BoxとOutlookをノーコードで連携したらファイル管理が格段に楽になった

[Yoomとは]

BoxとOutlookをノーコードで連携する方法

それでは、プログラミングなどの知識がゼロでも業務を自動化できるYoomを利用して、実際にノーコードでフローボットを作成してみましょう！
Yoomの登録が終わったら、Yoomと各アプリを連携させましょう。
これを「マイアプリ連携」と言います。マイアプリ連携はとても簡単です！

BoxとOutlookのマイアプリ連携

画面左側のメニューから「マイアプリ」を選択しましょう。

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右上の新規接続をクリック！

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検索窓に「Box」と入力するとBoxのアイコンが出てきます。クリックしましょう。
以下のような画面が表示されるのでBoxへのアクセスを許可を押してください。

そうするとYoomのマイアプリ画面に戻ります。Boxのマイアプリ連携はこれにて終わり。早いですね！！

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次はOutlookの連携です。
OutlookのログインはMicrosoft 365にログインしておくとすぐに終わるので、あらかじめログインしましょう！

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Boxと同じくマイアプリから「Outlook」と検索してください。
Outlookのアイコンが出てくるのでクリック。そうすると画面が切り替わることなく連携が終わります。

これで2つのアプリがYoomと連携されました！次に以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。

‍BoxとOutlookの連携方法

まず、フローボットを作成している段階でテスト送信が必要になります。
そのため、あらかじめBoxに何かしらのフォルダと、その中にPDFや画像ファイルを少しアップロードしておきましょう。

【Boxのトリガー設定】

マイアプリ登録が完了したら画面左の「マイプロジェクト」をクリック！

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Boxアイコンの「【コピー】boxにファイルがアップロードされたら、Outlookにメールを送信する」という画面に入り、右上の編集するをクリック！

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Boxのロゴの「ファイルがアップロードされたら」を押しましょう。

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連携するアカウント情報を選択します。そのまま1番下の「トリガーアクション」を任意のものに変更しましょう！
今回はタイトルと同じく「ファイルがアップロードされたら」にしました。

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次へを押して、フォルダIDを入力しましょう。フォルダIDは画像赤枠内です。
入力し終えたらすぐ下のテストをクリック！青く「テスト成功」と表示されればOKです。
次へを押すともう一度テストのボタンが出てくるので押しましょう。先ほどに同じく青く「テスト成功」と表示されればOKなので、今度は保存します。

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次はBoxのロゴの「ファイルをダウンロードする」の設定にいきます！
連携するアカウント情報を選択します。そのまま1番下の「トリガーアクション」を任意のものに変更しましょう！
こちらもタイトルと同じく「ファイルをダウンロードする」にしました。
タイトルとアクションは揃えるのがわかりやすいので、揃えるのがおすすめです！

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次へを押したら先ほどと全く同じ感じの画面になるので、コンテンツIDを入力してテストを押します。
ここで注意点が1つあります！画面は先ほどと似ていますが、今回入力するのは「ファイルID」です！
ファイルIDもフォルダIDと同じ部分に表示されているので、任意のファイルを開いてコピペしましょう。

入力できたらテストを押して、保存します！

【Outlookの設定】

Outlookのロゴの「メールを送る」を押しましょう。

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連携するアカウント情報を選択します。そのまま1番下の「トリガーアクション」を任意のものに変更しましょう！
今回はタイトルと同じく「ファイルがアップロードされたら」にしました。

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次へを押すとメールの内容を決める画面に移行するので、設定していきます。

デフォルトは上記のような状態です。
これを任意の内容に変えていきましょう！内容を変えたいボックス内にカーソルを持っていきクリックすると…

こんな感じの画面になります。
件名に表示させる内容をチョイスしている段階なので、試しに作者名を入れてみましょう。
作者名をクリックすると…

作者名が件名に入るようになります！ファイル名との間に「＿」を入れて区切り、わかりやすくしました。
この状態だと独特の表記になっているので不安があるかもしれませんが、大丈夫です！後ほどテスト送信した際に完成をお見せしますね！

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このままメールの本文も変えていきましょう！同じようにボックス内をクリックで色々と内容をプラスしていけるのでアレンジしていきます。

こんな感じにしてみました。これならメールを送信した際にどういった画像なのか、いつ頃のものなのかがハッキリわかるはずです。
赤枠の部分が上記の画像の内容と同じようになっていれば、自動でダウンロードしたファイルが送信されるので、必ずチェックしてくださいね！

