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【ノーコードで実現】HubSpotとDropboxを連携して自動でフォルダ作成する方法
インバウンドマーケティングのプラットフォームの「HubSpot」とデバイスを問わず、いつでも、どこでも、必要なファイルにアクセスが可能なDropbox。
今回はHubSpotとDropboxを連携するとどんなことができるのでしょうか？メリットと自動化例をご紹介します！
HubSpotとDropboxを連携するメリットと自動化例
HubSpotとDropboxを連携するとデータ管理が効率的になります！
具体的に以下でご紹介します。
メリット
メリット1:フォルダを効率的に管理することができる！
HubSpotで新しいコンタクトが作成されると自動的にDropboxにフォルダを作成することができます！しかも、チーム全体が簡単にアクセスすることが可能。これにより、ファイルの重複を防ぎ、常に最新の情報を共有することができます。
メリット2:顧客データを統一することができる！
HubSpotに保存された顧客情報とDropboxに保存された関連ファイルとを１つのアプリで確認することが可能です！これにより、顧客に対する深い理解と迅速な対応ができ、営業活動やカスタマーサポートの方におすすめです！
メリット3:自動でタスク管理をしてくれる！
HubSpotで新しいタスクを作成すると、Dropbox内の関連するフォルダを自動的に保存や整理ができます！これにより、手動でタスクごとに資料を整理する手間を省き、効率的なタスク管理ができます！
自動化例
HubSpotからDropboxへの連携
・HubSpotに新しい顧客を追加するとDropboxに顧客フォルダを自動で作成することが可能です。
・HubSpotで契約書や見積もりを作成すると、自動的にDropboxに保存され、共有リンクを特定のメンバーに送ることができます。
DropboxからHubSpotへの連携
・Dropboxにアップロードされた新しいファイルが自動的にHubSpotの関連情報にリンクすることができます。
・Dropboxの特定のフォルダに追加されたファイルをHubSpotのタスクとして自動的に登録することが可能です。
HubSpotとDropboxの連携フローの作り方
さて、HubSpotとDropboxの連携をすることのメリットと自動化例を挙げてきました。
この後は実際にHubSpotとDropboxを連携する方法をご紹介します。
今回使用するテンプレートは「HubSpotにコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する」です！
テンプレートは以下の通りです。
■概要HubSpotに新しいコンタクトを登録するたびに、手動でDropboxにフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか？この定型的な作業は、作成漏れやフォルダ名の入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、HubSpotにコンタクトが作成されたタイミングで、関連情報を保管するためのDropboxフォルダが自動で作成されるため、こうした課題をスムーズに解消し、顧客管理の初動を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方- HubSpotでのコンタクト管理とDropboxでのファイル管理を手作業で行っている営業やマーケティング担当者の方
- 顧客ごとに作成するDropboxフォルダの命名規則などを統一し、管理を標準化したいと考えているチームリーダーの方
- 顧客管理に付随して発生するノンコア業務を自動化し、生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- HubSpotにコンタクトが作成されると、自動でDropboxにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、コンタクト名との不整合といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データ管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、HubSpotとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、HubSpotのコンタクト情報をもとにしたフォルダが作成されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Dropboxでフォルダを作成する際、作成先のフォルダパス（階層）を任意で指定できます。
- 作成するフォルダ名は、HubSpotから取得したコンタクト情報（会社名や氏名など）を組み合わせて動的に設定することが可能です。
■注意事項- HubSpot、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotでのコンタクト管理とDropboxでのファイル管理を手作業で行っている営業やマーケティング担当者の方
- 顧客ごとに作成するDropboxフォルダの命名規則などを統一し、管理を標準化したいと考えているチームリーダーの方
- 顧客管理に付随して発生するノンコア業務を自動化し、生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotにコンタクトが作成されると、自動でDropboxにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、コンタクト名との不整合といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データ管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、HubSpotのコンタクト情報をもとにしたフォルダが作成されるようにします。
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxでフォルダを作成する際、作成先のフォルダパス（階層）を任意で指定できます。
- 作成するフォルダ名は、HubSpotから取得したコンタクト情報（会社名や氏名など）を組み合わせて動的に設定することが可能です。
■注意事項
- HubSpot、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
はじめる前に
まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。すぐにはじめられます！
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomをご確認ください。
ステップ1:HubSpotとDropboxをマイアプリに連携しよう！
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」を選択してください。
(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、HubSpotをクリックします。
(3)アカウントを持っている方は「Sign in to your HubSpot account」をクリックします。
(4)ログイン画面にてEメールアドレスとパスワードを入力しログインします。
その後の行程につきましてはこちらをご確認ください。
(5)次はDropboxをマイアプリに登録します。(1)と同じようにYoomの新規接続一覧の中からDropboxをクリックします。
