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契約業務において「契約が締結されたのに、関係者にその進捗がすぐに共有されず、次のアクションが遅れてしまう」という課題を感じていませんか？freeeサインとMicrosoft Teamsを利用している方にとって、情報共有の手間は避けたいものです。
そんな悩みを解決するのが、Yoomを使ったアプリ連携です。freeeサインで契約が完了した際、Microsoft Teamsでチーム全体に通知が届く仕組みを構築すれば、担当者間での情報共有がスムーズになり、業務の効率化が期待できます。
この記事では、freeeサインとMicrosoft Teamsを連携する方法を、プログラミングの知識がなくても設定できるYoomの使い方とともにご紹介します。この連携を活用して、契約業務の円滑化を目指しましょう。
freeeサインで契約書の締結が完了した際、Microsoft Teamsに通知が届く仕組みは、業務の効率化に大きく役立ちます。営業部門で契約書が締結されても、進捗が適切に共有されなければ次のアクションが遅れる可能性があります。
この連携を利用すれば、契約の完了を関係者全体で簡単に把握し、迅速な対応が期待できます。
通知を受け取ることで、「情報共有が遅れたために納期がズレた」といった問題が発生する可能性を低減できるでしょう。営業、経理、管理部門が協力する場面で、特に有用と考えられます。
freeeサインで進めている契約手続きの状況をMicrosoft Teams上で確認できるようになるため、契約進捗を一つのプラットフォームで管理できます。
経理部門が契約書の処理状況を確認する場合でも、freeeサインにログインしなくてもMicrosoft Teams上のチャネルから状況を追跡できます。
この仕組みにより、ツール間を行き来する時間や手間を削減が期待できます。また、「他部署の確認待ちで作業が遅れる」といったトラブルを抑えられる可能性が高まります。特に、複数の部署が関与するプロジェクトで効果を発揮するでしょう。
freeeサインで契約が完了したことをMicrosoft Teamsに通知することで、コミュニケーションの円滑化につながります。
例えば、契約完了後に後続作業がある場合、その作業に関する質問や確認をそのままチャット上で行えます。
これにより、コミュニケーションがとりやすくなり、メンバー間の連携強化に寄与します。
スムーズなやり取りによって、業務効率が向上するかもしれません。
ここからは、Yoomを使ってfreeeサインとMicrosoft Teamsのフロー設定を行っていきます。
今回のフローは「freeeサインで契約が完了したらMicrosoft Teamsに通知する」というものです。
大まかな設定の流れは以下の通りです。
プログラミングの知識に自信がなくても大丈夫です。画像付きで解説していくので一緒に設定を進めていきましょう。
なお、今回のフローでは分岐を使用します。
分岐を設定するにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能です。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるので、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には分岐を使用することができます。
まずは、設定の準備から始めていきます。
[Yoomとは]
今回のフローで使用するアプリと、Yoomを連携していきます。
Yoomにログイン後、左側メニューの「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。
「アプリの新規接続」のウィンドウが出てきたら、各アプリ名を検索してください。
freeeサインとMicrosoft Teamsの両アプリとも、ログイン情報を入力するだけでマイアプリ連携ができます。
連携が完了すると、マイアプリ一覧に表示されるので確認しましょう。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ここまで確認出来たら、マイアプリ連携は完了です。
下のバナーから「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしましょう。
最初の設定は「文章の状態が変更されたら」です。
1ページ目は、マイアプリ連携をしたfreeeサインのアカウント情報が表示されます。
アカウント情報の確認と、必要に応じてタイトルの修正をして次に進んでください。
次のページではWebhookURLを使用して、フローが起動するための設定を行います。
表示されているURLをコピーし、freeeサインの管理画面で設定を行います。
設定はfreeeの開発者サイトで行います。下記リンクを参考にしながら進めてください。
Webhookの設定ができた後に、freeeサインで仮の書類を締結し「完了」のステータスに変わったら「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、上記アウトプットの項目の横に具体的な値が反映されます。
確認後、「保存する」をクリックしてアプリトリガーの設定は完了です。
続いて「文章の状態が完了である」の設定です。
ここでは、Microsoft Teamsにメッセージを送るかどうかの判断をするための設定をします。
上記画像のように設定すると「文章の状態が変更された」のフローで取得した「書類の状態」が「完了(concluded)になったものだけが次のフローに進むことになります。
書類が「要確認」などの場合ははじかれるようになります。
設定ができたら「保存する」で分岐の設定は完了です。
最後の設定は「チャンネルにメッセージを送る」です。
1ページ目は、freeeサインと同様にタイトルの修正とアカウント情報の確認を行って次に進んでください。
次のページでは、Microsoft Teamsに通知する詳細内容を設定します。
チームIDとチャネルIDは候補から選択し、メッセージ内容はアウトプットを活用して設定してください。
この際、メンションする相手を限定することもできます。
設定が完了したら「テスト」をクリックし指定したチャネルに通知が届けばテストが成功なので「保存する」クリックして設定を完了させましょう。
最後にトリガーをONにします。
これでフローが動き、freeeサインで契約完了したものがMicrosoft Teamsに通知されるようになりました。
今回設定したフローは以下のものです。
kintoneからfreeeサインで契約書を送信する
kintoneに登録された情報を活用し、freeeサインで契約書を簡単に作成・送信するフローです。この仕組みで手作業を減らし、契約書作成の効率化が期待できます。営業担当者の作業負担を軽減し、ミスのリスクを下げることが見込まれます。契約書の作成や送付にかかる時間を短縮したい企業におすすめです。
freeeサインで締結されたPDFをYoomのデータベースに格納
freeeサインで締結が完了したPDFを、自動でYoomのデータベースに格納するフローです。この連携により、契約書管理が効率化され、検索性や情報の一元化が向上することが期待できます。特に、書類管理に手間がかかっている企業に最適な仕組みです。
freeeサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新する
freeeサインで契約が締結されると、Google スプレッドシートに関連情報を自動更新するフローです。データ更新の手間を削減でき、情報の管理精度向上が見込まれます。スプレッドシートでの契約データ管理を効率化したい方におすすめです。
freeeサインとMicrosoft Teamsの連携を通じて、契約フローの管理や情報共有が効率的になります
Yoomを使えばプログラミングの知識がなくても簡単に連携フローを設定でき、通知やデータ管理の負担を軽減できます。
この仕組みを導入すれば、契約進捗の把握や、タスク漏れの防止が期待できるでしょう。まずはYoomに無料登録し、2週間の無料トライアルで便利な連携を体験してみませんか？チーム全体の作業を効率化し、よりスムーズな業務運営を実現しましょう！
