Microsoft Teamsで特定のチャネルにメッセージが投稿されたらNotionに自動追加する方法

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面に移行するので、「タイトル」→「説明」を確認しましょう。
変更したい場合は、該当箇所をクリックすると変更できます。
最初にMicrosoft Teamsの設定から行うので、「新しいメッセージがチャネルに投稿されたら」をクリックしてください。

以下の画面に移行したら、設定を確認してください。

• 「タイトル」→必要に応じて変更可能
• 「Microsoft Teamsと連携するアカウント情報」→使用するアカウントか確認
• 「トリガーアクション」→チャネルにメッセージが送信されたら

Microsoft Teamsの画面に移動して、例としてメッセージを任意で設定しましょう。
今回は例として以下の内容のメッセージの抽出をしてみます。

Yoomの画面に戻り、「次へ」をクリックしてください。
以下の画面に移行するので、設定をしましょう。

• 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
  ※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
• 「チームID」、「チャネルID」→候補から選択
• 「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
  

次にMicrosoft Teamsのメッセージ内容を抽出する設定を行うので、「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
Yoomのオペレーションを利用するので、こちらの設定方法を確認しましょう。
以下の画面に移行したら、設定を確認します。

• 「タイトル」→必要に応じて変更可能
• 「変換タイプ」→データの抽出(2タスク)
  

以下の注意事項を読んでから、次の設定にお進みください。

スクロールして、「対象のテキスト」の設定を確認しましょう。
「対象のテキスト」→「新しいメッセージがチャネルに投稿されたら」から設定
※抽出するテキストはメッセージ内容なので、Microsoft Teamsのアウトプットのメッセージ内容を選択します。
すでに入力されている場合は、そのままにしておきます。

以下の画面に移行するので、「抽出したい項目」下の説明文を読んで、任意で設定してください。
例として以下の項目を入力しています。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

以下のようにMicrosoft Teamsのアウトプットが表示されます。

続いてNotionの設定を行うので、「レコードを追加する」をクリックしましょう。
以下の画面に移行したら、設定を確認します。

• 「タイトル」→必要に応じて変更可能
• 「Notionと連携するアカウント情報」→使用するアカウントか確認
• 「実行アクション」→レコードを追加する
  

Notionの画面に移動して、抽出したメッセージを生成する項目名を作成しておきます。
※テーブルビューを利用してください。

今回は以下のように項目名を入力しています。

Yoom画面に戻ってスクロールし、「データベースID」を候補から選択するか、説明文のように入力してください。

以下の画面に移行するので、「追加するレコードの値」の設定を行います。
「テキストからデータを抽出する」をクリックし、項目にあったアウトプットを入力しましょう。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。

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Microsoft TeamsやNotionのその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもMicrosoft TeamsやNotionのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。いずれも簡単な設定で利用できるようになりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Microsoft TeamsとNotionを連携した自動化例

Notionデータベースに登録された議事録の内容を要約してMicrosoft Teamsに通知する連携も可能です。
また、Notionの任意のデータベースに情報が追加されたらMicrosoft Teamsに通知したり、毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でMicrosoft Teamsに通知したりすることもできます。

Microsoft Teamsを活用した自動化例

フォームで送信された情報をMicrosoft Teamsに通知する

GoogleフォームやHubSpotなどで送信された情報をMicrosoft Teamsに自動で通知します。

タスクが追加されたことをMicrosoft Teamsに通知する

TrelloやAsanaなどにタスクが追加されたことをMicrosoft Teamsに自動で通知します。

メールを受信したらMicrosoft Teamsに通知する

OutlookやGmailでメールを受信したらMicrosoft Teamsに自動で通知します。

Notionを活用した自動化例

Notionに登録した内容をデータベースに追加する

Notionに登録した内容をGoogle スプレッドシートやMicrosoft Excelなどのデータベースに自動で追加します。

カレンダーで予定が作成されたらNotionに追加する

GoogleカレンダーやOutlookのカレンダーに予定が登録されたら、Notionに自動で追加します。

Webミーティングが終了したら会議の文字起こしデータをNotionに追加する

Google MeetやZoomでミーティングが終了したら、会議の文字起こしデータをNotionに自動で追加します。

Microsoft TeamsとNotionを連携するメリット

メリット1:メッセージ管理を効率化できる

Microsoft TeamsとNotionを連携すれば、メッセージ管理の効率化を図れます。
たとえば、Microsoft Teamsで特定のチャネルに投稿した内容を自動的にNotionのデータベースへ追加することができます。
手動でMicrosoft TeamsのメッセージをNotionにコピーするのは手間がかかりますよね。
その流れを自動化すれば、コピー忘れや漏れを防げて時間を有効に使えるでしょう。

メリット2:チャットコミュニケーションでのミスを防止できる

Microsoft TeamsとNotionの連携により、チャットコミュニケーションにおけるミスを防止できるというメリットも挙げられます。
リモートワークなどの場合、Microsoft Teamsを使ってコミュニケーションを取っている方も多いのではないでしょうか。
リモートで作業していると、やり取りが多い分いろいろなメッセージが埋もれてしまい、確認漏れが生じる可能性がありますよね。
アプリを連携すれば、Microsoft Teamsのメッセージ内容をNotionに自動転記できるので、重要な情報を見逃すという事態が起こりにくいです。
これならリモートワーク中でも、メッセージ内容を効率よく確認できそうですね。

まとめ

本記事では「Microsoft Teamsで特定のチャネルに投稿した内容をNotionのデータベースに追加する」フローを紹介しました。
Microsoft TeamsとNotionの連携により、メッセージ管理が効率化され、業務の正確性とスピードアップが見込めますね！
テンプレートの設定を活用することで、必要な情報を抽出することもできます。
使い方は自由なので、使いやすいように自由にテンプレートを設定してみてください！