ファイルをBoxにアップロードしたことを共有したいけど、毎回メールを送るのは手間…
そんな悩みを抱えていませんか？手動でメールを送るのは時間もかかり、大変ですよね。
そこでもし、メールの送信作業を自動化できたらどうでしょう？
ファイル管理の手間を減らし、効率よく情報を共有できそうですよね！
この記事では、Boxにファイルがアップロードされたら、Outlookでメールを自動送信する方法を詳しく解説していきます。
BoxとOutlookを活用したすぐに試せる自動化テンプレートはこちら
データ格納を自動化する便利な自動化テンプレート
Outlookでファイル付きメールを受信したらBoxにアップロードする
試してみる
■概要
Outlookで受信した請求書や報告書などの添付ファイルを、都度手作業でBoxに保存するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手作業では保存漏れやフォルダの指定ミスが発生し、重要なファイルの管理に支障をきたすこともあります。
このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで添付ファイルが自動でBoxにアップロードされるため、こうしたファイル管理に関する課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したメールの添付ファイルを、手作業でBoxに保存している方
- 取引先からの請求書などを管理しており、保存漏れや格納ミスを防ぎたい方
- チーム内でのファイル管理プロセスを自動化し、業務の標準化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のメール受信をトリガーに添付ファイルがBoxに自動保存されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのファイルダウンロードやアップロード作業がなくなることで、保存漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します。件名を指定することで、特定のメールのみを自動化の対象にすることが可能です。
- 続けて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと、「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxにファイルをアップロードする際、ファイル名を自由にカスタマイズできます。固定のテキストと、前段のフローで取得したメールの件名などを組み合わせる設定が可能です。
- ファイル名には、メールの受信日時や送信者といった動的な情報を「変数」として埋め込むこともでき、より検索・管理しやすいファイル名の命名規則を自動で適用できます。
■注意事項
- Outlook、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 - Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookで受信したメールにファイルが添付されていたら、Boxにアップロードする
試してみる
■概要
Outlookで受信する請求書や報告書などのメール、その添付ファイルを手動でBoxに保存していませんか？この作業は単純ですが、件数が重なると手間がかかるうえ、保存漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Outlookでの特定のメール受信をトリガーに添付ファイルを自動でBoxへアップロードするもので、BoxとOutlook間のファイル管理を効率化し、手作業による負担やミスを解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 日常的にOutlookとBoxを利用し、ファイル管理の連携を効率化したい方
- メールの添付ファイルを都度手動で保存しており、手間や保存漏れに課題を感じている方
- BoxとOutlook間の定型的なファイル保存作業を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで受信したメールの添付ファイルを自動でBoxに保存するため、これまで手作業で行っていたファイル管理の時間を短縮することができます。
- 手動でのアップロード作業が不要になることで、ファイルの保存忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルが存在する場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 続いて、Outlookの「添付ファイルの情報を取得する」アクションと「添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のフォルダを指定したり、件名や本文に含まれるキーワードを設定したりすることで、自動化の対象とするメールを細かく定義できます。
- 分岐機能では、「添付ファイルの有無」を条件に設定するだけでなく、送信元のメールアドレスなど、トリガーで取得した情報をもとに後続の処理を分岐させることが可能です。
- Boxへのファイルアップロード時には、保存先のフォルダを指定できるほか、ファイル名にメールの件名や受信日を含めるなど、動的な情報を活用して柔軟に設定できます。
■注意事項
- Outlook、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
送信を自動化する便利なテンプレート
Boxにファイルが追加されたら、Outlookでメールを送付する
試してみる
■概要
Boxに重要なファイルを追加した際、関係者への共有連絡を手作業のメールで行っていませんか。こうした手作業は手間がかかるだけでなく、通知の遅延や連絡漏れといったミスに繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルが追加されたことをきっかけにOutlookからメールを自動で送信できます。これにより、迅速かつ正確な情報共有が実現し、業務の停滞を防げます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを利用したファイル共有で、関係者への手動通知に手間を感じている方
- Outlookでの定型的なメール連絡を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
