2024/0628
アプリ同士の連携方法

Microsoft TeamsとGoogleカレンダーの連携してツールの切り替えストレスから解放したい

t.nakaya

目次

突然、会議時間の変更連絡がMicrosoft Teamsのチャンネルに投稿されました。

「忘れないうちにGoogleカレンダーにも予定を入れなきゃ!」と焦ったり、「今はバタバタで後回しにしていたら、すっかり忘れてしまい大事な会議とダブルブッキングしちゃった…」なんてこと、ありませんか?


「毎回、手作業で管理するのが億劫。」「2つのツールを行き来する手間を省きたい。」そんなストレスから解放されたいと願う皆さんに朗報です!

今回は、【Microsoft Teamsのチャンネルに日付などのミーティング情報が投稿されたら、その情報からGoogleカレンダーを作成する】フローをご紹介いたします!

Microsoft TeamsとGoogleカレンダーを連携するとなにが実現できるのか?

1. スムーズな会議スケジュール管理ができる

Microsoft Teamsのチャンネルに投稿された日付や時間の情報を基に、Googleカレンダーが自動的に会議スケジュールを作成します。

これによりGoogleカレンダーの予定を追加する手間が省け、重要な会議をうっかり忘れてしまうこともありません。

2. 統合された情報管理が実現する

Microsoft TeamsのユーザーがGoogleカレンダーを利用する場合、両者のスケジュール情報を一元管理できるようになるため、

組織全体でのスケジュール調整が容易になり、会議の重複やスケジュールの衝突を避けることができます。

そして、一元管理するだけではなく、連携をしているからこそ両社を使い分けることも可能になります。

活用例として、プロジェクトの各ステージの進捗を Microsoft Teams で管理し、その情報を Google カレンダーで共有するなんてことも出来ます。

3. 自動化によって時間を節約できる

シンプルですが、手動での予定の複製作業が不要になります!

重要な業務時間を節約し、他のタスに集中することができます。

仕事の現場でどのように活かせそうかを考えてみた

連携するメリットを知ったところで、次に気になるのは実際にどのように活用できるかです。

今回は、Microsoft TeamsとGoogleカレンダーの連携が具体的にどのようなシーンで役立つのか、具体例を交えながら解説いたします。

1. プロジェクトマネジメントが効率化される

プロジェクトマネジメントでは、タスクの進捗管理とスケジュール調整が変化します。

Microsoft Teamsのタスク機能を使ってプロジェクトの進捗管理をし、それを Google カレンダーでスケジュール化することで、全体の流れが一目でわかるようになります。

特に多忙なスケジュールを持つ管理職やプロジェクトリーダーにとって、Microsoft TeamsとGoogleカレンダーの連携は時間の節約に繋がります。

会議の予定作成や変更が自動化されることで、他の重要な業務に集中できるようになります。

2. 外部やクライアントとのミーティング情報を整理できる

営業チームにとって、顧客とのアポイントメント管理は重要な業務の一つです。

Microsoft Teams と Google カレンダーを連携させることで、顧客との打ち合わせやスケジュールが一元管理され、効率的な顧客対応が得られます。

その際にアウトプット設定を上手く使って、Googleカレンダーには必要な情報だけを追加(日付の他に顧客名とオンライン会議のリンク情報だけ)することもできます。

3. 連携で安心、ストレスフリーな業務が実現

連携されているからこそ、どちらか一方を見れば会議情報を取得できます。両方のアプリを確認しなくても情報が共有されているので安心ですね。

このように、Microsoft TeamsとGoogleカレンダーの連携は、ビジネスシーンでのストレスを軽減してくれます。

忙しい毎日の中で、少しでも余裕を持ちたい、そんなあなたにぴったりのツールです!

是非、これらの連携機能のいずれかを活用して、Yoomでストレスフリーになり、もっと効率的で楽しいワークライフを送りましょう!


Microsoft TeamsとGoogleカレンダーを連携する方法

それでは「Microsoft Teamsに投稿されたら、Googleカレンダーを作成する」というフローボットを作っていきましょう!

