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日常的に発生する勤務時の打刻は、ログイン情報を入力しツールにアクセスしてページを開いてタップ、といくつかの操作を必要としますよね。
この操作がちょっと手間だな、と感じる方、自動的に打刻される仕組みを導入して、勤怠管理を効率化しませんか？
本記事では、Microsoft TeamsとAKASHIを連携し、Microsoft Teamsで特定のメッセージを投稿するとAKASHIで自動的に打刻される方法をご紹介します。
自動的に打刻されることで、打刻の手間を省くだけでなく、勤怠データの正確性向上にもつながります。
今回ご紹介する方法は、専門的な知識がなくてもノーコードで手軽に設定できます。ぜひこの機会に自動化を導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには、Microsoft TeamsとAKASHIを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
こんな方におすすめ
Microsoft TeamsとAKASHIを連携するメリット
メリット1：ヒューマンエラーの削減
手動による打刻操作を省くことで、打刻漏れや入力ミスの防止が期待できるでしょう。
特に、出退勤の打刻忘れや、不正確な記録などのトラブルを回避する効果があります。
例えば、現場スタッフがMicrosoft Teamsに出退勤報告のメッセージを投稿するルールがある場合、そのメッセージをトリガーに自動打刻を行うことで、正確な記録が残ります。
また、管理者が打刻データの確認や修正依頼を行う必要がなくなるため、業務効率の向上が期待できます。
従業員は作業に専念でき、管理部門の負担も軽減され、記録の信頼性が高まることで社内の労務管理の質向上につながるでしょう。
メリット2：労務管理コストの削減
アプリ連携によって勤怠管理が自動化することで、労務管理における人的リソースや運用コストの削減にもつながるでしょう。
Microsoft TeamsとAKASHIの連携により、打刻データの収集や整理が自動化されるため、人事担当者が手作業で行う業務を減らせそうです。
例えば、従業員がMicrosoft Teamsに定型メッセージを投稿するだけで出退勤が記録される仕組みにより、逐一ツールを開いてデータを管理する作業の頻度が減少すると予想されます。
給与計算や申請処理などの業務を行う上でも役立つはずです。
メリット3：チームリーダーの負担軽減
従業員の出退勤データが自動管理されることで、チームリーダーの労務管理に関わる負担の軽減が期待できます。
例えば、Microsoft Teamsでの投稿内容が自動的に打刻記録となるため、管理者が手作業で出勤データを確認したり修正依頼をあげる必要がなくなる可能性もあるでしょう。
また、素早く出退勤状況を把握できるため、データ分析や勤務形態の改善策立案にも活かせそうです。
この仕組みは、チームリーダー含む管理職の業務負担を軽減するだけでなく、勤怠データを基に従業員のシフト管理を行うなど企業全体の運営効率向上に寄与するかもしれません。
Microsoft TeamsとAKASHIを連携してできること
Microsoft TeamsとAKASHIのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていた勤怠関連のデータ転記作業を自動化できます。
例えば、Microsoft Teams上のメッセージをトリガーにしてAKASHIで打刻を行うことで、勤怠管理に伴う手間を軽減することが可能です。
手作業を削減することで入力ミスのリスクも減り、業務効率の向上が期待できます。
ここでは、Yoomで実現できる具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。
気になる内容があれば、ぜひ気軽にクリックして試してみてくださいね！
Microsoft Teamsで特定のメッセージが投稿されたらAKASHIで打刻する
Microsoft Teamsの特定のチャネルに「出勤」や「退勤」といったメッセージが投稿された際に、AKASHIでの打刻を自動的に完了させるフローです。
これにより、Microsoft Teams上で一言入力するだけで打刻が完了し、従業員と管理者の双方の手間を削減できます。
打刻プロセスが自動化されることで、打刻忘れや入力ミスといった人為的なエラーを防ぎ、勤怠データの正確性を高めることが可能です。
Microsoft TeamsとAKASHIの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にMicrosoft TeamsとAKASHIを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで連携を進めます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft Teams／AKASHI
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Microsoft Teamsで特定のメッセージが投稿されたらAKASHIで打刻する」フローの作り方を解説します！
作成の流れは大きく分けて以下です。
前準備： 各アプリのユーザーIDをYoomのデータベースに登録
フローを起動する前提として、Microsoft Teamsの送信元メンバーアカウントとAKASHIのAPIキーをYoomのデータベースに登録しておく必要があります。
