【簡単設定】Microsoft Teamsのデータを自動で書き込み・転記する様々な方法

 「やりとりの中で出てきた案件、すぐに整理したいのにフォルダ作成が後回しになりがち…」

Microsoft Teamsで交わされる日々のメッセージの中から案件名やキーワードを拾って、Dropboxに手動でフォルダを作る繰り返し作業に疲れていませんか？
今回は、Microsoft Teamsに投稿された内容をもとに、Dropboxへ自動でフォルダを作成するフローをご紹介します。
わざわざファイル管理に時間を割かず、必要なときに必要な情報がすぐ見つかります。

この自動化を活用し、作業時間を短縮しましょう!

とにかく早く試したい方へ

YoomにはMicrosoft Teamsを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！

Microsoft Teamsで投稿された内容をもとに、Dropboxにフォルダを作成する

試してみる

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■概要
「Microsoft Teamsで投稿された内容をもとに、Dropboxにフォルダを作成する」ワークフローは、チームのコミュニケーションとファイル管理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。Microsoft Teamsでの書き込みをトリガーに、自動でDropboxに必要なフォルダを生成することで、情報の整理や共有がスムーズに行えます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを日常的に活用しており、情報の整理に課題を感じているチームリーダーの方
・Dropboxを主要なファイル管理ツールとして使用しており、フォルダ作成の手間を削減したい方
・チーム内のコミュニケーションとファイル管理を一元化したい中小企業の経営者の方
・業務フローの自動化を推進し、生産性向上を目指しているIT担当者の方

■注意事項
・Microsoft Teams、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

Microsoft Teamsのデータを自動で書き込み・転記する様々な方法

いろいろな方法で、Microsoft Teamsのデータを自動で書き込み・転記することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！

気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにMicrosoft Teamsの自動更新を体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！

Microsoft Teamsのデータをストレージサービスに自動で書き込み・転記する

Microsoft Teamsで投稿されたメッセージから内容を自動的に検出し、DropboxやBoxといったストレージサービスにフォルダを作成するフローです。手動での手間を省き、業務全体の効率化が期待できます！

Microsoft Teamsの投稿内容をもとに、Boxのファイル名を更新する

試してみる

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■概要
「Microsoft Teamsの投稿内容をもとに、Boxのファイル名を更新する」ワークフローは、チーム内のコミュニケーションを活用してファイル管理を効率化する業務ワークフローです。
Microsoft Teamsでの重要な情報や変更点を自動的に検出し、関連するBoxのファイル名を即座に更新します。
これにより、情報の一貫性を保ちながら、ファイル整理の手間を大幅に削減できます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとBoxを日常的に活用しているビジネスチームの方
・ファイル管理の際に手動での命名や整理に時間を取られている業務担当者
・チーム内の情報共有をスムーズにし、業務効率を向上させたい管理職の方
・自動化ツールを導入して、業務プロセスの最適化を図りたいIT担当者
・情報の一貫性を保ちながら、迅速なファイル更新を実現したい企業の方

■注意事項
・Microsoft Teams、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Microsoft Teamsで投稿された内容をもとに、Dropboxにフォルダを作成する

試してみる

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■概要
「Microsoft Teamsで投稿された内容をもとに、Dropboxにフォルダを作成する」ワークフローは、チームのコミュニケーションとファイル管理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。Microsoft Teamsでの書き込みをトリガーに、自動でDropboxに必要なフォルダを生成することで、情報の整理や共有がスムーズに行えます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを日常的に活用しており、情報の整理に課題を感じているチームリーダーの方
・Dropboxを主要なファイル管理ツールとして使用しており、フォルダ作成の手間を削減したい方
・チーム内のコミュニケーションとファイル管理を一元化したい中小企業の経営者の方
・業務フローの自動化を推進し、生産性向上を目指しているIT担当者の方

■注意事項
・Microsoft Teams、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Microsoft Teamsのデータをチャットツールに自動で書き込み・転記する

