[Yoomとは]
今回ご紹介するテンプレート以外にも、Outlook・Microsoft Teamsがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。
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Outlookでメールを受信したら、Microsoft Teamsに通知する方法
それでは、実際にMicrosoft TeamsとOutlookを連携することで自動化できる業務フローの作り方の例を1つご紹介します。
こちらは、Outlookで受信したメールの内容を要約してからMicrosoft Teamsのチャネルに通知するまでの自動フローです。
フローの作成方法
作成の流れは大きく分けて以下です。
- Microsoft Teamsのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- メールトリガーの設定およびデータ操作と要約アクション、Microsoft Teamsのアクション設定
- トリガーをONにしてフローが正しく動くかを確認
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ステップ1:Microsoft Teamsのマイアプリ連携
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
Microsoft Teamsのマイアプリ登録
3.入力欄にMicrosoft Teamsと入力するとアイコンが表示されるので、アイコンをクリックしてサインインします。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
ステップ2:テンプレートをコピーする
1.下記のバナーにある【試してみる】のボタンを押して、テンプレートをコピーします。
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2.テンプレートがコピーされると以下のように表示されるので、「OK」をクリックしましょう。
ステップ3:メールトリガーの設定
1.いよいよフローの設定に入ります！まずは以下の赤枠をクリックしましょう。
2.メールトリガーの条件設定をします。
「タイトル」：任意で設定してください。
「受信用アドレスの作成」：任意の値を入力してください。
「トリガー条件」：必要に応じて選択・入力してください。
件名・本文・Fromに含まれる語句をトリガー起動の条件とすることができます。
※Outlookからの転送設定は以下を参照してください。
Microsoft Outlookからメールを転送し、メールトリガーを起動する方法
3.「次へ」をクリックします。（ここからは、Outlook転送設定の完了後のフローです。）
4.続いて、トリガーアクションとなるメール送信を実際に行いましょう。
その後にYoomで「テスト」を行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。
ステップ4：メールからテキストデータを抽出するアクションを設定
1.続いて、「テキストからデータを抽出する」をクリックします。
2.以下の画面が表示されるので、設定を確認して「次へ」に進みましょう。
- 「タイトル」→自由に変更可能
- 「変換タイプ」→用途に合わせて候補から選択します。(基本的にテンプレート通りをおすすめします)
3.次に「対象のテキスト」を設定します。
メールの本文から取得するため、トリガーアクションで取得した値（アウトプット）から「本文」を選択してください。
4.下にスクロールし、「抽出したい項目」を設定します。
以下は例ですので、任意で設定してください。
5.設定後に「テスト」をクリックしてください。
テストが成功した場合は、アウトプットが取得できます。
こちらの値は後のフロー設定時に活用するので、取得された内容を確認しましょう。
ステップ5:メールを要約する設定
1.設定も終盤に入りました！これまでと同様に赤枠をクリックします。
2.以下の画面が表示されるので、設定を確認して「次へ」に進みましょう。
- 「タイトル」→自由に変更可能
- 「アクション」→用途に合わせて候補から選択します。(基本的にテンプレート通りをおすすめします)
3.要約対象のテキストには以下の画面のように、アウトプットから「本文」を選択します。
※「要約する」について詳しくはこちらをご確認ください。
4.文字数は任意で設定できます。デフォルトでは100文字となっていますが、用途に合わせて変更しましょう。
5.要約の条件には、要約の際にAIへ指示する内容を入力します。
※以下は入力例です。
6.入力後「テスト」をクリックし、要約結果が確認出来たら「保存する」をクリックしましょう。
ステップ6:Microsoft Teamsに通知する設定
1.ついに最後の設定項目です！これまでと同様に以下の赤枠をクリックします。
2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「チャネルにメッセージを送る」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
3.画面が切り替わったら、「チームID」「チャネルID」を候補から選択します。
以下のように、通知をしたいチャンネルを設定しましょう！
4.「メッセージ」を入力欄下の注釈を参考に入力しましょう。
こちらに入力した内容がMicrosoft Teamsに通知されます！
なお、Microsoft Teamsの改行には専用のコードを文字列に含めることで改行が可能です。
詳しくはこちらをご確認ください。
今回はテスト用で以下のような内容を入力しました。
5.その他の項目を任意で設定完了後に、「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功したら、Microsoft Teamsに通知が届いているか確認しましょう！
確認後、「保存する」をクリックしてください。
ステップ7:トリガーをONに設定して動作確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！
フローボットが正しく起動することを確認しましょう。
設定お疲れさまでした！
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