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freeeサインでの書類ステータスの完了有無を確認するために、定期的ににアプリを立ち上げていませんか？
その作業を自動化に任せれば、「完了」になったタイミングでLINE WORKSに通知することができます。
これにより、ステータス完了有無を手作業で確認する必要がなくなり、作業効率を向上できるかもしれません。
さらに、リアルタイムで通知されるので、業務が停滞することもなくなるでしょう。
今回は、freeeサインとLINE WORKSを連携するメリットと自動化の設定方法をお伝えします。
freeeサインの書類のステータスが「完了」になったら、LINE WORKSに通知する自動化により、後続業務をスムーズに進められるかもしれません。
たとえば、<span class="mark-yellow">freeeサインで書類の締結が完了した際に、営業担当者は顧客と契約内容の確認を行ったり、手続きに移行したりできます。</span>
これにより、関係者全員がスムーズに業務を進められる環境が整うでしょう。
さらに、freeeサインのステータス更新は、リアルタイムでLINE WORKSに通知されるため、業務が停滞するリスクも避けられそうです。
freeeサインの書類ステータスの更新に伴って、LINE WORKSに通知する自動化は、手動で進捗確認を行う手間を削減できます。
たとえば、営業チームが契約締結を受け取ったタイミングですぐに次の行動に移せるため、作業効率の向上が期待できます。
これにより、<span class="mark-yellow">わざわざfreeeサインにログインし、何度も進捗を確認したり、進捗状況を共有したりする必要がなくなるでしょう。</span>
特に、複数の契約を同時に行う企業にとってこの自動化は、大きな手助けになるでしょう。
LINE WORKSで受信するfreeeサインの書類完了通知は、関係者同士の情報共有に伴う漏れや遅延を防ぐことができるでしょう。
従来のように書類完了を口頭やメールで伝えていると、確認忘れや伝達ミスが発生する可能性があります。
そこで、freeeサインとLINE WORKSを連携し、書類完了通知を関係者に自動送信することでその問題を解決できるかもしれません。
たとえば、営業担当者がfreeeサインで書類ステータスを「完了」に更新すると、経理担当者はLINE WORKSで通知を確認できるため、すぐに請求処理を進めることができます。
これにより、<span class="mark-yellow">コミュニケーションロスがなくなり、スムーズに業務を進められるでしょう。</span>
それではここからノーコードツールYoomを使って、「freeeサインで書類のステータスが完了になったらLINE WORKSに通知する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
freeeサインの書類ステータスの更新をAPIを介して受け取り、LINE WORKSのAPIを通じて通知することで自動化を実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
freeeサインとLINE WORKSをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
事前にマイアプリ登録を行うことで、自動化設定が容易になるでしょう。
まず、freeeサインのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
検索欄でfreeeサインを検索するか、アプリ一覧から探しましょう。
以下の画面が表示されたら、freeeサインにログインしてください。
続いて、LINE WORKSのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同じように、LINE WORKSを一覧から探すか、検索欄で検索しましょう。
以下の画面が表示されるので、枠内の設定を行ってください。
LINE WORKSのマイアプリ登録の方法は、こちらを確認します。
freeeサインとLINE WORKSがマイアプリ欄に表示されていれば、登録完了です。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更する場合は、以下の画面から変更してください。
最初に、freeeサインの設定を行うので、「文書の状態が変更されたら」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
以下の画面が表示されたら、赤枠内のWebhook URLをコピーして、freeeサインの管理画面で設定してください。
Webhookイベントを送信するか、トリガーとなるイベントを実行して、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
次に、書類の状態が「完了」以外の場合は分岐する設定を行うため、「書類の状態が完了以外の場合は分岐」をクリックしてください。
※分岐、AIオペレーションは一部有料プランのみ利用できる機能です。
その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなるため、注意しましょう。
Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができますので、ぜひお試しください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
分岐対象のアウトプット
分岐条件
「書類の状態」、「値と等しくない」、「concluded」
確認できたら、「保存」をクリックしてください。
次に、LINE WORKSの設定を行うので、「トークルームにメッセージを送信」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
以下の注意事項をご覧ください。
次に、「ボットID」と「トークルームID」を設定します。
こちらからボットIDを確認しましょう。
次に、「メッセージ」を設定してください。
freeeサインのアウトプットを活用して、LINE WORKSで確認したい書類情報を設定します。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすると表示されます。
以下は例ですので、お好みで設定してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するか、チェックしましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです。
他にもfreeeサインやLINE WORKSを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.freeeサインで契約が完了したら、自動的にGoogle スプレッドシートの情報を更新するフローです。
freeeサインで契約が完了したらLINE WORKSに通知するだけでなく、Google スプレッドシートにデータを追加することができます。
契約が完了した書類データをGoogle スプレッドシートで確認できるため、管理がしやすくなるでしょう。
2.freeeサインで締結した契約書をOneDriveに自動アップロードするフローです。
締結が完了した契約書をOneDriveに格納できるため、書類を紛失するリスクを防ぎます。
手作業で定期的に契約書をOneDriveに保管している方におすすめです。
3.freee人事労務で従業員情報が更新されたら、LINE WORKSに自動通知するフローです。
従業員情報の更新がLINE WORKSに通知されるため、更新情報を迅速に把握したい方におすすめです。
手作業での通知が不要になり、通知漏れやミスを防ぐことができるでしょう。
freeeサインとLINE WORKSを連携し、freeeサインで書類ステータスが完了に更新されると、LINE WORKSに通知する自動化の導入により、手作業が削減され、大幅に作業時間を短縮できます。
これにより、業務が停滞する事態を防げるため、作業効率の向上が期待できます。
さらに、LINE WORKSでステータスが完了した書類情報を共有できるので、進捗確認も可能です。
Yoomの自動化を導入して、スムーズに業務を進行しましょう。
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