- ファイル共有後の連携をスムーズにし、チームの生産性を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルが追加されると自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた通知業務の時間を短縮することができます。
- 手作業による通知漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報伝達を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、通知したい内容を記載します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、メール送信のきっかけとしたいフォルダを任意で指定することが可能です。
- Outlookのメール送信設定では、送信先のアドレス（To, Cc, Bcc）を自由に設定できます。また、件名や本文には固定のテキストに加え、Boxのトリガーで取得したファイル名などの情報を変数として埋め込むこともできます。
■注意事項
- Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Boxに特定のファイルが追加されたら、Outlookでメールを送付する
試してみる
■概要
Boxに保存したファイルを関係者に共有する際、都度Outlookを立ち上げてメールを作成・送信する作業は手間がかかるだけでなく、連絡漏れといったミスの原因にもなりかねません。このワークフローは、Boxの特定フォルダにファイルが追加されたことをトリガーに、Outlookから自動でメールを送信する処理を可能にするもので、こうした手作業による手間やリスクを解消し、BoxとOutlookを用いたファイル共有業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとOutlookを併用しており、ファイル共有の連絡を手作業で行っている方
- 重要なファイルの共有漏れや宛先間違いなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- ファイルが追加されるたびに行う定型的なメール連絡業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点に自動でメールが送信されるため、これまで手作業での通知に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるメール作成が不要になるため、宛先の設定ミスや通知の対応漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続のアクションが実行されるようにします
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、任意の宛先にメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、通知の起点としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、ファイル名やファイル形式など、前段のトリガーで取得した情報をもとに、後続のオペレーションを動かすための条件を自由に設定できます。
- Boxのファイルダウンロード設定では、ダウンロード対象としたいファイルのコンテンツIDを任意で設定してください。
- Outlookのメール設定では、宛先や件名、メッセージ内容を任意で設定でき、前段のアクションで取得したファイル名などの情報を変数として利用することも可能です。
■注意事項
- Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
boxにファイルがアップロードされたら、Outlookにメールを送信する
試してみる
■概要
boxに新しいファイルがアップロードされたら、Outlookにメールを送信するフローです。
boxにわざわざアクセスしなくても、ファイルがアップロードされたことを自動的に検知して、Outlookにファイル付きのメールを送信することができます。
■注意事項
・box、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
OCRを使った便利な自動化テンプレート
Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しBoxに格納する
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■概要
Outlookで受信する請求書や発注書。都度内容を確認して手動でダウンロードし、ファイル名を変更してBoxに格納する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスも発生しがちです。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付された書類を自動でOCR処理し、読み取った情報を基にファイル名を変更してBoxに格納します。定型的な書類管理業務を自動化し、業務効率の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する請求書などの書類管理に手間を感じている経理や営業事務の方
- Boxでのファイル命名規則の徹底や、手動での格納作業に課題を感じている方
- 書類の受付から保管までの一連のプロセスを自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでの書類受信からBoxへの格納までを自動化するため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのファイル名変更やフォルダ格納の際に起こりがちな、入力間違いや格納先ミスといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 続けて、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションで、OCRで読み取った情報を基にファイル名を変更し、指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、処理対象としたいメールのキーワードや監視対象のフォルダを指定できます。
- 分岐機能では、メールの件名や添付ファイルの有無など、前段で取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を自由に設定可能です。
- OCR機能では、抽出したい項目（例：取引先名、日付、金額など）や、使用するAI、言語を任意で設定できます。
