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【Microsoft SharePoint活用術】フォルダを自動で一括作成して業務効率をUP！
■概要プロジェクトや案件ごとにMicrosoft SharePointでフォルダを作成する際、Excelファイルのリストを見ながら一つひとつ手作業で対応していませんか？単純な作業ですが、数が多くなると時間もかかり、入力ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、リストが記載されたExcelファイルを保存するだけで、SharePointのフォルダ作成が自動で実行されるため、こうした手間やミスを解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Microsoft SharePointで定型的なフォルダ作成を手作業で行っている方
- Excelファイルのリストを元にしたフォルダの一括作成を自動化したいと考えている方
- SharePointでのフォルダ管理業務を効率化し、人的ミスをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット- Excelファイルを保存するだけで、リストに応じた複数フォルダが一括で自動作成されるため、手作業での繰り返し作業にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの命名ミスや作成漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、フォルダ構成の標準化にも繋がります。
■ワークフローの流れ- はじめに、Microsoft SharePointとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定して、特定のフォルダを監視対象にします。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のファイルが作成された場合など、任意の条件に合致した時のみ後続の処理に進むようにします。
- 続いて、Microsoft Excelの「複数のレコードを取得する（最大１０件）」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルからフォルダ名のリストを読み込みます。
- 次に、処理繰り返し機能を設定し、取得したリストの情報を1行ずつ処理できるようにします。
- 最後に、Microsoft SharePointの「フォルダを作成する」アクションを設定し、リストの情報に基づいてフォルダを個別に作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Microsoft SharePointのトリガー設定では、監視対象とするサイトIDやフォルダIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、ファイル名など後続処理に進むための条件を任意で設定できます。
- Microsoft Excelからレコードを取得する設定では、ファイルの場所や対象シート、特定の条件に合致したレコードのみを取得するなど、細かな指定が可能です。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成する際、作成先のサイトIDや親フォルダのアイテムIDは任意で設定でき、フォルダ名にはExcelファイルから取得した値を設定できます。
■注意事項- Microsoft SharePoint、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft SharePointはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、パーソナルプラン以上でご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- Microsoft SharePointで定型的なフォルダ作成を手作業で行っている方
- Excelファイルのリストを元にしたフォルダの一括作成を自動化したいと考えている方
- SharePointでのフォルダ管理業務を効率化し、人的ミスをなくしたい方
- Excelファイルを保存するだけで、リストに応じた複数フォルダが一括で自動作成されるため、手作業での繰り返し作業にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの命名ミスや作成漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、フォルダ構成の標準化にも繋がります。
- はじめに、Microsoft SharePointとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定して、特定のフォルダを監視対象にします。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のファイルが作成された場合など、任意の条件に合致した時のみ後続の処理に進むようにします。
- 続いて、Microsoft Excelの「複数のレコードを取得する（最大１０件）」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルからフォルダ名のリストを読み込みます。
- 次に、処理繰り返し機能を設定し、取得したリストの情報を1行ずつ処理できるようにします。
- 最後に、Microsoft SharePointの「フォルダを作成する」アクションを設定し、リストの情報に基づいてフォルダを個別に作成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointのトリガー設定では、監視対象とするサイトIDやフォルダIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、ファイル名など後続処理に進むための条件を任意で設定できます。
- Microsoft Excelからレコードを取得する設定では、ファイルの場所や対象シート、特定の条件に合致したレコードのみを取得するなど、細かな指定が可能です。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成する際、作成先のサイトIDや親フォルダのアイテムIDは任意で設定でき、フォルダ名にはExcelファイルから取得した値を設定できます。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft SharePointはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、パーソナルプラン以上でご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
新しくデータフォルダを作成するときに「データ管理ツールにアクセスして、フォルダ名を指定して作成する」となると、何度もクリックする操作が必要ですよね。
複数フォルダを作ろうと思うと、工数がかかって面倒だなあと思う方も多いはずです。
そこで今回、そのモヤモヤを解消するYoomのアプリ連携を紹介します！
Microsoft SharePointの連携を日々の業務に取り入れることで、ExcelファイルをMicrosoft SharePointに保存したらフォルダが自動で一括作成されます。
フォルダの作成作業が自動で完結するので、手動工数を減らせる可能性があります。
また、ファイルを保存した際にフローボットが起動するので、「業務が立て込んでいてフォルダの作成を忘れてしまった」ということもなくなるかもしれません。
本記事では、その自動化フローの具体的な設定方法と導入するメリットについて解説します。
迅速かつ正確なフォルダ作成・管理の実現を目指す方は、ぜひご覧ください。
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
■概要プロジェクトや案件ごとにMicrosoft SharePointでフォルダを作成する際、Excelファイルのリストを見ながら一つひとつ手作業で対応していませんか？単純な作業ですが、数が多くなると時間もかかり、入力ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、リストが記載されたExcelファイルを保存するだけで、SharePointのフォルダ作成が自動で実行されるため、こうした手間やミスを解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Microsoft SharePointで定型的なフォルダ作成を手作業で行っている方
- Excelファイルのリストを元にしたフォルダの一括作成を自動化したいと考えている方
- SharePointでのフォルダ管理業務を効率化し、人的ミスをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット- Excelファイルを保存するだけで、リストに応じた複数フォルダが一括で自動作成されるため、手作業での繰り返し作業にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの命名ミスや作成漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、フォルダ構成の標準化にも繋がります。
■ワークフローの流れ- はじめに、Microsoft SharePointとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定して、特定のフォルダを監視対象にします。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のファイルが作成された場合など、任意の条件に合致した時のみ後続の処理に進むようにします。
- 続いて、Microsoft Excelの「複数のレコードを取得する（最大１０件）」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルからフォルダ名のリストを読み込みます。
- 次に、処理繰り返し機能を設定し、取得したリストの情報を1行ずつ処理できるようにします。
- 最後に、Microsoft SharePointの「フォルダを作成する」アクションを設定し、リストの情報に基づいてフォルダを個別に作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Microsoft SharePointのトリガー設定では、監視対象とするサイトIDやフォルダIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、ファイル名など後続処理に進むための条件を任意で設定できます。
- Microsoft Excelからレコードを取得する設定では、ファイルの場所や対象シート、特定の条件に合致したレコードのみを取得するなど、細かな指定が可能です。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成する際、作成先のサイトIDや親フォルダのアイテムIDは任意で設定でき、フォルダ名にはExcelファイルから取得した値を設定できます。
■注意事項- Microsoft SharePoint、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft SharePointはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、パーソナルプラン以上でご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- Microsoft SharePointで定型的なフォルダ作成を手作業で行っている方
- Excelファイルのリストを元にしたフォルダの一括作成を自動化したいと考えている方
