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メールを開いて添付ファイルを1つずつ保存する作業は、地味に時間がかかります。定期的にGmailにログインして新着のメールがないか確認する、といった確認作業だけで1日10分は時間を使いますよね。その時間をもっと重要な業務に使えたら、より効率的に業務を進められます。
今回はGmailとOneDriveを連携して、ファイル管理を自動化してみます！
Gmailを開かなくても、受信メールを自動でYoomへ転送し、添付ファイルをOneDriveに自動保存する設定ができるため、毎日大量のメールが届く部署では大活躍しそうですね。
面倒な単純作業は自動化しましょう！
本記事では、GmailとOneDriveを連携するメリットと、プログラミング不要でアプリ連携する方法をご紹介します。
ぜひ一度お試しください！
こんな方におすすめ
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
■概要 Gmailで受け取ったファイルをOneDriveに保存するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.GmailとOneDriveを業務で使用している方 ・Gmailを使用して顧客とのやりとりをしている担当者 ・OneDriveを使用してファイル管理をしている担当者 ・GmailとOneDriveを連携した効率化を検討している方 2.手動によるファイル保存の作業を減らし、自動化したいと考えている方 ・業務の自動化を目指している中小企業の経営者 ・手動作業が多い総務、事務の担当者 ■このテンプレートを使うメリット ・Gmailで受け取ったファイルを自動的にOneDriveへ保存することで、業務の効率化を図ることができます。 ・ファイルを自動的にOneDriveへ保存できるため、ヒューマンエラーの防止にも繋がります。 ・Gmailからファイルの保存作業をする必要が無くなり、他の重要な作業に時間を充てることができます。 ・フローボットをカスタマイズすることで、OneDriveへファイル保存後、コミュニケーションツールへ通知を出すこともできます。 ■注意事項 ・Gmail、OneDriveのそれぞれとYoomを連携させてください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ・GmailをYoom連携し、Gmailをトリガーとして使用した際の転送処理については下記を参照ください。
[Yoomとは]
GmailとOneDriveの連携フローの作り方
それでは、Yoomを使ってノーコードでGmailとOneDriveを連携してみましょう！
「Gmailで受け取ったファイルをOneDriveに保存する」というフローボットを作成します。
受信メールの添付ファイルを自動保存してくれるので、保存作業の時間を大幅に削減できますね。
事前準備
事前に準備しておくと作業がスムーズにできます。
Yoomへログイン
登録したアカウントにログインします。
OneDriveのフォルダ作成
1.OneDriveにログインします。
2.「+Add New」をクリックし、フォルダを作成します。任意のタイトルを入力してフォルダの色を選択し、「Create」をクリックします。
今回はフォルダ名を「名前_テスト」としました。
アプリ連携
1.GmailとOneDriveのアプリ連携を行います。マイアプリの「新規接続」からアプリを選択します。
2.使用するアカウントでログインします。
・Gmailは、以下の画面で任意のアカウントを選択し、ログイン→追加アクセスを続行してください。
・OneDriveは、以下の画面で任意のアカウントにサインインしてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
3.連携できたら、マイアプリにアイコンが表示されます。
テンプレートのコピー
1.テンプレートのリンクから「試してみる」をクリックします。
2.ワークスペース一覧から任意のワークスペースを選択します。
3.コピー完了です！
■概要 Gmailで受け取ったファイルをOneDriveに保存するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.GmailとOneDriveを業務で使用している方 ・Gmailを使用して顧客とのやりとりをしている担当者 ・OneDriveを使用してファイル管理をしている担当者 ・GmailとOneDriveを連携した効率化を検討している方 2.手動によるファイル保存の作業を減らし、自動化したいと考えている方 ・業務の自動化を目指している中小企業の経営者 ・手動作業が多い総務、事務の担当者 ■このテンプレートを使うメリット ・Gmailで受け取ったファイルを自動的にOneDriveへ保存することで、業務の効率化を図ることができます。 ・ファイルを自動的にOneDriveへ保存できるため、ヒューマンエラーの防止にも繋がります。 ・Gmailからファイルの保存作業をする必要が無くなり、他の重要な作業に時間を充てることができます。 ・フローボットをカスタマイズすることで、OneDriveへファイル保存後、コミュニケーションツールへ通知を出すこともできます。 ■注意事項 ・Gmail、OneDriveのそれぞれとYoomを連携させてください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ・GmailをYoom連携し、Gmailをトリガーとして使用した際の転送処理については下記を参照ください。