- Boxへのファイルアップロード時には、OCRで取得した情報を組み合わせてファイル名を動的に生成したり、格納先のフォルダを指定したりすることが可能です。
■注意事項
- Outlook、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Boxにファイルが格納されたらOCRで読み取り、Outlookに通知する
試してみる
■概要
Boxにアップロードされる請求書や申込書などの書類について、その都度内容を確認し関係者へ手動で通知する作業に手間を感じていませんか。こうした手作業による確認や連絡は、対応漏れや遅延を引き起こす可能性があり、業務上のリスクになりかねません。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能が書類の内容を自動で読み取り、Outlookで担当者へ即座に通知するため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxで受領する請求書や契約書の確認・通知業務に手間を感じている管理部門の方
- OCRを活用して書類のテキスト情報を抽出し、業務に活かしたいと考えているDX推進担当者の方
- Outlookでの定型的な通知業務を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルがアップロードされると自動で内容を読み取りOutlookで通知するため、これまで手作業で行っていた確認・連絡業務の時間を短縮します。
- 手作業による書類の見落としや、関係者への連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーでアップロードされたファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルの内容をテキストデータとして抽出します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を本文に含めて指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookでメールを送信するオペレーションでは、通知先となるメールアドレスをTo、Cc、Bccにそれぞれ任意で設定できます。
- メールの件名や本文には、OCR機能で読み取ったファイル名やテキスト情報などを変数として埋め込むことで、より具体的な内容の通知が可能です。
- メール本文には、定型的な挨拶文やご自身の署名などを自由に追加して、普段利用しているフォーマットで通知を送るように設定できます。
■注意事項
- Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
更新を自動化する便利なテンプレート
Outlookの受信メールを分類・整理し、Boxに格納する
試してみる
■概要
Outlookで受信する大量のメールを手作業で確認し、関連ファイルをBoxに格納する作業に時間を取られていませんか？
また、手作業による分類ミスや格納漏れといった課題もつきものです。
このワークフローを活用すれば、Outlookの受信メールをトリガーに、内容の整理とBoxへの自動格納が実現でき、これらの課題解決に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookでのメール対応とBoxでのファイル管理に多くの時間を費やしている方
- 手作業によるメールの見落としやファイルの格納ミスを減らしたいと考えている方
- 定型的なメール処理業務から解放され、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでメールを受信すると、関連情報が自動でBoxに格納されるため、手作業によるファイル整理の時間を短縮できます。
- 手作業によるメールの振り分けやファイル名の変更、格納作業がなくなるため、ヒューマンエラーの防止につながります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlook、Googleドキュメント、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでテキスト生成機能を設定し、受信メールの内容を元に「テキストを生成する」アクションで情報を整理します。
- 続いて、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、「書類を発行する」アクションで整理された情報を元に書類を作成します。
- 最後に、オペレーションでBoxを選択し、「ファイルをアップロード」アクションで発行された書類を指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、処理対象としたいメールフォルダのIDを任意で設定してください。
- テキスト生成機能のアクション設定では、生成するテキストの文字数や内容に応じてアクションを選択し、プロンプトや出力したい言語を任意で設定してください。
- Googleドキュメントで書類を発行するアクション設定では、使用する雛形書類や発行書類の連携設定、そして置換する文字列を任意で指定してください。
- Boxでファイルをアップロードするアクション設定では、アップロードする際のファイル名や格納先のフォルダを指定するコンテンツIDなどを任意で設定してください。
■注意事項
- Outlook、Googleドキュメント、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleドキュメントで書類を発行すると、自動でGoogle Driveにも格納されます。
通知を自動化する便利なテンプレート
毎週決まった曜日にBoxフォルダ内のファイル一覧を取得し、Outlookで共有
試してみる
■概要
毎週の定例報告などで特定のフォルダにあるファイル一覧を手作業でリストアップし、メールで共有する作業に時間を取られていませんか。この作業は単純ですが、ファイルの見落としや宛先の間違いといったミスが許されないため気を遣う業務の一つです。
このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてBoxのファイル一覧を自動で取得しOutlookで関係者に共有するため、こうした定期的な報告業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとOutlookを利用しており、定期的なファイル共有をもっと効率化したい方
- 手作業での情報共有による、ファイルの添付漏れや共有忘れなどのミスをなくしたいチームリーダー