- SharePointでのフォルダ管理業務を効率化し、人的ミスをなくしたい方
- Excelファイルを保存するだけで、リストに応じた複数フォルダが一括で自動作成されるため、手作業での繰り返し作業にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの命名ミスや作成漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、フォルダ構成の標準化にも繋がります。
- はじめに、Microsoft SharePointとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定して、特定のフォルダを監視対象にします。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のファイルが作成された場合など、任意の条件に合致した時のみ後続の処理に進むようにします。
- 続いて、Microsoft Excelの「複数のレコードを取得する（最大１０件）」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルからフォルダ名のリストを読み込みます。
- 次に、処理繰り返し機能を設定し、取得したリストの情報を1行ずつ処理できるようにします。
- 最後に、Microsoft SharePointの「フォルダを作成する」アクションを設定し、リストの情報に基づいてフォルダを個別に作成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointのトリガー設定では、監視対象とするサイトIDやフォルダIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、ファイル名など後続処理に進むための条件を任意で設定できます。
- Microsoft Excelからレコードを取得する設定では、ファイルの場所や対象シート、特定の条件に合致したレコードのみを取得するなど、細かな指定が可能です。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成する際、作成先のサイトIDや親フォルダのアイテムIDは任意で設定でき、フォルダ名にはExcelファイルから取得した値を設定できます。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft SharePointはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、パーソナルプラン以上でご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
Microsoft SharePoint内にフォルダを一括作成する方法
Microsoft SharePoint内にフォルダを一括作成するには、Power AutomateやPowerShell、iPaaSなどを活用する方法があります。
ここではそれぞれの特徴を簡単にご紹介します。
Power Automate
Power Automateは、Microsoftが提供する業務自動化ツールです。
ローコード・ノーコードでフローを構築でき、フォルダ名を配列にまとめ、ループ処理と「新しいフォルダーの作成」アクションを組み合わせることで、SharePoint内に複数のフォルダを一括作成できます。
Microsoft 365環境を中心に業務を自動化したい方や、手作業によるフォルダ作成を効率化したい方におすすめです。
PowerShell
PowerShellは、コマンドやスクリプトを実行できるシェル環境です。
SharePoint Onlineのフォルダ作成には、PnP.PowerShellなどのモジュールを利用できます。フォルダ名を配列に格納してループ処理を行うことで、複数のフォルダを一括作成できます。
スクリプトを使って柔軟にフォルダ構成を管理したい方におすすめです。
※ PnP.PowerShellは別途インストールや接続設定が必要です。
iPaaS
iPaaSを活用すると、異なるアプリやサービスを連携し、プログラミングをせずに業務フローを自動化できます。
例えばYoomでは、スケジュールやメール受信などをきっかけに、Microsoft SharePoint内にフォルダを自動作成するフローを構築することもできます。
定期的なフォルダ作成や、他のアプリと連動したフォルダ管理を効率化したい方におすすめです。
【免責事項】 ご利用の際は、各サイト・ツールの利用規約や注意事項をご確認のうえ、ご自身の判断のもとでご活用ください。外部サービスの利用に伴うサポートやトラブル等につきましては対応いたしかねますので、あらかじめご了承ください。
Microsoft SharePoint内にフォルダを作成するならYoomがおすすめ！
Yoomは、プログラミングの知識がなくても、アプリ連携やスケジュール設定によって業務を自動化できるノーコードツールです。
今回ご紹介するテンプレートのように、ファイルを保存した際にフォルダを作成するものや、指定した日時にフォルダを自動作成できるものなど多様なテンプレートをご用意しております。
毎月、Microsoft SharePointでフォルダを自動作成する
指定したタイミングで、Microsoft SharePoint内にフォルダを自動作成するテンプレートです。
フォルダの作成を自動化できるため、月別にデータを整理・保存したい場合などに便利です。
■概要
「毎月、Microsoft SharePointでフォルダを自動作成する」フローは、定期的なフォルダ管理を効率化する業務ワークフローです。
このワークフローを活用すれば、決まったスケジュールで自動的にMicrosoft SharePointにフォルダを作成し、チームの業務をスムーズに進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 毎月決まったタイミングでSharePointにフォルダを作成する必要がある管理者の方
- 手動でのフォルダ作成作業に時間を取られているチームリーダー
- Microsoft SharePointでのフォルダ管理を自動化し、業務効率を向上させたい方
- 定期的な業務フローを標準化し、作業ミスを減らしたい経営者の方
■このテンプレートを使うメリット
毎月のフォルダ作成作業は手間がかかり、ミスの原因にもなりがちです。
これまで手作業していたフォルダ作成が自動化されることで、手動作業に費やす時間を大幅に削減できます。
さらに、定期的なフォルダ作成を自動化することで、手動作業によるヒューマンエラーの防止につながります。
自動により、一定のルールに基づいてフォルダが作成されるため、チーム全体で統一された管理が可能です。
■概要
「毎月、Microsoft SharePointでフォルダを自動作成する」フローは、定期的なフォルダ管理を効率化する業務ワークフローです。
このワークフローを活用すれば、決まったスケジュールで自動的にMicrosoft SharePointにフォルダを作成し、チームの業務をスムーズに進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 毎月決まったタイミングでSharePointにフォルダを作成する必要がある管理者の方
- 手動でのフォルダ作成作業に時間を取られているチームリーダー
- Microsoft SharePointでのフォルダ管理を自動化し、業務効率を向上させたい方
- 定期的な業務フローを標準化し、作業ミスを減らしたい経営者の方
■このテンプレートを使うメリット
毎月のフォルダ作成作業は手間がかかり、ミスの原因にもなりがちです。
これまで手作業していたフォルダ作成が自動化されることで、手動作業に費やす時間を大幅に削減できます。
さらに、定期的なフォルダ作成を自動化することで、手動作業によるヒューマンエラーの防止につながります。
自動により、一定のルールに基づいてフォルダが作成されるため、チーム全体で統一された管理が可能です。
Yoomでは様々な業務を自動化するテンプレートをご用意しております。
Yoomを利用した自動化にご興味のある方は、ぜひお気軽にお問い合わせください！
Microsoft SharePoint内にフォルダを自動で一括作成してみた！
それではここから、実際にMicrosoft SharePoint内にフォルダを自動で一括作成するテンプレートを試してみます！
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
[Yoomとは]
フローの作成方法
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
- Microsoft SharePointをマイアプリ連携
- テンプレートのコピー
- Microsoft SharePointのトリガー設定と分岐・Microsoft Excel・繰り返し処理・Microsoft SharePointの設定
- トリガーをONにして動作を確認
Yoomを利用していない方は、登録フォームから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
ステップ1：Microsoft SharePoint・Microsoft Excelをマイアプリ連携
1. まずはMicrosoft SharePointをマイアプリに接続していきます。これをマイアプリ連携といいます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からMicrosoft SharePointを検索してください。
2. Microsoft SharePointのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。
Microsoft SharePointのアプリアイコンをクリック後、サインイン画面に移行しますが、必要な操作はなく、瞬時に接続が完了します。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
認証が正常に行われると、Yoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これでMicrosoft SharePointのアプリがYoomアカウントに接続できました。
3. 続いて、Microsoft Excelをマイアプリ連携します。
以下の手順をご参照ください。
連携できたら次に進みます！
ステップ2：テンプレートのコピー
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「試してみる」のアイコンをクリックします。
■概要プロジェクトや案件ごとにMicrosoft SharePointでフォルダを作成する際、Excelファイルのリストを見ながら一つひとつ手作業で対応していませんか？単純な作業ですが、数が多くなると時間もかかり、入力ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、リストが記載されたExcelファイルを保存するだけで、SharePointのフォルダ作成が自動で実行されるため、こうした手間やミスを解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Microsoft SharePointで定型的なフォルダ作成を手作業で行っている方
- Excelファイルのリストを元にしたフォルダの一括作成を自動化したいと考えている方
- SharePointでのフォルダ管理業務を効率化し、人的ミスをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット- Excelファイルを保存するだけで、リストに応じた複数フォルダが一括で自動作成されるため、手作業での繰り返し作業にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの命名ミスや作成漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、フォルダ構成の標準化にも繋がります。
