Microsoft Teamsでメッセージが送信されたら、投稿内容からAIでテキストを抽出してMicrosoft Excelに追加する方法

ステップ1:Microsoft TeamsとMicrosoft Excelをマイアプリ連携

まずMicrosoft TeamsとMicrosoft ExcelをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、Microsoft TeamsとMicrosoft Excelを検索して選択し、次の画面に進みます。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

＜Microsoft Teamsの場合＞

・サインインすると、マイアプリに登録が完了します。

＜Microsoft Excelの場合＞

・サインイン後、「同意」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

3.Microsoft TeamsとMicrosoft Excelを連携するためのテンプレートをコピーします。

・下記のリンクを開きます。

・「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。

ステップ2:トリガーとなるMicrosoft Teamsの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではMicrosoft Teamsでメッセージが送信されるとトリガーが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Microsoft Teamsでメッセージが送信されたら、投稿内容からAIでテキストを抽出してMicrosoft Excelに追加する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「アプリトリガー チャネルにメッセージが送信されたら」をクリックします。

3.Microsoft Teamsと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

4.トリガーの起動間隔、チームID、チャネルIDを設定してテストを行います。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。選択した間隔ごとに一度、トリガーとなるアクションを確認し、実行された場合にフローボットが起動します。Microsoft Excelに内容をすぐ追加したいときは、短い間隔の設定がおすすめです。
※チームIDとチャネルIDは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。

5.テストが成功したら保存します。

ステップ3:AIでテキストを抽出する設定

次に、メッセージからAIでテキストを抽出する設定を行います。

1.「テキストからデータを抽出する テキストからデータを抽出する」をクリックします。

2.変換タイプを設定してテストを行います。
※下記画像は、メッセージの文字数が3,500文字以内の場合の設定です。

3.対象のテキストと抽出したい項目を設定してテストを行います。
※対象のテキストには、枠をクリックして表示されるアウトプットの「チャネルにメッセージが送信されたら」から抽出元になる値を設定します。（値は二重括弧で表示されます）これにより、投稿ごとに変わる値を動的に反映できます。

4.テストが成功したら保存します。

ステップ4:Microsoft Excelの設定

最後に、Microsoft Excelに取得した内容を追加する設定を行います。

1.「データベースを操作する レコードを追加する」をクリックします。

2.Microsoft Excelと連携するアカウントを確認します。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.データベースの連携を設定します。
※ドライブIDなどは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。設定の詳細に関しては、こちらを確認してください。

※今回は、テスト用に下記のシートを作成したため、テーブル範囲は上記の設定になります。

4.追加するレコードの値を設定してテストを行います。
※Microsoft Teamsや抽出した値を反映させる項目は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「チャネルにメッセージが送信されたら」や「テキストからデータを抽出する」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

5.テストが成功したら保存します。

6.トリガーをONにすると、Microsoft Teamsで指定のチャネルにメッセージが送信されるたび、投稿内容から特定のテキストがAIで自動的に抽出され、Microsoft Excelに追加されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

Microsoft TeamsとMicrosoft Excelを活用したその他の自動化例

他にもMicrosoft TeamsとMicrosoft Excelを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.アンケートフォームに回答があったらMicrosoft Excelに回答内容を追加しMicrosoft Teamsに通知する

Yoomのアンケートフォームに送信された回答をMicrosoft Excelに自動で追加し、Microsoft Teamsに通知するテンプレートです。
この連携により、手動での登録作業を削減でき、業務の効率化が期待できます。

2.Outlookで受信した情報をMicrosoft Excelの集計表に自動追加してMicrosoft Teamsに通知する

Outlookで受信した情報から特定のテキストをAIで自動抽出し、Microsoft Excelに追加してMicrosoft Teamsに通知するテンプレートです。
この連携により、データ収集の効率化やデータ管理の精度向上が期待できます。

3.住民票をAIで自動で読み取りMicrosoft Excelに格納しMicrosoft Teamsに通知する

住民票をAIで自動で読み取り、内容をMicrosoft Excelに追加してMicrosoft Teamsに通知するテンプレートです。
この連携により、住民票情報の記入ミスを防止でき、データ管理者の負担が軽減されるでしょう。

Microsoft TeamsとMicrosoft Excelを連携するメリットと具体例

メリット1:手動入力の手間を削減し、業務効率を向上

Microsoft Teamsに送信されたメッセージを確認し、必要な情報をMicrosoft Excelに登録する作業は、定型業務になりがちです。
手動で行うと手間と時間がかかり、効率的な業務進行を妨げてしまいます。
Microsoft TeamsとMicrosoft Excelを連携すれば、必要な情報の登録作業が自動化され、業務を効率化できるでしょう。
例えば、毎日大量のメッセージをMicrosoft Excelに登録する場合、その作業だけで相当な時間がかかります。
自動化を利用すれば、空いた時間で他の業務に対応できるため、業務効率が向上するでしょう。

メリット2:タスクや業務の抜け漏れ削減

Microsoft Teamsに送信されたメッセージを手動でMicrosoft Excelに登録する場合、抜け漏れが発生するリスクがあります。
情報の登録が漏れてしまうと、業務を進められず顧客に迷惑をかけてしまうことがあります。
Microsoft TeamsとMicrosoft Excelを連携し、登録作業を自動化すれば、人為的ミスを防ぎ、正確なデータ管理が可能になるでしょう。
例えば、Microsoft Teamsに投稿されたタスクをMicrosoft Excelに追加する場合、メッセージの数が増えるにつれて登録漏れが発生しやすくなります。
この連携を利用すれば、メッセージの数に関係なく、必要な情報を追加できるため、データの登録漏れを削減できるでしょう。

メリット3:データ共有の円滑化

手動での登録作業には、タイムラグが発生することがあります。
データの登録が遅れると、関係者は業務に着手できず、納期に追われてしまうこともあります。
Microsoft TeamsとMicrosoft Excelの連携によりデータ登録が自動化されれば、情報が円滑に反映されることで、部門間の連携強化につながるでしょう。
例えば、カスタマーサポート部門が顧客から受け付けた内容をMicrosoft Excelに追加して、技術部門が対応する場合、タイムラグの発生が顧客対応の遅れにつながります。
この連携を利用すれば、円滑に情報が反映され、、スムーズな顧客対応が可能になるでしょう。

まとめ

Microsoft Teamsに送信されたメッセージを、Microsoft Excelに手動で追加する作業は、手間と時間がかかります。
さらに、登録時の抜け漏れやタイムラグの発生が課題になりがちです。
これらの課題は、Microsoft TeamsとMicrosoft Excelを連携し、情報の登録作業を自動化することで解決できるでしょう。
その結果、業務の効率化やデータ精度の向上、チーム間の連携強化が期待できます。
Microsoft TeamsとMicrosoft Excelの連携は、Yoomを利用することでノーコードで実現できます。
本記事で解説した手順に沿って設定するだけで利用できるため、この機会に業務の自動化を試してみてください。