Microsoft Teamsに特定チャネルのメッセージが投稿されたらNotionに自動追加する方法

Microsoft Teamsで活発にやり取りしていると「いつの間にか重要な投稿が流れていってしまった…どこだっけ？」となること、ありませんか？かといって、いちいち手動で他のツールに転記するのも面倒ですよね。
でも、Microsoft TeamsとNotionを連携することでその簡単にお悩みを解消できちゃうんです！
本記事では「Microsoft Teamsで特定のルームに投稿した内容をNotionのデータベースに追加する」自動化設定の方法を紹介します。
自動化を取り入れて、今の作業をもっと楽にしてみませんか？

‍こんな方におすすめ

Microsoft TeamsとNotionをそれぞれ活用している方
Microsoft Teamsの重要な投稿が埋もれて、見失ってしまうのを防ぎたい方
Notionを基幹ツールとして、Microsoft Teamsの投稿内容などをログ化して管理されている方

今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！

[Yoomとは]

Microsoft TeamsとNotionの連携フローの作り方

今回は「Microsoft Teamsで特定のルームに投稿した内容をNotionのデータベースに追加する」というフローの設定方法をご紹介します。
工程は3ステップだけなので、10~15分で設定ができます。

新しいメッセージがルームに投稿されたら起動するフローボットの設定
テキストからデータを抽出するオペレーションの設定
レコードを追加するアクションの設定

Yoomを利用していない方はこちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしておきましょう。

Microsoft TeamsとNotionをYoomと接続する方法

YoomにMicrosoft TeamsとNotionを接続するマイアプリ登録を行います。
先にマイアプリ登録をしておけば、後の自動化設定が簡単になります。
まずは、Microsoft Teamsのマイアプリ登録から行いましょう。

Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
「アプリ名で検索」からMicrosoft Teamsを探すか、アプリ一覧から探しましょう。

※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。

以下の画面に移行したら、Microsoft Teamsにサインインしてください。

続いてNotionのマイアプリ登録を行うので、先ほどと同様にNotionを選択します。
以下の画面に移行するので、青ボタン「ページを選択する」をクリックしましょう。

以下の画面に移行したら、アクセスを許可するページにチェックを入れて、「アクセスを許可する」をクリックします。

自身のマイアプリ欄にMicrosoft TeamsとNotionが表示されていれば、マイアプリ登録は完了しています。

Microsoft Teamsで特定のルームに投稿した内容をNotionのデータベースに追加する方法

自動化の設定をするので、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面に移行するので、「タイトル」→「説明」を確認しましょう。
変更したい場合は、該当箇所をクリックすると変更できます。
最初にMicrosoft Teamsの設定から行うので、「新しいメッセージがルームに投稿されたら」をクリックしてください。

以下の画面に移行したら、設定を確認してください。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Microsoft Teamsと連携するアカウント情報」→使用するアカウントか確認
「トリガーアクション」→チャネルにメッセージが送信されたら

Microsoft Teamsの画面に移動して、例としてメッセージを任意で設定しましょう。
今回は例として以下の内容のメッセージの抽出をしてみます。

Yoomの画面に戻り、「次へ」をクリックしてください。
以下の画面に移行するので、設定をしましょう。

「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
「チームID」、「チャネルID」→候補から選択
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

次にMicrosoft Teamsのメッセージ内容を抽出する設定を行うので、「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
Yoomのオペレーションを利用するので、こちらの設定方法を確認しましょう。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
以下の画面に移行したら、設定を確認します。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「変換タイプ」→データの抽出(2タスク)

以下の注意事項を読んでから、次の設定にお進みください。

スクロールして、「対象のテキスト」の設定を確認しましょう。
「対象のテキスト」→{{メッセージ内容}}
※抽出するテキストはメッセージ内容なので、Microsoft Teamsのアウトプットのメッセージ内容を選択します。{{メッセージ内容}}←こちらがアウトプットです。
すでに入力されているので、そのままにしておきます。

以下の画面に移行するので、「抽出したい項目」下の説明文を読んで、任意で設定してください。
例として以下の項目を入力しています。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

