Miroのタスク管理を自動化！フォーム回答からタスク作成までを効率化

ステップ1：Miroをマイアプリ連携

MiroをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。

1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Miro」と入力し、検索結果からMiroを選択します。

2.表示された画面で、ログインします。
今回は、Googleアカウントを使用してログインします。赤枠部分をクリックしてください。

次の画面で、アカウントを選択してください。

次の画面が表示されたら、内容を確認して「次へ」をクリックしてください。

次の画面で、チームを選択し、「追加」をクリックしてください。

マイアプリにMiroが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここから、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：フォームのトリガー設定

1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のフォームトリガー「フォームに回答があったら」をクリックしてください。
※こちらの画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】フォームの回答内容からMiroのボードにタスクを追加する」をクリックすると表示されます。

2.表示された画面でフォームを作成します。
※今回は、「会社名」「姓」「名」「メールアドレス」「件名」「詳細内容」を項目として設定しました。

入力を終えたら「次へ」をクリックしましょう。

3.表示された画面で、各項目を入力し「保存する」をクリックしてください。
現時点でフローが動いておらず、フォームが機能していないので<span class="mark-yellow">設定時のために手入力でサンプル値を入力しましょう。</span>

ステップ4：Miroの設定

1.アプリと連携する「ボードを作成」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、アクションはそのままにして「次へ」をクリックします。

2.API接続設定を行います。
各項目は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択するか、プルダウンから選択してください。
「ボードの公開レベル」「チームレベルでのアクセス権」は、入力欄下の説明に従って、プルダウンから選択してください。
※今回は、以下画像のように設定しました。

入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ5：トリガーボタンをONにして、連携フローの動作確認をする

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。

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今回使用したテンプレートは以下の通りです。

Miroを起点にして、その他のアプリ連携でも同じようにタスクを追加することができるんです！
これらの例を紹介するので、他のアプリを使っている方はこちらも是非参考にしてみてください！

メールの受信内容からMiroのボードにタスクを追加する方法

まずはトリガーをメールトリガーに変更したときの設定です。
以下のテンプレートをコピーしましょう。

コピーが完了したら、ステップ1のマイアプリ登録とステップ4は同じステップになるので、メールトリガーとAI OCR設定を説明していきます。

1.以下の赤枠をクリックします。

2.表示された画面で、各項目を入力し「次へ」をクリックしてください。

設定したメールアドレス宛にメールを送ってから「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしてください。

Slackでメッセージが投稿されたらMiroに追加する方法

まずはトリガーをSlackに変更したときの設定です。以下のテンプレートをコピーしましょう。

コピーが完了したら、ステップ1のマイアプリ登録とステップ4は同じステップになるので、アプリトリガーの設定を説明していきます。

1.以下の赤枠をクリックします。
※今回、アプリと連携する「ボードを作成」は、分かりやすくタイトルを変更しています。

2.示された画面で、必須項目を入力し、トリガーアクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。
「トリガーの起動間隔」「チャンネルID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択するか、プルダウンから選択してください。

入力を終えたら「テスト」を実行し「保存する」をクリックしてください。

その他のMiroを使った自動化例

その他にもYoomにはMiroを使ったテンプレートがあるため、いくつかご紹介します。

1.LINE WORKSでメッセージが投稿されたらMiroに追加する
LINE WORKSでメッセージが投稿されたらMiroに追加するフローです。このフローを使用することで、LINE WORKSに投稿されたメッセージからMiroで付箋を自動作成できます。重要な会話やアイデアの履歴を一元的に管理できるため、チームの情報共有促進に繋がります。また、手動での転記作業が不要になることで、時間の節約とヒューマンエラーの防止が期待できます。

2.Google Chatでメッセージが投稿されたらMiroに追加する
Google Chatでメッセージが投稿されたらMiroに追加するフローです。このフローを使用することで、Google Chatに投稿されたメッセージからMiroで付箋を自動作成できます。重要な会話やアイデアの履歴を一元的に管理できるため、チームの情報共有促進が期待できます。また、手動での転記作業が不要になることで、時間の節約とヒューマンエラーの防止に繋がります。

3.Zoomで企業とのミーティングが終了したら、Miroに新たにボードを作成する
Zoomで企業とのミーティングが終了したら、Miroに新たにボードを作成するフローです。このフローでは、初回の企業ミーティングが終了した後、Miroに企業用のボードを作成することができるため、記載粒度を自動で統一させることができます。企業ごとにボードが分けられるため、取引先企業の販売戦略についてチームで協議しやすくなるでしょう。

まとめ

この記事では、フォームの回答内容からMiroのボードにタスクを追加する方法をご紹介しました。

フォームとMiroを連携し、テンプレートを利用することで、プログラミングの知識がなくても簡単に自動化を実現できることがお分かりいただけたかと思います。
データ転記作業に費やしていた時間を大幅に削減し、より効率的に業務を進めることができるようになるでしょう。

Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。
ぜひ、この記事を参考に、フォームとMiroの連携を試してみてくださいね。