STEP1 Gmailの設定
1.メールトリガーの「メールが届いたら」をクリックします。
2.メールトリガーの条件設定ページでは、任意のタイトルに変更し、受信用メールアドレスを作成します。
今回は空欄に「yoom.test」と入力しました。
次へ進みます。
3.メールトリガーをテストページでは、まずGmailの転送設定を行います。
こちらのページを参照しながら設定してください。
※Gmailのフィルタ設定は、送信元のメールアドレスや件名など任意の転送条件を設定してOKです。
4.テストを実行します。テスト成功が確認できたら、保存します。
STEP2 OneDriveの設定
1.アプリと連携するの「ファイルをアップロード」をクリックします。
2.連携アカウントとアクションを選択ページでは、任意のタイトルに変更し、アクションに「ファイルをアップロード」を選択します。
次へ進みます。
3.API接続設定ページでは、それぞれ欄をクリックし、以下の設定を行います。
・ドライブID:候補から任意のドライブを選択
・格納先フォルダ名:事前準備で作成したOneDriveのフォルダ名もしくはフォルダ名の一部を入力
・格納先フォルダのアイテムID:候補から対象のフォルダ名を選択
・ファイル名：アウトプットのトリガーから「添付ファイル1」を選択
・ファイルの添付方法:「アウトプットを使用する」「添付ファイル1」を選択
4.テストを実行します。テスト成功が確認できたら、保存します。
フローボットの設定完了です！
お疲れ様でした！
■概要 Gmailで受け取ったファイルをOneDriveに保存するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.GmailとOneDriveを業務で使用している方 ・Gmailを使用して顧客とのやりとりをしている担当者 ・OneDriveを使用してファイル管理をしている担当者 ・GmailとOneDriveを連携した効率化を検討している方 2.手動によるファイル保存の作業を減らし、自動化したいと考えている方 ・業務の自動化を目指している中小企業の経営者 ・手動作業が多い総務、事務の担当者 ■このテンプレートを使うメリット ・Gmailで受け取ったファイルを自動的にOneDriveへ保存することで、業務の効率化を図ることができます。 ・ファイルを自動的にOneDriveへ保存できるため、ヒューマンエラーの防止にも繋がります。 ・Gmailからファイルの保存作業をする必要が無くなり、他の重要な作業に時間を充てることができます。 ・フローボットをカスタマイズすることで、OneDriveへファイル保存後、コミュニケーションツールへ通知を出すこともできます。 ■注意事項 ・Gmail、OneDriveのそれぞれとYoomを連携させてください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ・GmailをYoom連携し、Gmailをトリガーとして使用した際の転送処理については下記を参照ください。
GmailやOneDriveを使ったその他の自動化例
本日ご紹介した連携以外にもGmailとOneDriveのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
GmailとOneDriveを連携した自動化例
Gmailで受信した書類データをOCRで読み取りOneDriveに保存したり、フォームで送信された書類をOneDriveに保存してGmailでメールを送信したりできます。
また、OneDriveにアップロードされたファイルをGmailに添付して送付する連携も可能です。
■概要 Gmailに添付されて送られてくる請求書や申込書などの書類。これらを手作業でダウンロードし、内容を確認してファイル名を変更し、OneDriveに格納する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、特定のメールアドレスに書類を転送するだけで、OCR機能が書類の内容を読み取り、ファイル名を自動で更新してOneDriveの指定フォルダに格納します。手作業による手間や更新ミスなどの課題を解消し、書類管理業務を効率化します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 フォームに添付された書類をOneDriveに保存し、Gmailにメールを送付するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.タスクや情報伝達を安易に共有したいと考える方 ・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者 ・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者 ・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方 2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方 ・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方 ・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント 3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方 ・業務自動化を目指している中小企業の経営者 ・データの正確性を高めたい事務職員 ■このテンプレートを使うメリット ・フォームに添付された書類をOneDriveに保存し、Gmailにメールを送付するので、ファイル連携を迅速に行うことができます。 ・フォームに回答があれば、書類の保存とGmailの通知を自動化できるため、業務の効率化を図ることができます。 ■注意事項 ・Gmail、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Gmailを活用した自動化例
