Gmailで受け取ったファイルをOneDriveに保存する方法

STEP1　Gmailの設定

1.メールトリガーの「メールが届いたら」をクリックします。

2.メールトリガーの条件設定ページでは、任意のタイトルに変更し、受信用メールアドレスを作成します。
今回は空欄に「yoom.test」と入力しました。

次へ進みます。

3.メールトリガーをテストページでは、まずGmailの転送設定を行います。

‍こちらのページを参照しながら設定してください。
※Gmailのフィルタ設定は、送信元のメールアドレスや件名など任意の転送条件を設定してOKです。

4.テストを実行します。テスト成功が確認できたら、保存します。

STEP2　OneDriveの設定

1.アプリと連携するの「ファイルをアップロード」をクリックします。

2.連携アカウントとアクションを選択ページでは、任意のタイトルに変更し、アクションに「ファイルをアップロード」を選択します。

次へ進みます。

3.API接続設定ページでは、それぞれ欄をクリックし、以下の設定を行います。

・ドライブID:候補から任意のドライブを選択
・格納先フォルダ名:事前準備で作成したOneDriveのフォルダ名もしくはフォルダ名の一部を入力
・格納先フォルダのアイテムID:候補から対象のフォルダ名を選択
・ファイル名：アウトプットのトリガーから「添付ファイル1」を選択
・ファイルの添付方法:「アウトプットを使用する」「添付ファイル1」を選択

4.テストを実行します。テスト成功が確認できたら、保存します。

フローボットの設定完了です！

お疲れ様でした！

GmailやOneDriveを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもGmailとOneDriveのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

GmailとOneDriveを連携した自動化例

Gmailで受信した書類データをOCRで読み取りOneDriveに保存したり、フォームで送信された書類をOneDriveに保存してGmailでメールを送信したりできます。
また、OneDriveにアップロードされたファイルをGmailに添付して送付する連携も可能です。

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Gmailを活用した自動化例

Gmailで受信したファイルをチャットツールに転送する

Gmailで受信したファイルをSlackやChatworkなどに自動で転送します。

Gmailで受信した内容をデータベースに追加する

Gmailで受信した内容をGoogle スプレッドシートやkintoneなどに自動で追加します。

リード詳細ページからGmailで定型メールを送信する

SalesforceやHubSpotなどの顧客管理ページから、1クリックで定型メールを送信します。

OneDriveを活用した自動化例

アプリに取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成する

SalesforceやMicrosoft Dynamics365 Salesなどに取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを自動で作成します。

アプリでタスクが作成されたらOneDriveにフォルダを作成する

Backlogやkintoneなどでタスクが作成されたら、OneDriveにフォルダを自動で作成します。

チャットツールに投稿されたメッセージ内容をもとにOneDriveにフォルダを作成する

Google ChatやMicrosoft Teamsなどに投稿されたメッセージ内容をもとにOneDriveにフォルダを自動で作成します。

GmailとOneDriveを連携するメリット3選

Gmailは、Googleの無料メールサービスです。正確な検索機能やスヌーズ機能、他のGoogleサービスとの連携で効率的にメール管理ができます。
アカウントを複数作成することで、個人用とビジネス用に分けて管理することもできますね。

OneDriveは、Microsoftのクラウドストレージサービスです。ファイルの保存、共有、共同編集等多様な機能を利用できます。
自動バックアップ機能があるため、安全なデータ管理にはもってこいのサービスですね。

メリット1: 業務効率の向上

GmailとOneDriveを連携すると、受信したファイルを自動でOneDriveに保存することができます。
Gmailの受信メールを開いて添付ファイルをダウンロードし保存する手間が省けるため、作業時間を削減できます。
特に、頻繁にメールを受け取る部署にとって、この自動化は影響力の大きい業務効率化になりうるでしょう。

メリット2: データの一元管理

GmailとOneDriveを連携すると、ファイルが自動的にOneDriveに保存されるため、データの一元管理ができます。
添付ファイルをデスクトップに一時保存して別の場所に移動させると、デスクトップは散らかるしどのファイルだったかわからなくなるし…いいことがありません。
この自動化によって、ファイルの紛失を防ぎ、必要な情報に素早くアクセスすることができます。
特に、多くのデータを管理している担当者や管理職にとって、必須のアプリ連携です。

メリット3: 共同作業の強化

OneDriveはファイルの共有機能が充実しているため、受信ファイルをチーム全員と簡単に共有します。
OneDriveにアクセスすれば、自動保存されたファイルは即座に見ることができるため、「古い情報を見てた！」なんて事態を防ぐことが可能です。
これにより、ファイルの編集や集計といった共同作業が円滑に進み、リモートワークや異なる拠点にいるメンバーとスムーズな連携を実現します。
特に、共同作業が多いプロジェクトメンバーにとって、どこからでも必要な資料にアクセスできるメリットは大きいですね。

まとめ

今回は、GmailとOneDriveを連携するメリットと「Gmailで受け取ったファイルをOneDriveに保存する」フローボットの作り方をご紹介しました。

メールの添付ファイルを自動保存する設定により、作業時間をかなり削減できます。
また、OneDriveはどこからでもアクセスできるため、リモートワークや遠隔地で共同作業をしているチームも、タイムラグなく最新のファイルを確認できます。
さらに、Yoomの他の機能と組み合わせで、AIによる読み取りやチャットツールへの通知等できることが沢山あります。
Yoomのテンプレートを活用し、色々な機能を試してみてください！