以下のようにMicrosoft Teamsのアウトプットが表示されます。

続いてNotionの設定を行うので、「レコードを追加する」をクリックしましょう。
以下の画面に移行したら、設定を確認します。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Notionと連携するアカウント情報」→使用するアカウントか確認
「実行アクション」→レコードを追加する

Notionの画面に移動して、抽出したメッセージを生成する項目名を作成しておきます。
※テーブルビューを利用してください。

今回は以下のように項目名を入力しています。

Yoom画面に戻ってスクロールし、「データベースID」を候補から選択するか、説明文のように入力してください。

以下の画面に移行するので、「追加するレコードの値」の設定を行います。
「テキストからデータを抽出する」の赤枠をクリックし、項目にあったアウトプットを入力しましょう。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。

Microsoft TeamsとNotionのその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもMicrosoft TeamsやNotionのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。いずれも簡単な設定で利用できるようになりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Microsoft Teamsを活用した自動化例

Microsoft Teamsに投稿があったら、ChatGPTが返答する

Microsoft Teamsでの大量の問い合わせに対し、迅速に返信する必要がある場合におすすめです。
担当者の負担軽減に役立つでしょう。
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アンケートフォームに回答があったら、Microsoft Excelに回答内容を追加しMicrosoft Teamsに通知する

フォームの内容をMicrosoft Excelに一括でまとめ、通知するところまで自動で完了する優れもののフローです。
アンケートを取る機会の多い方はぜひ試してみてください。

Microsoft Teamsのチャネルにメッセージが送信されたらSlackに通知する

チャットツールとしてMicrosoft TeamsとSlackを併用している方におすすめです。
Microsoft Teamsを開かなくても、メッセージが投稿されたことをSlackで知ることができます。

Notionを活用した自動化例

毎月Notionの情報を一括取得し、Googleドキュメントに記録する

一度設定してしまえば毎月自動でGoogleドキュメントにデータが転記されるので、Notionのバックアップとして活用できそうです。

Gmailの受信内容をNotionに追加する

今回はMicrosoft Teamsの投稿内容をNotionに追加する方法を解説しましたが、Gmailに変更することでもできます。
普段お使いのツールで便利に活用してみてください！

Notionの情報をもとにMicrosoft SharePointにフォルダを作成する

Notionにデータを追加するだけでなく、Notionのデータを他ツールに同期させることも可能です。
どのツールを基幹として使うかによって、フローを使い分けると更に便利になりますね。

Microsoft TeamsとNotionを連携するメリット

メリット1:メッセージ管理を効率化できる

Microsoft TeamsとNotionを連携すれば、メッセージ管理の効率化を図れます。
たとえば、Microsoft Teamsで特定のルームに投稿した内容を自動的にNotionのデータベースへ追加することができます。
手動でMicrosoft TeamsのメッセージをNotionにコピーするのは手間がかかりますよね。
その流れを自動化すれば、コピー忘れや漏れを防げて時間を有効に使えるでしょう。

メリット2:チャットコミュニケーションでのミスを防止できる

Microsoft TeamsとNotionの連携により、チャットコミュニケーションにおけるミスを防止できるというメリットも挙げられます。
リモートワークなどの場合、Microsoft Teamsを使ってコミュニケーションを取っている方も多いでしょう。
リモートで作業していると、やり取りが多い分いろいろなメッセージが埋もれてしまい、確認漏れが生じる可能性がありますよね。
アプリを連携すれば、Microsoft Teamsのメッセージ内容をNotionに自動転記できるので、重要な情報を見逃すという事態が起こりにくいです。
これならリモートワーク中でも、メッセージ内容を効率よく確認できるでしょう。

まとめ

本記事では「Microsoft Teamsで特定のルームに投稿した内容をNotionのデータベースに追加する」フローを紹介しました。
Microsoft TeamsとNotionの連携により、メッセージ管理が効率化され、業務の正確性とスピードアップが見込めますね！
テンプレートの設定を活用することで、必要な情報を抽出することもできます。
使い方は自由なので、使いやすいように自由にテンプレートを設定してみてください！