JUST.DBとboardを連携して、JUST.DBでステータスが更新されたらboardの案件ステータスも更新する方法

[Yoomとは]

JUST.DBでステータスが更新されたらboardの案件ステータスも更新する方法

JUST.DBでステータスが更新されると、JUST.DB APIを通じて情報を取得し、boardのAPIを経由してboardの案件ステータスも更新することができます。
Yoomというノーコードツールを活用することで、プログラミングの知識がなくてもJUST.DBとboardの連携を簡単に自動化できます。

今回の連携フローの手順は大きく分けて以下の通りです。

• JUST.DBとboardをマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• トリガー、アクションの設定
• 最後にトリガーが起動するか確認

事前準備

1)まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成してください。
Yoomのアカウント発行ページ
アカウントを取得している場合は、ログインしてください。

2)JUST.DBのマイアプリ登録にはアクセストークンが必要です。
まずはJUST.DBにログインし、APIキーを取得する必要があります。
JUST.DB内の右上のアカウント名 > 運用管理画面 > API連携設定 > API keyの追加 の順にクリックしてください。
次に任意のタイトル、有効、 対象テーブル、実行権限を入力し、「保存」をクリックします。
表示されたAPI-keyをコピーし、保存します。
※対象テーブルは最大5つまでしか指定できませんので、5つ以上テーブルを操作したい場合、board側で必要な分のAPI-keyの追加を行ない、Yoom側でそれぞれアカウント連携を実施してください。
※操作するテーブルに応じて連携するアカウントをお選びいただくようお願いいたします。

3)boardのマイアプリ登録にはアクセストークンが必要です。
まずはこちらのページからboardにログインし、APIトークンの取得をします。
「新規トークン生成」ボタンをクリックしてください。

次のページで操作範囲の設定が可能です。
「用途・説明」の項目に「Yoom連携」などの管理用のテキストを記載し、Yoomで実行する操作のチェックボックスにチェックを入れて「登録」ボタンをクリックしてください。

次のページでAPIトークンが発行されるため、コピーしておきます。
※APIトークンは再度表示が行われないため、大切に保管してください。

詳しくはこちらを参考にしてください。
boardのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター

ステップ1：JUST.DBとboardをマイアプリ連携

1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、一番上の検索窓から今回使用する2つのアプリ「JUST.DB」と「board」を１つずつ検索します。

JUST.DBを選択できたら、事前準備で取得した情報を入力します。
アカウント名には管理用の任意のアカウント名を設定してください。
入力できたら、「追加」をクリックします。

同様にboardを選択できたら、事前準備で取得した情報を入力します。

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3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。

1)「このテンプレートを試す」のアイコンをクリックします。

2) 以下のような表示が出てくるので、「OK」をクリックします。

以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。

また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。

ステップ3：トリガーを設定

右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
まずは「アプリトリガー　Webhookイベントを受け取ったら」をクリックしてみましょう！

ステップ4：JUST.DBのアクションを設定

1) アクションは「Webhookイベントを受け取ったら」を選択して、「次へ」をクリックします。

2)  WebhookURLをコピーし、対象アプリの管理画面で設定を行なってください。
Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行したら、「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」します。

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ステップ5：JUST.DBのアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　レコードを取得する(ID検索)」のアイコンをクリックします。
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2) アクションは「レコードを取得する(ID検索)」を選択し、必須項目を入力します。

3)  指定したいレコードの条件を入力します。

レコードのID　等しい　{{レコードのID}}となるように候補から選択します。
入力が完了したら「テスト」をクリックします。
テスト成功後、「保存」します。

ステップ6：分岐を設定

1) フローに戻り、「分岐　コマンドオペレーション」のアイコンをクリックします。

2) 分岐対象のアウトプットのオペレーションは「Webhookイベントを受け取ったら」、アウトプットは「ステータス」を選択し、分岐条件が「ステータス　等しい　＄:受注」になっていることを確認して「保存」をクリックします。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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ステップ7：boardのアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　案件ステータスの更新」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「案件ステータスの更新」を選択し、「次へ」をクリックします。

3)  必須項目を入力してください。

内容は候補から選択が可能です。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「次へ」をクリックします。
テスト成功後、「保存」します。