- ノンコア業務を自動化し、より付加価値の高い業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎週決まった時間に自動で処理が実行されるため、これまで手作業での確認やメール作成に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手による作業を介さないため、ファイルの見落としや宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションで実行したい曜日や時間を設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得したファイル一覧の情報を含めたメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、実行したい曜日や時間を任意で設定できます。例えば「毎週月曜日の午前9時」のような指定が可能です。
- Outlookのメール送信アクションでは、宛先（To, CC, BCC）や件名、本文を自由にカスタマイズできます。
- メール本文には固定の文章だけでなく、前のステップで取得したBoxのファイル一覧を変数として埋め込み、動的な内容を送信することも可能です。
■注意事項
- Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
定期的にBoxフォルダのファイル一覧を取得し、Outlookに通知する
試してみる
■概要
Boxに保存されているファイルが増えると、定期的な棚卸しや更新状況の確認に手間がかかることはありませんか？
手作業での確認は時間がかかるだけでなく、共有漏れといったミスに繋がる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にBox内のファイル一覧を自動で取得し、Outlookで通知できます。
これにより、ファイル管理の手間を省き、確実な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとOutlookを利用し、定期的なファイル管理を効率化したいと考えている方
- プロジェクトフォルダの更新状況などをチームに共有する作業を自動化したい方
- 手作業によるファイルの確認漏れや共有忘れを防ぎたいと考えている担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに合わせてBoxのファイル一覧が自動で通知されるため、これまで手作業で行っていた確認や共有にかかる時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うことで、重要なファイルの確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル管理体制を構築します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションでフローボットを起動したい日時を設定します。
- 次に、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションで一覧を取得したいフォルダを指定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションで、取得したファイル一覧を記載したメールを送信するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーを設定する際、Cron設定を活用することで「毎週月曜日の午前10時」など、より柔軟で詳細な実行スケジュールを組むことができます。
- Boxの「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションでは、コンテンツIDを指定することで、一覧を取得したい対象のフォルダを任意で設定してください。
- Outlookで送信するメールの件名や本文は自由に編集でき、通知先をSlackやChatworkといった他のツールに変更することも可能です。
■注意事項
- Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
boxにファイルがアップロードされたら、Outlookにメールを送信する
試してみる
■概要
boxに新しいファイルがアップロードされたら、Outlookにメールを送信するフローです。
boxにわざわざアクセスしなくても、ファイルがアップロードされたことを自動的に検知して、Outlookにファイル付きのメールを送信することができます。
■注意事項
・box、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
BoxとOutlookを連携してできること
BoxとOutlookのAPIを連携すれば、BoxのデータをOutlookに自動的に連携することが可能です！例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
Boxにファイルが追加されたら、Outlookでメールを送付する
ファイルが追加される度に確認の必要のある、チームリーダーやプロジェクト責任者におすすめのフローです。
Outlookに通知もしてくれるので、リマインド効果もありますよ。
Boxにファイルが追加されたら、Outlookでメールを送付する
試してみる
■概要
Boxに重要なファイルを追加した際、関係者への共有連絡を手作業のメールで行っていませんか。こうした手作業は手間がかかるだけでなく、通知の遅延や連絡漏れといったミスに繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルが追加されたことをきっかけにOutlookからメールを自動で送信できます。これにより、迅速かつ正確な情報共有が実現し、業務の停滞を防げます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを利用したファイル共有で、関係者への手動通知に手間を感じている方
- Outlookでの定型的なメール連絡を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
- ファイル共有後の連携をスムーズにし、チームの生産性を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルが追加されると自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた通知業務の時間を短縮することができます。
