freeeサインとMicrosoft Teamsを連携して、freeeサインで契約が完了したらMicrosoft Teamsに通知する方法

大まかな設定の流れは以下の通りです。

• Yoomとfreeeサイン・Microsoft Teamsをマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• フローの詳細設定
• トリガーをONにしてフローを起動

プログラミングの知識に自信がなくても大丈夫です。画像付きで解説していくので一緒に設定を進めていきましょう。

なお、今回のフローでは分岐を使用します。
分岐を設定するにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能です。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるので、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には分岐を使用することができます。

まずは、設定の準備から始めていきます。

[Yoomとは]

ステップ1：freeeサインとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携

今回のフローで使用するアプリと、Yoomを連携していきます。
Yoomにログイン後、左側メニューの「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。

「アプリの新規接続」のウィンドウが出てきたら、各アプリ名を検索してください。

freeeサインとMicrosoft Teamsの両アプリとも、ログイン情報を入力するだけでマイアプリ連携ができます。
連携が完了すると、マイアプリ一覧に表示されるので確認しましょう。

※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

ここまで確認出来たら、マイアプリ連携は完了です。

下のバナーから「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしましょう。

ステップ2：アプリトリガーを設定

最初の設定は「文章の状態が変更されたら」です。

1ページ目は、マイアプリ連携をしたfreeeサインのアカウント情報が表示されます。

アカウント情報の確認と、必要に応じてタイトルの修正をして次に進んでください。
次のページではWebhookURLを使用して、フローが起動するための設定を行います。

表示されているURLをコピーし、freeeサインの管理画面で設定を行います。

設定はfreeeの開発者サイトで行います。下記リンクを参考にしながら進めてください。

‍freeeでWebhook設定を行う

Webhookの設定ができた後に、<span class="mark-yellow">freeeサインで仮の書類を締結し「完了」のステータスに変わったら「テスト」をクリックしてください。</span>

テストが成功すると、上記アウトプットの項目の横に具体的な値が反映されます。
確認後、「保存する」をクリックしてアプリトリガーの設定は完了です。

ステップ3：分岐の設定

続いて「文章の状態が完了である」の設定です。
ここでは、Microsoft Teamsにメッセージを送るかどうかの判断をするための設定をします。

上記画像のように設定すると「文章の状態が変更された」のフローで取得した「書類の状態」が「完了(concluded)になったものだけが次のフローに進むことになります。

書類が「要確認」などの場合ははじかれるようになります。
設定ができたら「保存する」で分岐の設定は完了です。

ステップ4：Microsoft Teamsに通知する設定

最後の設定は「チャンネルにメッセージを送る」です。
1ページ目は、freeeサインと同様にタイトルの修正とアカウント情報の確認を行って次に進んでください。

次のページでは、Microsoft Teamsに通知する詳細内容を設定します。
チームIDとチャネルIDは候補から選択し、メッセージ内容はアウトプットを活用して設定してください。

この際、メンションする相手を限定することもできます。
設定が完了したら「テスト」をクリックし指定したチャネルに通知が届けばテストが成功なので「保存する」クリックして設定を完了させましょう。

最後にトリガーをONにします。

これでフローが動き、freeeサインで契約完了したものがMicrosoft Teamsに通知されるようになりました。

今回設定したフローは以下のものです。

freeeサイン・Microsoft Teamsを使ったその他の自動化例

kintoneからfreeeサインで契約書を送信する
kintoneに登録された情報を活用し、freeeサインで契約書を簡単に作成・送信するフローです。この仕組みで手作業を減らし、契約書作成の効率化が期待できます。営業担当者の作業負担を軽減し、ミスのリスクを下げることが見込まれます。契約書の作成や送付にかかる時間を短縮したい企業におすすめです。

freeeサインで締結されたPDFをYoomのデータベースに格納
freeeサインで締結が完了したPDFを、自動でYoomのデータベースに格納するフローです。この連携により、契約書管理が効率化され、検索性や情報の一元化が向上することが期待できます。特に、書類管理に手間がかかっている企業に最適な仕組みです。

freeeサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新する
freeeサインで契約が締結されると、Google スプレッドシートに関連情報を自動更新するフローです。データ更新の手間を削減でき、情報の管理精度向上が見込まれます。スプレッドシートでの契約データ管理を効率化したい方におすすめです。

まとめ

freeeサインとMicrosoft Teamsの連携を通じて、契約フローの管理や情報共有が効率的になります

Yoomを使えばプログラミングの知識がなくても簡単に連携フローを設定でき、通知やデータ管理の負担を軽減できます。
この仕組みを導入すれば、契約進捗の把握や、タスク漏れの防止が期待できるでしょう。まずはYoomに無料登録し、2週間の無料トライアルで便利な連携を体験してみませんか？チーム全体の作業を効率化し、よりスムーズな業務運営を実現しましょう！