Microsoft Teamsで特定のメッセージが投稿されたらAKASHIで自動的に打刻する方法

[Yoomとは]

それではここからノーコードツールYoomを使って、Microsoft Teamsで特定のメッセージが投稿されたらAKASHIで自動的に打刻する方法をご説明します。

Microsoft Teamsで特定のメッセージが投稿されたらAKASHIで自動的に打刻する方法

Microsoft Teamsに特定のメッセージが送信されたことをMicrosoft TeamsのAPIを利用して受け取り、AKASHIの提供するAPIを用いてAKASHIで自動的に打刻することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

• 各アプリのユーザーIDをYoomのデータベースに登録
• Microsoft TeamsとAKASHIをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Microsoft Teamsでトリガーを設定し、分岐設定を行う
• Yoomのデータベースから情報を取得する設定を行う
• AKASHIでアクションを設定する
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

Yoomに登録している方はログインし、未登録の方は無料登録後に設定を進めてください

ステップ1. 各アプリのユーザーIDをYoomのデータベースに登録

フローを起動する前提として、Microsoft Teamsの送信元メンバーアカウントとAKASHIのAPIキーをYoomのデータベースに登録しておく必要があります。
今回は画像のように「チャットツールユニークキー」に、Microsoft Teamsで勤怠報告をする送信者の名前を登録しました。
同様に「AKASHI（APIトークン）」に、AKASHIで取得したAPIトークンを登録しました。
複数人の勤怠管理を行う場合は、人数分のアカウント登録をしてください。

ステップ2. Microsoft TeamsとAKASHIをマイアプリ連携

Microsoft TeamsとAKASHIをマイアプリへ連携します。
Yoomにログインしたら、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、「+ 新規接続」からMicrosoft Teamsを検索してください。

その後Microsoftのページが表示されたら、利用するアカウントでサインインしてください。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
次に、「+ 新規接続」からAKASHIを検索してください。

AKASHIの詳しいマイアプリ連携方法はこちらをご確認ください。
アカウント名とアクセストークンを入力後、「追加」をクリックしてマイアプリ連携を完了しましょう。

次にフローボットのテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログインし、バナーの「試してみる」をクリックしてください。

「テンプレートがコピーされました！」の表示が出たら「OK」をクリックしてコピー完了です。

ステップ3. Microsoft Teamsのトリガーを設定

次に、Microsoft Teamsのトリガーを設定します。
「チャネルにメッセージが送信されたら」をクリックしてください。

次に、「Microsoft Teamsと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に編集できますが、トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。

APIの接続設定を行います。
「トリガーの起動間隔」は、5分、10分、15分、30分、60分を選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますのでご注意ください。

「チームID」と「チャネルID」は、欄をクリックし表示された候補から選択してください。
その後、該当のチャネルで「出勤しました」等のメッセージを送信し、「テスト」をクリックしてください。

アウトプットに表示されている取得情報を確認し「保存する」をクリックします。

ステップ4. 分岐を設定

次にトリガーの分岐設定を確認します。
「コマンドオペレーション」をクリックしてください。

※分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

「アウトプット」をクリックし、「メッセージ内容」を選択してください。
「分岐条件」で細かい条件を設定できます。今回は、メッセージ内容に「出勤」というテキストが含まれていたら、という条件を設定しました。
なお、分岐設定やAKASHIのアクション内容をカスタマイズすれば、退勤や休憩の打刻にも対応できます。
ここまでの設定が完了したら「保存する」をクリックしてください。

ステップ5. レコード取得の設定

次に、Yoomのデータベースからレコードを取得する設定を行います。
「レコードを取得する」をクリックしてください。

「データベースの連携」からレコードが保存されているデータベースを選択します。

「プロジェクト」は、マイアプリの下部に表示されています。
プロジェクトをクリックすると、「データベース」が表示されます。
該当のデータベースをクリックした後、画面上部に「テーブル」が表示されています。
画像を参考にしながら、該当項目を確認し設定してください。
設定が完了したら「次へ」をクリックしましょう。

次に「取得したいレコードの条件」を指定します。
今回は画像のように「データベースに保存されているチャットツールユニークキーとメッセージ送信者のIDが等しい」という条件を設定しました。
右端の項目は欄をクリックすると候補が表示されるので、一覧から「送信者名」を選択してください。
設定できたら「テスト」をクリックしましょう。