- 手作業による通知漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報伝達を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、通知したい内容を記載します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、メール送信のきっかけとしたいフォルダを任意で指定することが可能です。
- Outlookのメール送信設定では、送信先のアドレス（To, Cc, Bcc）を自由に設定できます。また、件名や本文には固定のテキストに加え、Boxのトリガーで取得したファイル名などの情報を変数として埋め込むこともできます。
■注意事項
- Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
毎週決まった曜日にBoxフォルダ内のファイル一覧を取得し、Outlookで共有する
チームの定例前などに、資料をまとめて確認してもらうことが可能です。チームでのファイル共有をスムーズに行いたい方におすすめです。
毎週決まった曜日にBoxフォルダ内のファイル一覧を取得し、Outlookで共有
試してみる
■概要
毎週の定例報告などで特定のフォルダにあるファイル一覧を手作業でリストアップし、メールで共有する作業に時間を取られていませんか。この作業は単純ですが、ファイルの見落としや宛先の間違いといったミスが許されないため気を遣う業務の一つです。
このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてBoxのファイル一覧を自動で取得しOutlookで関係者に共有するため、こうした定期的な報告業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとOutlookを利用しており、定期的なファイル共有をもっと効率化したい方
- 手作業での情報共有による、ファイルの添付漏れや共有忘れなどのミスをなくしたいチームリーダー
- ノンコア業務を自動化し、より付加価値の高い業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎週決まった時間に自動で処理が実行されるため、これまで手作業での確認やメール作成に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手による作業を介さないため、ファイルの見落としや宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションで実行したい曜日や時間を設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得したファイル一覧の情報を含めたメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、実行したい曜日や時間を任意で設定できます。例えば「毎週月曜日の午前9時」のような指定が可能です。
- Outlookのメール送信アクションでは、宛先（To, CC, BCC）や件名、本文を自由にカスタマイズできます。
- メール本文には固定の文章だけでなく、前のステップで取得したBoxのファイル一覧を変数として埋め込み、動的な内容を送信することも可能です。
■注意事項
- Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Boxの新規ファイルが追加されたらOutlookにタスクとして登録する
Boxでファイル管理している方、Outlookでタスク管理している方におすすめのフローです。ファイルが追加されたら、自動的にタスクが登録されるのも便利です！
Boxの新規ファイルが追加されたらOutlookにタスクとして登録する
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■概要
「Boxの新規ファイルが追加されたらOutlookにタスクとして登録する」フローは、BoxとOutlookの連携を活用してファイル管理とタスク管理を自動化する業務ワークフローです。新しいファイルがBoxに追加された際に、自動的にOutlookにタスクが作成されるため、手動での入力作業を省略し効率的な業務運営を実現します。
これにより、重要なファイル管理とタスク管理が一元化され、業務のスムーズな進行が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとOutlookを日常的に利用しており、連携による業務効率化を図りたい方
- 新しいファイルの管理と同時に関連タスクを自動で設定したいビジネスパーソン
- 手動でのタスク登録に時間を取られているチームリーダーやプロジェクトマネージャー
- 業務ワークフローの自動化を検討しており、具体的な連携例を探している方
■このテンプレートを使うメリット
Boxの新規ファイルが追加されたら自動的にOutlookにタスクとして登録されるため、手動での登録作業の手間を省けます。
Boxに追加されたファイルをOutlookに登録することで、ファイル管理とタスク管理を一元化でき、業務の見通しが良くなります。
自動化によって、手動での登録作業におけるヒューマンエラーを防ぎ、正確なタスク管理が可能になります。
BoxとOutlookの連携フローを作ってみよう
今回は「Boxにファイルがアップロードされたら、Outlookにメールを送信する」フローを作成していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Box／Outlook
[Yoomとは]
フローの作成方法
作成の流れは大きく分けて以下です。
- BoxとOutlookのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Boxのトリガー設定およびOutlookのアクション設定
- トリガーをONにしてフローが正しく動くかを確認
boxにファイルがアップロードされたら、Outlookにメールを送信する
試してみる
■概要
boxに新しいファイルがアップロードされたら、Outlookにメールを送信するフローです。
boxにわざわざアクセスしなくても、ファイルがアップロードされたことを自動的に検知して、Outlookにファイル付きのメールを送信することができます。
■注意事項
・box、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
今回ご紹介するテンプレート以外にも、Outlookがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。
