マネーフォワード クラウド経費とNotionを連携して、マネーフォワード クラウド経費で経費申請が承認されたらNotionに追加する方法

ステップ1:マイアプリ連携

マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のマネーフォワード クラウド経費とYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。

こちらを参考に、必須項目を設定してください。

続いてNotionと連携しましょう。
連携する前に、データベースを作成してください。(ヘッダーなどの細かい設定は後ほど行いましょう。)
ログインが完了したら、アクセスしたいページのチェックをお願いします。

マネーフォワード クラウド経費とNotionがマイアプリに連携されたらOKです。

ステップ2:トリガーやアクションを設定

テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。

そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。

用意するもの

• 承認された経費情報の登録できるNotionデータベース。

それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「経費申請が承認されたら」を選択しましょう。
タイトルは、任意で変更可能です。
連携するアカウント情報を確認し、次に進みます。
必須項目を入力してください。

• トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
  ※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。

テストし、アウトプットに承認内容が取得できたら保存しましょう。

続いて「レコードを追加する」をクリックしましょう。
こちらも連携するアカウント情報の確認をお願いします。
データベースの連携を行います。

次に進み、以下のように追加するレコードの値を選択していきましょう。

その他の項目も設定しましょう。

こちらもテストし、成功したら保存します。

さらに自動化するには

Yoomではテンプレートを、自身の業務に合わせてカスタマイズできます。

フローボットが完了した通知を受け取る

こちらをオンにすると、フローボットが完了した通知を受け取れます。
Yoomを開かなくても、フローボットの完了確認ができて便利です。

Chatworkに通知する

経費申請が承認されるたびに手動で通知していませんか?
最後のプロセスにこちらを追加することで、指定したルームに自動で承認通知を送れます。

今回利用したフローボットはこちら↓

マネーフォワード クラウド経費とNotionを使ったその他の自動化例

その他にも、Yoomにはマネーフォワード クラウド経費とNotionを使ったテンプレートがあるので、いくつかご紹介します!

1.Google スプレッドシートで行が追加されたら、マネーフォワード クラウド経費に従業員を登録するフローです。

従業員情報をGoogle スプレッドシートで管理している場合、他のアプリにも自動で反映出来たら便利ですよね。
このフローを活用して、アカウント登録を効率化しましょう。

2.ジョブカン経費精算・ワークフローで入社申請が承認されたらマネーフォワード クラウド経費に従業員を登録するフローです。

入社承認後はアカウント登録や端末の準備など、やることがたくさんありますよね。
こういったフローを使って、自動化できるものは自動化しましょう。

3.マネーフォワード クラウド経費で経費申請が承認されたらSlackに通知するフローです。

経費承認のたびに手動で通知するのは手間がかかります。
このフローを使えば、承認後すぐに自動通知してくれるので、入力ミスも防げて便利です。

マネーフォワード クラウド経費とNotionの連携メリットと具体例

メリット1：経費管理の透明性向上

経費申請が承認されるとNotionに自動追加されることで、経費管理の透明性が向上します。
従来の経費管理では、経理担当者がデータを手作業で入力し、申請者やマネージャーが経費のステータスを個別に確認する必要がありました。
しかし、この自動化により、承認された経費がタイムリーにNotionに反映されるため、関係者全員が経費情報をすぐに確認できます。
例えば、各部署の経費状況をNotionで一元的に管理することで、予算の過剰利用や無駄な支出を可視化できるため、適切なコスト管理が可能になるでしょう。
また、過去の経費データが容易に検索できるため、経費の振り返りもスムーズに行えることが見込めます。

メリット2：経理業務の効率化

経理担当者は日々、多数の経費申請を処理しており、手作業でのデータ入力や整理は大きな負担となっています。
承認された経費がNotionに自動転記されることで、経理担当者の作業負担を軽減します。
例えば、承認データを他の管理ツールに手動で転記する必要がなくなり、誤った金額や費目の登録による修正作業の手間を減らせるでしょう。
さらに、経理業務の負担が軽減されることで、より重要な財務戦略や経営分析に時間を割けることが見込めます。
経費管理におけるヒューマンエラーを防ぎながら、スムーズに業務運営できるでしょう。

メリット3：経費承認後のアクションをスムーズに

経費が承認された後のアクションとして、チーム内での情報共有や次の業務フローへの移行があります。
例えば、特定のプロジェクトに関連する経費であれば、プロジェクトマネージャーがすぐに確認し、残りの予算調整を行う必要があります。
そこで承認された経費をNotionに自動追加することで、これらのプロセスをスムーズに進めることが期待できます。
また、出張費などの承認後、経理が払い戻し手続きを開始する場合、Notionのデータをもとに手続きを進めることができ、スピーディーな経費精算の実現が見込めます。
申請から承認、実務対応までの流れを効率化することで、業務の停滞を防げるはずです。

まとめ

今回は「マネーフォワード クラウド経費で承認された経費をNotionに追加する」フローボットを紹介しました。
マネーフォワード クラウド経費とNotionの連携により、経費管理の透明性向上や業務効率化の実現が見込めます。
また、自動化を活用することで、手作業によるミスを防ぎつつ、重要な業務にリソースを集中させられるでしょう。

ぜひこの機会に、マネーフォワード クラウド経費とNotionを連携し、組織の生産性向上に役立ててください。