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申し込みメールの内容をAIで解析したらMicrosoft Excelで見積書の作成しOutlookで自動送信する方法
日常の業務で見積書の作成と送付をする機会は多くあるかと思います。
しかし、これらの業務は手動で行うと時間がかかり、ミスも発生しやすいです。
そこで本記事では、申し込みメールの内容をAIで解析し、自動で見積書作成をおこなってメールを送信する方法をご紹介します。
見積書作成にかかる時間を短縮したい方や、手作業によるデータの抽出や転記ミスを削減したい方必見です！
Microsoft ExcelとOutlookを連携するメリット
Microsoft ExcelとOutlookを連携すると見積書作成にかかる業務が大幅に短縮されます！
メリット1: 時間の節約が可能に！
営業担当者や事務スタッフの方たちにとって、見積書の作成と送信業務は日常的に多く発生する業務です。
これらの業務を1つずつ手動で行うと、かなりの労力と時間が必要になります。
そこで、Microsoft ExcelとOutlookを連携し、見積書の自動作成と自動送信を可能にしてみました。
これにより、申し込みメールを受信したら、自動的に見積書の作成と送信がされるので、これらの業務に使っていた時間を削減でき、業務効率の向上が期待されます。
メリット2: ヒューマンエラーの削減が可能に！
特に大量の見積書を扱う業務の場合、手動で見積書の作成と送信をする際に、入力ミスやメールの送信ミスが発生する可能性があります。
Microsoft ExcelとOutlookを連携すると、見積書の作成から送信まで全て自動で行えるため、ヒューマンエラーを大幅に削減可能です。
これにより、大きなトラブルが発生する可能性を下げ、顧客への信頼性向上が期待されます。
ノーコードツールYoomでMicrosoft ExcelとOutlookを連携！
上記のメリットから、Microsoft ExcelとOutlookの連携によって、迅速かつ正確な見積書の作成＆送付ができることが分かりました。
アプリ同士の連携には、プログラミングの知識が必要になり、多くの時間やお金が必要になるケースもあります。
実際にMicrosoft ExcelとOutlookを連携してみたいけど、なかなか手軽に始められるイメージが無いですよね…。
そこで、今回はノーコードでアプリ同士の連携ができるYoomを使用し、プログラミング無しで誰でも簡単にアプリ連携できる方法をご紹介します！
申し込みメールの内容をAIで解析し、Microsoft Excelで見積書の作成、Outlookで送信するフローの作り方
それでは早速Yoomを使ってMicrosoft ExcelとOutlookを連携し、上記メリットでご紹介した「申し込みメールの内容をAIで解析し、Microsoft Excelで見積書の作成、Outlookで送信する」ことができるフローボットの作成方法を実際にご紹介していきます！
まずは、こちらからアカウントの発行を行い、テンプレートを使用してみましょう！
[Yoomとは]
フローの作成方法
- マイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- メールトリガーとテキスト抽出・Microsoft ExcelとOutlookのアクション設定
- トリガーをONにして動作確認
■概要申し込みメールを受信するたびに、内容を確認して手作業で見積書を作成し、メールで送付する業務に手間を感じていませんか。人の手による作業では、情報の転記ミスや対応の遅れが発生してしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、受信したメールの内容をAIが自動で解析し、その情報をもとにMicrosoft Excelで見積書を作成、Outlookで送信するまでの一連の流れを自動化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- 申し込みメールをもとにしたMicrosoft Excelでの見積書作成に時間がかかっている方
- 手作業による情報転記ミスを減らし、見積書の送付業務を正確に行いたいと考えている方
- Outlookでの定型的なメール送信を自動化し、顧客対応の迅速化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット- メール受信を起点に見積書作成から送信までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が減ることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、見積書の正確性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、Microsoft ExcelとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「特定の条件に合致した申し込みメールを受信したら」フローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、メール本文から見積書作成に必要な情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「見積書を発行」アクションを設定し、抽出した情報をもとに見積書ファイルを作成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送信する」アクションを設定し、作成した見積書を添付して自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- メールトリガーでは、件名や差出人など、フローを起動させたい申し込みメールの条件を任意で設定してください。
- AI機能のオペレーションでは、メール本文からどのような情報を抽出したいのか、指示内容（プロンプト）を任意で設定できます。
- Microsoft Excelで見積書を作成する際に使用する、テンプレートとなるファイルを任意で設定してください。
