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「Boxに新しいファイルを追加したら、そのファイル名でGoogle検索して関連情報を集めたい…」
「手作業で検索して、結果を一つひとつコピペしてまとめるのは時間がかかりすぎるし、ミスも起きやすい…」
このように、BoxとGoogle検索を連携させる際の手作業に、非効率さや課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Boxにファイルが追加されるたびに、その情報を基に自動でGoogle検索を実行し、結果をまとめてくれる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、情報収集やリサーチ業務にかかる時間を削減し、より付加価値の高い分析や企画業務に集中できる環境を整えることができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、ぜひこの機会に導入して日々の業務をもっと効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">BoxとGoogle 検索を連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
BoxとGoogle 検索のAPIを連携させれば、Boxのファイル情報をトリガーにして、Google 検索を自動的に実行し、その結果を取得することが可能になります。
これにより、手動でのリサーチ作業や情報収集にかかる手間を削減できます。
ここでは、具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
Boxに特定のファイルが格納されたことをトリガーに、そのファイル名などをキーワードとして自動でGoogle 検索を実行し、得られた検索結果（タイトル、URLなど）をGoogle スプレッドシートに自動で追加します。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">手作業での情報収集や転記作業が不要になり、リサーチ業務の効率を向上させながら、関連情報を一元的に管理</span>できます。
Boxに格納されたファイル情報をもとに、複数のキーワードで繰り返しGoogle 検索を実行し、その結果を網羅的にGoogle スプレッドシートに集約します。
例えば、ファイル名に含まれる複数の関連用語で一括検索をかけることで、<span class="mark-yellow">一度の操作で広範な情報収集を自動化し、リサーチの質と量を同時に高める</span>ことが可能になります。
それでは、さっそく実際にBoxとGoogle 検索を連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでBoxとGoogle 検索の連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Boxにファイルが格納されたら、Google 検索で検索結果を取得しGoogle スプレッドシートに追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
【Boxのマイアプリ連携】
Yoomにログインし、Yoomの画面左側の「マイアプリ」をクリックし、右側に表示される「新規接続」を選択します。
検索窓にBoxと入力し、選択します。
以下の画面に遷移したら、メールアドレス・パスワードを入力し、「承認」をクリックします。
続いて、Yoomへのアクセス権限の許可画面が表示されます。
アクセス権限の内容を確認し、「Boxへのアクセスを許可」をクリックしましょう。
以上で、Boxのマイアプリ連携が完了です！
【Google 検索のマイアプリ連携】
先ほどと同様に「マイアプリ→新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にGoogle検索と入力し、選択します。
次の画面が表示されたら、赤枠内のURLをコピーして、APIキーを設定してください。
APIキーの「キーを取得」をクリックします。
以下の画面が出てきたら「+Create a new project」をクリックして、プロジェクト名を入力しましょう。
プロジェクト名を入力したら、「Yesボタン→NEXT」をクリックして、次に進みます。
以下の画面が出てきたら「SHOW KEY」をクリックします。
APIキーをコピーしてください。
先程取得したAPIキーをアクセストークンに入力します。
アカウント名は、自身で好きなアカウントを入力しましょう。
以上で、Google 検索のマイアプリ連携が完了です！
【Googleスプレッドシートのマイアプリ連携】
検索窓にGoogle スプレッドシートと入力し、選択します。
次の画面で、赤枠部分の「Sign in with Google」を押下します。
そのあと、Google 検索と同じ手順で進み、Google スプレッドシートの連携が完了です！
マイアプリに各アプリのアイコンが表示されていれば、登録完了です！
これからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートを利用しているので、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
最初の設定です！
ここから「Boxにファイルが格納されたら、Google 検索で検索結果を取得しGoogle スプレッドシートに追加する」フローを設定していきます！
赤枠部分をクリックしましょう。
タイトルを任意で修正し、連携するアカウント情報を確認します。アカウント情報は基本的にマイアプリ登録で連携したアカウントが選択されています。
アクションはそのままで、「次へ」をクリックしましょう！
続いて、以下の画面が表示されたら「フォルダのコンテンツID」を設定します。
入力バー下の注釈を参照して設定し、「テスト」をクリックしてください。テスト成功の表示を確認後、次の画面に進みましょう。
※エラーが表示される方はこちらをご確認ください。
次の画面に遷移したら、Boxの画面に移り、ファイルを格納します。
今回は、以下の「検索対象のキーワード」を記載したファイルを格納しました。
Boxにファイルを格納したら、Yoomの画面に移り、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、下記のように「取得した値」にアウトプットが表示されます。先ほど保存したファイルの情報が反映されていればOKです！
ここで取得したアウトプットは、この後の設定で活用します。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
最後に「保存する」をクリックして次の設定に進みましょう！
赤枠部分をクリックしてください。
タイトルを任意で修正し、連携するアカウント情報を確認します。アクションはそのままで、「次へ」をクリックしてください。
次の画面に移ったら、「コンテンツID」を設定します。
入力欄をクリックして表示されるアウトプットを活用して設定してください。
アウトプットを用いて以下のように設定することで、Boxのフォルダにファイルがアップロードされるごとに同じファイルを自動でダウンロードすることができます。
