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インバウンドマーケティングのプラットフォームの「HubSpot」とデバイスを問わず、いつでも、どこでも、必要なファイルにアクセスが可能なDropbox。
今回はHubSpotとDropboxを連携するとどんなことができるのでしょうか？メリットと自動化例をご紹介します！
HubSpotとDropboxを連携するとデータ管理が効率的になります！
具体的に以下でご紹介します。
メリット1:フォルダを効率的に管理することができる！
HubSpotで新しいコンタクトが作成されると自動的にDropboxにフォルダを作成することができます！しかも、チーム全体が簡単にアクセスすることが可能。これにより、ファイルの重複を防ぎ、常に最新の情報を共有することができます。
メリット2:顧客データを統一することができる！
HubSpotに保存された顧客情報とDropboxに保存された関連ファイルとを１つのアプリで確認することが可能です！これにより、顧客に対する深い理解と迅速な対応ができ、営業活動やカスタマーサポートの方におすすめです！
メリット3:自動でタスク管理をしてくれる！
HubSpotで新しいタスクを作成すると、Dropbox内の関連するフォルダを自動的に保存や整理ができます！これにより、手動でタスクごとに資料を整理する手間を省き、効率的なタスク管理ができます！
HubSpotからDropboxへの連携
・HubSpotに新しい顧客を追加するとDropboxに顧客フォルダを自動で作成することが可能です。
・HubSpotで契約書や見積もりを作成すると、自動的にDropboxに保存され、共有リンクを特定のメンバーに送ることができます。
DropboxからHubSpotへの連携
・Dropboxにアップロードされた新しいファイルが自動的にHubSpotの関連情報にリンクすることができます。
・Dropboxの特定のフォルダに追加されたファイルをHubSpotのタスクとして自動的に登録することが可能です。
さて、HubSpotとDropboxの連携をすることのメリットと自動化例を挙げてきました。
この後は実際にHubSpotとDropboxを連携する方法をご紹介します。
今回使用するテンプレートは「HubSpotにコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する」です！
テンプレートは以下の通りです。
■概要
HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業部門
・HubSpotで新しく登録されたコンタクト情報を基に、Dropboxで個別フォルダを作成し、顧客情報や関連資料を管理したいチーム
・顧客ごとにフォルダを作成し、ドキュメント管理を効率化したいチーム
2.カスタマーサポートチーム
・新規コンタクトがHubSpotに登録された際に、Dropboxでフォルダを自動生成し、顧客サポート資料ややり取りを一元管理したいチーム
3.マーケティング部門
・HubSpotで取得したリード情報に基づいて、Dropboxにフォルダを作成し、キャンペーン資料やマーケティング資料を整理したいチーム
4.プロジェクト管理チーム
・新規顧客やパートナー情報をHubSpotで管理し、関連するプロジェクト資料をDropboxで管理したいチーム
5.データ管理チーム
・HubSpotとDropbox間で顧客データの整合性を保ち、一貫した顧客管理を行いたいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・自動でDropboxにフォルダが作成されるため、迅速に資料やドキュメントを整理することができます。
・顧客対応の進捗状況や関連資料をリアルタイムで共有できるため、ミスコミュニケーションが減少し、スムーズな業務進行が可能となります。
■注意事項
・HubSpot、DropboxのそれぞれとYoomを連携させてください。
まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。すぐにはじめられます！
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomをご確認ください。
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」を選択してください。
(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、HubSpotをクリックします。
(3)アカウントを持っている方は「Sign in to your HubSpot account」をクリックします。
(4)ログイン画面にてEメールアドレスとパスワードを入力しログインします。
その後の行程につきましてはこちらをご確認ください。
(5)次はDropboxをマイアプリに登録します。(1)と同じようにYoomの新規接続一覧の中からDropboxをクリックします。
(6)ログイン画面がでてくるので、GoogleもしくはAppleのIDでログインするか、メールアドレスを入力して「続行」をクリックします。
これでマイアプリの連携が完了しました！
■概要
HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業部門
・HubSpotで新しく登録されたコンタクト情報を基に、Dropboxで個別フォルダを作成し、顧客情報や関連資料を管理したいチーム
・顧客ごとにフォルダを作成し、ドキュメント管理を効率化したいチーム
2.カスタマーサポートチーム
・新規コンタクトがHubSpotに登録された際に、Dropboxでフォルダを自動生成し、顧客サポート資料ややり取りを一元管理したいチーム
3.マーケティング部門
