【ノーコードでOK】AIを活用しMicrosoft Excelで自動で見積書作成後、Outlookで送信してみた！

ステップ2:Microsoft ExcelとOutlookをマイアプリ連携

まずは、Microsoft ExcelとOutlookをYoomに連携する必要があります。
左欄にある「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」をクリックしてください。

マイアプリの新規接続一覧からMicrosoft Excelをクリックすると自動でマイアプリ連携されます。

今度は同様にOutlookをマイアプリ登録します。
新規接続一覧の中から今度はOutlookをクリックしてください。こちらも自動でマイアプリ登録されます。

これでMicrosoft ExcelとOutlookがYoomにマイアプリ連携されました！‍

ステップ3:アプリトリガーの設定

次に、左欄の「マイプロジェクト」をクリックし、一番上に出てくる「申し込みメールの内容をAIで解析し、Microsoft Excelで見積書の作成、Outlookで送信する」フローボットをクリックしてください。

右上の「編集する」をクリックすることで、フローボットのテンプレートを自由に編集できるようになります！
上部のタイトルは任意で変更してください。

一番上の「申し込みメールを受信したら」をクリックします。
メールトリガーの条件設定を行います。
タイトル：変更不要です。
受信用アドレスの作成：任意で設定してください。
設定できたら「次へ」をクリックします。

先ほど設定したメールアドレスにメールを送信した上で、テストをクリックしてください。
テストが成功したら、保存するをクリックします。

ステップ3:テキストからデータを抽出する

次に「テキストからデータを抽出する」をクリックします。
アクションを選択のページは変更不要の為、このまま「次へ」をクリックしてください。

詳細を設定していきます。

対象のテキスト：枠内をクリックし、「申し込みメールを受信したら」の中にある「本文」をクリックします。対象のテキストに{{本文}}と入力されます。
※解説）上記のように設定することで、メールの本文を自動で引用することができます。
抽出したい項目：ご使用用途に合わせて設定してください。今回は、会社名、担当者名、メールアドレス、商品名、数量、単価、請求日、請求期限を抽出できるように設定いています。
テスト完了後、保存するをクリックしてください。

ステップ3:見積書を発行

次に「見積書を発行」をクリックします。

雛形書類の連携を設定します。
ファイルの保存場所：OneDriveまたはSharePointのどちらかを選択してください。
ドライブID：該当のエクセルファイルが格納されているOneDriveを候補から選択してください。
ファイル名：任意で設定してください。
アイテムID：候補より選択してください。

今度は発行書類の設定をします。
格納先のフォルダ名：任意で設定してください。
格納先のフォルダID：候補より選択してください。
出力ファイル名：発行した書類のファイル名を任意で設定してください。
全て設定出来たら「次へ」をクリックします。

次に、置換条件の設定をします。

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上記画像のように、アウトプットの中から左の文字列に連動する文字列を選択していきます。
※補足）今回のケースでは、{{会社名}}、{{商品名}}、{{数量}}、{{単価}}は「テキストからデータを抽出する」の中から選択しています。また、{{today_%Y-%m-%d}}と{{end_of_month_%Y-%m-%d}}は「日付」の中から選択しています。
※補足）上記のように設定することで、メール本文に記載された情報をAIが解析し、自動でExcelに反映することができます。

ステップ3:請求書を送付する

ここまで来れば、あともう一息です！
次は「請求書を送付する」をクリックします。

メールの設定をしていきます。
To：「テキストからデータを抽出する」の中から「メールアドレス」をクリックします。{{メールアドレス}}と入力されます。
件名：用途に合わせて任意で設定してください。
本文：用途に合わせて任意で設定してください。
添付ファイル：プルダウンより「アウトプットを使用」、「発行した書類」を選択してください。
「次へ」をクリックし、テストが成功したら保存してください。

最後に、上記画像の赤枠内をクリックしトリガーボタンをONにしてください。

これで、「申し込みメールの内容をAIで解析し、Microsoft Excelで見積書の作成、Outlookで送信する」フローボットの完成です！

まとめ

Microsoft ExcelとOutlookの連携方法はいかがだったでしょうか？
今回ご紹介したフローボットを活用することで、AIが申し込みメールを自動で解析し、見積書を作成・メールを送信できるようになり、見積書発行の一連の流れを自動化できます！
これにより、担当者は手入力作業することなく、迅速かつ正確な顧客対応が可能となり業務効率UPを目指せます！
Yoomでは、さまざまなアプリと連携でき、フローボットテンプレートもふんだんにございます！ぜひ、登録して試してみてくださいね。

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