今回は画像のように「チャットツールユニークキー」に、Microsoft Teamsで勤怠報告をする送信者の名前を登録しました。
同様に「AKASHI（APIトークン）」に、AKASHIで取得したAPIトークンを登録しました。
複数人の勤怠管理を行う場合は、人数分のアカウント登録をしてください。
ステップ1：Microsoft TeamsとAKASHIのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにします。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
ここからは、今回のフローで使用するアプリの連携方法を解説します。
Microsoft Teamsの場合
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には、個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
※法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
Microsoft Teamsのマイアプリ連携は、以下の手順をご確認ください。
AKASHIの場合
検索窓に「AKASHI」と入力し、検索結果に表示されたアプリを選択します。
AKASHIの新規登録画面が表示されたら、アカウント名とアクセストークンを入力してください。
入力できたら、「追加」をクリックしましょう。
詳しい手順は、AKASHIのマイアプリ登録方法をご参照ください。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
下記のバナーから、「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしてください。
テンプレートがコピーできたら、「OK」をクリックします。
ステップ3：Microsoft Teamsのトリガーを設定
次に、Microsoft Teamsのトリガーを設定します。
「チャネルにメッセージが送信されたら」をクリックしてください。
次に、「Microsoft Teamsと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に編集できますが、トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
APIの接続設定を行います。
まず、トリガーの起動間隔を設定します。
トリガーの起動間隔は、5分／10分／15分／30分／60分の中から選べます。
ただし、料金プランによって設定できる最短の間隔が異なるので、注意してください。
基本的には、そのプランで設定できる最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
「チームID」と「チャネルID」は、欄をクリックして表示された候補から選択してください。
ここで、Microsoft Teamsの該当チャネルで「出勤しました」等のメッセージを送信しましょう。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると、以下のように「取得した値（アウトプット）」が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、テストを実行して得られたデータを指します。
このデータは、後続のオペレーション設定時に利用でき、フロー実行のたびに更新される動的な値となります。
必要に応じて、「＋取得する値を追加」から他のデータを取得することも可能です。
ここで取得した値は、後続のステップで使用します。
必要に応じて詳細設定を行い、保存しましょう。
ステップ4：分岐を設定
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
次にトリガーの分岐設定を確認します。
「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
「取得した値」をクリックし、「メッセージ内容」を選択してください。
「分岐条件」で細かい条件を設定できます。
今回は、メッセージ内容に「出勤」というテキストが含まれていたら、という条件を設定しました。
なお、分岐設定やAKASHIのアクション内容をカスタマイズすれば、退勤や休憩の打刻にも対応できます。
ここまでの設定が完了したら「保存する」をクリックしてください。
ステップ5：レコード取得の設定
次に、Yoomのデータベースからレコードを取得する設定を行います。
「レコードを取得する」をクリックしてください。
「データベースの連携」からレコードが保存されているデータベースを選択します。
「プロジェクト」は、マイアプリの下部に表示されています。
プロジェクトをクリックすると、「データベース」が表示されます。
該当のデータベースをクリックした後、画面上部に「テーブル」が表示されています。
画像を参考にしながら、該当項目を確認し設定してください。
設定が完了したら「次へ」をクリックしましょう。
次に「取得したいレコードの条件」を指定します。
今回は画像のように「データベースに保存されているチャットツールユニークキーとメッセージ送信者のIDが等しい」という条件を設定しました。
右端の項目は欄をクリックすると候補が表示されるので、一覧から「送信者名」を選択してください。
