Outlookにメールが届いたらMicrosoft Teamsに自動通知！

Outlookでメールを受信したら、Microsoft Teamsに通知する方法

はじめる前に

Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。
※今回の手順にあるAI機能を用いた設定は、チームプラン以上でのご提供となります。
　フリープランを契約されている場合でも、各有料プランごとに1度、2週間の無料トライアルをお試しいただけます。
　チームプランまたはサクセスプランのトライアル期間中はAI機能のご利用が可能ですので、よろしければご活用ください。

ステップ1：Microsoft TeamsとOutlookをマイアプリ連携

1.まず、Yoomにログインして左メニューにある「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしてください。

2.マイアプリの新規接続一覧より、Microsoft TeamsとOutlookをそれぞれ選択し、2つともアプリを連携してください。
　※Microsoft 365（旧Office365）には家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
　　一般法人向けプランに加入していない場合、認証に失敗する可能性があります。

次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。

1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

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ステップ2：Outlookでメールを受信したら起動するトリガーを設定

3.メニューのプロジェクト一覧より、任意のプロジェクトを選択します。

4.画面右側の「+新規作成」を選択し、「はじめから作成」をクリックします。

5.任意のタイトルを入力し、フローボット起動の条件であるトリガーとして「特定の条件のメールを受信したとき」を選択します。

6.メールトリガーの条件設定をします。
　「タイトル」：任意で設定してください。
　「受信用アドレスの作成」：任意の値を入力してください。
　「トリガー条件」：必要に応じて選択・入力してください。
　　件名・本文・Fromに含まれる語句をトリガー起動の条件とすることができます。
　※Outlookからの転送設定は以下を参照してください。
　　Microsoft Outlookからメールを転送し、メールトリガーを起動する方法

7.「次へ」をクリックします。（ここからは、Outlook転送設定の完了後のフローです。）

8.テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。

‍ステップ3：メールからテキストデータを抽出するアクションを設定

9.ステップ2で作成したアプリトリガーの下にある「+」ボタンをクリックします。

10.オペレーションタイプから「テキストからデータを抽出する」を選択します。

11.変換タイプから「データの抽出（2タスク）」を選択します。

12.「アクションを選択」の設定をします。タイトルを任意で入力してください。

13.「次へ」をクリックします。

14.詳細設定をします。（下図では、問い合わせフォームの転送を想定した内容となっています。）
　・対象のテキスト：ステップ2-手順8のアウトプットからメールの本文を参照してください。
　・抽出したい項目：Microsoft Teamsへメール本文から全体の要約以外で通知したい内容を入力してください。

15.テストを行い成功したら「保存する」をクリックしてください。

ステップ4：メールの内容を要約するアクションを設定

16.ステップ3で作成したオペレーションの下にある「+」ボタンをクリックします。

17.オペレーションタイプから「要約する」を選択します。

18.「アクションを選択」の設定をします。
　・タイトル：任意で設定してください。
　・アクション：要約するメール本文の想定文字数を考慮のうえ、任意で設定してください。

19.詳細設定をします。
　・対象のテキスト：ステップ2-手順8のアウトプットからメールの本文を参照してください。
　・文字数：任意で設定してください。（下図の例：100）
　・要約の条件：任意で設定してください。（下図の例：要点を箇条書きで要約してください）

20.テストを行い成功したら「保存する」をクリックしてください。

ステップ5：Microsoft Teamsのチャネルにメッセージを送るアクションを設定

21.ステップ4で作成したオペレーションの下にある「+」ボタンをクリックします。

22.オペレーションタイプから「アプリと連携する」を選択します。

23.アプリ一覧からMicrosoft Teamsを選択します。

24.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　・タイトル：任意で設定してください。（例：「チャネルにメッセージを送る」）
　・アクション：「チャネルにメッセージを送る」を選択してください。

25.「次へ」をクリックします。

26.API接続設定をします。
　・チームID：候補から選択してください。
　・チャネルID：候補から選択してください。
　・メッセージ：通知したい内容を入力してください。
　　下図は、アウトプット参照による本文から抽出した名前やメールアドレス、本文の要約結果を含めたメッセージの例です。
　※図は省略していますが、メンションや添付ファイルの設定も可能です。　

27.テストを行い成功したら「保存する」をクリックしてください。
最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。

以上で「Outlookでメールを受信したら、Microsoft Teamsに通知する」フローの完成となります。
データ抽出をAIで行うことによって、メール内の名前やメールアドレス、住所などの取得において、複雑な正規表現の設定が不要になっています。
逆に、本文からの特定項目の抽出や本文の要約が必要ない場合は、AIを利用した各手順を省略することも可能です。

Microsoft TeamsとOutlookの連携フロー応用編

ここで、Microsoft TeamsとOutlookの連携により相互間で自動化できる業務フローについて、他の例としてテンプレートを2点紹介します。

Outlookにメールが届いたら、ChatGPTで要約してMicrosoft Teamsのチャットへ自動通知する

先ほど作成方法をご紹介した業務フローと異なる点は、要約をYoomではなくChatGPTで行うこと、メール内容の通知先をMicrosoft Teamsのチャネルでなくチャットとしている点です。
ChatGPTも連携すれば、Yoomの要約機能を使わない形で同様の業務フローの自動化が可能となります。

Microsoft Teamsのチャネルに投稿された内容をOutlookのメールで自動送信する

Microsoft Teamsの特定のチャネルへの投稿を、Outlookのメール本文に組み込んで自動的に送ることができます。リマインドやMicrosoft Teamsを利用していない関係者との情報共有に役立ちます。また、分岐処理を追加すれば、投稿の内容に条件付けを行ってメール内容やメールの宛先を変更することも可能です。基本となるフローは以下のテンプレートをご覧ください。

まとめ

Microsoft TeamsとOutlookの連携で、スケジュール管理の効率化やスムーズな情報共有が可能となります。
業務全体の効率やチームの生産性の向上にもつながるため、ぜひ2つのツールを連携して業務フローの自動化を進めてチームのパフォーマンスを最大限に引き出しましょう！