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経費精算業務を全て手動作業で行う場合、多くの手間と時間がかかります。
特に、経費申請が承認された後、経費データを別のシステムへ手入力する場合は、業務効率の低下や入力ミスの原因となる可能性があります。
本ブログでは、マネーフォワード クラウド経費とJUST.DBを連携して、マネーフォワード クラウド経費で経費申請が承認されたら、そのデータを引用し自動でJUST.DBのレコードに登録する仕組みを紹介します。
転記作業を自動化することで、手入力の手間を削減でき、経費精算を迅速かつ正確に処理できるため、経理部門の負担軽減が期待できます。
さらに、この自動化で経費データを一元管理できるため、スムーズな情報検索も可能になります。
プログラミング不要で簡単に業務を自動化する方法を解説しますので、ぜひ最後までご覧ください！
ここからは、ノーコードツールYoomを使用して、「マネーフォワード クラウド経費で経費申請が承認されたらJUST.DBに追加する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
マネーフォワード クラウド経費で経費申請が承認されたことをマネーフォワード クラウド経費のAPIを利用して受け取り、JUST.DBの提供するAPIを用いてJUST.DBにレコードの挿入をすることで実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回作成するフローは下記4つのプロセスで完成します！
Yoomが初めての方は、こちらから無料登録を行ってください。
すでに登録済みの方は、ログインしましょう。
1.マネーフォワード クラウド経費の登録方法
「マイアプリ」をクリックします。
「新規接続」をクリックし、マネーフォワード クラウド経費と検索してください。
アプリケーションIDとシークレットを設定し、「追加」をクリックしてください。
※参照：マイアプリ登録の詳しい方法は、こちらをご確認してください。
2. JUST.DBの登録方法
先ほど同様に「新規接続」をクリックし、JUST.DBを検索してください。
上記の画面が表示されたら、注釈を確認して「アカウント名」と「アクセストークン」を入力しましょう。
「追加」をクリックしたらJUST.DBのマイアプリ連携が完了します。
フローボットのテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログインしたら、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
移行先の画面にある「このテンプレートを試す」を押してコピー完了です。
次のステップからは、さっそくフローを編集していきましょう！
まずは、「経費申請が承認されたら」をクリックし設定していきます。
こちらのページは設定済みです。
タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックしてください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますのでご注意ください。
従業者IDは、候補より任意で設定してください。
テストが成功したら、「保存する」をクリックし、アプリトリガーの設定完了です！
続いて、「レコードの挿入」という項目を設定していきます。
こちらのページは設定済みです。
タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックしてください。
ドメインとテーブル識別名は、枠外の注釈を参考に設定してください。
次に、対象フィールドを設定していきます。
こちらの項目は、用途に合わせて自由に設定ができます。
例えば、上記のように設定することで、マネーフォワード クラウド経費で経費申請を承認したら「申請番号」を自動で取得し、JUST.DBのレコードに自動で追加できます。
〈申請番号を取得する場合の設定方法〉
フィールド識別名：「申請番号」と入力
値：アウトプットの中にある「経費申請が承認されたら」をクリックし、「申請番号」を選択（上記画面を参照ください）
その他にも、JUST.DBのレコードに情報を自動取得したい場合は「+対象フィールドを追加」をクリックしてください。
今回は、「従業員番号」と「従業員名」を自動取得できるように設定してみました。
テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
全ての設定が完了したら、「トリガーをON」をクリックし、動作を確認してみましょう！