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次の画面へ行くとこのようにサンプル画面が表示されます。
確認してOKならテストを押して送信してみましょう！

今回は宛先をGmailにしてみました！連携したOutlookからメールが送信されていますね。
これにて設定は終了です。お疲れ様でした！

BoxとOutlookのその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもBoxやOutlookのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。いずれも簡単な設定で利用できるようになりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Boxを活用した自動化例

Notionにページが作成または更新されたら、Boxにフォルダを作成する

新しく作成・更新されたページを自動的にBoxに追加されるので、情報管理の抜けや漏れを防ぐのに役立つでしょう。

BoxにアップロードされたファイルをOneDriveに保存する‍

BoxとOneDrive、どちらにもファイルを保存したいという方におすすめです。
自動でファイルをアップロードするため、手作業する時間を短縮してくれます。

特定のMicrosoft Excelのファイルを定期的にバックアップしてBoxに保存する

重要なMicrosoft Excelデータを自動的にクラウド上に安全に保管する業務ワークフローです。
指定したスケジュールに従ってMicrosoft ExcelをBoxに自動保存することで、データ紛失のリスクを軽減します。

Outlookを活用した自動化例

GitLabでIssueが更新されたら、Outlookで通知する

チームメンバーが重要な変更やコメントをスムーズに確認できるため、円滑な対応が見込めます。

Outlookのメール内容をもとに、ChatGPTで契約書の草案を作成して担当者に送信する

契約書作成の初期段階を効率化し、担当者の負担を軽減する業務ワークフローです。
指定した件名のメールを受信した際、契約情報を抽出し、ChatGPTを活用して契約書の草案をスピーディーに生成します。

Outlookで予定が更新されたらDiscordに通知する

スケジュール管理とチーム内コミュニケーションを効率化する業務ワークフローです。
Outlookで予定を変更すると、自動的にDiscordに通知が送信され、チーム全員が常に最新情報を把握しやすくなります。

BoxとOutlookを連携すると得られるメリット

1.  ファイルの管理が楽になる

Outlookに送信されたファイルをBoxへ直接アップロードすることができるため、ファイルの管理がとても楽になりそうですよね。
これにより手動ダウンロードとアップロードの手間が省けるので、自分のパソコンのフォルダ整理や定期的なデータの削除などをしなくても済むでしょう！

2. 自動保存ができる

Outlookに送られてきたファイルをBoxに自動で保存できるようになります。
Boxにアップロードしなければならないファイルをたくさんの受信履歴の中から探す必要がなくなるので、かなり時間の節約になるかもしれません！

3.スピーディーにファイル共有ができる

Outlookに届いたメールをすぐにBoxへアップロードできれば、ファイルは常にフレッシュな状態を保てます。
ファイルのスピーディーな共有はチームでの素早いタスク遂行には欠かせません。時間を無駄にすることもなくなるため、効率的が期待できますね！

BoxとOutlookの連携で叶うタスクの自動化

1. メールを自動で振り分ける

Outlookに届いたメールをどのようにBoxのファイルへアップロードするのか指定しつつ自動で振り分けることが可能です！
プロジェクトごとのファイルに自動振り分けされればプロジェクトの管理もかなり楽になるでしょう。

2. 自動でバックアップする

Outlookに送られてきたファイルが自動でBoxに保存されるようになれば、データのファイルのバックアップも簡単になります。
中でも重要な書類などを振り分けの時点で指定しておけば、データの消失に怯えることもありません！

3. 自動で通知する

Boxに新しいファイルが追加されるとOutlookに自動で通知が行くようになります。チーム同士でファイルをやり取りしている場合において自動通知は素晴らしい機能です！
文面を考えつつファイルを添付したメールを手動で送信するという一連の流れが必要なくなるため、コア業務にのみ集中できるようになるでしょう。

BoxとOutlookの連携でファイルと時間の管理が上手くいく！

Boxはファイル共有に欠かせない存在で、日々たくさん利用するかと思います。そのため、ファイル管理の手間が省ければ大幅な時間の節約になりますよね。このように使用頻度が高いアプリこそYoomで連携し、業務の自動化を実現してみましょう！
Yoomではノーコードで作成可能なフローボットのテンプレートがたくさん用意されています。「これが自動化できたらいいのにな…」と思うタスクがあれば、探してみてくださいね！