Microsoft Teamsで投稿された画像を読み取りテキストで返信する方法

ステップ1：Microsoft TeamsとMicrosoft SharePointをマイアプリ連携

Microsoft TeamsとMicrosoft SharePointをYoomに接続するため、マイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズにできます。

まず、Microsoft Teamsのマイアプリ登録をしましょう。
はじめに、Yoomの画面左にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の「新規接続」ボタンをクリックします。

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検索窓に「Microsoft Teams」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。
下記画面でMicrosoft Teamsにログインすると、マイアプリにMicrosoft Teamsが追加されます。

※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

これで登録は完了です。同様に、Microsoft SharePointも登録してみましょう。

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先ほどのYoomの画面で「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「Microsoft SharePoint」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックしま

先ほどと同様に下記の画面でログインをすれば、Microsoft SharePointのアプリ登録も完了です。

※Microsoft Teamsに投稿されたファイルは、アカウントに紐づいたMicrosoft SharePoint（またはOneDrive）の特定のフォルダに自動的に保存されます。

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ステップ2：テンプレートのコピー

マイアプリが登録できたら、次にテンプレートをコピーします。
下記の「Microsoft Teamsで投稿された画像を読み取り、読み取った内容を返信する」と書かれているバーの右に表示されている「試してみる」をクリックします。

クリックすると、テンプレートのコピーが完了します。
もしこれができない場合、Yoomのログインができていないかもしれません。

Yoomをまだ利用したことがない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。

ステップ3：トリガーの設定

次に、トリガーの設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしてください。

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ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。

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次に、下記の2項目を入力します。

「トリガーの起動間隔」は、5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

「チームID」と「チャネルID」は、下記画面のように欄をクリックすると選択メニューが出てくるので該当するものをクリックしましょう。

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最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。

ステップ4：Microsoft SharePointの設定

次に、Microsoft SharePointの設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしてください。

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ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。

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次に、下記の「サイトID」、「ドライブID」を入力します。
どちらの項目も、下記画面のように欄をクリックして表示される選択メニューから、該当するデータをクリックしましょう。

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次に、「アイテムID」を入力します。
下記画面のように欄をクリックすると、選択メニューが表示されます。該当するデータをクリックして入力しましょう。

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最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。

ステップ5：文字の読み取り設定

次に、文字の読み取り設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。

※このAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
※OCRデータは12,000文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。

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次に、下記画面の項目を入力しましょう。

それぞれあらかじめ入力されているため、内容を確認して適宜修正してください。
「抽出したい項目」に関して抽出したい項目がある場合は、カンマ区切りで指定して記載しましょう。
※今回のようにファイルや画像内の全文章を抽出するような操作は、AIの精度上正しく取得できない場合もあるのでご注意ください。

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最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。

ステップ6：Microsoft Teamsの設定

最後にMicrosoft Teamsの設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしてください。

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ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。

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次に、下記の2項目を入力しましょう。
どちらの項目も、下記画面のように欄をクリックして表示される選択メニューから、該当するデータをクリックしましょう。

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次の「メッセージID」に関しても、選択メニューから該当するものをクリックして入力します。

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次に、「メッセージ」を入力していきます。

下記画面のように、「選択メニューからのデータ」と「任意の文章」を組み合わせて入力してください。
入力の際には下記の注意点があります。

※改行の際は、<br>と入力してください。
※メンションしたいときは、メッセージに<at id='{メンションID}'>{メンションの表示テキスト}</at> と記載してください。
※ファイル添付の際は、メッセージにファイルのGUIDを<attachment id='{ファイルのGUID}'></attachment>と記載してください。(事前にOneDriveにアップロードし、eTagの{}内のGUIDを取得する必要があります。)

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残りの項目も任意で入力を進め、完了後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。

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最後に下記画面で「トリガーをON」をクリックします。
以上ですべてのステップは完了です。

その他のMicrosoft TeamsやSharePointを使った自動化の例

他にもMicrosoft TeamsやSharePointを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつかご紹介します。

1. メールで届いたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードしMicrosoft Teamsに通知するテンプレート

手動でのファイルのアップロードや通知作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることがでます。メール、SharePoint、Microsoft Teamsといったツールを統合することで、作業環境が一元化され、作業の効率が向上します。情報の散逸や作業の重複が減り、生産性も向上していくでしょう。

2. Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたら、メッセージ内容をもとにOneDriveにフォルダを作成するテンプレート

これにより、Microsoft Teams上でのコミュニケーションがスムーズに行われるとともに、関連するファイルや資料を整理する手間が省けます。さらに、一元管理ができるため必要な情報に素早くアクセスできるようになり、業務の効率化が図れるでしょう。

3. Microsoft Teamsで特定のメッセージが送信されたらGoogle Driveにフォルダを作成するテンプレート

このフローの導入により、Microsoft Teamsで送信されたメッセージをもとに、Google Driveの新規フォルダが自動的に作成されます。この自動化によって、フォルダ作成やファイル整理の時間を削減することが可能です。また、作成漏れや名称の設定ミスを防ぐことで、一貫した文書管理が期待できます。

Microsoft TeamsとMicrosoft SharePointを連携するメリットと具体例

メリット1：画像からの情報取得の自動化で、業務の手間を削減

会議で使用したホワイトボードや手書きメモの写真から、手動で文章に直して共有していると、手間や時間がかかってしまいます。こういったタスクは、Microsoft TeamsとMicrosoft SharePointの連携で自動化が可能です。例えば、会議で使用したホワイトボードのメモや手書きのアイデアを撮影して投稿すれば、その内容が自動でテキスト化されて共有されるでしょう。この自動化により、画像からの情報取得の自動化が可能となり、業務効率の向上が期待できます。

メリット2：社内への画像情報の共有を円滑化

画像の情報を手動でテキスト化していると、作業に時間がかかって社内の情報共有も遅延してしまいます。こういった課題は、Microsoft TeamsとMicrosoft SharePointの連携で解決が期待できます。例えば、現場で作成した手書きの報告書を撮影して投稿すると、その内容が自動でデジタルデータとして共有することができるでしょう。この自動化によって、紙の書類やホワイトボードの画像情報を自動でテキスト化できるようになり、社内への情報共有の円滑化が見込めます。

メリット3：情報取得の人的ミス削減による、正確な情報共有の実現

画像内のテキストを自動で抽出して共有できるようになると、手入力によるミスや情報の伝達漏れを防止できます。こういった施策は、Microsoft TeamsとMicrosoft SharePointの連携で実現可能です。例えば、技術者が設計図や計算結果を手書きで記入し、それを撮影して投稿すれば正確にデータが共有され、ミスを最小限に抑えることができるでしょう。この自動化によって、人的ミスが削減されて正確な情報共有が実現するでしょう。

まとめ

以上、Microsoft Teamsで投稿された画像を読み取り、読み取った内容を返信する方法をご紹介します。

Microsoft Teamsは、情報共有ツールとして多くの企業で活用されています。しかし、会議メモの共有や画像データの読み取りなどを手作業で行っていると手間や時間がかかり、作業効率が落ちてしまうでしょう。こういった課題は、Microsoft TeamsとMicrosoft SharePointの連携で解決が期待できます。この自動化によって、情報共有の作業効率の向上や迅速化、人的ミスの削減といったメリットが見込めます。

本記事を参考にして、ぜひお試しください。