■ワークフローの流れ- はじめに、Microsoft SharePointとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定して、特定のフォルダを監視対象にします。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のファイルが作成された場合など、任意の条件に合致した時のみ後続の処理に進むようにします。
- 続いて、Microsoft Excelの「複数のレコードを取得する（最大１０件）」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルからフォルダ名のリストを読み込みます。
- 次に、処理繰り返し機能を設定し、取得したリストの情報を1行ずつ処理できるようにします。
- 最後に、Microsoft SharePointの「フォルダを作成する」アクションを設定し、リストの情報に基づいてフォルダを個別に作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Microsoft SharePointのトリガー設定では、監視対象とするサイトIDやフォルダIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、ファイル名など後続処理に進むための条件を任意で設定できます。
- Microsoft Excelからレコードを取得する設定では、ファイルの場所や対象シート、特定の条件に合致したレコードのみを取得するなど、細かな指定が可能です。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成する際、作成先のサイトIDや親フォルダのアイテムIDは任意で設定でき、フォルダ名にはExcelファイルから取得した値を設定できます。
■注意事項- Microsoft SharePoint、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft SharePointはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、パーソナルプラン以上でご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- Microsoft SharePointで定型的なフォルダ作成を手作業で行っている方
- Excelファイルのリストを元にしたフォルダの一括作成を自動化したいと考えている方
- SharePointでのフォルダ管理業務を効率化し、人的ミスをなくしたい方
- Excelファイルを保存するだけで、リストに応じた複数フォルダが一括で自動作成されるため、手作業での繰り返し作業にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの命名ミスや作成漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、フォルダ構成の標準化にも繋がります。
- はじめに、Microsoft SharePointとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定して、特定のフォルダを監視対象にします。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のファイルが作成された場合など、任意の条件に合致した時のみ後続の処理に進むようにします。
- 続いて、Microsoft Excelの「複数のレコードを取得する（最大１０件）」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルからフォルダ名のリストを読み込みます。
- 次に、処理繰り返し機能を設定し、取得したリストの情報を1行ずつ処理できるようにします。
- 最後に、Microsoft SharePointの「フォルダを作成する」アクションを設定し、リストの情報に基づいてフォルダを個別に作成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointのトリガー設定では、監視対象とするサイトIDやフォルダIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、ファイル名など後続処理に進むための条件を任意で設定できます。
- Microsoft Excelからレコードを取得する設定では、ファイルの場所や対象シート、特定の条件に合致したレコードのみを取得するなど、細かな指定が可能です。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成する際、作成先のサイトIDや親フォルダのアイテムIDは任意で設定でき、フォルダ名にはExcelファイルから取得した値を設定できます。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft SharePointはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、パーソナルプラン以上でご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
テンプレートがコピーされると以下のように表示されるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「ワークフロー」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
5つ設定されており長く感じますが、うち2つ（分岐する・同じ処理を繰り返す）はデフォルトで設定されているため、確認後はそのまま利用することも可能です。
ステップ3：Microsoft SharePointのトリガー設定
ここからは実際に各アクションの設定を行っていきます！
1. 1つ目のステップ「サイト内の指定したフォルダーにファイルが作成または更新されたら」をクリックしましょう。
ここでは、フォルダ名を指定するためのExcelファイルを保存する、Microsoft SharePointのフォルダ設定を行います。
2. 連携するアカウント情報には、先ほどマイアプリ連携したMicrosoft SharePointのアカウントが表示されています。
確認できたら「次へ」をクリックしましょう。
3. トリガーの起動間隔を設定します。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
4. サイトIDを設定します。
入力欄をクリックすると候補が表示されますので選択しましょう。
5. フォルダIDも同様に、Excelファイルを保存するフォルダを候補から選択してください。
6. Microsoft SharePointに移動し、先ほど指定したフォルダ内に、Excelファイルを保存します。
今回は以下のファイルを保存しました。
7. Yoomの画面に戻り、「テスト」をクリックします。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されます。
取得した値は、実行結果が反映される動的な値として利用できるため、このあとの設定でも使用します。
取得した値について詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
確認できたら「完了」をクリックしましょう。
ステップ4：分岐設定
1. 次に「分岐する」をクリックします。
ここでは、指定したMicrosoft SharePointのフォルダに、Excelファイルが保存された場合のみ処理を行うように設定をします。
※「分岐する」オペレーションは、パーソナルプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
ここでは、デフォルトで以下のように、アイテム名（ファイル名）に「xlsx」が含まれる場合のみ処理を行うように設定されています。
今回は変更しませんが、分岐条件などは自由に変更できますので、ご自身の業務に合わせて変更してください。
確認できたら「完了」をクリックしましょう。
ステップ5：複数のレコードを取得する（最大10件）Microsoft Excelの設定
1. 「複数のレコードを取得する（最大10件）」をクリックします。
ここでは、Excelファイルの指定したレコードを取得する設定を行います。
アクション名にもあるように、最大10レコード取得可能です。
2. 連携するアカウント情報には、マイアプリ連携したMicrosoft Excelのアカウントが表示されています。
確認できたら次へ進みます。
3. ファイルの保存場所を設定します。
以下のようにプルダウンメニューから選択することができますので、今回はファイルを保存したSharePointを選択します。
サイトIDはステップ3で設定したものと同じものを設定します。
アイテムIDは、入力欄をクリックし候補からせんたくするか、以下のように取得した値を設定しましょう。
※取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
シート名を設定します。
Excelファイルのフォルダ名を記載しているシート名を入力しましょう。
※シート名は「シート1」「フォルダ管理」など固定の名称にしておくのがおすすめです。
任意でテーブル範囲を設定したら「次へ」をクリックします。
※テーブル範囲は項目名も含めた範囲を指定してください。
4. 取得したいレコードの条件を設定します。
今回は以下のように、フォルダ名の項目にデータが入力されているレコードを取得できるように設定しました。
自由に設定できますので、例えば作成日などの項目を作成しておき、今日の日付のもののみ取得するなどのカスタマイズも可能です。
設定できたら「テスト」をクリックしましょう。
※Yoomでは今日、翌日など動的な日付の情報も設定できますので、ぜひご活用ください。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら「完了」をクリックしましょう。
ステップ6：繰り返し処理の設定
1. 続いて「同じ処理を繰り返す」をクリックします。
ここでは、先ほど取得したファイル名を個別で利用できるよう処理をします。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、パーソナルプラン以上のプランが必要です。フリープランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。
パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
以下のように、先ほどのアクションで複数取得したデータを個別に利用できるようにデフォルトで設定されています。
今回はそのまま利用しますが、値を追加したい場合は、「+取得した値を追加」をクリックし、オペレーションと取得した値をプルダウンメニューから選択してください。
確認できたら「完了」をクリックしましょう。
ステップ7：フォルダを作成するMicrosoft SharePointの設定
1. 最後のステップ「フォルダを作成」をクリックしましょう。
ここでは、フォルダを作成する場所の設定をします。
2. 連携するアカウント情報を入力し、「次へ」をクリックします。
3. 次の画面でサイトIDやドライブIDなどの項目に、注釈に沿って情報を入力していきます。
入力欄をクリックすると、連携したアカウントに基づいた内容が候補に展開されるので、この中から情報を選択できます。
フォルダを作成したい箇所を選択してください。
4. フォルダ名を設定します。
フォルダ名には先ほど「同じ処理を繰り替えす」で処理を行ったファイル名を設定します。
5. 親フォルダのアイテムIDを設定します。
入力欄をクリックし、表示された候補の中からフォルダを作成したい親フォルダを選択してください。
必要項目に情報を入力した後、「テスト」をクリックし、問題がなければ「完了」をクリックします。
実際にフォルダが作成されているのを確認できました！
※今回はテストのためフォルダは1つだけ作成されていますが、実際のフロー稼働時は、取得したフォルダ名の数分のフォルダが追加されます。（最大10フォルダです）
