BoxとOutlookの連携イメージ

BoxとOutlookをノーコードで連携したらファイル管理が格段に楽になった

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BoxとOutlookの連携イメージ
アプリ同士の連携方法

2025-08-25

BoxとOutlookをノーコードで連携したらファイル管理が格段に楽になった

a.ohta

ファイルをBoxにアップロードしたことを共有したいけど、毎回メールを送るのは手間…
そんな悩みを抱えていませんか?手動でメールを送るのは時間もかかり、大変ですよね。
そこでもし、メールの送信作業を自動化できたらどうでしょう?
ファイル管理の手間を減らし、効率よく情報を共有できそうですよね!
この記事では、Boxにファイルがアップロードされたら、Outlookでメールを自動送信する方法を詳しく解説していきます。

BoxとOutlookを活用したすぐに試せる自動化テンプレート集はこちら

データ格納を自動化する便利な自動化テンプレート

[[160272,260555]]

送信を自動化する便利なテンプレート

[[260599,149410,73137]]

OCRを使った便利な自動化テンプレート

[[133809,182721]]

更新を自動化する便利なテンプレート

[[200934]]

通知を自動化する便利なテンプレート

[[185740,160254]]

今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください!

[[73137]]

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は「Boxにファイルがアップロードされたら、Outlookにメールを送信する」フローを作成していきます!

作成の流れは大きく分けて以下です。

  • BoxとOutlookのマイアプリ連携
  • テンプレートをコピー
  • Boxのトリガー設定およびOutlookのアクション設定
  • トリガーをONにしてフローが正しく動くかを確認
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今回ご紹介するテンプレート以外にも、Outlookがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。

Outlookを使った業務自動化事例資料をダウンロード(無料)

BoxとOutlookをノーコードで連携する方法

それでは、プログラミングなどの知識がゼロでも業務を自動化できるYoomを利用して、実際にノーコードでフローボットを作成してみましょう!
Yoomの登録が終わったら、Yoomと各アプリを連携させましょう。
これを「マイアプリ連携」と言います。マイアプリ連携はとても簡単です!

BoxとOutlookのマイアプリ連携

画面左側のメニューから「マイアプリ」を選択し、新規接続をクリック!

     ↓

検索窓に「Box」と入力するとBoxのアイコンが出てきます。クリックしましょう。
以下のような画面が表示されるのでBoxへのアクセスを許可を押してください。

そうするとYoomのマイアプリ画面に戻ります。Boxのマイアプリ連携はこれにて終わり。早いですね!!

     ↓

次はOutlookの連携です。

     ↓

Boxと同じくマイアプリから「Outlook」と検索してください。
Outlookのアイコンが出てくるのでクリック。そうするとサインインする画面が表示されます。サインインをすると連携が終わります。

これで2つのアプリがYoomと連携されました!次に以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

[[73137]]

「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。

BoxとOutlookの連携方法

まず、フローボットを作成している段階でテスト送信が必要になります。
そのため、あらかじめBoxに何かしらのフォルダと、その中にPDFや画像ファイルを少しアップロードしておきましょう。

※注意事項※
・ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
・その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、以下もチェックしてみてください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

【Boxのトリガー設定】

Boxのロゴの「ファイルがアップロードされたら」を押しましょう。

連携するアカウント情報を選択します。そのまま1番下の「トリガーアクション」を任意のものに変更しましょう!
今回はタイトルと同じく「ファイルがアップロードされたら」にしました。選択後に次に進みましょう。

続いて、フォルダIDを入力しましょう。フォルダIDは画像赤枠内です。
入力し終えたらすぐ下のテストをクリック!青く「テスト成功」と表示されればOKです。


次へを押すともう一度テストのボタンが出てくるので押しましょう。
テストが成功した場合は、アウトプットが取得できます。
こちらの値は後のフロー設定時に活用するので、取得された内容を確認しましょう。

次はBoxのロゴの「ファイルをダウンロードする」の設定にいきます!