- Outlookでメールを送信するオペレーションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文を任意の内容に設定できます。
■注意事項- Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 申し込みメールをもとにしたMicrosoft Excelでの見積書作成に時間がかかっている方
- 手作業による情報転記ミスを減らし、見積書の送付業務を正確に行いたいと考えている方
- Outlookでの定型的なメール送信を自動化し、顧客対応の迅速化を図りたい方
- メール受信を起点に見積書作成から送信までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が減ることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、見積書の正確性を高めます。
- はじめに、Microsoft ExcelとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「特定の条件に合致した申し込みメールを受信したら」フローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、メール本文から見積書作成に必要な情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「見積書を発行」アクションを設定し、抽出した情報をもとに見積書ファイルを作成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送信する」アクションを設定し、作成した見積書を添付して自動で送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガーでは、件名や差出人など、フローを起動させたい申し込みメールの条件を任意で設定してください。
- AI機能のオペレーションでは、メール本文からどのような情報を抽出したいのか、指示内容（プロンプト）を任意で設定できます。
- Microsoft Excelで見積書を作成する際に使用する、テンプレートとなるファイルを任意で設定してください。
- Outlookでメールを送信するオペレーションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文を任意の内容に設定できます。
- Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1:Microsoft ExcelとOutlookをマイアプリ連携
以下をご確認ください。
Outlookも同様の手順で連携できます。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ2:テンプレートをコピーする
早速以下バナーの「試してみる」から、テンプレートをコピーして始めましょう！
■概要申し込みメールを受信するたびに、内容を確認して手作業で見積書を作成し、メールで送付する業務に手間を感じていませんか。人の手による作業では、情報の転記ミスや対応の遅れが発生してしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、受信したメールの内容をAIが自動で解析し、その情報をもとにMicrosoft Excelで見積書を作成、Outlookで送信するまでの一連の流れを自動化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- 申し込みメールをもとにしたMicrosoft Excelでの見積書作成に時間がかかっている方
- 手作業による情報転記ミスを減らし、見積書の送付業務を正確に行いたいと考えている方
- Outlookでの定型的なメール送信を自動化し、顧客対応の迅速化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット- メール受信を起点に見積書作成から送信までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が減ることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、見積書の正確性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、Microsoft ExcelとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「特定の条件に合致した申し込みメールを受信したら」フローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、メール本文から見積書作成に必要な情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「見積書を発行」アクションを設定し、抽出した情報をもとに見積書ファイルを作成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送信する」アクションを設定し、作成した見積書を添付して自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- メールトリガーでは、件名や差出人など、フローを起動させたい申し込みメールの条件を任意で設定してください。
- AI機能のオペレーションでは、メール本文からどのような情報を抽出したいのか、指示内容（プロンプト）を任意で設定できます。
- Microsoft Excelで見積書を作成する際に使用する、テンプレートとなるファイルを任意で設定してください。
- Outlookでメールを送信するオペレーションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文を任意の内容に設定できます。
■注意事項- Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