これで設定は完了です。
ステップ8：トリガーをONにして動作を確認
以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
■概要プロジェクトや案件ごとにMicrosoft SharePointでフォルダを作成する際、Excelファイルのリストを見ながら一つひとつ手作業で対応していませんか？単純な作業ですが、数が多くなると時間もかかり、入力ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、リストが記載されたExcelファイルを保存するだけで、SharePointのフォルダ作成が自動で実行されるため、こうした手間やミスを解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Microsoft SharePointで定型的なフォルダ作成を手作業で行っている方
- Excelファイルのリストを元にしたフォルダの一括作成を自動化したいと考えている方
- SharePointでのフォルダ管理業務を効率化し、人的ミスをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット- Excelファイルを保存するだけで、リストに応じた複数フォルダが一括で自動作成されるため、手作業での繰り返し作業にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの命名ミスや作成漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、フォルダ構成の標準化にも繋がります。
■ワークフローの流れ- はじめに、Microsoft SharePointとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定して、特定のフォルダを監視対象にします。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のファイルが作成された場合など、任意の条件に合致した時のみ後続の処理に進むようにします。
- 続いて、Microsoft Excelの「複数のレコードを取得する（最大１０件）」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルからフォルダ名のリストを読み込みます。
- 次に、処理繰り返し機能を設定し、取得したリストの情報を1行ずつ処理できるようにします。
- 最後に、Microsoft SharePointの「フォルダを作成する」アクションを設定し、リストの情報に基づいてフォルダを個別に作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Microsoft SharePointのトリガー設定では、監視対象とするサイトIDやフォルダIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、ファイル名など後続処理に進むための条件を任意で設定できます。
- Microsoft Excelからレコードを取得する設定では、ファイルの場所や対象シート、特定の条件に合致したレコードのみを取得するなど、細かな指定が可能です。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成する際、作成先のサイトIDや親フォルダのアイテムIDは任意で設定でき、フォルダ名にはExcelファイルから取得した値を設定できます。
■注意事項- Microsoft SharePoint、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft SharePointはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、パーソナルプラン以上でご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- Microsoft SharePointで定型的なフォルダ作成を手作業で行っている方
- Excelファイルのリストを元にしたフォルダの一括作成を自動化したいと考えている方
- SharePointでのフォルダ管理業務を効率化し、人的ミスをなくしたい方
- Excelファイルを保存するだけで、リストに応じた複数フォルダが一括で自動作成されるため、手作業での繰り返し作業にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの命名ミスや作成漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、フォルダ構成の標準化にも繋がります。
- はじめに、Microsoft SharePointとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定して、特定のフォルダを監視対象にします。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のファイルが作成された場合など、任意の条件に合致した時のみ後続の処理に進むようにします。
- 続いて、Microsoft Excelの「複数のレコードを取得する（最大１０件）」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルからフォルダ名のリストを読み込みます。
- 次に、処理繰り返し機能を設定し、取得したリストの情報を1行ずつ処理できるようにします。
- 最後に、Microsoft SharePointの「フォルダを作成する」アクションを設定し、リストの情報に基づいてフォルダを個別に作成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointのトリガー設定では、監視対象とするサイトIDやフォルダIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、ファイル名など後続処理に進むための条件を任意で設定できます。
- Microsoft Excelからレコードを取得する設定では、ファイルの場所や対象シート、特定の条件に合致したレコードのみを取得するなど、細かな指定が可能です。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成する際、作成先のサイトIDや親フォルダのアイテムIDは任意で設定でき、フォルダ名にはExcelファイルから取得した値を設定できます。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft SharePointはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、パーソナルプラン以上でご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
Microsoft SharePointを使ったその他の自動化例
本日ご紹介した連携以外にもMicrosoft SharePointのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
例えば、取引先情報の登録をトリガーに新規に専用フォルダを作成したり、アイテムの追加・更新を関係者に素早く共有することも可能です。
他にも、OCR（データ読み取り機能）を活用することで、データ処理作業の負担軽減も見込めるでしょう。
■概要
Salesforceで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SalesforceとMicrosoft SharePointを併用する営業・顧客管理チーム
・Salesforceに登録した取引先情報をMicrosoft SharePointでも管理して関連ファイルを紐付けたい方
2.Salesforceを主に利用する営業担当者
・SharePointのファイル共有機能を活用して取引先との情報共有をスムーズに行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
Salesforceは顧客関係管理に不可欠なツールですが、取引先が登録されるたびにMicrosoft SharePointに手動でフォルダを作成するのは非効率的で時間がかかる作業です。
このフローを導入することで、Salesforceで取引先が登録されるとSharePoint上に対応するフォルダが自動的で作成されます。これにより、担当者はフォルダ作成の手間から解放されて顧客対応や営業活動など、より重要な業務に集中することが可能となります。
■注意事項
・Salesforce、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Googleフォームでファイルを受け付ける際、その都度ファイルをダウンロードしてMicrosoft SharePointに手動でアップロードする作業は、件数が増えるほど大きな手間となります。また、手作業によるアップロード漏れやファイル名の付け間違いといったミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルが自動でMicrosoft SharePointにアップロードされるため、こうした定型業務の負担を軽減し、正確なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けたファイルを、手作業でMicrosoft SharePointに保存している方
- ファイル管理における定型業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている担当者の方
- SaaS間のデータ連携を自動化し、より重要なコア業務に集中できる環境を整えたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答送信からファイルアップロードまでが自動処理されるため、これまで手作業で行っていたファイル管理業務の時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの保存漏れや、ファイル名の付け間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させることが可能です。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に紐づくファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定の場所にアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるGoogleフォームは、連携しているアカウントの中から任意のフォームを選択して設定してください。
- Microsoft SharePointにファイルをアップロードする際、保存先のサイトやフォルダは任意で指定することが可能です。
- アップロードする際のファイル名は、固定のテキストだけでなく、フォームの回答内容（例：回答者の名前や受付番号など）を変数として組み合わせて設定できます。
■注意事項
■概要
Microsoft SharePointのリストで情報を管理しているものの、更新があるたびに手作業でチームに共有するのは手間がかかるうえ、通知漏れも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointのリストにアイテムが追加・更新されたタイミングをトリガーに、指定したSlackチャンネルへ自動でメッセージを送信するため、こうした情報共有の課題を解消し、業務を円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointのリストでタスクや情報を管理しているチームの担当者の方
- リストの更新を手作業でSlackに通知しており、手間や連絡漏れに課題を感じている方