Gmailで受信したファイルをチャットツールに転送する
Gmailで受信したファイルをChatworkなどに自動で転送します。
■概要 Gmailで受信したメールに添付されているファイルを、都度手動でMicrosoft Teamsのチャンネルに共有する作業は、手間がかかるだけでなく共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、特定のGmailを受信するだけで、添付ファイルを自動でMicrosoft Teamsの指定チャンネルに共有できるため、こうした定型業務を効率化し、よりスムーズな情報連携を実現できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Gmailで受け取ったファイルをChatworkに転送するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.GmailとChatworkを業務で使用している方 ・GmailとChatworkを使用して業務の効率化を図りたい方 ・Chatworkでの通知を自動化したい方 2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方 ・業務効率化を目指している中小企業の経営者 ・入力作業の多い総務、事務の担当者 ・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者 ■このテンプレートを使うメリット ・Gmailで受け取ったファイルを自動でChatworkに転送できるため、手作業による作業を省くことができます。 ・定期的にGmailで受け取ったファイルをChatworkで共有する場面がある場合、業務の効率化を図ることができます。 ・Chatworkに通知する内容、通知先のチャットルームは自由にカスタマイズでき、特定のユーザーにメンションすることも可能です。 ・Chatworkでの通知を自動化できるため、ヒューマンエラーを防止することができます。 ■注意事項 ・Gmail、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。 ・GmailをYoom連携し、Gmailをトリガーとして使用した際の転送処理については下記を参照ください。
Gmailで受信した内容をデータベースに追加する
Gmailで受信した内容をGoogle スプレッドシートやkintoneなどに自動で追加します。
■概要 Gmailで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.外部との連絡手段として主にGmailを利用している企業 ・Gmailを使って多くの問い合わせを受けており、その管理に手間を感じている方 2.基幹データベースとしてkintoneを活用している企業 ・手動でのデータ入力を自動化することで業務効率を向上させたい方 ・kintoneにお問い合わせの内容を蓄積している方 ■このテンプレートを使うメリット このフローを使うメリットはいくつかあります。 また、kintoneの柔軟なデータ管理機能を活用して、問い合わせ内容をカテゴリ別やステータス別に整理することも容易です。 ■注意事項 ・GmailとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 ■概要 Gmailで受信したメールの内容からAIで情報を抽出し、任意のスプレッドシートに連携するフローボットです。 Yoomで作成したメールアドレスにGmailからメールを転送する形でご利用ください。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・特定のメールをリスト管理したい方。 ■このテンプレートを使うメリット このテンプレートを利用することで、受け取ったメールから特定の内容を抽出してスプレッドシートで管理することが ■注意事項 ・Gmail、スプレッドシートそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。 ・AIで抽出する内容や、格納先のスプレッドシートの設定は自由に変更してご利用ください。 ・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まず、Gmailとkintoneを連携させることで、お問い合わせ内容を一元管理できる点が挙げられます。
これにより、問い合わせの見落としや対応漏れのリスクを減少させることができます。
これにより、担当者はお問い合わせの情報を管理しやすくなります。
お問い合わせから得られた重要な知見を有効活用することができるため、顧客満足度の向上に寄与します。
・スプレッドシートの機能を利用してメールの分析を行いたい方。
可能になるため問い合わせメールの分析や数値管理可能です。顧客サポートの業務改善などで特にメリットが期待できます。
リード詳細ページからGmailで定型メールを送信する
