Microsoft Teamsのチャンネルに投稿されたら、Outlookでメールを自動的に送る
Microsoft Teamsで重要なメッセージが投稿された際に、自動的にOutlookでメールが送付されるため、情報伝達の効率化や業務品質の向上が期待できます。
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「Microsoft Teamsの投稿内容をOutlookに転記するのが手間」「対応漏れが心配」…そんなお悩みはありませんか？
Microsoft TeamsとOutlookを活用する中で、タスク登録や情報整理を手作業で行うと、ミスや負担が増える原因になります。
しかし、アプリ連携にはプログラミングが必要だと感じ、導入をためらってしまう方も多いのではないでしょうか？
<span class="mark-yellow">ですが、ノーコードツールのYoomを使えば、Microsoft TeamsとOutlookの連携をコード不要で実現でき、投稿に応じてOutlookのタスクを自動で作成するなど、業務を効率化できます。</span>
本記事では、「Microsoft Teamsのチャンネルに投稿されたら、Outlookでタスクを作成する」フローを中心に、便利な連携方法をご紹介します。手間を減らして業務をスムーズに進めたい方は、ぜひご覧ください！
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にMicrosoft TeamsとOutlookの連携が可能です。
YoomにはあらかじめMicrosoft TeamsとOutlookを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
Microsoft TeamsとOutlookのAPIを連携すれば、Microsoft TeamsのデータをOutlookに自動的に連携することが可能です！例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント情報を登録するだけで、すぐにMicrosoft TeamsとOutlookの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Microsoft Teamsで重要なメッセージが投稿された際に、自動的にOutlookでタスク作成できるため、情報の整理やフォローアップが簡単になります。
<span class="mark-yellow">これにより、チーム内の情報共有がより効率的に行えるようになるでしょう。</span>
Microsoft Teamsで重要なメッセージが投稿された際に、自動的にOutlookでメールが送付されるため、情報伝達の効率化や業務品質の向上が期待できます。
Microsoft Teamsでの重要な投稿や会議の情報を自動でOutlookカレンダーに反映させることで、手動での入力作業を削減し、スムーズなスケジュールの管理が期待できます。
それでは、さっそく実際にMicrosoft TeamsとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでMicrosoft TeamsとOutlookの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、Yoomの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
<span class="mark-yellow">今回は Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたらOutlookでタスクを作成するフローボットを作成していきます！</span>
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
1.Microsoft Teamsのマイアプリ連携
YoomにログインしたあとYoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、右の新規接続を選択します。
右上の検索窓に「Microsoft Teams」と入力し、検索結果から択します。
以下の画面が表示されたら、使用するアカウントでログインします。
詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ手順と注意事項|Yoomヘルプセンター
2.同様にOutlookのマイアプリ登録を行います。使用するアカウントでログインをします。
登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。アプリのアイコンが表示されるか確認をしましょう。
マイアプリにMicrosoft TeamsとOutlookが表示されていれば、登録完了です！
これからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートを利用するので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、「OK」を押して設定を進めていきましょう。
記念すべき最初の設定です！まずは以下の赤枠をクリックしてください。
クリックすると以下のような画面に移ります。
アカウント情報はステップ1でマイアプリ連携した際の情報が記載されています。
タイトルは必要であれば修正し、トリガーアクションはそのままにして次に進みましょう！
ここで、設定準備のためにMicrosoft Teamsの画面に移動して、例としてメッセージを任意で設定しましょう。
今回は例として、以下の内容のメッセージを投稿しました。
Yoomの画面に戻り、「次へ」をクリックしてください。次の画面に進むと、以下の画面が表示されます。
まずは「トリガーの起動間隔」を選択しましょう。
トリガーの起動間隔は、5分・10分・15分・30分・60分から選べます。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
「チームID」と「チャンネルID」は、入力バーをクリックして表示される候補から選択してください。
テストを行い、成功したら保存をクリックします。
画面を下にスクロールし、アウトプットにメールの内容が正しく反映されているか確認をしましょう。
これで、MIcrosoft Teamsのトリガー設定は完了です！
トリガーの設定が完了したら、以下の赤枠をクリックします。
次に進むと以下の画面が表示されます。
「変更する」を選択します。テキストの文字数に応じて変換タイプを選択してください。
選択が完了したら、「次へ」をクリックします。
続いて、「詳細を設定」画面から、抽出対象のテキストを入力します。画像のようにアウトプットから選択することで、Microsoft Teamsの情報を引用することができます。
下へ進み、抽出したい項目を確認の上、直接入力を行ってください。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。
アウトプットが正しく表示されているか確認をしましょう。
問題がなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
以上で、テキストを抽出する設定は完了です！
いよいよ最後の設定です！以下の赤枠をクリックしましょう。
次に進むと以下の画面が表示されます。連携するアカウント情報が間違っていないか確認しましょう。
次に、API接続の設定を行います。必須項目を注釈を確認しながら入力しましょう。
「タスクのタイトル」は自由に設定が可能です。今回は例として「今月までのタスク」と設定してみました。
アウトプットを使用することもできます。
「期限」や「リマインド日時」は入力バーをクリックして表示される「日付」から選択ができます。
今回はタイトルに合わせて、今月末に設定しています。
必要な情報を入力したら「テスト」をクリックし、アウトプットを取得できれば成功です。
最後に「保存」をすると、下記画像のようなタスクがOutlook上に作成されます。
以上でフローボットの完成です！お疲れ様です！
最後にトリガーをONにします。
以上がMicrosoft Teamsでメッセージが投稿されたらOutlookでタスクを作成する方法でした！
今回はMicrosoft Teamsから Outlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookからMicrosoft Teamsへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
OutlookとMicrosoft Teamsを連携させることで、特定の条件にマッチしたメールの内容を迅速に共有できるというメリットがあります。
これにより、重要な情報をスピーディに把握し、迅速な対応が期待できますね。
Outlookの受信メールに添付されたファイルが自動的にMicrosoft Teamsに共有されるため、手動での転送作業の手間を省けます。
これにより、ファイル管理が一元化され、情報の整理が容易になります。
Microsoft TeamsとOutlookの連携は、今回ご紹介したタスク作成だけにとどまりません。用途に応じて、さらに多彩な業務自動化が可能です。
気になる自動化例があれば、ぜひお試しください！
Microsoft Teamsを活用すれば、さまざまなツールと連携し、業務の効率化につながるでしょう。
以下で、Google スプレッドシートの更新通知、Boxへのフォルダ作成、Google カレンダーでの予定作成、Gmailの添付ファイル共有など、実務に役立つ5つの自動化フローをご紹介します。
Outlookを活用すれば、スケジュール管理や情報共有を自動化し、業務効率の向上が期待できます。
今回は、Google カレンダーやGoogle ドキュメントとの連携、OneDriveのファイル通知、ChatGPTでの要約機能など、便利な自動化フローを5つご紹介します。
Microsoft TeamsとOutlookを連携させることで、タスク作成や情報整理の手間をぐっと減らせます。
プログラミングの知識がなくても、ノーコードで簡単にフローを作れるのがYoomの魅力。
今回ご紹介したようなフローを活用すれば、日々の業務がよりスムーズに進められるようになるでしょう！
まずはYoomに無料登録して、あなたの仕事に合った自動化を体験してみてください。
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