- チーム内の情報共有をより迅速かつ確実なものにしたいと考えている管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft SharePointのリストが更新されると自動でSlackに通知されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での通知作業が不要になることで、連絡漏れや内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「リストにアイテムが追加・更新されたら」というアクションを設定し、対象のサイトやリストを指定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、通知したいチャンネルやメッセージ内容を記載します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションでは、通知を送信したいチャンネルを任意で設定してください。
- Slackへの通知メッセージには、トリガーで取得したMicrosoft SharePointのリスト情報（アイテムのタイトルや更新者など）を変数として埋め込み、自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
OneDriveに新しいファイルが作成されるたび、関係者へ承認を依頼し、承認後にMicrosoft SharePointへ格納する作業は手間がかかるのではないでしょうか。手作業では共有漏れや誤ったファイルのアップロードといったミスも起こりえます。このワークフローを活用すれば、OneDriveへのファイル作成をきっかけに、承認依頼からMicrosoft SharePointへのファイルアップロードまでの一連の流れを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveとMicrosoft SharePoint間で、手作業でのファイル移動や共有を行っている方
- 承認フローを含むファイル管理業務の効率化や、ミスの削減を目指しているチームリーダーの方
- ファイル共有のプロセスを標準化し、属人化を防ぎたいと考えている情報システム担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイル作成後の承認依頼やアップロードが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 承認されたファイルのみが自動で格納されるため、承認漏れや誤ったファイルの共有といったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■ワークフローの流れ
- はじめに、OneDriveとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定します。
- 続いて、オペレーションでYoomの独自機能である「承認を依頼する」を設定し、関係者へ承認を依頼します。
- 承認後、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」を設定し、承認済みのファイルを指定の場所へ格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、フローが起動する間隔のほか、対象としたい特定のドライブIDやフォルダIDを任意で設定してください。
- 「承認を依頼する」オペレーションでは、承認を依頼する相手や依頼メッセージの内容、承認・差戻し後の通知先などを業務に合わせて柔軟に設定できます。
■注意事項
- OneDrive、Microsoft SharePointとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Gmailに届く請求書や見積書などの書類を、一つひとつ確認して手作業でファイル名を変更し、Microsoft SharePointに格納する作業は手間がかかる上に、ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメールアドレスに書類を転送するだけで、OCRが内容を自動で読み取り、ファイル名を更新してMicrosoft SharePointの指定フォルダへ格納するまでの一連の流れを自動化し、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った書類の管理やファイル名の変更に手間を感じている方
- Microsoft SharePointへのファイル格納ルールが曖昧で、属人化に課題を感じている方
- 手作業による書類の格納ミスやファイル名の付け間違いをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailへのメール投稿からMicrosoft SharePointへの格納までが自動化されるため、これまで手作業で行っていたファイル整理の時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイル名の付け間違いや、格納先のフォルダを間違えるといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、「メールを送る」アクションでこのワークフローを起動するための専用メールアドレスを生成します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を選択し、「分岐する」アクションで特定の条件に応じて後続の処理を分岐させるように設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、メールに添付されたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「ファイルをアップロード」アクションで、OCRで読み取った情報を基にファイル名を変更し、指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガー機能では、生成されたメールアドレスに送信するメールの件名や本文に、後続の処理で利用する情報を自由に設定できます。
- 分岐機能では、メールの件名に含まれるキーワード（例：「請求書」「見積書」）など、前段で取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を任意に設定可能です。
- OCR機能では、読み取るファイルの種類に応じてAIモデルを選択したり、抽出したい項目（例：請求日、金額など）を指定したりできます。
- Microsoft SharePointへのアップロード設定では、格納先のサイトやフォルダを任意で指定できるほか、ファイル名にOCRで読み取った「取引先名」や「日付」などを自動で含めるように設定できます。
■注意事項
- Microsoft SharePointとYoomを連携してください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなります。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン、チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Salesforceで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SalesforceとMicrosoft SharePointを併用する営業・顧客管理チーム
・Salesforceに登録した取引先情報をMicrosoft SharePointでも管理して関連ファイルを紐付けたい方
2.Salesforceを主に利用する営業担当者
・SharePointのファイル共有機能を活用して取引先との情報共有をスムーズに行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
Salesforceは顧客関係管理に不可欠なツールですが、取引先が登録されるたびにMicrosoft SharePointに手動でフォルダを作成するのは非効率的で時間がかかる作業です。
このフローを導入することで、Salesforceで取引先が登録されるとSharePoint上に対応するフォルダが自動的で作成されます。これにより、担当者はフォルダ作成の手間から解放されて顧客対応や営業活動など、より重要な業務に集中することが可能となります。
■注意事項
・Salesforce、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Googleフォームでファイルを受け付ける際、その都度ファイルをダウンロードしてMicrosoft SharePointに手動でアップロードする作業は、件数が増えるほど大きな手間となります。また、手作業によるアップロード漏れやファイル名の付け間違いといったミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルが自動でMicrosoft SharePointにアップロードされるため、こうした定型業務の負担を軽減し、正確なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けたファイルを、手作業でMicrosoft SharePointに保存している方
- ファイル管理における定型業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている担当者の方
- SaaS間のデータ連携を自動化し、より重要なコア業務に集中できる環境を整えたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答送信からファイルアップロードまでが自動処理されるため、これまで手作業で行っていたファイル管理業務の時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの保存漏れや、ファイル名の付け間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させることが可能です。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に紐づくファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定の場所にアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるGoogleフォームは、連携しているアカウントの中から任意のフォームを選択して設定してください。
- Microsoft SharePointにファイルをアップロードする際、保存先のサイトやフォルダは任意で指定することが可能です。
- アップロードする際のファイル名は、固定のテキストだけでなく、フォームの回答内容（例：回答者の名前や受付番号など）を変数として組み合わせて設定できます。
■注意事項
■概要
Microsoft SharePointのリストで情報を管理しているものの、更新があるたびに手作業でチームに共有するのは手間がかかるうえ、通知漏れも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointのリストにアイテムが追加・更新されたタイミングをトリガーに、指定したSlackチャンネルへ自動でメッセージを送信するため、こうした情報共有の課題を解消し、業務を円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointのリストでタスクや情報を管理しているチームの担当者の方
- リストの更新を手作業でSlackに通知しており、手間や連絡漏れに課題を感じている方
