Microsoft Teamsのデータをチャットツールに自動で書き込み・転記する
Microsoft Teamsで投稿されたメッセージを、自動でTelegramやSlackに通知できるので、確認漏れや対応遅れを防げます。
・
「やりとりの中で出てきた案件、すぐに整理したいのにフォルダ作成が後回しになりがち…」
Microsoft Teamsで交わされる日々のメッセージの中から案件名やキーワードを拾って、Dropboxに手動でフォルダを作る繰り返し作業に疲れていませんか？
今回は、Microsoft Teamsに投稿された内容をもとに、Dropboxへ自動でフォルダを作成するフローをご紹介します。
わざわざファイル管理に時間を割かず、必要なときに必要な情報がすぐ見つかります。
この自動化を活用し、作業時間を短縮しましょう!
YoomにはMicrosoft Teamsを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
いろいろな方法で、Microsoft Teamsのデータを自動で書き込み・転記することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにMicrosoft Teamsの自動更新を体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Microsoft Teamsで投稿されたメッセージから内容を自動的に検出し、DropboxやBoxといったストレージサービスにフォルダを作成するフローです。手動での手間を省き、業務全体の効率化が期待できます！
Microsoft Teamsで投稿されたメッセージを、自動でTelegramやSlackに通知できるので、確認漏れや対応遅れを防げます。
Microsoft Teamsのメッセージを起点に、GmailやOutlookなどのメールアプリに連携します。忙しくて、常にMicrosoft Teamsをチェックする時間が取れない方におすすめのフローです。
それでは、さっそく実際にMicrosoft Teamsのデータを自動で書き込み・転記するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はMicrosoft Teamsで投稿された内容をもとに、Dropboxにフォルダを作成するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Microsoft Teamsの連携
1.検索する
検索ボックスにMicrosoft Teamsと入力し、Microsoft Teamsのアイコンをクリックします。
2.サインインをする
Microsoftのメールアドレスまたは電話番号を入力し次へをクリックします。
画面が遷移し、パスワード入力画面となります。パスワードを入力してサインインをクリックしてください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
〈注意事項〉
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
Dropboxの連携
1.検索する
検索ボックスにDropboxと入力し、Dropboxのアイコンをクリックします。
2.ログインをする
下記の画面になりますので、メールアドレスを入力し「続行」を押してください。
画面が遷移し、パスワード入力欄が表示されますのでログインしましょう。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
1.トリガーの選択
記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
画面が遷移し、先ほどステップ1で入力した内容が反映されています。タイトルなどの修正が不要であれば、そのまま「次へ」をクリックします。
2.アプリトリガーのAPI接続設定
ここでは、トリガーとなるMicrosoft Teamsのチャネルに投稿されたメッセージの連携設定をします。
まだ、Microsoft Teamsのチームとチャネルを準備していない場合は、このタイミングで作成しましょう!
なお、この後のテスト操作で、チャネルにメッセージが投稿されている必要があります。仮の内容で良いのでメッセージを投稿してください。
今回は、下記のようなMicrosoft Teamsチャネルを作成し、メッセージを投稿しました。
Microsoft Teamsの準備ができたら、Yoom画面に戻り下記項目を入力します。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう!
テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。
Microsoft Teamsのチャネルに投稿したメッセージが反映していればOKです。
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
2.アクションを選択
ここでは、テキストの変換タイプを選択できます。
タイトルは、任意で編集可能です。
変換タイプは、デフォルトで「3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」が選択されています。文字数やタスク数に合わせて、変更可能です。
選択できたら、「次へ」を押して進みましょう。
3.詳細を設定
Microsoft Teamsのメッセージ内容から抽出する項目を設定しましょう!
入力が完了したら、「テスト」を実行しましょう。
テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。
抽出したい項目で設定した内容が抽出できていればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
画面が遷移し、先ほどステップ1で入力した内容が反映されています。タイトルなどの修正が不要であれば、そのまま「次へ」をクリックします。
2.API接続設定
Dropboxに作成するフォルダの設定をします。
入力欄をクリックすると、前のステップで抽出したテキストを選択することが出来ます。
入力欄下の注釈を参考にして、今回は下記のように設定しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう!
テストが成功すると、Dropboxにフォルダが作成されているはずなので確認してみましょう。
赤枠のように、新しいフォルダの作成が確認できればOKです!
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を選択して次のステップに進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
Microsoft Teamsへの投稿をもとにフォルダを作成したり、Typeformの回答をもとにMicrosoft Teamsのカレンダーに予定を追加したりできます。
また、毎月月末に定期的な通知をすることができるので、チームの業務連携をスムーズに進められます。
Microsoft Teamsに投稿された内容から、必要な情報を抽出し、自動でDropboxにフォルダを作成する今回のフロー。
日々の業務で発生する“手作業での情報整理”をグッと減らし、作業時間の短縮と転記ミスの防止に大きく貢献してくれます。
特に、複数人で情報共有する場面では、情報の蓄積・整備がスムーズになり、チーム全体の生産性アップにもつながるはずです。
業務の“ちょっとした面倒”を解消したい方は、ぜひこの機会に取り入れてみてください。
.png)
.avif){kind=small}
.png)
.webp)
.webp)