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「画像情報の共有に課題を感じている」「社内の打ち合わせメモの共有を効率化させたい」このような悩みはないでしょうか？
Microsoft Teamsは、情報共有ツールとして多くの企業で活用されています。
しかし、会議メモの共有や画像データの読み取りなどを手作業で行っていると手間や時間がかかり、作業効率が落ちてしまう可能性がありますよね。
そこで本記事では、Microsoft Teamsに投稿された画像を自動で読み取り、その内容を返信する方法をご紹介します。
この自動化によって、作業効率の向上や人的エラーの防止といったメリットが見込めるでしょう！
本記事を参考にして、ぜひお試しください。
Microsoft TeamsとMicrosoft SharePointを活用し、様々なケースで自動化を実現できます！気になる自動化テンプレートがあれば、ぜひ試してみてくださいね！
Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft TeamsとMicrosoft SharePointを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
[Yoomとは]
Microsoft Teamsに画像が投稿された際にMicrosoft TeamsのAPIを経由してその情報を受け取り、Microsoft SharePointのAPIとYoomのAI機能を活用して画像情報をテキスト化し、Microsoft Teamsに返信することで実現可能です。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで進めていきます
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
Microsoft TeamsとMicrosoft SharePointをYoomに接続するため、マイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズにできます。
まず、Microsoft Teamsのマイアプリ登録をしましょう。
はじめに、Yoomの画面左にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の「新規接続」ボタンをクリックします。
↓
検索窓に「Microsoft Teams」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。
下記画面でMicrosoft Teamsにログインすると、マイアプリにMicrosoft Teamsが追加されます。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
これで登録は完了です。同様に、Microsoft SharePointも登録してみましょう。
↓
先ほどのYoomの画面で「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「Microsoft SharePoint」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックしま
先ほどと同様に下記の画面でログインをすれば、Microsoft SharePointのアプリ登録も完了です。
※Microsoft Teamsに投稿されたファイルは、アカウントに紐づいたMicrosoft SharePoint（またはOneDrive）の特定のフォルダに自動的に保存されます。
マイアプリが登録できたら、次にテンプレートをコピーします。
下記の「Microsoft Teamsで投稿された画像を読み取り、読み取った内容を返信する」と書かれているバーの右に表示されている「試してみる」をクリックします。
クリックすると、以下のように表示され、テンプレートのコピーが完了します。
次に、トリガーの設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしてください。
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最初にマイアプリ連携を行っているため、ここで表示される画面では特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。
↓
次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
「チームID」と「チャネルID」は、下記画面のように欄をクリックすると選択メニューが出てくるので該当するものをクリックしましょう。
↓
情報を設定した後、トリガーとなるアクション（データファイルを添付したメッセージの投稿）を行い、青いボタンの「テスト」をクリックします。
すると、以下のようにテスト成功、と表示されてメッセージ情報を取得できました。
テスト完了を確認して「保存する」を押しましょう。
このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報はこの後のステップで活用できます。そのため、OCRおよび結果通知の際、ここで取得した値をそのまま引用可能です。
次に、Microsoft SharePointの設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしてください。
↓
連携するアカウント情報が正しいかを確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。
↓
次に、下記の「サイトID」、「ドライブID」を入力します。
どちらの項目も、下記画面のように欄をクリックして表示される選択メニューから、該当するデータをクリックしましょう。
↓
次に、「アイテムID」を入力します。
下記画面のように欄をクリックすると、選択メニューが表示されます。該当するデータをクリックして入力しましょう。
↓
最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、こちらもチェックしてみてください。
次に、文字の読み取り設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。
※このAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
※OCRデータは12,000文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
↓
次の画面で、画像・PDFから文字を読み取るアクションをプルダウンから選択します。
アクションは複数あり、選択するアクションによって消費されるタスク数が異なるのでご注意ください。
今回は『【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）』を選択して、［次へ］をクリックしてください。
※画像・PDFから文字情報を読み取るオペレーションについては、こちらのページもご確認ください。
↓
次に、下記画面の項目を入力しましょう。
それぞれあらかじめ入力されているため、内容を確認して適宜修正してください。
「抽出したい項目」に関して抽出したい項目がある場合は、カンマ区切りで指定して記載しましょう。
※今回のようにファイルや画像内の全文章を抽出するような操作は、AIの精度上正しく取得できない場合もあるのでご注意ください。
「使用するAI」は、プルダウンから好きなものを選択できます。
↓
最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
最後にMicrosoft Teamsの設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしてください。
↓
ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。
↓
次に、「チームID」「チャネルID」を入力しましょう。
どちらの項目も、下記画面のように欄をクリックして表示される選択メニューから、該当するデータをクリックしてください。
↓
次の「メッセージID」に関しても、選択メニューから該当するものをクリックして入力します。
↓
次に、「メッセージ」を入力していきます。
以下の画像のように、前ステップから取得したアウトプットを引用して設定することも可能です。
アウトプットを引用することで、添付ファイル受け取り毎に異なる値を通知メッセージに含めることができるようになります。
↓
下にスクロールし、「メンション情報」や「添付ファイル情報」の項目を必要に応じて埋めていきます。（必須項目ではないので、運用に合わせて設定してください。）
メンション方法については、こちらのページを確認しましょう。
ファイルつきメッセージを送付する方法は、こちらのページを確認してください。
情報を入力した後、「テスト」をクリックし、Microsoft Teamsにメッセージが来るかを確認します。通知結果に問題がなければ、「保存する」をクリックしましょう。
↓
最後に下記画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックします。
以上ですべてのステップは完了です。
本日ご紹介した連携以外にもMicrosoft TeamsやMicrosoft SharePointのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
メッセージ内容をもとに別ツール上でコンテンツを自動で作成したり、オンライン会議の予定を指定日時に通知することも可能です。
ツールの横断作業が減ることで、そのほかの作業に集中する時間を増やせそうですね。
リード情報の登録を検知して自動でフォルダを作成したり、ファイル情報を同期することもできます。
また、ファイルのアップロードを検知して関係者に情報を共有することも可能です。
以上、Microsoft Teamsで投稿された画像を読み取り、読み取った内容を返信する方法をご紹介します。
Microsoft Teamsは、情報共有ツールとして多くの企業で活用されています。しかし、会議メモの共有や画像データの読み取りなどを手作業で行っていると手間や時間がかかり、作業効率が落ちてしまうでしょう。こういった課題は、Microsoft TeamsとMicrosoft SharePointの連携で解決が期待できます。この自動化によって、情報共有の作業効率の向上や迅速化、人的ミスの削減といったメリットが見込めます。
本記事を参考にして、ぜひお試しください。
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