連携するアカウント情報を選択します。そのまま1番下の「トリガーアクション」を任意のものに変更しましょう!
こちらもタイトルと同じく「ファイルをダウンロードする」にしました。
タイトルとアクションは揃えるのがわかりやすいので、揃えるのがおすすめです!

次へを押したら先ほどと全く同じ感じの画面になるので、コンテンツIDを入力してテストを押します。
ここで注意点が1つあります!画面は先ほどと似ていますが、今回入力するのは「ファイルID」です!
ファイルIDもフォルダIDと同じ部分に表示されているので、任意のファイルを開いてコピペしましょう。

入力できたらテストを押して、保存します!

【Outlookの設定】

Outlookのロゴの「メールを送る」を押しましょう。

‍以下の画面で、連携するアカウントを確認し下にスクロールしましょう。

そうすると、メールの内容を決める画面に移行するので、設定していきます。

デフォルトは上記のような状態です。
これを任意の内容に変えていきましょう!内容を変えたいボックス内にカーソルを持っていきクリックすると…

こんな感じの画面になります。
件名に表示させる内容をチョイスしている段階なので、試しに作者名を入れてみましょう。
作者名をクリックすると…

  ↓

作者名が件名に入るようになります!ファイル名との間に「_」を入れて区切り、わかりやすくしました。
この状態だと独特の表記になっているので不安があるかもしれませんが、大丈夫です!後ほどテスト送信した際に完成をお見せしますね!

このままメールの本文も変えていきましょう!同じようにボックス内をクリックで色々と内容をプラスしていけるのでアレンジしていきます。

こんな感じにしてみました。これならメールを送信した際にどういった画像なのか、いつ頃のものなのかがハッキリわかるはずです。
赤枠の部分が上記の画像の内容と同じようになっていれば、自動でダウンロードしたファイルが送信されるので、必ずチェックしてくださいね!

  ↓

次の画面へ行くとこのようにサンプル画面が表示されます。
確認してOKならテストを押して送信してみましょう!

今回は宛先をGmailにしてみました!連携したOutlookからメールが送信されていますね。

【Outlookからメールが送信されている…!!】

トリガーをONに設定して動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です!
フローボットが正しく起動することを確認しましょう。

これにて設定は終了です。お疲れ様でした!

[[73137]]

BoxやOutlookを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもBoxやOutlookのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください!

Boxを活用した自動化例

Boxにファイルがアップロードされたら自動で通知したり、受信したファイルを自動でBoxにアップロードしたりできます!

[[186306,125100,149410,199567,118258]]

Outlookを活用した自動化例

契約書や請求書を作成しOutolookから自動で送信したり、入力フォームからの問い合わせに対してOutolookで自動的に返信を行うことができます。

[[74568,194584,132115,199525,189547]]

ご紹介したテンプレート以外にも、Outlookがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。

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BoxとOutlookの連携でファイルと時間の管理が上手くいく!

Boxはファイル共有に欠かせない存在で、日々たくさん利用するかと思います。そのため、ファイル管理の手間が省ければ大幅な時間の節約になりますよね。このように使用頻度が高いアプリこそYoomで連携し、業務の自動化を実現してみましょう!
Yoomではノーコードで作成可能なフローボットのテンプレートがたくさん用意されています。「これが自動化できたらいいのにな…」と思うタスクがあれば、探してみてくださいね!

Yoomを使えば、今回ご紹介したような連携を
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
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この記事を書いた人
a.ohta
雑貨店の店長を経験後はSEOライターとして在宅勤務を開始。後にマーケティングのスタートアップ企業と5年間ほど業務委託契約。 東大生に囲まれながらパソコンを抱え、様々なビジネス用語やSaaSツールの使い方を勉強する日々でした。 雑貨店の店長をしていた頃は、売上と在庫管理、人材管理、発注などの事務作業に幾度となく時間を奪われ、接客ができず売り時を逃がすこともしばしば。業務委託の際にも入力などの細かい作業が多く、「こんな単調な作業、自動化できないの?」と思っていたので、Yoomのビジョンには大いに共感しています!
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従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
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