Microsoft TeamsとOutlookをノーコード連携して、スケジュール管理も情報共有もスムーズに！

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※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

ステップ2：Outlookでメールを受信したら起動するトリガーを設定

3.メニューのプロジェクト一覧より、任意のプロジェクトを選択します。

4.画面右側の「+新規作成」を選択し、「はじめから作成」をクリックします。

5.任意のタイトルを入力し、フローボット起動の条件であるトリガーとして「特定の条件のメールを受信したとき」を選択します。

6.メールトリガーの条件設定をします。
　「タイトル」：任意で設定してください。
　「受信用アドレスの作成」：任意の値を入力してください。
　「トリガー条件」：必要に応じて選択・入力してください。
　　件名・本文・Fromに含まれる語句をトリガー起動の条件とすることができます。
　※Outlookからの転送設定は以下を参照してください。
　　Microsoft Outlookからメールを転送し、メールトリガーを起動する方法

7.「次へ」をクリックします。（ここからは、Outlook転送設定の完了後のフローです。）

8.テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。

‍ステップ3：メールからテキストデータを抽出するアクションを設定

9.ステップ2で作成したアプリトリガーの下にある「+」ボタンをクリックします。

10.オペレーションタイプから「テキストからデータを抽出する」を選択します。

11.変換タイプから「データの抽出（2タスク）」を選択します。

12.「アクションを選択」の設定をします。タイトルを任意で入力してください。

13.「次へ」をクリックします。

14.詳細設定をします。（下図では、問い合わせフォームの転送を想定した内容となっています。）
　・対象のテキスト：ステップ2-手順8のアウトプットからメールの本文を参照してください。
　・抽出したい項目：Microsoft Teamsへメール本文から全体の要約以外で通知したい内容を入力してください。

15.テストを行い成功したら「保存する」をクリックしてください。

ステップ4：メールの内容を要約するアクションを設定

16.ステップ3で作成したオペレーションの下にある「+」ボタンをクリックします。

17.オペレーションタイプから「要約する」を選択します。

18.「アクションを選択」の設定をします。
　・タイトル：任意で設定してください。
　・アクション：要約するメール本文の想定文字数を考慮のうえ、任意で設定してください。

19.詳細設定をします。
　・対象のテキスト：ステップ2-手順8のアウトプットからメールの本文を参照してください。
　・文字数：任意で設定してください。（下図の例：100）
　・要約の条件：任意で設定してください。（下図の例：要点を箇条書きで要約してください）

20.テストを行い成功したら「保存する」をクリックしてください。

ステップ5：Microsoft Teamsのチャネルにメッセージを送るアクションを設定

21.ステップ4で作成したオペレーションの下にある「+」ボタンをクリックします。

22.オペレーションタイプから「アプリと連携する」を選択します。

23.アプリ一覧からMicrosoft Teamsを選択します。

24.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　・タイトル：任意で設定してください。（例：「チャネルにメッセージを送る」）
　・アクション：「チャネルにメッセージを送る」を選択してください。

25.「次へ」をクリックします。

26.API接続設定をします。
　・チームID：候補から選択してください。
　・チャネルID：候補から選択してください。
　・メッセージ：通知したい内容を入力してください。
　　下図は、アウトプット参照による本文から抽出した名前やメールアドレス、本文の要約結果を含めたメッセージの例です。
　※図は省略していますが、メンションや添付ファイルの設定も可能です。　

27.テストを行い成功したら「保存する」をクリックしてください。
最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。

以上で「Outlookでメールを受信したら、Microsoft Teamsに通知する」フローの完成となります。
データ抽出をAIで行うことによって、メール内の名前やメールアドレス、住所などの取得において、複雑な正規表現の設定が不要になっています。
逆に、本文からの特定項目の抽出や本文の要約が必要ない場合は、AIを利用した各手順を省略することも可能です。

OutlookやMicrosoft Teamsを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもOutlookやMicrosoft TeamsのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍OutlookとMicrosoft Teamsを連携した自動化例

Outlookにメールが届いたら、ChatGPTで要約してMicrosoft Teamsへ自動通知したり、Microsoft Teamsメッセージが投稿されたら、Outlookでメールを送信したりする連携も可能です。
また、Outlookのカレンダーに予定が登録されたら、Microsoft Teamsのカレンダーに自動登録することもできます。

Outlookを活用した自動化例

Outlookで受信したメッセージや書類内容をデータベースに保存する

Outlookで受信したメッセージや添付書類の内容をMicrosoft Excelやkintoneなどに自動で保存します。

Outlookで受信した書類を自動でクラウドストレージに保存する

Outlookで受信した書類をOneDriveやMicrosoft SharePointなどに自動で保存します。

顧客管理ツールの情報をもとにOutlookでメールを送る

SalesforceやHubSpotなどの登録情報をもとに自動で顧客へメールを送信します。

Microsoft Teamsを活用した自動化例

Webミーティングの終了後に、内容を文字起こしして要約し、Microsoft Teamsに通知する

ZoomやGoogle Meetで会議終了後に、内容を文字起こしして要約し、Microsoft Teamsに自動で通知します。

ワークフローで申請が承認されたことをMicrosoft Teamsに通知する

Garoonやジョブカン経費精算・ワークフローなどで申請が承認されたことをMicrosoft Teamsに自動で通知します。

今日の予定や期日が近いタスクをMicrosoft Teamsに通知する

Googleカレンダーのその日の予定や、Notionで期限が今日のタスクなどをMicrosoft Teamsに自動で通知します。

Microsoft TeamsとOutlookを連携するメリット

メリット1: スケジュール管理の効率化

2つを連携することで、OutlookからMicrosoft Teamsへのスケジュールの自動登録が可能になります。手作業でスケジュールを登録し直す手間が省け、登録ミスの防止にもつながります。
例えば、Outlookで会議の予定を設定した場合、その予定が自動的にMicrosoft Teamsのカレンダーにも反映されます。オンライン会議のURLの同時発行と、参加者への通知の自動送信が可能です。

メリット2: メールやチャンネル・チャットの内容をスムーズに共有できる

連携により、Outlookで受信したメールの内容をMicrosoft Teamsのチャットやチャネルへ自動通知することができます。
また、Microsoft Teamsに投稿された内容をOutlookのメールで送信することも可能です。
いずれの場合も情報共有がスムーズになり、情報をもとに関係者全員が必要な対応をすぐに始めることができます。

まとめ

Microsoft TeamsとOutlookの連携で、スケジュール管理の効率化やスムーズな情報共有が可能となります。
業務全体の効率やチームの生産性の向上にもつながるため、ぜひ2つのツールを連携して業務フローの自動化を進めてチームのパフォーマンスを最大限に引き出しましょう！