下記の画面が表示されるので、OKをクリックしてください。- 申し込みメールをもとにしたMicrosoft Excelでの見積書作成に時間がかかっている方
- 手作業による情報転記ミスを減らし、見積書の送付業務を正確に行いたいと考えている方
- Outlookでの定型的なメール送信を自動化し、顧客対応の迅速化を図りたい方
- メール受信を起点に見積書作成から送信までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が減ることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、見積書の正確性を高めます。
- はじめに、Microsoft ExcelとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「特定の条件に合致した申し込みメールを受信したら」フローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、メール本文から見積書作成に必要な情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「見積書を発行」アクションを設定し、抽出した情報をもとに見積書ファイルを作成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送信する」アクションを設定し、作成した見積書を添付して自動で送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガーでは、件名や差出人など、フローを起動させたい申し込みメールの条件を任意で設定してください。
- AI機能のオペレーションでは、メール本文からどのような情報を抽出したいのか、指示内容（プロンプト）を任意で設定できます。
- Microsoft Excelで見積書を作成する際に使用する、テンプレートとなるファイルを任意で設定してください。
- Outlookでメールを送信するオペレーションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文を任意の内容に設定できます。
- Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ3:アプリトリガーの設定
「申し込みメールを受信したら」をクリックします。
メールトリガーの条件設定を行います。
受信用アドレスの作成：任意の文字列で設定してください。
設定できたら「次へ」をクリックします。
先ほど設定したメールアドレスにメールを送信した上で、テストをクリックしてください。
テストが成功したら、完了するをクリックします。
ステップ4:テキストからデータを抽出する
次に「テキストからデータを抽出する」をクリックします。
注意事項を確認します。
詳細を設定していきます。
- 対象のテキスト：枠内をクリックし、「申し込みメールを受信したら」で取得した「本文」をクリックします。対象のテキストに{{本文}}と入力されます。
上記のように設定することで、メールの本文を自動で引用することができます。 - 抽出したい項目：ご使用用途に合わせて設定してください。
今回は、会社名、担当者名、メールアドレス、商品名、数量、単価、請求日、請求期限を抽出できるように設定しています。
テスト完了後、完了をクリックしてください。
ステップ5:見積書を発行
次に「見積書を発行」をクリックします。
雛形書類の連携を設定します。
- ファイルの保存場所：OneDriveまたはSharePointのどちらかを選択してください。
- ドライブID：該当のエクセルファイルが格納されているOneDriveを候補から選択してください。
- ファイル名：任意で設定してください。
- アイテムID：候補より選択してください。
今度は発行書類の設定をします。
- 格納先のフォルダ名：任意で設定してください。
- 格納先のフォルダID：候補より選択してください。
- 出力ファイル名：発行した書類のファイル名を任意で設定してください。
全て設定出来たら「次へ」をクリックします。
次に、置換条件の設定をします。
.png)
上記画像のように、取得した値から左の文字列に連動する文字列を選択していきます。
※補足）今回のケースでは、{{会社名}}、{{商品名}}、{{数量}}、{{単価}}は「テキストからデータを抽出する」の中から選択しています。
また、{{today_%Y-%m-%d}}と{{end_of_month_%Y-%m-%d}}は「日付」の中から選択しています。
※補足）上記のように設定することで、メール本文に記載された情報をAIが解析し、自動でMicrosoft Excelに反映することができます。
ステップ6:請求書を送付する
ここまで来れば、あともう一息です！
次は「請求書を送付する」をクリックします。
メールの設定をしていきます。
連携するアカウントを確認しましょう。
- To：「申し込みメールを受信したら」から「From」をクリックします。
- 件名：用途に合わせて任意で設定してください。
- 本文：用途に合わせて任意で設定してください。
- 添付ファイル：プルダウンより「取得した値を使用」、「発行した書類」を選択してください。
テストし、成功したら完了をクリックしてください。
ステップ7:トリガーをONにして動作確認
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
まとめ
Microsoft ExcelとOutlookの連携方法はいかがだったでしょうか？
今回ご紹介したフローボットを活用することで、AIが申し込みメールを自動で解析し、見積書を作成・メールを送信できるようになり、見積書発行の一連の流れを自動化できます！
これにより、担当者は手入力作業することなく、迅速かつ正確な顧客対応が可能となり業務効率UPを目指せます！
Yoomでは、さまざまなアプリと連携でき、フローボットテンプレートもふんだんにございます！ぜひ、登録して試してみてくださいね。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
