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日常の業務で見積書の作成と送付をする機会は多くあるかと思います。
しかし、これらの業務は手動で行うと時間がかかり、ミスも発生しやすいです。
そこで本記事では、申し込みメールの内容をAIで解析し、自動で見積書作成をおこない、メールを送信する方法をご紹介します。
見積書作成にかかる時間を短縮したい方や手作業によるデータの抽出や転記ミスを削減したい方必見です！
Microsoft ExcelとOutlookを連携すると見積書作成にかかる業務が大幅に短縮されます！
メリット1: 時間の節約が可能に！
営業担当者や事務スタッフの方たちにとって、見積書の作成と送信業務は日常的に多く発生する業務です。
これらの業務を1つずつ手動で行うと、かなりの労力と時間が必要になります。
そこで、Microsoft ExcelとOutlookを連携し、見積書の自動作成と自動送信を可能にしてみました。
これにより、申し込みメールを受信したら、自動的に見積書の作成と送信がされるので、これらの業務に使っていた時間を削減でき、業務効率の向上が期待されます。
メリット2: ヒューマンエラーの削減が可能に！
特に大量の見積書を扱う業務の場合、手動で見積書の作成と送信をする際に、入力ミスやメールの送信ミスが発生する可能性があります。
Microsoft ExcelとOutlookを連携すると、見積書の作成から送信まで全て自動で行えるため、ヒューマンエラーを大幅に削減可能です。
これにより、大きなトラブルが発生する可能性を下げ、顧客への信頼性向上が期待されます。
上記のメリットから、Microsoft ExcelとOutlookの連携によって、迅速かつ正確な見積書の作成＆送付ができることが分かりました。
アプリ同士の連携には、プログラミングの知識が必要になり、多くの時間やお金が必要になるケースもあります。実際にMicrosoft ExcelとOutlookを連携してみたいけど、なかなか手軽に始められるイメージが無いですよね…。
そこで、今回はノーコードでアプリ同士の連携ができるYoomを使用し、プログラミング無しで誰でも簡単にアプリ連携できる方法をご紹介します！
それでは早速、Microsoft ExcelとOutlookを連携し、上記メリットでご紹介した「申し込みメールの内容をAIで解析し、Microsoft Excelで見積書の作成、Outlookで送信する」ことができるフローボットの作成方法を実際にご紹介していきます！
まずは、こちらからアカウントの発行を行い、テンプレートを使用してみましょう！
※AIオペレーション機能はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
こちら有料プランですが、2週間のトライアル期間があるので、無料でお試しできますよ。
※Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があります。
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性がありますので、始める前にプランをご確認ください。
アカウント発行ができたら、早速以下バナーの「試してみる」から、テンプレートをコピーして始めましょう！
まずは、Microsoft ExcelとOutlookをYoomに連携する必要があります。
左欄にある「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」をクリックしてください。
マイアプリの新規接続一覧からMicrosoft Excelをクリックすると自動でマイアプリ連携されます。
今度は同様にOutlookをマイアプリ登録します。
新規接続一覧の中から今度はOutlookをクリックしてください。こちらも自動でマイアプリ登録されます。
これでMicrosoft ExcelとOutlookがYoomにマイアプリ連携されました！
次に、左欄の「マイプロジェクト」をクリックし、一番上に出てくる「申し込みメールの内容をAIで解析し、Microsoft Excelで見積書の作成、Outlookで送信する」フローボットをクリックしてください。
右上の「編集する」をクリックすることで、フローボットのテンプレートを自由に編集できるようになります！
上部のタイトルは任意で変更してください。
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一番上の「申し込みメールを受信したら」をクリックします。
メールトリガーの条件設定を行います。
タイトル：変更不要です。
受信用アドレスの作成：任意で設定してください。
設定できたら「次へ」をクリックします。
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先ほど設定したメールアドレスにメールを送信した上で、テストをクリックしてください。
テストが成功したら、保存するをクリックします。
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次に「テキストからデータを抽出する」をクリックします。
アクションを選択のページは変更不要の為、このまま「次へ」をクリックしてください。
詳細を設定していきます。
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対象のテキスト：枠内をクリックし、「申し込みメールを受信したら」の中にある「本文」をクリックします。対象のテキストに{{本文}}と入力されます。
※解説）上記のように設定することで、メールの本文を自動で引用することができます。
抽出したい項目：ご使用用途に合わせて設定してください。今回は、会社名、担当者名、メールアドレス、商品名、数量、単価、請求日、請求期限を抽出できるように設定いています。
テスト完了後、保存するをクリックしてください。
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次に「見積書を発行」をクリックします。
雛形書類の連携を設定します。
ファイルの保存場所：OneDriveまたはSharePointのどちらかを選択してください。
ドライブID：該当のエクセルファイルが格納されているOneDriveを候補から選択してください。
ファイル名：任意で設定してください。
アイテムID：候補より選択してください。
今度は発行書類の設定をします。
格納先のフォルダ名：任意で設定してください。
格納先のフォルダID：候補より選択してください。
出力ファイル名：発行した書類のファイル名を任意で設定してください。
全て設定出来たら「次へ」をクリックします。
次に、置換条件の設定をします。
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上記画像のように、アウトプットの中から左の文字列に連動する文字列を選択していきます。
※補足）今回のケースでは、{{会社名}}、{{商品名}}、{{数量}}、{{単価}}は「テキストからデータを抽出する」の中から選択しています。また、{{today_%Y-%m-%d}}と{{end_of_month_%Y-%m-%d}}は「日付」の中から選択しています。
※補足）上記のように設定することで、メール本文に記載された情報をAIが解析し、自動でExcelに反映することができます。
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ここまで来れば、あともう一息です！
次は「請求書を送付する」をクリックします。
メールの設定をしていきます。
To：「テキストからデータを抽出する」の中から「メールアドレス」をクリックします。{{メールアドレス}}と入力されます。
件名：用途に合わせて任意で設定してください。
本文：用途に合わせて任意で設定してください。
添付ファイル：プルダウンより「アウトプットを使用」、「発行した書類」を選択してください。
「次へ」をクリックし、テストが成功したら保存してください。
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最後に、上記画像の赤枠内をクリックしトリガーボタンをONにしてください。
これで、「申し込みメールの内容をAIで解析し、Microsoft Excelで見積書の作成、Outlookで送信する」フローボットの完成です！
Microsoft ExcelとOutlookの連携方法はいかがだったでしょうか？
今回ご紹介したフローボットを活用することで、AIが申し込みメールを自動で解析し、見積書を作成・メールを送信できるようになり、見積書発行の一連の流れを自動化できます！
これにより、担当者は手入力作業することなく、迅速かつ正確な顧客対応が可能となり業務効率UPを目指せます！
Yoomでは、さまざまなアプリと連携でき、フローボットテンプレートもふんだんにございます！ぜひ、登録して試してみてくださいね。
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