フォームで送信されたファイルをkintoneに自動でアップロードする

■概要

Webフォームから受信したファイルを、都度kintoneへ手動でアップロードする作業は手間がかかるだけでなく、登録ミスが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、フォームに回答が送信されると添付されたファイルをkintoneへ自動でアップロード処理できるため、こうした手作業による課題を解消し、業務を効率化することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け付けたファイルの、kintoneへのアップロード作業に時間を要している方
• kintoneへのファイルの手動アップロードによる、登録漏れやミスを防ぎたいと考えている方
• 定型的なファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームが送信されると、kintoneへのファイルのアップロードが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動でのファイルアップロードや関連付け作業がなくなることで、ファイルの添付漏れやレコードの紐付けミスといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintoneをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでkintoneを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容を基にレコードを作成します。
4. 続いて、オペレーションでkintoneの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルをkintoneにアップロードします。
5. 最後に、オペレーションでkintoneの「ファイルとレコードを関連付け」アクションを設定し、先ほど作成したレコードにアップロードしたファイルを紐付けます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーとなるフォームでは、取得したい情報に応じて質問項目を自由に設定できます。
• kintoneの各オペレーションでは、ファイルのアップロード先となるアプリIDや、ご利用の環境に応じたサブドメイン名などを任意で設定してください。

■ 注意事項

• kintoneとYoomを連携してください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
• データベース操作時のアウトプット取得については、「データベースを操作するオペレーションで、任意のアウトプットを取得する方法」をご参照ください。