(6)ログイン画面がでてくるので、GoogleもしくはAppleのIDでログインするか、メールアドレスを入力して「続行」をクリックします。
これでマイアプリの連携が完了しました！
■概要HubSpotに新しいコンタクトを登録するたびに、手動でDropboxにフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか？この定型的な作業は、作成漏れやフォルダ名の入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、HubSpotにコンタクトが作成されたタイミングで、関連情報を保管するためのDropboxフォルダが自動で作成されるため、こうした課題をスムーズに解消し、顧客管理の初動を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方- HubSpotでのコンタクト管理とDropboxでのファイル管理を手作業で行っている営業やマーケティング担当者の方
- 顧客ごとに作成するDropboxフォルダの命名規則などを統一し、管理を標準化したいと考えているチームリーダーの方
- 顧客管理に付随して発生するノンコア業務を自動化し、生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- HubSpotにコンタクトが作成されると、自動でDropboxにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、コンタクト名との不整合といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データ管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、HubSpotとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、HubSpotのコンタクト情報をもとにしたフォルダが作成されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Dropboxでフォルダを作成する際、作成先のフォルダパス（階層）を任意で指定できます。
- 作成するフォルダ名は、HubSpotから取得したコンタクト情報（会社名や氏名など）を組み合わせて動的に設定することが可能です。
■注意事項- HubSpot、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotでのコンタクト管理とDropboxでのファイル管理を手作業で行っている営業やマーケティング担当者の方
- 顧客ごとに作成するDropboxフォルダの命名規則などを統一し、管理を標準化したいと考えているチームリーダーの方
- 顧客管理に付随して発生するノンコア業務を自動化し、生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotにコンタクトが作成されると、自動でDropboxにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、コンタクト名との不整合といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データ管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、HubSpotのコンタクト情報をもとにしたフォルダが作成されるようにします。
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxでフォルダを作成する際、作成先のフォルダパス（階層）を任意で指定できます。
- 作成するフォルダ名は、HubSpotから取得したコンタクト情報（会社名や氏名など）を組み合わせて動的に設定することが可能です。
■注意事項
- HubSpot、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ2:トリガーを設定しよう！
(1)今回は用意されているテンプレートを使用していきます。
アプリトリガーの、「新しいコンタクトが作成されたら」をクリックします。
(2)HubSpotと連携するアカウント情報に誤りがなければ「次へ」をクリックします。
(3)API接続設定の画面がでてくるので、トリガーの起動時間、データベースIDを入力し、「テスト」をクリックします。
エラーとならなければ下部にある「保存」をクリックします。
※トリガーの起動間隔→5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。
ステップ3:アクションを設定しよう！
(1)次は「フォルダを作成」をクリックします。
(2)Dropboxと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アプリIDを入力したら「次へ」をクリックします。
(3)API接続設定の画面がでてくるので、フォルダのパスを入力し「テスト」をクリックします。
エラーとならなければ、下部にある「保存」をクリックします。
(4)最後にメールトリガーをオンにします。これで完成です！
■概要HubSpotに新しいコンタクトを登録するたびに、手動でDropboxにフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか？この定型的な作業は、作成漏れやフォルダ名の入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、HubSpotにコンタクトが作成されたタイミングで、関連情報を保管するためのDropboxフォルダが自動で作成されるため、こうした課題をスムーズに解消し、顧客管理の初動を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方- HubSpotでのコンタクト管理とDropboxでのファイル管理を手作業で行っている営業やマーケティング担当者の方
- 顧客ごとに作成するDropboxフォルダの命名規則などを統一し、管理を標準化したいと考えているチームリーダーの方
- 顧客管理に付随して発生するノンコア業務を自動化し、生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- HubSpotにコンタクトが作成されると、自動でDropboxにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、コンタクト名との不整合といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データ管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、HubSpotとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、HubSpotのコンタクト情報をもとにしたフォルダが作成されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Dropboxでフォルダを作成する際、作成先のフォルダパス（階層）を任意で指定できます。
- 作成するフォルダ名は、HubSpotから取得したコンタクト情報（会社名や氏名など）を組み合わせて動的に設定することが可能です。
■注意事項- HubSpot、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotでのコンタクト管理とDropboxでのファイル管理を手作業で行っている営業やマーケティング担当者の方
- 顧客ごとに作成するDropboxフォルダの命名規則などを統一し、管理を標準化したいと考えているチームリーダーの方
