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「GoogleカレンダーとMicrosoft Teams、両方のカレンダーを使っているけど、予定の同期が面倒…」
「Googleカレンダーに登録した予定をMicrosoft Teamsを使っているメンバーにも共有するため手動で転記しており、手間がかかるしミスも起きやすい…」
このように、複数のカレンダーツール間での手作業による情報連携に限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Googleカレンダーに新しい予定が登録されたら、自動的にMicrosoft Teamsのカレンダーにも同じ予定を同期</span>できれば、こうした日々の煩わしさから解放されるはずです！
情報登録時のヒューマンエラーも低減し、作業精度の向上も見込めるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、面倒な手間や時間もかからないので、ぜひこの機会に導入してスケジュール管理をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">GoogleカレンダーとMicrosoft Teamsを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
GoogleカレンダーとMicrosoft TeamsのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていたカレンダー間の予定の転記作業を自動化できます。
入力の手間や転記ミスを減らせる他、チーム全体のスムーズな業務遂行が期待できるでしょう。
ここでは、具体的な自動化例を複数紹介していくので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Googleカレンダーへの予定登録毎に、その内容をコピーしてMicrosoft Teamsのカレンダーにも手動で入力する作業は非常に手間がかかり、入力漏れや日時の間違いといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
この連携は、Googleカレンダーに予定が作成されると、<span class="mark-yellow">その情報をMicrosoft Teamsのカレンダーへ素早く同期する</span>ため、常に正確なスケジュールをチームメンバーと共有できるようになるはずです。
全ての予定を同期するのではなく、「特定のプロジェクト名が含まれる予定」や「特定の参加者がいる会議」といった、重要な予定だけをMicrosoft Teamsに共有したいケースもあるかと思います。
この連携は、Googleカレンダーの予定が更新された際に、<span class="mark-yellow">設定した条件に合致する場合のみMicrosoft Teamsのカレンダーに予定を登録する</span>という分岐処理を含むものです。
そのため、必要な情報だけを的確にチームへ共有し、不要な通知を防ぐことができます。
それでは、さっそく実際にGoogleカレンダーとMicrosoft Teamsの連携フローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogleカレンダーとMicrosoft Teamsの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Googleカレンダーで予定が作成されたら、Microsoft Teamsのカレンダーに同期する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Yoomのアカウントをお持ちの方は、Yoomへログインしてください。
Yoomのアカウントをお持ちでない方は、こちらからアカウントを発行します。
最初にYoomと各アプリを連携することで、スムーズにフローボットを作成することができます。
さっそくGoogleカレンダーをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からGoogleカレンダーを検索してください。
移行後の画面で「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面が表示されます。
連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
まずは、1つ目のGoogleカレンダーの接続が完了しました。
次に、Microsoft Teamsのマイアプリ連携を行います。
Googleカレンダーのときと同様にMicrosoft Teamsを検索してください。
以下のような画面になったら、サインインします。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
認証後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
なお、今回は事前に以下のような予定情報をGoogleカレンダー側で作成しておきました。
今回作成するフローボットは、一致するキーワードを含む予定情報が作成されたことを検知して動作する仕様となるので、予定の同期対象とする特定のキーワードを事前に決めておきましょう。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートがコピーされると以下のように表示されるので、「OK」を押しましょう。
さっそく、フローボットの設定を進めていきます！
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Googleカレンダーで予定が作成されたら、Microsoft Teamsのカレンダーに同期する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
まずは、トリガーとなる「予定が作成されたら」をクリックして、連携するアカウント情報が入力されていることを確認してください。確認後、[次へ]をクリックします。
次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
「カレンダーID」に、注釈に沿って情報を入力します。
なお、以下のように、入力バーをクリック後の『候補』から情報を選択することもできます。
「種別」には、更新対象の予定が管理されているカレンダーの種別をプルダウンから選択してください。（未設定の場合、すべての種別が対象となります。）
「検索キーワード」には、更新対象となる予定のキーワードを設定します。
今回は、【会議】を対象キーワードとしました。この部分は、運用状況に合わせて任意に設定してください。
あらかじめ対象キーワードを含む予定情報を作成しているため、情報を入力後、[テスト]をクリックしましょう。
テストが成功すると、以下のように表示されます。
テスト完了を確認して『保存する』を押しましょう。
このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報はこの後のステップで活用できます。そのため、Microsoft Teamsのカレンダーに予定情報を反映する際、ここで取得した値をそのまま引用可能です。
最後に、2つ目の「カレンダーに予定を作成する」をクリックしましょう。
連携するアカウント情報が入力されていることを確認し、［次へ］をクリックします。
次の画面で「ユーザーID」に情報を入力していきます。
入力バーをクリックすると、連携したアカウントに基づいた内容が『候補』として展開されますので、こちらから情報を選択できます。
「件名」を始めとする項目に情報を入力していきます。
以下の画像のように、入力バーをクリックすると、前ステップで取得したアウトプットを引用できます。
アウトプットを引用することで、Googleカレンダー上で予定を作成毎に異なる値を反映することができるようになります。
その他の項目も運用に合わせて情報を入力します。
情報を入力した後、［テスト］をクリックしましょう。
ここで、実際にMicrosoft Teams側で予定情報が登録されているかを確認してください。
結果に問題がなければ『保存する』をクリックしましょう。これで設定完了です！お疲れ様でした！
以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
簡単に自動化フローボットが作成できましたね！
今回はGoogleカレンダーからMicrosoft Teamsへデータを連携する方法をご紹介しました。
逆にMicrosoft Teamsでのやり取りを起点にGoogleカレンダーへ予定を登録したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Microsoft Teamsのチャネルやチャットで決定した会議の日程などを改めてGoogleカレンダーに手動で登録するのは手間がかかり、登録を忘れてしまうリスクもあります。
この連携を使えば、<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsの特定のチャネルにメッセージが投稿されたことをトリガーに、Googleカレンダーで予定を自動作成</span>します。
スケジュール調整が格段にスムーズになり、重要な予定の登録漏れを未然に防ぐことにもつながるかもしれませんよね！
毎週の定例会議など、繰り返し発生する予定をその都度Googleカレンダーに設定するのは地味に面倒な作業です。
このフローボットを活用すると、Microsoft Teamsで「毎週月曜 定例会議」のような特定のメッセージ送信を検知して、<span class="mark-yellow">その情報に基づいてGoogleカレンダーに繰り返しの予定を自動で作成</span>できます。
定期的な予定設定の手間を一度で解消し、設定漏れのリスクもなくなりそうです！
今回ご紹介した連携以外でも、BacklogとMicrosoft Teamsを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
作成されたタスク情報をそのまま予定作成時に引用できるため、スケジュール管理の正確性向上が見込めます。
また、予定情報をデータベースツールに自動的に集約させることも可能です！
メッセージ投稿をトリガーにCRMツールへ情報を登録することで、情報の登録漏れが低減するでしょう。
また、OCR（データ読み取り機能）やAI機能を活用すれば、効率的に得たい情報を取得できるようになります！
GoogleカレンダーとMicrosoft Teamsの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたカレンダー間のデータ転記作業の手間削減や入力ミスといったヒューマンエラーの防止が期待できます。</span>
スケジュール管理の煩わしさから解放され、常に正確な情報に基づいて業務を進められるようになるかもしれません。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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