はじめる前に

まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。

Yoomを初めて利用される方は初めてのYoomをチェックしてみてください。

ステップ1: Microsoft TeamsとGoogleカレンダーをマイアプリ連携

このフローを作成する準備段階として、お使いのMicrosoft TeamsアカウントとGoogleカレンダーをYoomと連携させるためにマイアプリ登録をする必要があります。


1. Microsoft TeamsアカウントとGoogleカレンダーを連携

今回はアプリを2つ登録する必要があるので、1つずつ連携していきましょう。

連携方法はYoomにログインし、画面左側にある「マイアプリ」をクリックします。

そうすると「+新規接続」というボタンが表示されるので、クリックします。


2. Microsoft Teamsのマイアプリ登録方法

検索バーでMicrosoft Teamsを探し、アプリが表示されたらクリックします。




Microsoft Teamsではサインインの画面から連携するアカウント情報(メールアドレスとパスワード)を入力してください。

「サインイン」をクリックしてください。


3. Googleカレンダーのマイアプリ登録方法

検索バーでGoogleカレンダーを探し、アプリが表示されたらクリックします。

Googleカレンダーでは「Sign in with Google」をクリックします。

連携したいアカウントを選択し、「次へ」をクリックしてください。


これでマイアプリ登録が完了いたしました!

ステップ2: トリガーを設定

「特定のアプリイベントを受信したとき」を選択します。

アプリの一覧から、Microsoft Teamsを選択します(検索窓を使うと該当アプリが絞られるので便利です)。

画面が切り替わり、Micrtosoft Teamsと連携するアカウント情報が合っているかを確認します。

アカウント情報が表示されない場合は、「+連携アカウントを追加」をクリックして登録してください。

トリガーアクションは「チャンネルにメッセージが送信されたら」を選択してください。

ここまで設定できたら「次へ」をクリックしましょう。

次の画面では「アプリトリガーのAPI接続設定」を行います。

トリガーの起動時間は5分を選択します。

チームID・チャンネルIDは、マイアプリ登録されたMicrosoft Teamsの情報が候補としてプルダウンメニューで表示されるので、該当するIDをそれぞれ選択してください。

「アプリトリガーのAPI接続設定」画面の全体です。

赤枠の設定が完了し、「テスト」をクリックしてエラーが出なければ「保存する」をクリックしましょう。

ステップ3: Googleカレンダーと連携する

次のような画面に切り替わるので、アプリトリガー下に表示される「+」をクリックしてください。

オペレーションの中から「アプリと連携する」を選択しましょう。

アプリの一覧から「Googleカレンダー」を選択しましょう。

そうすると、アプリと連携する画面が切り替わるので、連携するアカウント情報が合っているかを確認します。

アカウント情報が表示されない場合は、「+連携アカウントを追加」をクリックして登録してください。

トリガーアクションは「予定を作成」を選択してください。

ここまで設定できたら「次へ」をクリックしましょう。

次の画面では「API接続設定」を行います。

カレンダーIDが、連携するアカウント情報のアドレスと同じであるかを確認します。

今回、予定のタイトルにはアウトプットから「メッセージ内容」を設定しましょう。

「API接続設定」画面の全体です。

赤枠の設定が完了し、「テスト」をクリックしてエラーが出なければ「保存する」をクリックしましょう。

フローの一覧画面に切り替わるので、アプリトリガーをONに変更してください。

これで、フローの設定は完了です!

実際にフローを起動すると、Microsoft Teamsのチャンネルに投稿されたメッセージ内容でGoogleカレンダーに予定が作られているのが確認できました。



その他のMicrosoft Teamsを使った自動化の例

他にもMicrosoft Teamsを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.あらかじめ指定したタイミングになったら、Microsoft Teamsにメッセージを送るフローです。通知のタイミングや内容を自由に決めることができるため、幅広い業務に活用できそうですね。

2.こちらのフローではAIを使用して翻訳し、結果を再度通知します。自動で翻訳し結果を通知してくれるため、手作業の手間を省くことができます。

3.今日の日にちのレコードを取得して通知してくれます。タスクとその期限をGoogleスプレッドシートに入力しておけば、タスク管理の精度を上げることができますね。

4.チャットツールを連携して内容を自動で通知することで、迅速な情報共有が実現します!

5.フォルダに格納されたファイルを自動でMicrosoft Teamsのチャットに送るフローです。わざわざフォルダを確認する手間が省けます。

まとめ

今回は、Yoomを利用してMicrosoft TeamsとGoogleカレンダーを連携するメリットと連携方法を紹介しました。

Microsoft TeamsとGoogleカレンダーを連携させることで、ツールの切り替えにかかるストレスから解放され、仕事の効率が上がりますね。

Yoomでは、ストレスフリーな仕事環境をノーコードで誰でも簡単に作成できます。ぜひ、活用してみてください!

この記事を書いた人
t.nakaya
歯科衛生士からIT業界へ転職し、前職ではWeb会社でディレクターサポートとしてWebページのリプレイスなどを手がけてきました。この経験を活かし、今はYoomの魅力を皆さんにお伝えすることに全力を注いでいます。技術とユーザー目線を融合させたアプローチで、Yoomを通じて皆さんの業務効率を向上させるお手伝いを心からしたいと考えています。
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