
より詳細に指定したい際には、実行頻度を細かく調整できるCron設定がおすすめです。
Cronの記述ルールにしたがって入力することで、「05:12に実行」や「10分おきに実行」と設定することもできます。
Cronの記述方法はこちらを参考にしましょう。

‍

(4)設定を確認、もしくは任意で設定を変更した後、［保存する］をクリックします。
スケジュールトリガーの設定方法については、こちらのページをご確認ください。

・フォルダを作成するMicrosoft SharePointの設定

(1)最後に、2つ目のステップ「フォルダを作成」をクリックしてください。

(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

(3)次の画面で「サイトID」や「ドライブID」などの項目に、注釈に沿って情報を入力していきましょう。
入力バーをクリックすると、連携したアカウントに基づいた内容が『候補』に展開されるので、このなかから情報を選択できます。

(4)「フォルダ名」に運用に沿った情報を入力します。
入力する値に日付を指定したい場合、入力バーをクリックして【日付をクリック】→【該当する日付の矢印をクリック】→【展開した書式の該当する情報を選択】すると、日付情報を入力・設定できます。
（今月の日付をXXXX-XXの書式を指定する場合は、以下のような文字列で設定できます。）

(5)必要項目に情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。

・トリガーをONにして動作を確認

以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

今回使用したテンプレートはこちら

[[149699]]

Microsoft SharePointを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもMicrosoft SharePointのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
例えば、取引先情報の登録をトリガーに新規に専用フォルダを作成したり、アイテムの追加・更新を関係者に素早く共有することも可能です。
他にも、OCR（データ読み取り機能）を活用することで、データ処理作業の負担軽減も見込めるでしょう。

[[102992,123791,161652,165043,133839]]

まとめ

今回紹介したMicrosoft SharePointのアプリ連携を日々の業務に取り入れることで、手動で担っていたフォルダの作成作業を削減できるはずです。
Yoomのスケジュールトリガーで指定した日時にフローボットを起動するため、フォルダの作成忘れを心配する必要がなくなり、対応スタッフは安心してその他の業務に集中できるようになるかもしれません。
また、統一したフォーマットでフォルダが作成されるので、作成時の対応のばらつきを抑制することにもつながるでしょう。
煩雑な作業を少しでも減らしたいと考えている方におすすめのツールです。
ノーコードで簡単に設定できるので、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。