- チーム内の情報共有をより迅速かつ確実なものにしたいと考えている管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft SharePointのリストが更新されると自動でSlackに通知されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での通知作業が不要になることで、連絡漏れや内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「リストにアイテムが追加・更新されたら」というアクションを設定し、対象のサイトやリストを指定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、通知したいチャンネルやメッセージ内容を記載します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションでは、通知を送信したいチャンネルを任意で設定してください。
- Slackへの通知メッセージには、トリガーで取得したMicrosoft SharePointのリスト情報（アイテムのタイトルや更新者など）を変数として埋め込み、自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
OneDriveに新しいファイルが作成されるたび、関係者へ承認を依頼し、承認後にMicrosoft SharePointへ格納する作業は手間がかかるのではないでしょうか。手作業では共有漏れや誤ったファイルのアップロードといったミスも起こりえます。このワークフローを活用すれば、OneDriveへのファイル作成をきっかけに、承認依頼からMicrosoft SharePointへのファイルアップロードまでの一連の流れを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveとMicrosoft SharePoint間で、手作業でのファイル移動や共有を行っている方
- 承認フローを含むファイル管理業務の効率化や、ミスの削減を目指しているチームリーダーの方
- ファイル共有のプロセスを標準化し、属人化を防ぎたいと考えている情報システム担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイル作成後の承認依頼やアップロードが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 承認されたファイルのみが自動で格納されるため、承認漏れや誤ったファイルの共有といったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■ワークフローの流れ
- はじめに、OneDriveとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定します。
- 続いて、オペレーションでYoomの独自機能である「承認を依頼する」を設定し、関係者へ承認を依頼します。
- 承認後、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」を設定し、承認済みのファイルを指定の場所へ格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、フローが起動する間隔のほか、対象としたい特定のドライブIDやフォルダIDを任意で設定してください。
- 「承認を依頼する」オペレーションでは、承認を依頼する相手や依頼メッセージの内容、承認・差戻し後の通知先などを業務に合わせて柔軟に設定できます。
■注意事項
- OneDrive、Microsoft SharePointとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Gmailに届く請求書や見積書などの書類を、一つひとつ確認して手作業でファイル名を変更し、Microsoft SharePointに格納する作業は手間がかかる上に、ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメールアドレスに書類を転送するだけで、OCRが内容を自動で読み取り、ファイル名を更新してMicrosoft SharePointの指定フォルダへ格納するまでの一連の流れを自動化し、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った書類の管理やファイル名の変更に手間を感じている方
- Microsoft SharePointへのファイル格納ルールが曖昧で、属人化に課題を感じている方
- 手作業による書類の格納ミスやファイル名の付け間違いをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailへのメール投稿からMicrosoft SharePointへの格納までが自動化されるため、これまで手作業で行っていたファイル整理の時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイル名の付け間違いや、格納先のフォルダを間違えるといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、「メールを送る」アクションでこのワークフローを起動するための専用メールアドレスを生成します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を選択し、「分岐する」アクションで特定の条件に応じて後続の処理を分岐させるように設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、メールに添付されたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「ファイルをアップロード」アクションで、OCRで読み取った情報を基にファイル名を変更し、指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガー機能では、生成されたメールアドレスに送信するメールの件名や本文に、後続の処理で利用する情報を自由に設定できます。
- 分岐機能では、メールの件名に含まれるキーワード（例：「請求書」「見積書」）など、前段で取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を任意に設定可能です。
- OCR機能では、読み取るファイルの種類に応じてAIモデルを選択したり、抽出したい項目（例：請求日、金額など）を指定したりできます。
- Microsoft SharePointへのアップロード設定では、格納先のサイトやフォルダを任意で指定できるほか、ファイル名にOCRで読み取った「取引先名」や「日付」などを自動で含めるように設定できます。
■注意事項
- Microsoft SharePointとYoomを連携してください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなります。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン、チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft SharePointとスケジュールトリガー機能を活用したすぐに試せる自動化テンプレートはこちら
Microsoft SharePointとスケジュールトリガー機能を活用し、様々なケースで自動化を実現できます！気になる自動化テンプレートがあれば、ぜひ試してみてくださいね！
登録を自動化する便利なテンプレート
■概要
定期的なMicrosoft SharePointのリストデータ集計とMicrosoft Excelへの転記作業は、手間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。特に毎日や毎週といった頻度で行う場合、その作業負担は小さくありません。このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft SharePointのリスト情報を自動で集計し、Microsoft Excelへ追加することが可能になり、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointのリストデータを定期的に集計し、手作業でMicrosoft Excelに転記している方
- 日々のデータ集計業務に追われ、他の重要な業務になかなか着手できないと感じている方
- 手作業によるデータ入力ミスを減らし、業務の正確性を向上させたいと考えている担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールでMicrosoft SharePointのデータ取得からMicrosoft Excelへの追加までを自動化し、手作業にかかっていた時間を削減できます。
- 人の手を介さずに処理が行われるため、転記ミスや計算間違いといったヒューマンエラーの防止に貢献します。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「トリガー機能」を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。ここで集計を実行したい日時や繰り返し頻度を指定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「特定のリストの情報を取得」アクションを設定し、集計対象のサイトやリストを指定します。
- 続いて、オペレーションで「AI機能」の「テキストを生成する（計算用のデータ整形）」アクションを設定し、取得したリスト情報から計算に必要なデータを抽出・整形します。
- さらに、オペレーションで「データ操作・変換機能」の「計算（四則演算）」アクションを設定し、整形されたデータを用いて必要な集計処理を行います。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、集計結果を指定したExcelファイルやシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガー機能におけるスケジュール設定では、集計を実行する日時（例：毎月1日の午前9時、毎週月曜日の午前10時など）や繰り返し間隔を、ユーザーの運用に合わせて任意で設定してください。
- Microsoft SharePointから情報を取得する際、対象となるサイトIDやリストIDは、ユーザーが実際に利用しているものを正確に設定する必要があります。
- AI機能を用いたデータ整形では、プロンプトの内容をカスタマイズすることが可能です。例えば、前段のオペレーションで取得したMicrosoft SharePointのリスト情報（特定の列の値など）を変数としてプロンプト内に埋め込むことで、より柔軟なデータ整形を実現できます。
- Microsoft Excelへレコードを追加する際には、集計結果をどのExcelファイルのどのシートに、どの列から書き出すかなどを任意で設定してください。
■注意事項
・Microsoft SharePoint、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft SharePointから複数行の値を一覧で取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5404443
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
■概要
定期的な報告書作成などで、Microsoft ExcelのデータをPDF化し、Microsoft SharePointへ格納する作業は、単純でありながらも手間がかかる業務ではないでしょうか。特に、毎月・毎週など決まったタイミングで行う作業は、忘れずに実施する必要があり、担当者の負担になることもあります。このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelから自動でPDFを発行し、Microsoft SharePointの指定フォルダへ格納する一連の作業を自動化でき、こうした課題の解決に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft ExcelでのPDF発行とMicrosoft SharePointへの格納を手作業で行っている方
- 定期的な書類作成・管理業務の効率化を目指す、情報システム部門や各事業部門の担当者の方