これで「マネーフォワード クラウド経費で経費申請が承認されたらJUST.DBに追加する」フローが完成しました。
Yoomには、便利な機能がたくさんあり、業務効率をより向上することができます！
ここからは、先ほど作成したフローの応用例を2つご紹介します。
こちらもぜひお試しください！
Yoomの通知機能を活用してみましょう！
通知機能を設定することで、JUST.DBにレコードの挿入がされたことを自動通知できます。
〈設定方法〉
フローのタイトルページの右上にある三点リーダーをクリックしてください。
「ワークフローの完了を通知」をONにしたら設定完了です。
Microsoft Excelにレコードを追加することで、マネーフォワード クラウド経費で申請された経費情報をデータ化することが可能です。
〈設定方法〉
フローの下にある+ボタンをクリックし、アクションを追加しましょう。
Microsoft Excelを選択し、「レコードを追加する」をクリックするとアクションの編集が可能になります。
ここからは、マネーフォワード クラウド経費を使用したその他の連携フローをいくつか紹介します。
1. Google スプレッドシートで行が追加されたら、マネーフォワード クラウド経費に従業員を自動で登録できるフローです。
このフローを活用することで、マネーフォワード クラウド経費に情報を自動で反映できるため、入力作業の時間と手間が省けます。
また、手作業によるデータ入力のミスも防げるため、正確なデータ管理が期待できます。
2.マネーフォワード クラウド経費で経費が申請されたらSlackの指定のチャンネルに自動で通知できるフローです。
このフローを活用すると、通知作業を自動化できるため、申請の確認漏れを防げます。
これにより、経費精算の対応遅れを削減し、トラブルの発生を抑えられるかもしれません。
3.コラボフローで入社申請が承認されたらマネーフォワード クラウド経費に従業員を自動で登録できるフローです。
このフローを活用することで、マネーフォワード クラウド経費の従業員登録を自動化できます。
マネーフォワード クラウド経費の登録までのリードタイムを短縮できるため、入社後すぐに経費精算が必要な場合も、素早く対応を進められるかもしれません。
手動作業で経費精算を行う場合、申請やシステムへの入力を行わなければならず、多くの時間と手間がかかります。
しかし、マネーフォワード クラウド経費とJUST.DBを連携すると、承認された経費情報を自動でJUST.DBのレコードに登録できるため、手動作業を削減できます。
例えば、営業担当者が交通費を申請し、上司がマネーフォワード クラウド経費で承認した場合、迅速にJUST.DBへ情報追加できるため、経理担当者は素早く情報を確認し、処理のスピード向上が期待できます。
これにより、経費の申請から支払いまでのリードタイムを短縮でき、業務全体の効率が向上するかもしれません。
手動作業で経費データの入力を行う場合、数字の入力ミスや金額の転記ミスなどが起こりやすく、誤った情報によりトラブルが発生する可能性があります。
しかし、マネーフォワード クラウド経費で承認された経費データをもとにJUST.DBに情報を自動登録できることで、ヒューマンエラーの削減が期待できます。
この自動化により、正確な情報がそのままJUST.DBに反映されることにより、ミスが発生するリスクを最小限に抑えられ、経理部門の確認作業の負担も軽減できるため、より正確で効率的な財務管理が実現できるかもしれません。
経費データを複数のシステムで使用していると、過去のデータを探すのに時間がかかったり、管理が煩雑になってしまう可能性があります。
マネーフォワード クラウド経費とJUST.DBを連携すると、経費データの一元管理が可能になるため、必要な情報を素早く検索し活用できるようになるかもしれません。
この自動連携により、JUST.DBに経費データが漏れなく集約されることで、簡単な検索操作で迅速に該当データを取得できる可能性があります。
その結果、経理担当者や管理者は迅速なデータ活用を実現し、業務の円滑化が期待できます。
本ブログでは、マネーフォワード クラウド経費とJUST.DBを連携することで、マネーフォワード クラウド経費で経費申請を承認したらJUST.DBに自動で追加する方法をご紹介しました。
いかがでしたか？
経費データを自動でJUST.DBに登録できることで、手動作業の削減や入力ミスの防止を実現できます。
また、経理担当者の業務負担を軽減できるため、処理スピードを向上させ、データの正確性や透明性向上も期待できます。
経費精算業務を効率化し、より生産的な業務に集中したい方は、ぜひこの仕組みの導入を検討してみてください。
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