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ビジネスの現場において、見積書の作成と共有は重要な業務の一つです。しかし、見積書の共有ミスや承認フローの遅れは、業務効率の低下やクライアント対応の遅延を招く可能性があります。そこで、本記事ではMisocaとMicrosoft Teamsを連携し、Misocaで新たに見積書が作成された際にMicrosoft Teamsへ自動通知する方法を解説します。この自動化により、情報共有の抜け漏れを防ぎ、業務効率を向上させることが期待できます。
それではここからノーコードツールYoomを使って、Misocaで見積書が新たに作成されたら、Microsoft Teamsのチャネルに通知する}方法をご説明します。
[Yoomとは]
Misocaで見積書が作成されたされたことをMisocaのAPIを利用して受け取り、Microsoft Teamsの提供するAPIを用いてMicrosoft Teamsの指定のチャネルにMisocaで作成された見積書データを通知することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
Misocaのマイアプリ登録を行います。
「新規接続」のボタンをクリックし、検索窓にMisocaと入力し、表示された候補をクリックします。
Misocaのログイン画面が表示されます。
今回連携するアカウントでログインを進めましょう。
ログインが完了するとマイアプリにMisocaが表示されます。
次はMicrosoft Teamsのマイアプリ登録を進めましょう。
先ほど同様、画面右側の「新規接続」をクリックします。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
検索窓にMicrosoft Teamsと入力し、表示された候補をクリックしましょう。
Microsoft365のアカウント選択画面が表示されるので、今回連携したいアカウントをクリックします。
サインインが完了するとマイアプリの画面に戻り、Microsoft Teamsが表示されます。
これで必要アプリのマイアプリ連携が完了しました。
次のステップへ進みましょう！
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
実際にフローボットの操作を行い、自動化の設定を進めましょう。
まず以下の赤枠の箇所をクリックします。
続いて以下の画像のような画面が表示されるため、アプリトリガーの起動間隔を設定します。
起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択可能です。
選択完了したら「テスト」→「保存する」をクリックしましょう。
続いてMicrosoft Teamsで通知を受け取るための設定を行いましょう。
以下の赤枠の箇所をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されます。
Misocaで見積書が作成された際に、Microsoft Teamsに送信されるメッセージです。
以下の画面のように入力項目をクリックするとアウトプットが表示されます。
連携したアプリから取得した内容を、簡単に入力することが可能です。
アウトプットを活用し、「チームID」「チャネルID」「メッセージ」を入力しましょう。
以下の画面では「見積ID」「取引先」「担当者」が送信されるように入力しています。
入力ができたら「テスト」→「保存する」をクリックしましょう。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
①kintoneでレコードが登録されたら、Misocaに取引先を作成する
kintoneでレコードが登録されたら、Misocaに取引先を作成するフローです。このフローは、kintoneで取引先情報が登録されると自動的にMisocaの取引先情報を更新することができます。Misocaへの手動による作業が不要になるため、登録作業の時間を削減し、ヒューマンエラーの発生の防止が期待できます。
②@pocketでステータスが更新されたらMisocaで請求書を作成しOutlookで送信する
@pocketでステータスが更新されたらMisocaで請求書を作成しOutlookで送信するフローです。このフローを活用することで、、@pocketのステータスに応じて請求書の作成・送信業務を自動で行うため、請求業務の効率化が期待できます。
③Misocaで請求書ステータスが請求済みとなったらGoogleスプレッドシートに追加する
Misocaで請求書ステータスが請求済みとなったらGoogleスプレッドシートに追加するフローです。このフローを使用すると、Misocaで管理する請求書のステータスが請求済みになったら自動で情報をGoogleスプレッドシートに追加するため、手入力の手間を削減することにつながります。
Misocaで見積書を作成した際に、自動でMicrosoft Teamsのチャネルに通知することで、営業・経理・マネージャー間の情報共有の抜け漏れ防止につながります。見積書の作成後、手作業での共有を行うと、担当者への通知漏れや確認の遅れが発生する可能性があります。自動通知を導入することで、関係者全員が最新の見積情報を把握しやすくなり、適切な対応を迅速に進められる環境が整うことが期待されます。特に、複数のチームが関わる案件では、迅速な情報共有が業務のスムーズな進行につながります。
Misocaで作成された見積書が自動でMicrosoft Teamsに通知されることで、見積内容の確認や承認作業がスムーズに進められることが期待されます。手作業での通知では、関係者が気づくのが遅れ、承認プロセスに時間がかかることがあります。特に、修正が必要な場合や顧客からの変更依頼があった際に、迅速な対応が求められます。自動通知により、見積の進行状況が可視化され、関係者が対応しやすくなることで、業務の効率化やリードタイムの短縮につながります。
Misocaで見積書を作成したタイミングでMicrosoft Teamsに通知が届くことで、担当者が迅速にクライアントへの連絡を進めやすくなります。見積書の提出が遅れると、契約や発注のタイミングを逃してしまうことがありますが、通知の自動化を導入することで、クライアントとのスムーズなやり取りが期待されます。特に、複数の担当者が関わる案件では、誰が対応するかの判断が素早くできるため、業務の流れがスムーズになり、取引先との信頼関係の強化につながります。
MisocaとMicrosoft Teamsの連携によって、見積書作成後の情報共有や承認プロセスが大幅に効率化されます。自動化により手作業の負担を減らし、クライアント対応のスピードアップやチーム内の連携強化が実現可能です。本記事の手順に沿って設定を進めれば、ノーコードで簡単に連携を開始できます。業務効率を向上させたい方は、ぜひこの機会に導入を検討してみてください。
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