【簡単設定】GoogleカレンダーのデータをMicrosoft Teamsに自動的に連携する方法

「GoogleカレンダーとMicrosoft Teams、両方のカレンダーを使っているけど、予定の同期が面倒…」
「Googleカレンダーに登録した予定をMicrosoft Teamsを使っているメンバーにも共有するため手動で転記しており、手間がかかるしミスも起きやすい…」
このように、複数のカレンダーツール間での手作業による情報連携に限界を感じていませんか？
もし、Googleカレンダーに新しい予定が登録されたら、自動的にMicrosoft Teamsのカレンダーにも同じ予定を同期できれば、こうした日々の煩わしさから解放されるはずです！
情報登録時のヒューマンエラーも低減し、作業精度の向上も見込めるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、面倒な手間や時間もかからないので、ぜひこの機会に導入してスケジュール管理をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはGoogleカレンダーとMicrosoft Teamsを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！

GoogleカレンダーとMicrosoft Teamsを連携してできること

GoogleカレンダーとMicrosoft TeamsのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていたカレンダー間の予定の転記作業を自動化できます。
入力の手間や転記ミスを減らせる他、チーム全体のスムーズな業務遂行が期待できるでしょう。
ここでは、具体的な自動化例を複数紹介していくので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！

Googleカレンダーで予定が作成されたら、Microsoft Teamsのカレンダーに同期する

Googleカレンダーへの予定登録毎に、その内容をコピーしてMicrosoft Teamsのカレンダーにも手動で入力する作業は非常に手間がかかり、入力漏れや日時の間違いといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
この連携は、Googleカレンダーに予定が作成されると、その情報をMicrosoft Teamsのカレンダーへ素早く同期するため、常に正確なスケジュールをチームメンバーと共有できるようになるはずです。

Googleカレンダーの予定が特定の内容に更新されたら、Microsoft Teamsのカレンダーに登録する

全ての予定を同期するのではなく、「特定のプロジェクト名が含まれる予定」や「特定の参加者がいる会議」といった、重要な予定だけをMicrosoft Teamsに共有したいケースもあるかと思います。
この連携は、Googleカレンダーの予定が更新された際に、設定した条件に合致する場合のみMicrosoft Teamsのカレンダーに予定を登録するという分岐処理を含むものです。
そのため、必要な情報だけを的確にチームへ共有し、不要な通知を防ぐことができます。

今回ご紹介するテンプレート以外にも、Microsoft Teamsがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。
⇒Microsoft Teamsを使った業務自動化事例資料をダウンロード（無料）

GoogleカレンダーとMicrosoft Teamsの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にGoogleカレンダーとMicrosoft Teamsの連携フローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogleカレンダーとMicrosoft Teamsの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleカレンダー／Microsoft Teams
[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は「Googleカレンダーで予定が作成されたら、Microsoft Teamsのカレンダーに同期する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。

ステップ1：GoogleカレンダーとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携

ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！

それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。

<Googleカレンダーのマイアプリ連携>

上記のGoogleスプレッドシートの手順を参考に、ログインを進めてください。

<Microsoft Teamsのマイアプリ連携>

以下の手順をご参照ください。

なお、今回は事前に以下のような予定情報をGoogleカレンダー側で作成しておきました。
今回作成するフローボットは、一致するキーワードを含む予定情報が作成されたことを検知して動作する仕様となるので、予定の同期対象とする特定のキーワードを事前に決めておきましょう。

ステップ2：テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

Googleカレンダーで予定が作成されたら、Microsoft Teamsのカレンダーに同期する

試してみる

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■概要
「Googleカレンダーで予定が作成されたら、Microsoft Teamsのカレンダーに同期する」フローは、日々のスケジュール管理をスムーズにする業務ワークフローです。
Googleカレンダーで予定を追加するだけで、自動的にMicrosoft Teamsのカレンダーにも反映されるため、二重入力の手間を省き、チーム全体の予定共有が簡単になります。
これにより、ミーティングの調整やタスク管理が効率化され、業務の生産性向上に繋がります。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・GoogleカレンダーとMicrosoft Teamsを日常的に活用しているビジネスパーソン
・スケジュール管理の効率化を目指しているチームリーダーやプロジェクトマネージャー
・アプリ間のデータ同期に手間を感じているIT担当者チーム全体で予定を一元管理したい中小企業の経営者
・手動でのスケジュール更新に時間を取られている事務担当者

■注意事項
・Googleカレンダー、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

詳細を見る 試してみる

テンプレートがコピーされると以下のように表示されるので、「OK」を押しましょう。

ステップ3：Googleカレンダーのトリガー設定

さっそく、フローボットの設定を進めていきます！
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Googleカレンダーで予定が作成されたら、Microsoft Teamsのカレンダーに同期する」をクリックしてください。

クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

まずは、トリガーとなる「予定が作成されたら」をクリックして、連携するアカウント情報が入力されていることを確認してください。確認後、[次へ]をクリックします。

次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
‍なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

「カレンダーID」に、注釈に沿って情報を入力します。
なお、以下のように、入力バーをクリック後の『候補』から情報を選択することもできます。

「種別」には、更新対象の予定が管理されているカレンダーの種別をプルダウンから選択してください。（未設定の場合、すべての種別が対象となります。）
「検索キーワード」には、更新対象となる予定のキーワードを設定します。
今回は、【会議】を対象キーワードとしました。この部分は、運用状況に合わせて任意に設定してください。
あらかじめ対象キーワードを含む予定情報を作成しているため、情報を入力後、[テスト]をクリックしましょう。

テストが成功すると、以下のように表示されます。

テスト完了を確認して『保存する』を押しましょう。
下記のような情報は取得した値としてこの後のステップで活用できます。そのため、Microsoft Teamsのカレンダーに予定情報を反映する際、ここで取得した値をそのまま引用可能です。

ステップ4：Microsoft Teamsのカレンダーに予定を作成する設定

最後に、2つ目の「カレンダーに予定を作成する」をクリックしましょう。

連携するアカウント情報が入力されていることを確認し、［次へ］をクリックします。

次の画面で「ユーザーID」に情報を入力していきます。
入力バーをクリックすると、連携したアカウントに基づいた内容が『候補』として展開されますので、こちらから情報を選択できます。

「件名」を始めとする項目に情報を入力していきます。
以下の画像のように、入力バーをクリックすると、前ステップで取得した値を引用できます。
取得した値を引用することで、Googleカレンダー上で予定を作成毎に異なる値を反映することができるようになります。

その他の項目も運用に合わせて情報を入力します。

情報を入力した後、［テスト］をクリックしましょう。
ここで、実際にMicrosoft Teams側で予定情報が登録されているかを確認してください。

結果に問題がなければ『保存する』をクリックしましょう。これで設定完了です！お疲れ様でした！

ステップ5：トリガーをONにして起動準備完了

以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。