SalesforceやHubSpotなどの顧客管理ページから、1クリックで定型メールを送信します。
■概要 HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にGmailで定型メールを送信するフローです。 Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。 Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、HubSpot上から直接トリガーを起動させることができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.HubSpotでリード管理を行っている方 ・HubSpotを利用して新規リードを管理しているが、追跡やフォローアップの手間を感じている方 ・リードに対して迅速に定型メールを送信し、スムーズなコミュニケーションを図りたい方 2.Gmailを日常的に利用している方 ・定型メールの自動送信により、業務効率を向上させたいと考える方 ■このテンプレートを使うメリット HubSpotのコンタクトに登録されたリードに対してGmailで定型メールを送信することで、リードへのタイムリーなフォローが可能になります。 また、定型メールを使うことで、メールの内容が統一され、プロフェッショナルな印象を与えることができます。 ■注意事項 ・HubSpotとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。 ■概要 Notionデータベースの情報を用いて、Gmailでメールを自動で送付するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Notionで顧客情報やタスク管理を行っている方 ・Notionのデータベースに登録されている情報をもとに、顧客への定期的な連絡やタスクの期限通知などのメールをGmailで自動送信したい方 ・手動でのメール作成・送信の手間を省いて業務効率を向上させたい方 ・顧客情報やタスクの進捗状況に応じてパーソナライズされたメールをGmailで送信したい方 2.マーケティング担当者 ・Notionで管理している顧客情報をもとにセグメント化されたメールマーケティングを自動化したい方 ・イベントやキャンペーンのお知らせなどを対象となる顧客に自動で送信したい方 3.プロジェクトマネージャー ・Notionで管理しているタスクの期限が近づいたら担当者にリマインダーメールをGmailで自動送信したい方 ・プロジェクトの進捗状況を関係者に定期的にメールで報告したい方 ■このテンプレートを使うメリット Notionはプロジェクト管理や情報共有に役立つツールですが、データベースに登録された情報を基にGmailを手動で作成・送信するのは、非効率的で時間がかかる作業です。特に、定期的な連絡や大量のデータに基づくメール送信が必要な場合は手作業ではミスが発生しやすく業務のボトルネックになる可能性があります。 このフローを導入することで、Notionデータベースの情報をトリガーとしてGmailが作成・送信され、手作業によるメール作成・送信作業を行うことなく、貴重な時間を他の業務に充てることができます。また、自動化によって送信ミスや情報漏洩のリスクも軽減されて、正確かつ効率的な情報共有が可能となります。 ■注意事項 ・NotionとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
このフローを活用することで、手作業でメールを送る手間が省け、業務の効率化が図れます。
これにより、リードナーチャリングが効果的に行われ、最終的には売上の向上につながるでしょう。
■このワークフローのカスタムポイント
OneDriveを活用した自動化例
アプリに取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成する
SalesforceやMicrosoft Dynamics365 Salesなどに取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを自動で作成します。
■概要 Salesforceで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.CRMツールとしてSalesforceを利用している企業 ・Salesforceで顧客情報を一元管理している企業 2.ファイル管理としてOneDriveを利用している方 ・ファイル管理を効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット このテンプレートを使うと、Salesforceに取引先が登録されたら、自動的にOneDriveにフォルダが作成されます。 また、手作業による業務が減るため人為的なミスも減ります。 ■注意事項 ・SalesforceとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ■概要 Microsoft Dynamics365 Salesで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成するフローです。 Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Microsoft Dynamics 365 Salesで顧客管理を行いOneDriveで顧客情報や関連ファイルを管理している方 ・手動でOneDriveにフォルダを作成する手間を省いて自動化することで業務効率化を図りたい方 2.OneDriveでファイルの管理をしている方 ・取引先ごとの書類をOneDriveに格納して一元管理している方 ■このテンプレートを使うメリット OneDriveに取引先ごとのフォルダを作成し、書類を管理している方は多いと思います。 ■注意事項 ・Microsoft Dynamics365 SalesとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