- 日々の定型業務に追われ、コア業務へのリソース確保に課題を感じているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定日時のPDF発行と格納が自動化されるため、手作業による時間的拘束や作業負荷を減らすことができます。
- 手作業によるファイルの作成忘れや、誤った場所への格納といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、ワークフローを起動したい日時や繰り返し周期を指定します。
- オペレーションで、Microsoft Excelの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、PDF化したいExcelファイルやシート、データ範囲を指定します。
- 必要に応じて、オペレーションに分岐機能を設定し、特定の条件に基づいて処理を分岐させることができます。例えば、特定の値が含まれる場合のみPDFを発行するなどです。
- オペレーションで、Microsoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したデータからPDFファイルを作成します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、作成されたPDFファイルを指定のフォルダへ格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointへPDFファイルをアップロードする際に、保存先のサイトやドキュメントライブラリ、フォルダを任意に指定することが可能です。これにより、組織のファイル管理ルールに合わせた柔軟な運用を実現できます。
- スケジュールトリガーでは、実行したい日時を細かく設定できます。例えば、「毎月最終営業日の午前10時」や「毎週月曜日の午後1時」など、業務のタイミングに合わせて設定してください。
- Microsoft Excelから取得するレコードの条件や、PDFとして発行する際のファイル名なども、実際の運用に合わせて柔軟に設定変更が可能です。
■概要
Microsoft SharePointのアクセスログを定期的に確認し、手作業でNotionに転記する業務は、手間がかかる上にミスの原因にもなりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてMicrosoft SharePointのアクセスログを自動で取得し、Notionのデータベースへ追加できるため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointの利用状況を手作業で集計し報告しているWebサイト管理者の方
- Microsoft SharePointとNotionで情報管理をしており、データ連携を効率化したい方
- 毎週のレポーティング業務を自動化し、より重要な分析業務に時間を割きたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎週決まった時間にMicrosoft SharePointのログがNotionへ自動で追加されるため、手作業での集計や転記にかかっていた時間を削減できます。
- 手動でのデータ入力がなくなることで、転記ミスや報告漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「毎週」など、ワークフローを実行したい任意のスケジュールを設定します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「指定したアイテムのアクセス回数やユニークユーザー数を取得（過去7日間）」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、前のステップで取得したアクセスログ情報を指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointのオペレーション設定で、ログを取得したい対象のサイトID、リストID、アイテムIDなどを任意で設定してください。
- Notionのオペレーション設定で、連携先のデータベースを選択し、どのプロパティにどのログ情報を追加するかなど、レコードの値を任意に設定してください。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
定期的なMicrosoft SharePointのリストデータ集計とMicrosoft Excelへの転記作業は、手間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。特に毎日や毎週といった頻度で行う場合、その作業負担は小さくありません。このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft SharePointのリスト情報を自動で集計し、Microsoft Excelへ追加することが可能になり、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointのリストデータを定期的に集計し、手作業でMicrosoft Excelに転記している方
- 日々のデータ集計業務に追われ、他の重要な業務になかなか着手できないと感じている方
- 手作業によるデータ入力ミスを減らし、業務の正確性を向上させたいと考えている担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールでMicrosoft SharePointのデータ取得からMicrosoft Excelへの追加までを自動化し、手作業にかかっていた時間を削減できます。
- 人の手を介さずに処理が行われるため、転記ミスや計算間違いといったヒューマンエラーの防止に貢献します。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「トリガー機能」を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。ここで集計を実行したい日時や繰り返し頻度を指定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「特定のリストの情報を取得」アクションを設定し、集計対象のサイトやリストを指定します。
- 続いて、オペレーションで「AI機能」の「テキストを生成する（計算用のデータ整形）」アクションを設定し、取得したリスト情報から計算に必要なデータを抽出・整形します。
- さらに、オペレーションで「データ操作・変換機能」の「計算（四則演算）」アクションを設定し、整形されたデータを用いて必要な集計処理を行います。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、集計結果を指定したExcelファイルやシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガー機能におけるスケジュール設定では、集計を実行する日時（例：毎月1日の午前9時、毎週月曜日の午前10時など）や繰り返し間隔を、ユーザーの運用に合わせて任意で設定してください。
- Microsoft SharePointから情報を取得する際、対象となるサイトIDやリストIDは、ユーザーが実際に利用しているものを正確に設定する必要があります。
- AI機能を用いたデータ整形では、プロンプトの内容をカスタマイズすることが可能です。例えば、前段のオペレーションで取得したMicrosoft SharePointのリスト情報（特定の列の値など）を変数としてプロンプト内に埋め込むことで、より柔軟なデータ整形を実現できます。
- Microsoft Excelへレコードを追加する際には、集計結果をどのExcelファイルのどのシートに、どの列から書き出すかなどを任意で設定してください。
■注意事項
・Microsoft SharePoint、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft SharePointから複数行の値を一覧で取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5404443
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
■概要
定期的な報告書作成などで、Microsoft ExcelのデータをPDF化し、Microsoft SharePointへ格納する作業は、単純でありながらも手間がかかる業務ではないでしょうか。特に、毎月・毎週など決まったタイミングで行う作業は、忘れずに実施する必要があり、担当者の負担になることもあります。このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelから自動でPDFを発行し、Microsoft SharePointの指定フォルダへ格納する一連の作業を自動化でき、こうした課題の解決に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft ExcelでのPDF発行とMicrosoft SharePointへの格納を手作業で行っている方
- 定期的な書類作成・管理業務の効率化を目指す、情報システム部門や各事業部門の担当者の方
- 日々の定型業務に追われ、コア業務へのリソース確保に課題を感じているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定日時のPDF発行と格納が自動化されるため、手作業による時間的拘束や作業負荷を減らすことができます。
- 手作業によるファイルの作成忘れや、誤った場所への格納といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、ワークフローを起動したい日時や繰り返し周期を指定します。
- オペレーションで、Microsoft Excelの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、PDF化したいExcelファイルやシート、データ範囲を指定します。
- 必要に応じて、オペレーションに分岐機能を設定し、特定の条件に基づいて処理を分岐させることができます。例えば、特定の値が含まれる場合のみPDFを発行するなどです。
- オペレーションで、Microsoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したデータからPDFファイルを作成します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、作成されたPDFファイルを指定のフォルダへ格納します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointへPDFファイルをアップロードする際に、保存先のサイトやドキュメントライブラリ、フォルダを任意に指定することが可能です。これにより、組織のファイル管理ルールに合わせた柔軟な運用を実現できます。
- スケジュールトリガーでは、実行したい日時を細かく設定できます。例えば、「毎月最終営業日の午前10時」や「毎週月曜日の午後1時」など、業務のタイミングに合わせて設定してください。
- Microsoft Excelから取得するレコードの条件や、PDFとして発行する際のファイル名なども、実際の運用に合わせて柔軟に設定変更が可能です。
■概要
Microsoft SharePointのアクセスログを定期的に確認し、手作業でNotionに転記する業務は、手間がかかる上にミスの原因にもなりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてMicrosoft SharePointのアクセスログを自動で取得し、Notionのデータベースへ追加できるため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointの利用状況を手作業で集計し報告しているWebサイト管理者の方
