Microsoft Teamsでの投稿をGoogleカレンダーに予定登録する方法

<span class="mark-yellow">それではここからノーコードツールYoomを使って「Microsoft Teamsに投稿されたら、Googleカレンダーを作成する」方法をご説明します。</span>

[Yoomとは]

Microsoft Teamsでの投稿をGoogleカレンダーに予定登録する方法

Microsoft Teamsに投稿されたことをAPIを利用して受け取り、Google カレンダーの提供するAPIを用いて、新しい予定を自動登録することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

フローのおおまかな流れは以下の通りです。

• YoomとMicrosoft Teams、Google カレンダーをマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• フローの詳細設定
• トリガーをON

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録してください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1：マイアプリ連携

Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」から「新規接続」をクリックしてください。

検索ウィンドウが出てきたら、アプリ名を入力して検索します。

Microsoft Teamsのマイアプリ連携

Microsoft のアカウントにログインをしましょう。

連携したいMicrosoft のアカウント情報を入れれば、自動的にYoomと連携完了です。
難しい設定は必要ありません！

※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

Google カレンダーのマイアプリ連携

まずは連携するアカウントを選択します。

アカウントを選択したら、確認して次に進みます。

アクセスを許可するために「続行」をクリックします。
Yoomの画面に戻ってきたら、連携完了です。

マイアプリ一覧に追加されたことが確認出来たら、フローの詳細設定に進みます。

以下のバナーから「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしておきましょう。

ステップ2：Microsoft Teamsでアプリトリガー設定

最初に「チャンネルの投稿があったら」でトリガー設定を行いましょう。

最初のページでは、マイアプリ連携をしたMicrosoft Teamsのアカウント情報が反映されています。

アカウント情報を確認して、必要であればタイトルをわかりやすいものに修正したら次に進んでください。
次のページでは、トリガーの起動間隔を設定します。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

チームIDとチャネルIDを候補から選択したら、指定したチャネルにメッセージを送信してから「テスト」をクリックしてください。

テストが成功すると、メッセージの内容がアウトプットに反映されます。この時、日時の表記方法は上記画像のように統一しておきましょう。
‍Google カレンダーに予定を登録する際に必須になります。

確認ができたら「保存する」でトリガー設定は完了です。

ステップ3：テキストからデータを抽出する設定

次に、Microsoft Teamsのメッセージ内容からデータを抽出しましょう。
最初にアクションの設定を行います。

Microsoft Teamsで受け取るメッセージの内容に合わせて変換タイプを選択してください。

次に何の情報を取得するか設定します。

Microsoft Teamsのメッセージ内容から、抽出したい項目を設定します。
設定ができたら「テスト」をクリックしましょう。

指定した通りにアウトプットが取得できました。
開始日時、終了日時が別々で必要であれば、それぞれ情報を取得しておきましょう。

ステップ4：カレンダーに予定を作成する

最後に、取得した情報を元にGoogle カレンダーに予定を登録しましょう。
1ページ目は、Microsoft Teams同様にアカウント情報とタイトルの修正を行って次に進んでください。

次に、予定を作成するための詳細設定です。

アウトプットを活用しながら必須項目を入力しましょう。
すべて設定ができたら「テスト」をクリックして予定が作成されることを確認しましょう。

問題がなければ「保存する」ですべての設定は完了です。
最後にトリガーをONにしましょう。

これでMicrosoft Teamsに投稿されたメッセージがGoogle カレンダーに自動で登録されるようになりました。

さらに自動化するには

Yoomの操作に慣れてきたら、フローをさらに使いやすくアレンジしてみましょう。
<span class="mark-yellow">Google Meetだけではなく、分岐を活用してZoomなどでミーティングを設定したり、予定が作成されたことを通知で受け取ることができます。</span>

以下を参考にして「あと少し、こうだったらいいのにな」を実現してみてください。

指定されたミーティングURLを作成

<span class="mark-yellow">相手によってはGoogle MeetではなくZoomなどのツールを使用して会議をするかもしれません。</span>

そんな時はMicrosoft Teamsの投稿内容に合わせて分岐を活用してみましょう。

Microsoft Teamsのメッセージ内容に「Zoom」のワードが出てきたら、Zoomのミーティングを作成することができます。
‍相手によって対応を柔軟に変化させることで、さらなる業務効率向上が見込めますね！

なお、分岐はミニプラン以上のプランで利用できる機能です。フリープランの場合は設定しているフローボットはエラーとなりますので、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には分岐機能を使用することができます。

カレンダーで予定が作成されたことを通知

カレンダーに予定が登録されたことを、再度Microsoft Teamsに通知させることができます。
Google カレンダーで予定が作成されたときに設定されたGoogle MeetのURLを自動取得できるので抜け漏れ防止に活躍しそうですね。

Microsoft Teams・Googleカレンダーを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもMicrosoft TeamsやGoogleカレンダーのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。いずれも簡単な設定で利用できるようになりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Microsoft Teamsを活用した自動化例

毎日、今日の自分の予定をGoogleカレンダーから取得しMicrosoft Teamsに通知する

Googleカレンダーの予定を毎日取得し、Microsoft Teamsに通知することで、スケジュール管理を効率化できます。<span class="mark-yellow">カレンダーを確認する手間を減らし、予定の見落としを防ぐことが期待できます。</span>