これまで手動でフォルダを作成していた方は作業時間が短縮されます。
短縮できた時間は他の業務に充てることができるため、1日にこなせる仕事量が増えるでしょう。
フォルダを作成し忘れたり、重複して作成することが減るため、正確なファイル管理を実現できます。
・取引先が追加されるたびにフォルダを作成していて手間に感じている方
しかし、新しく取引先が登録されるたびに、フォルダを作成しなければならないのは時間と労力がかかる作業です。
[Microsoft Dynamics365 Salesで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成する]フローを活用することで、顧客情報の管理を効率化し営業活動をよりスムーズに進めることができます。
余った時間を他の業務に活用することができるため、生産性向上を図ることも期待できます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
アプリでタスクが作成されたらOneDriveにフォルダを作成する
Backlogやkintoneなどでタスクが作成されたら、OneDriveにフォルダを自動で作成します。
■概要 BubbleでThingが作成されたらOneDriveにフォルダを作成するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1. Bubbleを利用してアプリケーション開発を行っている企業 ・Bubbleでデータベースを使ったアプリケーションを開発しているが、データの整理や管理が手間に感じている方 2. OneDriveを利用してファイル管理を行っている企業 ・OneDriveを利用してファイルを整理しているが、手動でフォルダを作成するのが大変だと感じている方 ・自動でフォルダを作成し、ファイル管理をより効率的に行いたい方 ■このテンプレートを使うメリット このテンプレートを利用すると、Bubbleで新しいThingが作成されるたびに自動でOneDriveにフォルダが作成されます。 ■注意事項 ・BubbleとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ■概要 kintoneとOneDriveを連携して、kintoneにレコードが登録されたらOneDriveのフォルダを自動で作成し、作成したフォルダのURLをkintoneのレコードに格納するフローボットです。 kintoneのレコードの情報でフォルダ名も作成することができるので、顧客毎のフォルダや従業員毎のフォルダを自動で作成することが可能です。 kintoneにOneDriveのフォルダURLを格納しておくことで、kintoneのレコードから簡単にフォルダにアクセスすることが可能です。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.kintoneとOneDriveをそれぞれ利用されている方 ■このテンプレートを使うメリット ・kintoneの新規レコードが追加される旅に顧客毎のフォルダや従業員毎のフォルダを自動で作成するので、作成の手間やミスを削減できます。 ■注意事項 ・OneDriveとkintoneそれぞれとYoomの連携が必要です。 ・OneDriveのやkintoneの設定は自由に変更してご利用ください。 ■概要 Backlogに新しい課題が追加されたら、OneDriveにフォルダを作成するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.BacklogとOneDriveを併用しているプロジェクトマネージャー・チームリーダー ・Backlogの課題ごとにOneDriveに専用のフォルダを作成し、関連ファイルを整理したい方 ・手作業でのフォルダ作成の手間を省き、効率的にファイル管理を行いたい方 2.Backlogで課題管理を行い、OneDriveでファイル共有を行っているチーム ・課題関連のファイルをOneDriveの専用フォルダに集約することで、情報共有をスムーズにしたい方 ・フォルダ作成を自動化することで、チームメンバーの負担を軽減したい方 ■このテンプレートを使うメリット ・Backlogで新規課題が追加された際に、OneDriveへのフォルダ作成を自動化することで、手作業による作成の手間を省き、業務効率を向上させます。 ・手作業によるフォルダ作成ミスを防ぎ、ファイル管理の正確性を向上させます。 ・Backlogに追加された課題ごとに専用のフォルダが自動で作成されるため、関連ファイルの整理が容易となり、必要な情報をすぐに見つけることができます。 ■注意事項 ・OneDrive、BacklogのそれぞれとYoomを連携させてください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
これにより、ファイルの整理が簡単になり、手動でフォルダを作成する手間が省けます。
担当者は作業時間を短縮でき、他の業務に時間を割けられるようになるため、生産性向上に寄与します。
