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オンラインホワイトボードのMiroと、クラウドストレージのBoxを連携させられたら便利ですよね。
ですが、手作業でのデータ移行となると手間も時間もかかりますし、作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
もし、<span class="mark-yellow">Miroで新しいボードが作成されたタイミングで、関連するフォルダがBoxに自動で生成されるような仕組み</span>があれば、こうした定型業務から解放されるでしょう。
そして創造的なブレインストーミングや、本質的なプロジェクト管理といったコア業務に集中できる時間を生み出せるはずです！
今回ご紹介する自動化の方法は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、これまで自動化に触れたことがない方でもスムーズに導入することが可能です。
ぜひこの機会に業務を効率化し、日々の作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">MiroとBoxを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックするだけでスタートできますよ！
MiroとBoxのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた両アプリ間の情報登録や更新作業を自動化できます。
ボード作成後のフォルダ作成・整理といった付随業務をなくし、プロジェクトのスムーズな進行をサポートするでしょう。
ここでは、具体的な自動化例を複数ご紹介します。
アカウント登録はわずか30秒で完了し、すぐに実際の連携を体験できるので、気になる内容があれば早速試してみてください！
Miroで新しいボードを作成した際に、そのボード名に基づいたフォルダをBoxに自動で作成します。
<span class="mark-yellow">プロジェクト開始時のファイル整理の手間が自動化され、MiroのボードとBox上の関連資料を一元管理できる</span>ようになるでしょう。
Miroで作成されたボードのうち、プロジェクト名やタグなどが特定の条件に合うものだけを対象に、Boxにフォルダを自動作成します。
この仕組みによって<span class="mark-yellow">ボード名が【重要】であるなど、優先度の高いプロジェクトや作業に関連するボードのみを整理できるため、Box内をクリーンな状態に保つ</span>ことが可能です。
それでは実際に、MiroとBoxを連携させたフローの作成方法を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
この記事では、先程ご紹介した「Miroでボードが作成されたら、Boxにフォルダを作成する」テンプレートを使ってフローを作成します。
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
先ずは、Yoomと連携させたいMiroアカウントとBoxアカウントをマイアプリに登録しましょう。
この設定は初回のみ必要です。
① Miroのマイアプリ登録
Miroが追加されていることを確認してください。
② Boxのマイアプリ登録
Boxも追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
そうすると、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
それでは、取得したボードの情報を用いてBoxにフォルダを作成しましょう。
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
Miroの指定したチームでボードを作成し、そのボード情報をもとにしたフォルダがBoxに作成されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
今回はMiroからBoxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、反対にBoxからMiroへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Boxに請求書や議事録などのファイルがアップロードされたことをトリガーに、OCR機能でファイル内のテキスト情報を読み取り、その内容をもとにMiroに新しいボードを自動で作成します。
この連携は、<span class="mark-yellow">紙の書類や画像ファイルの内容をMiroのボードに反映させ、チームでのディスカッションやタスク化を迅速に開始する</span>のに役立ちます。
特定のファイルや、特定のフォルダにアップロードされた場合にのみMiroに反映させることも可能です。
例えば「請求書」フォルダ内のファイルだけを処理対象とすることで、<span class="mark-yellow">関連性のないファイルでMiroボードが乱立することを防ぎ、必要な情報だけを効率的に連携</span>できるようになります。
MiroやBoxのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Miroでボードが作成されたら、初期テンプレート用の付箋を反映させたり、boardに案件を登録したりできます。また、Google スプレッドシートに行が追加されたり、Slackでメッセージが投稿されたりした際に、Miroでボードや付箋を自動作成することも可能です。さらに、Trelloでカードが作成されたらMiroにカードを作成するといった自動化も行えます。
Boxにファイルが追加されたら、Outlookでメールを送付したり、Google スプレッドシートを更新したりできます。また、Googleフォームで送信されたファイルをBoxにアップロードしたり、Salesforceに新規レコードが登録されたらBoxにフォルダを作成したりすることも可能です。さらに、Slackの特定の投稿をもとにBoxでフォルダを作成するといった自動化も行えます。
MiroとBoxの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">Miroのボード作成に伴うBoxでのフォルダ作成といった一連のデータ整理業務をなくし、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
担当者は面倒なファイル管理業務から解放され、Miroでのアイデア出しからBoxでの資料管理までの一連のワークフローがシームレスにつながるため、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：連携が何らかの理由で失敗した場合、エラーに気づくための通知機能や、後から手動で再実行（リトライ）する仕組みはありますか？
A：作成したフローボットでエラーが発生した場合、Yoomアカウントを登録したメールアドレス宛てに通知が送信されます。通知に記載されているURLからエラー内容を確認し、フローボットの停止や再実行といった対応を行ってください。
Q：Boxにフォルダが自動作成された後、その旨をSlackやMicrosoft Teamsなどに自動で通知することは可能ですか？
A：フローボットの設定画面で「フォルダを作成」の下に繋がる「＋」をクリックしてください。ここでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションなどを追加することで、ボードの作成やファイルの作成をSlackの指定チャンネルに通知できるようになります。
Q：この連携を継続的に利用する場合、Yoomの料金はどのようになりますか？無料で利用できる範囲はどこまでですか？
A：フリープランでは、月に100タスクまで無料で実行できます。月に数度のボード作成であれば、問題なく使用できるでしょう。活発に新しいボードが作成される場合には、プランのアップグレードをおすすめします。
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