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日々たくさんの申請書類のチェックに追われている経理や総務の方、また、チームのリーダーは多いのではないでしょうか。内容の確認をして、時には差し戻し、OKなら承認…。なかなか手間のかかる作業ですよね。
また、承認した申請を別途データベースツールに保管している場合、データの記入作業を行わなければなりません。数が多い場合にはそれなりに時間を要し、負担を感じてしまう方もいるはずです。
そこで今回は、このような承認後のプロセスを簡略化できるマネーフォワード クラウド経費とkintoneのアプリ連携をご紹介します！
データ転記作業が自動化できるため、作業負担が軽減するはずです。業務改善を図りたい方はぜひご確認ください。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「マネーフォワード クラウド経費で経費申請が承認されたらkintoneに追加する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
まず、マネーフォワード クラウド経費で承認されたデータを、マネーフォワード クラウド経費のAPIを活用して取得します。
その後、kintoneのAPIを使用して承認済みデータを受け取り、特定のアプリに格納することが可能です。
このような連携の実現には、一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に可能です。今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。
Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
1.検索する
マネーフォワード クラウド経費のアイコンをクリックします。
2.ログイン
必須項目を入力します。
詳細はマネーフォワード クラウド経費のマイアプリ登録方法をご確認ください。
3.追加する
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
1.検索する
kintoneを検索します。
2.必須項目の入力
画像のように表示がされたら、必須項目を入力していきます。
詳しくはkintoneのマイアプリ連携についてのページをご確認ください。
3.追加する
必須項目が入力できたら、右下の追加をクリックします。
上記の表示が出たら連携完了です。
次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。
画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】マネーフォワード クラウド経費で経費申請が承認されたらkintoneに追加する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
マネーフォワード クラウド経費のアイコンの「経費申請が承認されたら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
4.トリガーの起動間隔の設定
各項目を設定します。
まずは起動間隔を設定しましょう。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
IDはボックスをクリックすることで選択可能です。
一覧表示されるため、kintoneと連携したいIDを選択してください。
5.テストの実行
設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。
1.アプリと連携する
「レコードを追加する」を選択してください。
2.IDの入力
どのアプリに文字起こしデータを格納するのか選択しましょう。
ボックスをクリックすることでアプリが選択可能です。
次へを押します。
3.データの挿入
指定したアプリの項目が表示されます。
データを挿入したい箇所をクリックしてください。
赤枠を選択してください。
ボックスの項目名と等しいものをクリックで挿入しましょう。
4.テストの実行
他の項目も同様に設定ができたら、下部にあるテストボタンを押してください。
青くテスト成功と表示がされれば設定は完了となります。保存を押しましょう。
5.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
マネーフォワード クラウド経費で経費申請が承認されたらkintoneに追加する
Yoomには自動化だけでなく、業務を円滑に進めるための工夫と機能が詰まっています。
例えば、今回紹介した自動化を、よりニーズに沿ったものにアレンジすることも可能です。
マイプロジェクトの該当のフロー作成ページに入り、右上の三点リーダーをクリックしましょう。
画像赤枠部分の「ワークフローの完了を通知」を押すことで、一連のフローが完了するとYoomに登録済みのアドレスへ通知が届きます。
これにより、kintoneへデータが格納された旨が把握しやすくなるはずです。
Yoomは様々なコミュニケーションツールやメールツールなどとの連携も可能です。そのため、任意のツールへの通知も実現できます。
普段活用しているアプリとの連携をお試しください。
承認だけではなく申請データを格納することも可能です。
今回のフローと併せて申請データもkintoneへ追加できるようになれば、様々なデータを管理しているkintone上で経費申請の状況も把握しやすくなる可能性があります。
他にマネーフォワード クラウド経費を使用した自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.マネーフォワード クラウド経費で経費申請が承認されたらSlackに通知する
データベースツールを介さずチャットツールへ通知することで、申請の承認を素早く共有しやすくなるかもしれません。
2.マネーフォワード クラウド経費で経費が申請されたらChatworkに通知
申請されたことを通知することも可能です。申請をため込まずスピーディーな承認作業が実現できる可能性があります。
3.マネーフォワード クラウド経費で経費申請が承認されたら楽楽販売に追加する
楽楽販売などのツールとも連携できます。普段活用しているツールとの連携を行うことで、時間の節約や作業負担の軽減が見込めるでしょう。
マネーフォワード クラウド経費とkintoneを連携することで、今まで手動で行っていた入力作業が簡略化できます。これにより業務負担が軽減するはずです。
例えば、承認されたデータを全てkintoneに格納する場合、承認数が多ければ多いほど作業負担も比例して増えてしまいますよね。コピー＆ペーストするだけだとしても、申請内容、申請者など、数あるデータを1つ1つ転記する作業はかなりの手間を要してしまいます。
このような手間を感じている時こそ、アプリ連携の出番です！手作業で転記するよりも早くkintoneへの格納が完了するため、業務効率の向上と、作業負担の軽減が見込めるでしょう。
今回の連携はデータを正しく保管するという意味でもメリットがあるはずです。
例えば、手動で転記を行う場合、タイピングミス、格納場所の間違いといったヒューマンエラーが発生する確率は高いと言えるのではないでしょうか。
しかし自動化を行えば、すべては設定した通りにフローが起動するため、このようなヒューマンエラーは回避できる可能性が高まります。
結果として正しいデータが保管されやすくなり、いつ誰が見ても迷うことなく承認データを把握しやすくなるかもしれません。
今回の連携を導入することで、kintoneに格納された承認データを様々なメンバーがオンタイムで確認可能となり、後工程にスムーズに進みやすくなるでしょう。
例えば、承認したけれどもkintoneへのデータ転記に時間を要している場合、申請に対して許可が下りていないと認識したメンバーは後工程に進めません。
そこで自動化を導入すれば、承認データの転記は素早く行われるようになるため、このような空白の時間が生まれにくくなるのではないでしょうか。
そのため、今までよりもスピーディーな共有と後工程への移行が可能かもしれません。
申請の承認プロセスは意外と手間と時間がかかる業務ではないでしょうか。そのため、数が多い場合にはかなりのリソースを割くこととなり、承認とそれに続く後処理に追われてしまうこともあるでしょう。そこで今回のような自動化を導入すれば、承認済みデータは素早くkintoneに格納されるため、今まで以上に時間を短縮しながらデータ転記がしやすくなるはずです。Yoomにはこのような業務改善プロセスがたくさんあります。日頃活用しているツール同士で連携ができるか試してみるのがおすすめです。ぜひ自動化を活用して、快適な作業環境を整えてみてください。
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