- 顧客管理に付随して発生するノンコア業務を自動化し、生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotにコンタクトが作成されると、自動でDropboxにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、コンタクト名との不整合といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データ管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、HubSpotのコンタクト情報をもとにしたフォルダが作成されるようにします。
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxでフォルダを作成する際、作成先のフォルダパス（階層）を任意で指定できます。
- 作成するフォルダ名は、HubSpotから取得したコンタクト情報（会社名や氏名など）を組み合わせて動的に設定することが可能です。
■注意事項
- HubSpot、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
HubSpotとDropboxの連携フロー応用編
いかがだったでしょうか？今回ご紹介したフロー以外にもHubSpotとDropboxを使用したフローを２つご紹介します！どちらも工程も少なくて、とても簡単にできます！
■概要お客様から届く添付ファイル付きメールの管理は、意外と手間がかかる業務ではないでしょうか。ファイルをダウンロードしてフォルダに格納し、さらに顧客管理ツールに履歴を残すといった一連の作業は、積み重なると大きな負担になります。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、添付ファイルを自動でDropboxにアップロードし、その情報をHubSpotのコンタ-クトにメモとして追加する流れを自動化できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方- メールでのやり取りが多く、添付ファイルの管理に手間を感じている営業やCS担当者の方
- DropboxとHubSpotを併用し、顧客ごとのファイルや情報の管理を手作業で行っている方
- 顧客とのコミュニケーション履歴を一元管理し、対応の抜け漏れをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- メール受信からファイル保存、顧客情報へのメモ追加までを自動化できるため、手作業の時間を削減します。
- ファイルの保存ミスや顧客情報への記録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、対応履歴の正確な一元管理が可能です。
■フローボットの流れ- はじめに、DropboxとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメール機能を選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをアップロード」アクションで受信した添付ファイルを保存します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotを選択し、「コンタクトにメモを追加」アクションでファイルの保存履歴などを記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- メール機能のトリガーでは、特定のメールアドレスで受信した場合のみ起動するよう設定したり、件名や本文に特定の文字列が含まれる場合といった条件を任意で設定できます。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、ファイル名にメールの受信日時や送信元アドレスを付与したり、保存先のフォルダを指定したりすることが可能です。
- HubSpotのメモには、メールの件名や本文、Dropboxに保存したファイルのURLなど、前段のフローで取得した情報を自由に引用して記録できます。
■注意事項- Dropbox、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールでのやり取りが多く、添付ファイルの管理に手間を感じている営業やCS担当者の方
- DropboxとHubSpotを併用し、顧客ごとのファイルや情報の管理を手作業で行っている方
- 顧客とのコミュニケーション履歴を一元管理し、対応の抜け漏れをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信からファイル保存、顧客情報へのメモ追加までを自動化できるため、手作業の時間を削減します。
- ファイルの保存ミスや顧客情報への記録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、対応履歴の正確な一元管理が可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメール機能を選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをアップロード」アクションで受信した添付ファイルを保存します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotを選択し、「コンタクトにメモを追加」アクションでファイルの保存履歴などを記録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- メール機能のトリガーでは、特定のメールアドレスで受信した場合のみ起動するよう設定したり、件名や本文に特定の文字列が含まれる場合といった条件を任意で設定できます。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、ファイル名にメールの受信日時や送信元アドレスを付与したり、保存先のフォルダを指定したりすることが可能です。
- HubSpotのメモには、メールの件名や本文、Dropboxに保存したファイルのURLなど、前段のフローで取得した情報を自由に引用して記録できます。
■注意事項
- Dropbox、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
添付ファイル付きのメールが届いたらDropboxにファイルをアップロードし、HubSpotに連携してコンタクトにメモを残すフローです。
画像やPDFデータをよく扱う方におすすめしたいフローです！
例えば賃貸物件を管理している不動産会社では物件の写真をよく撮りますよね？事務の方にメールを送るだけで、Dropboxにファイルが格納され、HubSpotでメモまで残せます！事務員の方は営業の方を待たずとも、業務を進めることが可能です！
まとめ
今回はHubSpotとDropboxの連携をご紹介いたしました。
プロジェクトが増えていくとデータをどこのフォルダに格納すればいいのかわかりにくくなります…。
けれども、HubSpotとDropboxを連携すれば、フォルダを自動で作成してくれるので、データをフォルダに入れ忘れることもなくなりそうです！
Yoomでは様々なアプリと連携ができます！しかもノーコードで簡単に連携が可能です。また、わかりやすいデザインなので、初心者の方も安心してご利用いただけます。
2週間お試しプランもあるので色んなアプリと連携させて業務効率をどんどんアップしていきましょう！
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