Microsoft Teamsで投稿されたメッセージを、自動でTelegramやSlackに通知できるので、確認漏れや対応遅れを防げます。

Microsoft Teamsのチャネルにメッセージが送信されたらSlackに通知する

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■概要
Microsoft TeamsとSlackを併用している環境で、情報の確認漏れやツール間の手作業による転記に手間を感じることはないでしょうか。
重要なメッセージを見逃したり、都度コピー＆ペーストで共有する作業は、コミュニケーションの遅延や非効率の原因となります。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルへのメッセージ投稿をトリガーに、Slackの指定チャネルへ自動で通知できるため、ツールを横断した情報共有を円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとSlackを併用しており、情報共有の漏れや手間をなくしたいと考えている方
・部署やチーム間で利用するチャットツールが異なり、円滑な連携に課題を感じている方
・手作業による情報伝達を自動化し、コミュニケーションロスを防ぎたいと考えている方

■注意事項
・Microsoft Teams、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Microsoft Teamsで投稿されたメッセージを翻訳して、翻訳版をTelegramに投稿する

試してみる

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Microsoft Teamsで投稿されたメッセージを翻訳して、翻訳版をTelegramに投稿するフローです。

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Microsoft Teamsのデータをメールで自動で書き込み・転記する

Microsoft Teamsのメッセージを起点に、GmailやOutlookなどのメールアプリに連携します。忙しくて、常にMicrosoft Teamsをチェックする時間が取れない方におすすめのフローです。

Microsoft Teamsでメッセージが送信されたら、Outlookで日程調整のメールを送信する

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■概要
このフローでは、Microsoft Teamsでメッセージが送信されたらOutlookで日程調整のメールを自動送信することが可能です。この自動化によって、手動でのメール作成や日程調整の手間を省き、効率的なミーティング設定が可能になります。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとOutlookを日常的に活用しているビジネスパーソン
・ミーティングの調整に時間を取られがちなチームリーダーやマネージャー
・手動でのメール送信や日程調整作業を自動化したいと考えている営業担当者
・定期的に外部との打ち合わせが多く、効率化を図りたいプロジェクトマネージャー
・業務プロセスの自動化を推進し、チームの生産性向上を目指す経営者

■注意事項
・OutlookをYoomに連携させる必要があります。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Microsoft Teamsに特定のキーワードが投稿されたら、Gmailでアラート通知する

試してみる

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■概要
「Microsoft Teamsに特定のキーワードが投稿されたら、Gmailでアラート通知する」フローは、チーム内の重要な情報を見逃さないための業務ワークフローです。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとGmailを活用しているが、特定の情報を見逃しがちで困っているチームリーダーの方
・プロジェクトや業務管理で、特定キーワードに基づくアラート通知が必要な管理者の方
・チームのコミュニケーションを効率化し、重要な情報を迅速に共有したいビジネスパーソン
・忙しくて常にTeamsをチェックする時間が取れないが、重要な投稿を即座に把握したい方
・Yoomを使って業務ワークフローの自動化を検討中で、Microsoft TeamsとGmailを連携させたい方

■注意事項
・Microsoft Teams、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Microsoft Teamsのデータを自動で書き込み・転記するフローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にMicrosoft Teamsのデータを自動で書き込み・転記するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回はMicrosoft Teamsで投稿された内容をもとに、Dropboxにフォルダを作成するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。

• Microsoft TeamsとDropboxをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Microsoft Teamsのトリガー設定およびDropboxのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

Microsoft Teamsで投稿された内容をもとに、Dropboxにフォルダを作成する

試してみる

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■概要
「Microsoft Teamsで投稿された内容をもとに、Dropboxにフォルダを作成する」ワークフローは、チームのコミュニケーションとファイル管理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。Microsoft Teamsでの書き込みをトリガーに、自動でDropboxに必要なフォルダを生成することで、情報の整理や共有がスムーズに行えます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを日常的に活用しており、情報の整理に課題を感じているチームリーダーの方
・Dropboxを主要なファイル管理ツールとして使用しており、フォルダ作成の手間を削減したい方
・チーム内のコミュニケーションとファイル管理を一元化したい中小企業の経営者の方
・業務フローの自動化を推進し、生産性向上を目指しているIT担当者の方

■注意事項
・Microsoft Teams、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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ステップ1：マイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。