これで【JUST.DBでステータスが更新されたらboardの案件ステータスも更新する方法】というフローが完成です。

ステップ8: テストと確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動するか確認してください。

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今回使用したテンプレートはこちら　

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JUST.DBやboardを使ったその他の自動化例

上記の連携以外にも、JUST.DBやboardを組み合わせることで様々な自動化が可能です。
YoomにはJUST.DBを使った自動化の例がたくさんあるので、その中からいくつかご紹介します。

1.JUST.DBでレコードが更新されたらboardに顧客情報を追加する
このテンプレートは、JUST.DBでレコードが更新されると、自動でBoardに顧客情報を追加する仕組みです。
例えば、営業部がJUST.DBに新規顧客を登録・更新すると、Boardに情報が素早く反映され、チーム全体でスピーディーに共有できます。
これにより、情報の抜け漏れを防ぎ、業務の効率化や対応スピードの向上が期待できます。

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2.JUST.DBで発注先が登録されたらboardに追加する
このテンプレートは、JUST.DBで発注先が登録されると、自動的にBoardに追加する仕組みです。
例えば、購買部が新しい発注先を登録すると、Boardに「発注先名」「担当者」「連絡先」「契約開始日」などの情報が反映されます。
これにより、各部署が最新の発注先情報を確認でき、発注ミスの防止や業務の効率化が見込めます。手作業の転記不要で、スムーズな情報も期待できます。

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3.JUST.DBにレコードが登録されたら、Chatworkに通知する
このテンプレートは、JUST.DBにレコードが登録されると、自動的にChatworkへ通知する仕組みです。
例えば、営業部が新規顧客を登録すると、Chatworkの指定グループに「顧客名」「担当者」「登録日時」などの情報が通知されます。
これにより、関係者が素早く情報を把握でき、対応の迅速化や漏れの防止が見込めます。
また、手作業での報告が不要になり、業務効率の向上も期待できます。

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JUST.DBとboardを連携するメリットと具体例

メリット1：手作業の削減による業務効率の向上

案件の進捗状況をJUST.DBとboardの両方で手動更新する作業は、時間がかかり更新漏れのリスクも伴います。
しかし、JUST.DBとboardを連携させることで、ステータス更新が自動化され、手間の大幅なに削減が期待できます。
例えば、受注管理をJUST.DBで行っている企業では、受注確定のステータス変更が自動でboardに反映されるため、削減できた時間を営業担当者は新規顧客の開拓やフォローアップに充てることが期待できます。

メリット2：スムーズな情報共有

JUST.DBのステータス更新が自動的にboardに反映されるため、最新の案件状況が常にチーム全体で共有されます。
これにより、部署間の情報伝達がスムーズになり、無駄な確認作業の減少が見込まれます。手作業での更新や個別の連絡が不要になり、業務の効率化も期待できます。
例えば、IT開発会社では、開発が完了した際にJUST.DBのステータスを「テスト待ち」に変更すると、board上でも反映され、テスト担当者が迅速に状況を把握し、スピーディーにテストを開始することができます。
また、プロジェクト全体の進捗が素早く共有されるため、マネージャーや関係者も適切なタイミングで対応が可能になり、業務の円滑な進行が見込めます。

メリット3：ステータスの更新漏れ・遅れの防止

ステータス更新の手作業によるミスや遅れは、プロジェクト全体のスケジュールに影響を及ぼします。
連携により自動更新が可能となると、ヒューマンエラーを防止できるため、情報のズレ防止が見込めます。
例えば、物流企業では、JUST.DBで「出荷完了」にステータス更新すると、boardでも「配送中」に変わり、カスタマーサービスが正確な情報で顧客対応を行うことができます。
そのため、顧客満足度向上も期待できます。

まとめ

今回は、JUST.DBでステータスが更新されたらboardの案件ステータスも更新する方法をご紹介しました。
JUST.DBとboardを連携することで、ステータス更新の自動化が実現し、業務効率や情報共有の精度の向上が見込めます。
手作業による更新漏れを防ぎ、正確な情報をチーム全体で共有できるため、プロジェクトの成功率向上も期待できます。
また、Yoomを活用することで、初心者でも簡単に導入できます。
ぜひこのブログの手順を参考に、業務の自動化と効率化を進めてみてください！