Microsoft Teamsでの投稿をGoogleカレンダーに予定登録する方法

[Yoomとは]

<span class="mark-yellow">それではここからノーコードツールYoomを使って「Microsoft Teamsに投稿されたら、Googleカレンダーを作成する」方法をご説明します。</span>

Microsoft Teamsでの投稿をGoogleカレンダーに予定登録する方法

Microsoft Teamsに投稿されたことをAPIを利用して受け取り、Googleカレンダーの提供するAPIを用いて、新しい予定を自動登録することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

フローのおおまかな流れは以下の通りです。

• YoomとMicrosoft Teams、Googleカレンダーをマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• フローの詳細設定
• トリガーをON

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録してください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1：マイアプリ連携

フローを作成するために、使用しているMicrosoft TeamsとGoogleカレンダーをYoomに連携させましょう。
Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」から「新規接続」をクリックしてください。

検索ウィンドウが出てきたら、アプリ名を入力して検索します。

Microsoft Teamsのマイアプリ連携

Microsoft のアカウントにログインをしましょう。

連携したいMicrosoft のアカウント情報を入れれば、自動的にYoomと連携完了です。
難しい設定は必要ありません！

※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

Googleカレンダーのマイアプリ連携

まずは連携するアカウントを選択します。

アカウントを選択したら、確認して次に進みます。

アクセスを許可するために「続行」をクリックします。

Yoomの画面に戻ってきたら、連携完了です。

マイアプリ一覧に追加されたことが確認出来たら、フローの詳細設定に進みます。‍

ステップ2：テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

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テンプレートがコピーされると、以下のように表示されます。

ステップ3：Microsoft Teamsでアプリトリガー設定

さっそく、フローボットの設定を進めていきます！
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Microsoft Teamsに投稿されたら、Googleカレンダーを作成する」をクリックしてください。

クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

‍

まずは、トリガーとなる「チャンネルに投稿があったら」をクリックして、連携するアカウント情報が入力されていることを確認してください。

次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。 
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
‍なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

チームIDとチャネルIDは、入力バーをクリックすると、以下の画像のように『候補』に連携したアカウントに基づいたIDが表示されます。
対象のIDを選択しましょう。

設定後、Microsoft Teams側でトリガーとなるアクション（今回は予定情報を含めたメッセージの投稿）を行い、[テスト]をクリックします。
今回は、以下のような内容を投稿してみました。

メッセージ投稿後に[テスト]を実行すると...

投稿内容を取得できました！テスト完了を確認して『保存する』を押しましょう。

このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。

ステップ4：テキストからデータを抽出する設定

続いて、2つ目の「テキストからデータを抽出する」をクリックしましょう。

こちらはすでに設定が完了しているアクションなので、内容を確認し、［次へ］をクリックしてください。
もし、アクションを変更したい場合には、『変更する』を押すと、その他の抽出アクションを選択できます。（使用するAIモデルについても選択可能です。）

AIを活用した「データの抽出（2タスク）」の設定方法については、こちらのページもご確認ください。

次の画面で、「対象のテキスト」にAIを利用して抽出したい、特定のテキストを入力します。
入力バーをクリックすると、前ステップから取得した情報をアウトプットとして引用できます。
今回は、メッセージ本文を抽出対象としました。

「抽出したい項目」は、好きな値を指定できます。予定情報をGoogleカレンダーに反映するにあたり、必要と思う項目を設定しましょう。

情報を入力した後、［テスト］をクリックすると、以下のように表示されます。
取得した値に問題がなければ『保存する』をクリックします。

ステップ5：日時・日付を加算減算する設定

次に、3つ目の「日時・日付の加算減算」をクリックしましょう。

ここでは、日時・日付形式のデータを指定して、特定の時間・日数を足すあるいは引く設定を行います。
「日時・日付の加算減算」を使うと、X日後・X日前など、指定したルール通りに日付や日時を変更することができます。‍

今回は会議にかかる時間を事前に想定し、その時間を足すように設定しましょう。
‍変換対象の日時・日付形式及び変換後の日時・日付形式を指定してください。
「計算処理をする」について詳しくはこちらをご確認ください。

今回は、抽出したテキストから日時データを引用しました。

その他の項目も、運用に合わせて設定しましょう。項目の右側にある矢印を押すと、プルダウンから情報を選択できます。

‍各項目を設定した後、[テスト]をクリックすると、以下のように表示されます。

変換に成功したら、結果を確認して『保存する』をクリックしてください。

ステップ6：Googleカレンダーで予定を作成する設定

最後に、4つ目の「カレンダーを作成する」をクリックしましょう。

アカウント情報の入力を確認し、[次へ]を押します。

次の画面で、「カレンダーID」を『候補』から選択します。
「予定の開始日時」「予定の終了日時」には、前ステップで取得したアウトプットを引用しましょう。

その他の項目も必要に応じて設定してください。
矢印マークがある項目はプルダウンから選択できます。

リマインド設定も可能で、『デフォルトリマインダー』と【カスタムリマインダー】の2種類のどちらかを任意に設定できます。
（『デフォルトリマインダー』を適用した場合は、【カスタムリマインダー】は利用できません。）
自身でリマインド通知をカスタムできる【カスタムリマインダー】は最大5つまで設定可能です。
複数設定したい場合には、【+ カスタムリマインダー設定（最大5つまで）を追加】をクリックして、設定数を増やしてください。

情報を入力した後、[テスト]を押して、Googleカレンダー側で予定の登録状態を確認してみます。
すると、以下のように設定した内容が反映されていました。

もし、エラーになる場合はこちらのページの内容を参考にしてエラーが解消するか、試してみてください。

内容に問題がなければ、『保存する』をクリックします。
これで設定完了です！お疲れ様でした！

ステップ7：トリガーをONにして起動準備完了

以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

これでMicrosoft Teamsに投稿されたメッセージがGoogleカレンダーに自動で登録されるようになりました。

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Microsoft TeamsやGoogleカレンダーを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもMicrosoft TeamsやGoogleカレンダーのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用できるようになりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Microsoft Teamsを活用した自動化例

スケジュールトリガー機能を活用して特定の日時にフローボットを起動したり、課題の登録を検知して関係者に詳細情報を共有することもできます。
手動作業を削減することで、業務時間の短縮やヒューマンエラーの低減が実現するはずです。

[[28384,71794,71307,70132,109394]]

Googleカレンダーを活用した自動化例

フォームの情報をもとに予定を作成したり、タスクの期日を自動的に反映することも可能です。
また、コミュニケーションツールと連携することで、メンバーとの情報のやり取りをより効率的に行うこともできるでしょう。

[[147530,74210,107307,118647,180034]]

まとめ

Microsoft TeamsとGoogleカレンダーを連携することで、手間のかかるスケジュール登録作業を自動化でき、業務の効率化につながります。
Yoomを活用すれば、ノーコードで簡単に設定できるため、プログラミングの知識がなくても導入できます。さらに、スケジュール共有の精度向上と、チーム全体の生産性アップが期待できます！
業務の自動化を進めたい方は、まずはYoomに無料登録して、Microsoft TeamsとGoogleカレンダーの連携を試してみましょう！