⇒Outlookを使った業務自動化事例資料をダウンロード（無料）
ステップ1：BoxとOutlookのマイアプリ登録
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作を行えるようにしていきます。
【Boxのマイアプリ登録】
以下の手順をご覧ください。
【Outlookのマイアプリ登録】
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
登録方法は以下の手順をご覧ください。
ステップ2：テンプレートをコピー
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
boxにファイルがアップロードされたら、Outlookにメールを送信する
試してみる
■概要
boxに新しいファイルがアップロードされたら、Outlookにメールを送信するフローです。
boxにわざわざアクセスしなくても、ファイルがアップロードされたことを自動的に検知して、Outlookにファイル付きのメールを送信することができます。
■注意事項
・box、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
OKをクリックすると、マイプロジェクトの欄にテンプレートが追加されます。
ステップ3：Boxのトリガー設定
まず、フローボットを作成している段階でテスト送信が必要になります。
そのため、あらかじめBoxに何かしらのフォルダと、その中にPDFや画像ファイルを少しアップロードしておきましょう。
※注意事項※
- ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
- その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、こちらファイルの容量制限についてをチェックしてみてください。
準備できたら、テンプレートの「ファイルがアップロードされたら」を押しましょう。
連携するアカウント情報を選択します。そのまま1番下の「トリガーアクション」を任意のものに変更しましょう！
今回はタイトルと同じく「ファイルがアップロードされたら」にしました。選択後に次に進みましょう。
続いて、フォルダIDを入力しましょう。フォルダIDは画像赤枠内です。
入力し終えたらすぐ下のテストをクリック！青く「テスト成功」と表示されればOKです。
次へを押すともう一度テストのボタンが出てくるので押しましょう。
テストが成功した場合は、取得した値が取得できます。
※「取得した値」とは
こちらの値は後のフロー設定時に活用するので、取得された内容を確認しましょう。
ステップ4：Boxからのファイルダウンロード
次はBoxのロゴの「ファイルをダウンロードする」の設定にいきます！
連携するアカウント情報を選択します。そのまま1番下の「トリガーアクション」を任意のものに変更しましょう！
こちらもタイトルと同じく「ファイルをダウンロードする」にしました。
タイトルとアクションは揃えるのがわかりやすいので、揃えるのがおすすめです！
次へを押したら先ほどと全く同じ感じの画面になるので、コンテンツIDを入力してテストを押します。
ここで注意点が1つあります！画面は先ほどと似ていますが、今回入力するのは「ファイルID」です！
ファイルIDもフォルダIDと同じ部分に表示されているので、任意のファイルを開いてコピペしましょう。
入力できたらテストを押して、保存します！
ステップ5：Outlookのアクション設定
Outlookのロゴの「メールを送る」を押しましょう。
以下の画面で、連携するアカウントを確認し下にスクロールしましょう。
そうすると、メールの内容を決める画面に移行するので、設定していきます。
デフォルトは上記のような状態です。
これを任意の内容に変えていきましょう！内容を変えたいボックス内にカーソルを持っていきクリックすると…
こんな感じの画面になります。
件名に表示させる内容をチョイスしている段階なので、試しに作者名を入れてみましょう。
作者名をクリックすると…
↓
作者名が件名に入るようになります！ファイル名との間に「＿」を入れて区切り、わかりやすくしました。
この状態だと独特の表記になっているので不安があるかもしれませんが、大丈夫です！後ほどテスト送信した際に完成をお見せしますね！
このままメールの本文も変えていきましょう！同じようにボックス内をクリックで色々と内容をプラスしていけるのでアレンジしていきます。
こんな感じにしてみました。これならメールを送信した際にどういった画像なのか、いつ頃のものなのかがハッキリわかるはずです。
赤枠の部分が上記の画像の内容と同じようになっていれば、自動でダウンロードしたファイルが送信されるので、必ずチェックしてくださいね！
↓
次の画面へ行くとこのようにサンプル画面が表示されます。
確認してOKならテストを押して送信してみましょう！
今回は宛先をGmailにしてみました！連携したOutlookからメールが送信されていますね。
ステップ6：トリガーをONに設定して動作確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！
フローボットが正しく起動することを確認しましょう。
これにて設定は終了です。お疲れ様でした！
まとめ
Boxはファイル共有に欠かせない存在で、日々たくさん利用するかと思います。
そのため、ファイル管理の手間が省ければ大幅な時間の節約になりますよね。
このように使用頻度が高いアプリこそYoomで連携し、業務の自動化を実現してみましょう！
Yoomではノーコードで作成可能なフローボットのテンプレートがたくさん用意されています。「これが自動化できたらいいのにな…」と思うタスクがあれば、探してみてくださいね！
よくあるご質問
Q：複数のフォルダを一度に監視できますか？
A：
1つのフローボットに対して連携できるフォルダは1つのみです。
複数のフォルダを監視したい場合はその分だけテンプレートをコピーし、同じように設定してお使いください。
Q：ファイルアップロード以外のきっかけで自動化できますか？
A：
可能です。Boxの設定時に、以下の通り「変更」をクリックしてトリガーアクションを変更できます。
Q：もし連携が失敗したらどうなりますか？
A：
処理が失敗してフローボットがエラーになった場合、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定可能です。
通知メールにはエラーの詳細が記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口もご利用いただけます。