テストに成功し、情報を取得できていることを確認したら「保存する」をクリックしましょう。

ステップ6. AKASHIのアクションを設定

AKASHIのアクションを設定します。
「従業員の打刻処理を実施」をクリックしてください。

タイトルの任意編集と、アカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックして先に進みます。

API接続と打刻処理の詳細設定を行います。

「APIトークン」は、欄をクリックし、表示された候補からYoomのデータベースに登録されているAKASHIのAPIトークンを選択してください。
「企業ID」は、AKASHIにログインする際に入力する企業IDを入力してください。
「打刻種別」は、出勤を選択しています。退勤や休憩開始にカスタマイズしたい方は、ここの設定項目を任意で変更してください。
「打刻日」と「時間」は、空白の場合は、メッセージが送信されトリガーが起動した時刻が打刻されます。

各項目を設定し終えたら、Microsoft Teamsで「出勤します」等のメッセージを送信後「テスト」をクリックしてください。
AKASHIで自動的に打刻されたことを確認したら「保存する」をクリックしましょう。

「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備が完了です。
これでMicrosoft Teamsで特定のメッセージが送信されたら、AKASHIで自動的に打刻されます。

Microsoft TeamsやAKASHIを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもMicrosoft TeamsやAKASHIのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Microsoft TeamsとAKASHIのその他の自動化例

AKASHIで前日の打刻漏れを検知してMicrosoft Teamsに通知する自動化フローも実現可能です。
AKASHIにおける打刻漏れの確認をシームレスに行えるため、手動による確認作業が不要となる可能性があります。

Microsoft Teamsを活用した自動化例

申請が承認されたらMicrosoft Teamsに通知する

連絡作業の負担なく、承認後すぐにMicrosoft Teamsでスムーズに情報を共有できるようになるでしょう。

Microsoft Teamsにメッセージが送信されたら追加する

手動での転記作業が不要になることで、時間の節約とヒューマンエラーの防止につながります。

メールで届いたファイルをアップロードしMicrosoft Teamsに通知する

ツールを統合することで、作業環境が一元化され、作業の効率向上が目指せるはずです。

AKASHIを活用した自動化例

従業員が登録されたらAKASHIにも登録する

別々のシステムに同じ情報を入力する手間が省けるため、作業時間の短縮につながります。

従業員情報が更新されたらAKASHIの情報も更新する

更新を自動で行うため、情報を複数のツールで管理している場合、更新漏れにおけるデータの不整合を防止できそうです。

Microsoft TeamsとAKASHIを連携するメリット

メリット1. ヒューマンエラーの削減

手動による打刻操作を省くことで、打刻漏れや入力ミスの防止が期待できるでしょう。
特に、出退勤の打刻忘れや、不正確な記録などのトラブルを回避する効果があります。
たとえば、現場スタッフがMicrosoft Teamsに出退勤報告のメッセージを投稿するルールがある場合、そのメッセージをトリガーに自動打刻を行うことで、正確な記録が残ります。
また、管理者が打刻データの確認や修正依頼を行う必要がなくなるため、業務全体の効率が向上するかもしれません。
従業員は作業に専念でき、管理部門の負担も軽減され、記録の信頼性が高まることで社内の労務管理の質向上が期待できそうです。

メリット2. 労務管理コストの削減

アプリ連携によって勤怠管理が自動化することで、労務管理における人的リソースや運用コストの削減にもつながるでしょう。
Microsoft TeamsとAKASHIの連携により、打刻データの収集や整理が自動化されるため、人事担当者が手作業で行う業務を減らせそうです。
例えば、従業員がMicrosoft Teamsに定型メッセージを投稿するだけで出退勤が記録される仕組みにより、逐一ツールを開いてデータを管理する作業の頻度が減少すると予想されます。
給与計算や申請処理などの業務を行う上でも役立つはずです。

メリット3. チームリーダーの負担軽減

従業員の出退勤データが自動管理されることで、チームリーダーの労務管理に関わる負担の軽減が期待できます。
たとえば、Microsoft Teamsでの投稿内容が自動的に打刻記録となるため、管理者が手作業で出勤データを確認したり修正依頼をあげる必要がなくなる可能性もあるでしょう。
また、素早く出退勤状況を把握できるため、データ分析や勤務形態の改善策立案にも活かせそうです。
この仕組みは、チームリーダー含む管理職の業務負担を軽減するだけでなく、勤怠データを基に従業員のシフト管理を行うなど企業全体の運営効率向上に寄与するかもしれません。

まとめ

Microsoft TeamsとAKASHIを連携することで、勤怠管理の自動化が実現し、ヒューマンエラーや労務管理コストの削減など、多くのメリットが期待できます。
従業員だけではなく、管理職の負担も軽減され、組織全体の業務効率化をサポートします。

Yoomのアプリ連携はプログラミング不要で簡単に導入できます。
ぜひ、この機会に自動化による業務効率化を体験してください。