また、プロジェクトごとのファイル管理が容易になるため、作業効率が向上します。
2.kintoneの取引先ごとにOneDriveフォルダを作成されている方
3.kintoneとOneDriveでなにか効率化を図ってみたい方
・kintoneにOneDriveのフォルダURLをレコードにをメモしておけるので、ツールの行き来もスムーズになります。
チャットツールに投稿されたメッセージ内容をもとにOneDriveにフォルダを作成する
Google ChatやMicrosoft Teamsなどに投稿されたメッセージ内容をもとにOneDriveにフォルダを自動で作成します。
■概要 Chatworkで特定のプロジェクトやクライアントに関するやり取りがあった際、関連資料を保管するために都度OneDriveにフォルダを作成していませんか？この手作業は時間がかかるだけでなく、フォルダ名の命名規則がずれたり、作成を忘れてしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Chatworkに特定のメッセージが投稿されるだけで、その内容をもとにOneDriveへ自動でフォルダが作成され、こうした手間やミスを解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Microsoft Teamsの特定チャネルに投稿されるプロジェクトや案件の情報を、手作業でOneDriveにフォルダとして作成し管理していませんか。こうした定型的な作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの命名規則を誤るなどのミスにも繋がりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへのメッセージ投稿をトリガーに、内容をAIが読み取り、OneDriveに自動でフォルダが作成されるため、これらの課題を解消し、よりスムーズな情報管理を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Google Chatでプロジェクト開始の連絡を受けた後、都度OneDriveを開いて手作業で案件フォルダを作成していませんか？このような定型業務は手間がかかるだけでなく、フォルダ名の命名規則を間違えたり、作成を忘れてしまったりする原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google Chatへのメッセージ投稿をトリガーに、メッセージ内容から情報を抽出してOneDriveに自動でフォルダを作成し、こうした業務の手間や抜け漏れを解消します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
GmailとOneDriveを連携するメリット3選
Gmailは、Googleの無料メールサービスです。正確な検索機能やスヌーズ機能、他のGoogleサービスとの連携で効率的にメール管理ができます。
アカウントを複数作成することで、個人用とビジネス用に分けて管理することもできますね。
OneDriveは、Microsoftのクラウドストレージサービスです。ファイルの保存、共有、共同編集等多様な機能を利用できます。
自動バックアップ機能があるため、安全なデータ管理にはもってこいのサービスですね。
メリット1: 業務効率の向上
GmailとOneDriveを連携すると、受信したファイルを自動でOneDriveに保存することができます。
Gmailの受信メールを開いて添付ファイルをダウンロードし保存する手間が省けるため、作業時間を削減できます。
特に、頻繁にメールを受け取る部署にとって、この自動化は影響力の大きい業務効率化になりうるでしょう。
メリット2: データの一元管理
GmailとOneDriveを連携すると、ファイルが自動的にOneDriveに保存されるため、データの一元管理ができます。
添付ファイルをデスクトップに一時保存して別の場所に移動させると、デスクトップは散らかるしどのファイルだったかわからなくなるし…いいことがありません。
この自動化によって、ファイルの紛失を防ぎ、必要な情報に素早くアクセスすることができます。
特に、多くのデータを管理している担当者や管理職にとって、必須のアプリ連携です。
メリット3: 共同作業の強化
OneDriveはファイルの共有機能が充実しているため、受信ファイルをチーム全員と簡単に共有します。
OneDriveにアクセスすれば、自動保存されたファイルは即座に見ることができるため、「古い情報を見てた！」なんて事態を防ぐことが可能です。
これにより、ファイルの編集や集計といった共同作業が円滑に進み、リモートワークや異なる拠点にいるメンバーとスムーズな連携を実現します。
特に、共同作業が多いプロジェクトメンバーにとって、どこからでも必要な資料にアクセスできるメリットは大きいですね。
まとめ
今回は、GmailとOneDriveを連携するメリットと「Gmailで受け取ったファイルをOneDriveに保存する」フローボットの作り方をご紹介しました。
メールの添付ファイルを自動保存する設定により、作業時間をかなり削減できます。
また、OneDriveはどこからでもアクセスできるため、リモートワークや遠隔地で共同作業をしているチームも、タイムラグなく最新のファイルを確認できます。
さらに、Yoomの他の機能と組み合わせで、AIによる読み取りやチャットツールへの通知等できることが沢山あります。
Yoomのテンプレートを活用し、色々な機能を試してみてください！