なお、アウトプットを活用せず手入力すると毎回同じファイルがダウンロードされてしまうため注意が必要です。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、以下もチェックしてみてください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
「テスト」をクリックします。
テストに成功したらアウトプットが表示されたことを確認し、「保存する」をクリックしてください。
赤枠部分の「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
[注意事項]
・OCRは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
・有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
詳細設定の画面に遷移したら、注意事項を確認しましょう。
ここでは、「ファイルの添付方法」と「抽出したい項目」を設定します。
使用するAIと言語を任意で設定したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、アウトプットに反映されます。
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進んでください。
赤枠部分をクリックしてください。
ここでは、先ほどOCRの設定で取得したデータをGoogle 検索で検索する設定を行います。
タイトルを任意で修正し、連携するアカウント情報を確認します。アクションはそのままで、「次へ」をクリックしてください。
続いて、API接続設定を行います。
まずは検索エンジンIDをこちらから取得します。検索エンジンID入力欄下のURLからアクセスしましょう。
こちらのURLにアクセス後、以下画面が出てきたら「Google」をクリックしてください。
以下の検索エンジンIDをコピーしてください。
コピーした検索エンジンIDを入力しましょう。
続いて、「検索クエリ」を設定します。検索クエリとは「検索キーワード」のことです。
ここでは、入力欄をクリックして表示されるアウトプットを引用して設定ください。
「テスト」をクリックします。
アウトプットが表示されたら、指定した「検索キーワード」が含まれるタイトルが取得できたことがわかりますね。
「保存する」をクリックして、次に進みましょう！
いよいよ、最後の設定です！
このステップでは、Google 検索で取得したデータをGoogle スプレッドシートに追加する設定を行います。赤枠部分をクリックしましょう！
タイトルとアクションは任意で設定し、連携するアカウント情報を確認しましょう。
データベース連携の項目は、入力欄下の部分を参照して記入してください。
なお、スプレッドシートIDやタブ名はボックスをクリックして表示される候補から選択可能です。
次に「テーブル範囲」を設定します。
注意点として、レコードを追加するためにはヘッダがテーブル範囲内に含まれている必要があります。
今回は以下のシートを使用するため、テーブル範囲は「A1:F」になります。
設定後、「次へ」をクリックしてください。
次の画面で「追加するレコードの値」を設定しましょう！
ここで先ほど設定したヘッダが登録されていることが確認できます。
「日付」の項目には、入力欄をクリックし表示される「日付」の項目から設定が可能です。
他の項目には、入力欄をクリックして表示されるアウトプットを挿入して設定していきましょう！
アウトプットを活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新情報の反映ができます。
入力を終えたら、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、Google スプレッドシートに情報が追加されているはずなので、確認してみましょう。
確認ができたら、「保存する」をクリックして、すべての設定は完了です！
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
今回ご紹介した連携以外でも、BoxやGoogle 検索のAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
Boxにファイルがアップロードされると、Outlookへのメール送信やGoogleスプレッドシートへのレコード追加を自動で行うことができます。
これにより、手作業でのデータ処理や通知業務を効率化でき、情報共有や連携がスムーズに行えるようになります。
特に、データ管理や情報共有を迅速に行いたい方に最適です。
フォームに入力された検索キーワードを基に、Google検索を自動で実行し、結果をGoogleスプレッドシートに追加することで、手作業での検索作業を効率化できます。
また、Google ChatやZoho Formsからも検索結果を取得して通知することができ、チームへの情報共有がスムーズに行えるでしょう！
リサーチやデータ管理を日常的に行うマーケティング担当者や分析担当者におすすめです。
BoxとGoogle 検索の連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた情報収集やデータ転記作業の手間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は常に最新の情報を基に業務を進められるようになり、これまでリサーチに費やしていた時間を、より創造的な分析や企画立案といったコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：検索キーワードは自由にカスタマイズできますか？
A：はい、可能です。
Yoomでは検索クエリを自由に設定できるため、特定のキーワードや条件を細かく指定して情報収集が行えます。
例えば、複数のキーワードを組み合わせたり、除外条件を設定したりすることもできるため、より精度の高い検索結果を得られるでしょう。
これにより、業務に最適化された検索フローを構築できます。
Q：検索結果をSlackなどに通知できますか？
A：はい、できます。
YoomはSlackなどのツールと連携して、検索結果を自動で通知する設定が可能です。
通知の形式も調整できるので、リンクや要約など必要な形でチームに共有できます。
ぜひ、日常のワークフローに自然に組み込んで利用してみましょう！
以下のフローも参考にしてみてください。
Q：エラー発生時に原因を特定する方法はありますか？
A：Yoomではフロー実行時にエラーが発生すると、その実行は停止しエラー内容が実行履歴に記録されます。
実行ログやエラーメッセージを確認することで、原因の特定が可能です。
なお、通知機能を設定しておくことで、エラー発生時にSlackやメールなどへ通知できます。
Slack・Chatworkへの通知設定
通知内容にはエラーになったオペレーションも記載されているので、エラーの発生場所がすぐにわかります。
詳しくは下記のリンクを確認してみてくださいね。
エラー時の対応方法について
マイアプリ登録方法およびアプリの再連携を行う場合と方法について
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