- Microsoft SharePointとNotionで情報管理をしており、データ連携を効率化したい方
- 毎週のレポーティング業務を自動化し、より重要な分析業務に時間を割きたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎週決まった時間にMicrosoft SharePointのログがNotionへ自動で追加されるため、手作業での集計や転記にかかっていた時間を削減できます。
- 手動でのデータ入力がなくなることで、転記ミスや報告漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「毎週」など、ワークフローを実行したい任意のスケジュールを設定します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「指定したアイテムのアクセス回数やユニークユーザー数を取得（過去7日間）」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、前のステップで取得したアクセスログ情報を指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointのオペレーション設定で、ログを取得したい対象のサイトID、リストID、アイテムIDなどを任意で設定してください。
- Notionのオペレーション設定で、連携先のデータベースを選択し、どのプロパティにどのログ情報を追加するかなど、レコードの値を任意に設定してください。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
通知を自動化する便利なテンプレート
■概要
Microsoft SharePointのリストに保存されたデータを、定期的に手作業で集計しSlackへ通知する業務に手間を感じていませんか。また、手作業による集計ミスや通知漏れは、業務の正確性に影響を与えることもあります。このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft SharePointのリストデータを自動で集計し、Slackへ通知する一連の処理を自動化でき、これらの課題を解消し日々の業務効率を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointのリストデータ集計とSlack通知を手作業で行っている方
- 定型的な報告業務の時間を削減し、他の業務に集中したいと考えている方
- 手作業によるミスをなくし、確実な情報共有を実現したいチームのリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動で集計と通知が実行されるため、これまで手作業で行っていた繰り返し作業の時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による集計ミスや通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報の正確性を保つことに繋がります。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、フローを指定した日時に自動で起動するようにします。
- オペレーションで、Microsoft SharePointの「特定のリストの情報を取得」アクションを設定し、集計対象のデータを取得します。
- 続いて、データ操作・変換機能の「データを操作・変換する」アクションを設定し、取得したデータを集計、加工します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、集計結果を指定したチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションでは、通知を送信するチャンネルを任意で設定できます。また、メッセージ内容に固定のテキストを加えたり、前段のオペレーションで取得・集計したデータを動的な値として埋め込んだりするなど、柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft SharePointから複数行の値を一覧で取得する方法は下記をご参照ください。
■概要
「毎月、Microsoft SharePointでフォルダを自動作成しMicrosoft Teamsに通知する」フローです。
定期的なフォルダ管理とチームへの情報共有を効率化する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
- 毎月定期的にMicrosoft SharePointでフォルダを作成する必要があるチームリーダーの方
- Microsoft SharePointとMicrosoft Teamsを活用して業務を効率化したいIT担当者の方
- フォルダ作成や通知作業に時間を割かれ、他の重要業務に支障をきたしているビジネスパーソンの方
- チーム内での情報共有を円滑に進めたいプロジェクトマネージャーの方
- 業務プロセスの自動化を検討している経営者や管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
月毎のフォルダ作成は手作業で行うことで、作成漏れにつながり、整頓されたファイル管理を困難にします。
このフローでは、毎月一定の日に、自動的にMicrosoft SharePoint内に必要なフォルダを作成し、そのフォルダの作成をMicrosoft Teamsに通知することで、チームメンバー全員が最新のフォルダ構成を把握できます。
自動化により手動でフォルダを作成する手間や通知漏れのリスクを減らし、業務のスムーズな進行をサポートします。特に、定期的な報告や資料の整理が求められる部署において、効率的なフォルダ管理と迅速な情報共有が実現できます。
これにより、日々の業務がよりスムーズに進み、生産性向上に寄与します。
■概要
Microsoft SharePointのリストに保存されたデータを、定期的に手作業で集計しSlackへ通知する業務に手間を感じていませんか。また、手作業による集計ミスや通知漏れは、業務の正確性に影響を与えることもあります。このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft SharePointのリストデータを自動で集計し、Slackへ通知する一連の処理を自動化でき、これらの課題を解消し日々の業務効率を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointのリストデータ集計とSlack通知を手作業で行っている方
- 定型的な報告業務の時間を削減し、他の業務に集中したいと考えている方
- 手作業によるミスをなくし、確実な情報共有を実現したいチームのリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動で集計と通知が実行されるため、これまで手作業で行っていた繰り返し作業の時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による集計ミスや通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報の正確性を保つことに繋がります。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、フローを指定した日時に自動で起動するようにします。
- オペレーションで、Microsoft SharePointの「特定のリストの情報を取得」アクションを設定し、集計対象のデータを取得します。
- 続いて、データ操作・変換機能の「データを操作・変換する」アクションを設定し、取得したデータを集計、加工します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、集計結果を指定したチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションでは、通知を送信するチャンネルを任意で設定できます。また、メッセージ内容に固定のテキストを加えたり、前段のオペレーションで取得・集計したデータを動的な値として埋め込んだりするなど、柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft SharePointから複数行の値を一覧で取得する方法は下記をご参照ください。
■概要
「毎月、Microsoft SharePointでフォルダを自動作成しMicrosoft Teamsに通知する」フローです。
定期的なフォルダ管理とチームへの情報共有を効率化する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
- 毎月定期的にMicrosoft SharePointでフォルダを作成する必要があるチームリーダーの方
- Microsoft SharePointとMicrosoft Teamsを活用して業務を効率化したいIT担当者の方
- フォルダ作成や通知作業に時間を割かれ、他の重要業務に支障をきたしているビジネスパーソンの方
- チーム内での情報共有を円滑に進めたいプロジェクトマネージャーの方
- 業務プロセスの自動化を検討している経営者や管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
月毎のフォルダ作成は手作業で行うことで、作成漏れにつながり、整頓されたファイル管理を困難にします。
このフローでは、毎月一定の日に、自動的にMicrosoft SharePoint内に必要なフォルダを作成し、そのフォルダの作成をMicrosoft Teamsに通知することで、チームメンバー全員が最新のフォルダ構成を把握できます。
自動化により手動でフォルダを作成する手間や通知漏れのリスクを減らし、業務のスムーズな進行をサポートします。特に、定期的な報告や資料の整理が求められる部署において、効率的なフォルダ管理と迅速な情報共有が実現できます。
これにより、日々の業務がよりスムーズに進み、生産性向上に寄与します。
まとめ
今回紹介したMicrosoft SharePointのアプリ連携を日々の業務に取り入れることで、手動で担っていたフォルダの作成作業を削減できるはずです。
ExcelファイルがMicrosoft SharePointに保存された際にフローボットを起動するため、フォルダの作成忘れを心配する必要がなくなり、対応スタッフは安心してその他の業務に集中できるようになるかもしれません。
また、Excelファイルのリストに基づいてフォルダが作成されるので、入力ミスを抑制することにもつながるでしょう。
煩雑な作業を少しでも減らしたいと考えている方におすすめのツールです。
ノーコードで簡単に設定できるので、ぜひ登録フォームから無料登録をしてアプリ連携による自動化を体験してください。
よくあるご質問
Q：エラー時の通知設定は？
A：
エラー発生時は、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知メールには、エラーが起きている箇所や詳細のリンクが記載されておりますのでご確認ください。
SlackやChatworkに通知を送ることも可能です。
また、再実行は自動で行われません。エラー修正後に手動で再実行してください。
Q：10件以上のレコードを一度に処理したい場合の対応策は？
A：
Google スプレッドシートの利用がおすすめです。
Google スプレッドシートには、複数のレコードを取得する（最大300件）アクションがあり、一度により多くのレコードを取得できます。
ワークフローは自由に編集できますので、例えば、Google スプレッドシートに行が追加された際に、指定したレコードを取得し、繰り返し処理を行い、フォルダを作成するといったフローを作成することもできます。
Q：既存フォルダ重複時の挙動は？
A：
フォルダ名が重複した場合は、作成されたフォルダ名の末尾に数字が追加されます。
例：テストフォルダ、テストフォルダ1、テストフォルダ2…
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