特に、複数の予定を管理するビジネスパーソンにとって、時間を有効活用する助けとなるでしょう。

Microsoft Teamsの特定メッセージでGoogle Driveにフォルダを作成

Microsoft Teamsで特定のメッセージが送信された際に、自動でGoogle Driveにフォルダを作成することで、ファイル整理の手間を軽減できます。<span class="mark-yellow">チーム内の資料管理をスムーズにし、フォルダ作成の時間を短縮することが見込まれます。</span>

プロジェクトごとのファイル管理を効率化したい方におすすめです。

Google スプレッドシートの更新をMicrosoft Teamsに通知

Google スプレッドシートで新しい行が追加されると、Microsoft Teamsに通知されるため、データの更新を把握できます。<span class="mark-yellow">スピーディーな情報共有が可能になり、業務の進捗管理をスムーズにすることが期待できます。</span>

特に、チームでデータを管理する場面で役立つでしょう。

Googleカレンダーを活用した自動化例

Googleフォームに回答があったら、Googleカレンダーに予定を作成してメールを送付する

フォームに回答があった場合に、スピーディーに予定がカレンダーに追加されます。
予定の作成作業とメール送信作業が自動化でき、常に最新の日程情報を反映するのに役立つでしょう。

特に、定期的にミーティングを行う方におすすめです。

‍Googleカレンダーで予定が作成されたら、kintoneにレコードを追加する

会議のスケジュールをGoogleカレンダーに追加した際にkintoneに反映されるため、関係者全員が同じ情報を共有しやすくなります。
一度の入力で済むため、入力ミスも減り、データの精度も保たれます。

Googleカレンダーとkintoneの両方でスケジュール管理を行っている方におすすめです。

Googleカレンダーで予定が更新されたら、Discordに通知する

Googleカレンダーの予定に変更があった際、Discordを使って情報共有をスムーズに行います。
自動で通知されるため、変更の把握漏れを防ぐことが期待できます。

チャットツールとしてDiscordを使っている場合に役立つでしょう。

Microsoft TeamsとGoogle カレンダーの連携メリットと具体的な利用シーン

メリット1. 手動入力を削減し、スケジュール管理の負担を軽減できる

Microsoft TeamsとGoogle カレンダーを連携することで、手動でスケジュールを入力する手間を削減できます。Microsoft Teamsの投稿をトリガーにGoogle カレンダーへ自動で予定を追加できるため、<span class="mark-yellow">会議の設定やスケジュール管理にかかる時間を短縮することが期待できます。</span>

たとえば、チームのプロジェクト会議を設定する場合、通常はMicrosoft Teamsに会議の案内を投稿し、その後Google カレンダーに手動で予定を追加する必要があります。しかし、このフローを活用することで、Microsoft Teamsで「○○の打ち合わせを実施します」と投稿するだけで、自動的にGoogle カレンダーに予定が作成されます。

これにより、スケジュール登録の手間が減るだけでなく、手作業による入力ミスも防ぐことができるでしょう。

メリット2. チームメンバー間のスケジュール共有がスムーズになる

Microsoft TeamsとGoogle カレンダーを連携することで、チーム内でのスケジュール共有がスムーズになります。Google カレンダーに自動登録された予定は、<span class="mark-yellow">カレンダーを共有しているメンバーがすぐに確認できるため、情報の伝達漏れを防ぐことが期待できます。</span>

たとえば、リモートワークを導入しているチームがオンラインミーティングを行う場合、会議の予定を個別に連絡するのではなく、Microsoft Teamsに会議の案内を投稿するだけで、Google カレンダーにも登録されます。
チームメンバーはカレンダーを開くだけで最新の予定を確認できるため、「会議の時間を忘れていた」「参加メンバーが分からなかった」といったトラブルを防ぐことにつながります。

メリット3. 業務の流れをスムーズにし、ツールの切り替えを減らせる

ツールを行き来する回数が多いと、業務の流れが分断され、生産性の低下につながる可能性があります。Microsoft TeamsとGoogle カレンダーを連携することで、<span class="mark-yellow">1つの操作でスケジュール管理を完結できるため、業務の流れを妨げることなくスムーズに作業を進めることが期待できます。</span>

たとえばこれまでは、営業チームが顧客との打ち合わせを調整する際、Microsoft Teams上で会議の日程を決めると、手動でGoogle カレンダーに入力する必要がありました。
しかし、このフローを導入すれば、Microsoft Teamsで日程を投稿するだけでGoogle カレンダーに登録されるため、スムーズに業務を進めることができます。

さらに、Google カレンダーと他のツールを連携させることで、会議のリマインド通知を自動で送ることも可能になり、より快適な業務環境の構築につながるでしょう。

まとめ

Microsoft TeamsとGoogle カレンダーを連携することで、手間のかかるスケジュール登録作業を自動化でき、業務の効率化につながります。

Yoomを活用すれば、ノーコードで簡単に設定できるため、プログラミングの知識がなくても導入できます。さらに、スケジュール共有の精度向上と、チーム全体の生産性アップが期待できます！

業務の自動化を進めたい方は、まずはYoomに無料登録して、Microsoft TeamsとGoogle カレンダーの連携を試してみましょう！