Microsoft Teamsの連携

1.検索する
検索ボックスにMicrosoft Teamsと入力し、Microsoft Teamsのアイコンをクリックします。

2.サインインをする
Microsoftのメールアドレスまたは電話番号を入力し次へをクリックします。
画面が遷移し、パスワード入力画面となります。パスワードを入力してサインインをクリックしてください。

Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！

〈注意事項〉
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。

Dropboxの連携

1.検索する
検索ボックスにDropboxと入力し、Dropboxのアイコンをクリックします。

2.ログインをする
下記の画面になりますので、メールアドレスを入力し「続行」を押してください。
画面が遷移し、パスワード入力欄が表示されますのでログインしましょう。

Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！

ステップ2：テンプレートコピー

ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

Microsoft Teamsで投稿された内容をもとに、Dropboxにフォルダを作成する

試してみる

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■概要
「Microsoft Teamsで投稿された内容をもとに、Dropboxにフォルダを作成する」ワークフローは、チームのコミュニケーションとファイル管理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。Microsoft Teamsでの書き込みをトリガーに、自動でDropboxに必要なフォルダを生成することで、情報の整理や共有がスムーズに行えます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを日常的に活用しており、情報の整理に課題を感じているチームリーダーの方
・Dropboxを主要なファイル管理ツールとして使用しており、フォルダ作成の手間を削減したい方
・チーム内のコミュニケーションとファイル管理を一元化したい中小企業の経営者の方
・業務フローの自動化を推進し、生産性向上を目指しているIT担当者の方

■注意事項
・Microsoft Teams、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。

ステップ3：Microsoft Teamsのトリガー設定

1.トリガーの選択
記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
画面が遷移し、先ほどステップ1で入力した内容が反映されています。タイトルなどの修正が不要であれば、そのまま「次へ」をクリックします。

2.アプリトリガーのAPI接続設定
ここでは、トリガーとなるMicrosoft Teamsのチャネルに投稿されたメッセージの連携設定をします。
まだ、Microsoft Teamsのチームとチャネルを準備していない場合は、このタイミングで作成しましょう!
なお、この後のテスト操作で、チャネルにメッセージが投稿されている必要があります。仮の内容で良いのでメッセージを投稿してください。

今回は、下記のようなMicrosoft Teamsチャネルを作成し、メッセージを投稿しました。

Microsoft Teamsの準備ができたら、Yoom画面に戻り下記項目を入力します。

• トリガーの起動間隔：プランによって異なるため、注意してください。特にこだわりがなければ起動時間が一番短いものを選択してください。
  ※料金プランについての詳細はこちらのヘルプページをご覧ください。
• チームID：入力欄をクリックすると、下記のような候補が表示されます。先ほど作成したMicrosoft Teamsのチームを選択してください。
• チャネルID：候補から対象のチャネルを選択してください。
  

入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう!
テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。
Microsoft Teamsのチャネルに投稿したメッセージが反映していればOKです。
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。

ステップ4：テキストからのデータ抽出設定

1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。

2.アクションを選択
ここでは、テキストの変換タイプを選択できます。
タイトルは、任意で編集可能です。
変換タイプは、デフォルトで「3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」が選択されています。文字数やタスク数に合わせて、変更可能です。
選択できたら、「次へ」を押して進みましょう。

3.詳細を設定
Microsoft Teamsのメッセージ内容から抽出する項目を設定しましょう!

• 対象のテキスト：入力欄をクリックすると、下記のようにMicrosoft Teamsのメッセージ内容を選択できます。
  ※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
  

• 抽出したい項目：対象のテキストから抽出したい項目を設定します。
  今回は、「フォルダ名」を抽出したいので下記のように設定しました。
  なお、複数の項目を設定することも可能ですので、必要に応じてカンマ（,）区切りで設定しましょう。
  

入力が完了したら、「テスト」を実行しましょう。
テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。
抽出したい項目で設定した内容が抽出できていればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。

ステップ5：Dropboxのフォルダ作成設定

1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
画面が遷移し、先ほどステップ1で入力した内容が反映されています。タイトルなどの修正が不要であれば、そのまま「次へ」をクリックします。

2.API接続設定
Dropboxに作成するフォルダの設定をします。
入力欄をクリックすると、前のステップで抽出したテキストを選択することが出来ます。
入力欄下の注釈を参考にして、今回は下記のように設定しました。

入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう!
テストが成功すると、Dropboxにフォルダが作成されているはずなので確認してみましょう。
赤枠のように、新しいフォルダの作成が確認できればOKです!