・HubSpotで取得したリード情報に基づいて、Dropboxにフォルダを作成し、キャンペーン資料やマーケティング資料を整理したいチーム
4.プロジェクト管理チーム
・新規顧客やパートナー情報をHubSpotで管理し、関連するプロジェクト資料をDropboxで管理したいチーム
5.データ管理チーム
・HubSpotとDropbox間で顧客データの整合性を保ち、一貫した顧客管理を行いたいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・自動でDropboxにフォルダが作成されるため、迅速に資料やドキュメントを整理することができます。
・顧客対応の進捗状況や関連資料をリアルタイムで共有できるため、ミスコミュニケーションが減少し、スムーズな業務進行が可能となります。
■注意事項
・HubSpot、DropboxのそれぞれとYoomを連携させてください。
(1)今回は用意されているテンプレートを使用していきます。
アプリトリガーの、「新しいコンタクトが作成されたら」をクリックします。
(2)HubSpotと連携するアカウント情報に誤りがなければ「次へ」をクリックします。
(3)API接続設定の画面がでてくるので、トリガーの起動時間、データベースIDを入力し、「テスト」をクリックします。
エラーとならなければ下部にある「保存」をクリックします。
※トリガーの起動間隔→5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。
(1)次は「フォルダを作成」をクリックします。
(2)Dropboxと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アプリIDを入力したら「次へ」をクリックします。
(3)API接続設定の画面がでてくるので、フォルダのパスを入力し「テスト」をクリックします。
エラーとならなければ、下部にある「保存」をクリックします。
(4)最後にメールトリガーをオンにします。これで完成です！
■概要
HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業部門
・HubSpotで新しく登録されたコンタクト情報を基に、Dropboxで個別フォルダを作成し、顧客情報や関連資料を管理したいチーム
・顧客ごとにフォルダを作成し、ドキュメント管理を効率化したいチーム
2.カスタマーサポートチーム
・新規コンタクトがHubSpotに登録された際に、Dropboxでフォルダを自動生成し、顧客サポート資料ややり取りを一元管理したいチーム
3.マーケティング部門
・HubSpotで取得したリード情報に基づいて、Dropboxにフォルダを作成し、キャンペーン資料やマーケティング資料を整理したいチーム
4.プロジェクト管理チーム
・新規顧客やパートナー情報をHubSpotで管理し、関連するプロジェクト資料をDropboxで管理したいチーム
5.データ管理チーム
・HubSpotとDropbox間で顧客データの整合性を保ち、一貫した顧客管理を行いたいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・自動でDropboxにフォルダが作成されるため、迅速に資料やドキュメントを整理することができます。
・顧客対応の進捗状況や関連資料をリアルタイムで共有できるため、ミスコミュニケーションが減少し、スムーズな業務進行が可能となります。
■注意事項
・HubSpot、DropboxのそれぞれとYoomを連携させてください。
いかがだったでしょうか？今回ご紹介したフロー以外にもHubSpotとDropboxを使用したフローを２つご紹介します！どちらも工程も少なくて、とても簡単にできます！
■概要
添付ファイル付きのメールが届いたらDropboxにファイルをアップロードし、HubSpotに連携してコンタクトにメモを残すフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.画像やPDFデータの管理を任されているか方
・営業アシスタントや部門長
・帳票類を管理している経理担当や総務担当者
2.企業データをHubSpotで管理しているの方
・デジタルツールを活用してスケジュール管理を行なっている事務職員
・マーケティング業務の担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・一連の流れを自動で完了してくれるため、手作業の必要がなく業務効率化に繋がります。
・自動でフローボットが起動する為、定型業務の漏れの改善に繋がります。
■注意事項
・HubSpot、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
添付ファイル付きのメールが届いたらDropboxにファイルをアップロードし、HubSpotに連携してコンタクトにメモを残すフローです。
画像やPDFデータをよく扱う方におすすめしたいフローです！
例えば賃貸物件を管理している不動産会社では物件の写真をよく撮りますよね？事務の方にメールを送るだけで、Dropboxにファイルが格納され、HubSpotでメモまで残せます！事務員の方は営業の方を待たずとも、業務を進めることが可能です！
今回はHubSpotとDropboxの連携をご紹介いたしました。
プロジェクトが増えていくとデータをどこのフォルダに格納すればいいのかわかりにくくなります…。
けれども、HubSpotとDropboxを連携すれば、フォルダを自動で作成してくれるので、データをフォルダに入れ忘れることもなくなりそうです！
Yoomでは様々なアプリと連携ができます！しかもノーコードで簡単に連携が可能です。また、わかりやすいデザインなので、初心者の方も安心してご利用いただけます。
2週間お試しプランもあるので色んなアプリと連携させて業務効率をどんどんアップしていきましょう！