設定できたら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功し、情報を取得できていることを確認したら「保存する」をクリックしましょう。
ステップ6：AKASHIのアクション設定
AKASHIのアクションを設定します。
「従業員の打刻処理を実施」をクリックしてください。
タイトルの任意編集と、アカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックして先に進みます。
API接続と打刻処理の詳細設定を行います。
各項目を設定し終えたら、Microsoft Teamsで「出勤します」等のメッセージを送信しましょう。
準備ができたら、「テスト」をクリックしてください。
AKASHIで自動的に打刻されたことを確認したら「保存する」をクリックしましょう。
ステップ7：トリガーをONにしてフローの動作確認
設定完了の画面が表示されたら、トリガーをONにします。
これでMicrosoft Teamsで特定のメッセージが送信されたら、AKASHIで自動的に打刻されます。
AKASHIのデータをMicrosoft Teamsに連携したい場合
今回はMicrosoft TeamsからAKASHIへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にAKASHIからMicrosoft Teamsへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
AKASHIで前日の打刻漏れを検知してMicrosoft Teamsに通知する
AKASHIで前日の打刻漏れを自動で検知して、Microsoft Teamsに通知するフローです。
設定したスケジュールにもとづいてAKASHIの打刻データを確認し、漏れが見つかった場合にMicrosoft Teamsに通知が送信されます。
この仕組みにより、AKASHIでの打刻漏れ確認をシームレスに自動化でき、手動でのチェック作業が軽減されます。
結果として、勤怠管理業務を効率化することが可能です。
Microsoft TeamsやAKASHIを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもMicrosoft TeamsやAKASHIのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
Microsoft Teamsを使った便利な自動化例
Microsoft Teamsでのメッセージ投稿や各種サービスの更新に応じて、自動で通知を送ったり、打刻やIssue作成を行うことができます。
例えば、TalentioやZendesk、Googleフォーム、クラウドサインなどと連携することで、最新情報や解析結果をMicrosoft Teamsに通知したり、HRMOS勤怠に打刻を反映させるなど、日々の業務を効率的に自動化できます。
AKASHIを使った便利な自動化例
SlackやChatworkで特定のメッセージが投稿されると自動でAKASHIに打刻され、前日の打刻漏れも検知してSlackやDiscordに通知を送ることができます。
さらに、Notion・kintone・SmartHR・freee人事労務・Google Workspaceなどで従業員情報が登録・更新されると、AKASHIの情報も自動で反映されます。
これらを組み合わせることで、打刻や従業員管理の手間を削減し、日々の人事・勤怠業務をスムーズに自動化できます。
まとめ
Microsoft TeamsとAKASHIを連携して勤怠管理を自動化することで、打刻漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、労務管理にかかるコストや手間を削減できます。従業員だけでなく管理職の負担も軽減され、組織全体の業務効率化をサポートする環境が整います。
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がなくても、直感的な操作で業務フローを構築することが可能です。自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：自動打刻を間違えた時の修正方法は？
A：
Microsoft Teamsでの投稿ミスや後から修正依頼が合った場合は、AKASHI上で手動で打刻日時を修正してください。
Q：休憩や退勤の打刻も自動化できる？
A：
はい、可能です。
今回は「出勤」を例に説明しましたが、分岐条件を変更することで休憩や退勤の打刻も自動化できます。
分岐ルートは2つまで設定可能で、3つ以上に分けたい場合は「進行先を切り替える」オペレーションを使用すると便利です。
詳しい設定方法は、以下のヘルプページをご参照ください。
「分岐」の設定方法
「進行先を切り替える」の設定方法
Q：打刻が失敗した場合に気づく方法は？
A：
Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレス宛に、フロー連携がエラーになっている旨の通知が届きます。
また、Slack・Chatworkなどのチャットツールでエラー通知を受け取ることも可能です。
通知には、エラーが起きたオペレーションや、その詳細を確認できるリンクが記載されており、原因を迅速に把握できます。
なお、エラーが発生するとフローの再実行は自動で行われないため、手動での対応が必要です。
エラーが発生した際の対応方法は、以下のヘルプページをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口からお問い合わせいただけます。