最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を選択して次のステップに進みましょう。

ステップ6：トリガーをONにして動作確認

お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!

Microsoft Teamsを使ったその他の自動化例

Microsoft Teamsを使った便利な自動化例

Microsoft Teamsへの投稿をもとにフォルダを作成したり、Typeformの回答をもとにMicrosoft Teamsのカレンダーに予定を追加したりできます。
また、毎月月末に定期的な通知をすることができるので、チームの業務連携をスムーズに進められます。

Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたら、メッセージ内容をもとにOneDriveにフォルダを作成する

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■概要
Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたら、メッセージ内容をもとにOneDriveにフォルダを作成するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
1. Microsoft Teamsを利用してメンバーとコミュニケーションを取っている方
・日々のメッセージ内容を効率的に管理し、必要な情報をすぐにアクセスできるようにしたい方
・メンバーとのやり取りを整理し、情報の共有漏れを防ぎたいと考える方

2. OneDriveを活用してファイル管理を行っている方
・ファイルを手動で整理する手間を省き、自動化によって業務効率を向上させたい方
・メッセージ内容に基づいて自動的にフォルダを作成し、重要な情報を漏れなく保存したい方

■注意事項
・Microsoft TeamsとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Typeformの回答内容をもとにMicrosoft Teamsのカレンダーに予定を作成する

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■概要
「Typeformの回答内容をもとにMicrosoft Teamsのカレンダーに予定を作成する」ワークフローを利用すると、予定管理の効率化が期待できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Typeformを利用してアンケートやフォームの回答を収集している方
・Microsoft Teamsを利用してスケジュール管理を行っている方
・Typeformの回答内容をスピーディにカレンダーに反映させたい方
・日程調整や会議のスケジュール管理を効率化したいと考える方
・チームメンバーと迅速に共有したいが、手動での入力が手間だと感じている方
・TypeformとMicrosoft Teamsを統合して、作業の効率化を図りたい方

■注意事項
・Microsoft TeamsとTypeformのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Salesforceのリードオブジェクトにレコードが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する

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■概要
「Salesforceのリードオブジェクトにレコードが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する」ワークフローは、営業チームの迅速な対応を支援する業務ワークフローです。
新しいリードがSalesforceに登録されるたびに、自動的にMicrosoft Teamsに通知が送信されるため、チーム全体がリアルタイムで情報を共有できます。
これにより、リードフォローアップのタイミングを逃さず、効率的な営業活動が実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceを活用してリード管理を行っている営業担当者の方
・Microsoft Teamsでチームコミュニケーションを強化したい営業マネージャーの方
・リードの迅速なフォローアップを自動化し、営業効率を向上させたい企業の経営者
・Yoomを利用してSalesforceとMicrosoft Teamsの連携を簡単に設定したいIT担当者の方

■注意事項
・Salesforce、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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毎月の月末にフローボットを起動してMicrosoft Teamsに通知する

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毎月の月末に起動して通知するフローボットです。分岐後の右側にフローを追加してください。

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アンケートフォームに回答があったら、Microsoft Excelに回答内容を追加しMicrosoft Teamsに通知する

試してみる

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アンケートフォームに新しい回答があったら、Microsoft Excelに回答内容を追加してMicrosoft Teamsに通知するフローです。

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終わりに

Microsoft Teamsに投稿された内容から、必要な情報を抽出し、自動でDropboxにフォルダを作成する今回のフロー。
日々の業務で発生する“手作業での情報整理”をグッと減らし、作業時間の短縮と転記ミスの防止に大きく貢献してくれます。
特に、複数人で情報共有する場面では、情報の蓄積・整備がスムーズになり、チーム全体の生産性アップにもつながるはずです。

業務の“ちょっとした面倒”を解消したい方は、ぜひこの機会に取り入れてみてください。

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