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メールを開いて添付ファイルを1つずつ保存する作業は、地味に時間がかかります。定期的にGmailにログインして新着のメールがないか確認する、といった確認作業だけで1日10分は時間を使いますよね。その時間をもっと重要な業務に使えたら、より効率的に業務を進められます。
今回はGmailとOneDriveを連携して、ファイル管理を自動化してみます！
Gmailを開かなくても、受信メールを自動でYoomへ転送し、添付ファイルをOneDriveに自動保存する設定ができるため、毎日大量のメールが届く部署では大活躍しそうですね。
面倒な単純作業は自動化しましょう！
本記事では、GmailとOneDriveを連携するメリットと、プログラミング不要でアプリ連携する方法をご紹介します。
ぜひ一度お試しください！
Gmailは、Googleの無料メールサービスです。正確な検索機能やスヌーズ機能、他のGoogleサービスとの連携で効率的にメール管理ができます。
アカウントを複数作成することで、個人用とビジネス用に分けて管理することもできますね。
OneDriveは、Microsoftのクラウドストレージサービスです。ファイルの保存、共有、共同編集等多様な機能を利用できます。
自動バックアップ機能があるため、安全なデータ管理にはもってこいのサービスですね。
GmailとOneDriveを連携すると、受信したファイルを自動でOneDriveに保存することができます。
Gmailの受信メールを開いて添付ファイルをダウンロードし保存する手間が省けるため、作業時間を削減できます。
特に、頻繁にメールを受け取る部署にとって、この自動化は影響力の大きい業務効率化になりうるでしょう。
GmailとOneDriveを連携すると、ファイルが自動的にOneDriveに保存されるため、データの一元管理ができます。
添付ファイルをデスクトップに一時保存して別の場所に移動させると、デスクトップは散らかるしどのファイルだったかわからなくなるし…いいことがありません。
この自動化によって、ファイルの紛失を防ぎ、必要な情報に素早くアクセスすることができます。
特に、多くのデータを管理している担当者や管理職にとって、必須のアプリ連携です。
OneDriveはファイルの共有機能が充実しているため、受信ファイルをチーム全員と簡単に共有します。
OneDriveにアクセスすれば、自動保存されたファイルは即座に見ることができるため、「古い情報を見てた！」なんて事態を防ぐことが可能です。
これにより、ファイルの編集や集計といった共同作業が円滑に進み、リモートワークや異なる拠点にいるメンバーとスムーズな連携を実現します。
特に、共同作業が多いプロジェクトメンバーにとって、どこからでも必要な資料にアクセスできるメリットは大きいですね。
Yoomはノーコードでアプリ連携の実装ができるツールです！プログラミングの知識がなくても、簡単に操作できます。
また、業務効率化できるテンプレートをたくさん用意しています！気になる方はこちらをご覧ください。
Yoomの無料登録ページからアカウントを発行して、まずはフリープランからお試しください。30秒で登録できます！
それでは、Yoomを使ってノーコードでGmailとOneDriveを連携してみましょう！
「Gmailで受け取ったファイルをOneDriveに保存する」というフローボットを作成します。
受信メールの添付ファイルを自動保存してくれるので、保存作業の時間を大幅に削減できますね。
事前に準備しておくと作業がスムーズにできます。
登録したアカウントにログインします。
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1.OneDriveにログインします。
2.「+Add New」をクリックし、フォルダを作成します。任意のタイトルを入力してフォルダの色を選択し、「Create」をクリックします。
今回はフォルダ名を「名前_テスト」としました。
1.GmailとOneDriveのアプリ連携を行います。マイアプリの「新規接続」からアプリを選択します。
2.使用するアカウントでログインします。
・Gmailは、以下の画面で任意のアカウントを選択し、ログイン→追加アクセスを続行してください。
・OneDriveは、以下の画面で任意のアカウントにサインインしてください。
3.連携できたら、マイアプリにアイコンが表示されます。
1.テンプレートのリンクから「試してみる」をクリックします。
2.ワークスペース一覧から任意のワークスペースを選択します。
3.コピー完了です！
1.メールトリガーの「メールが届いたら」をクリックします。
2.メールトリガーの条件設定ページでは、任意のタイトルに変更し、受信用メールアドレスを作成します。
今回は空欄に「yoom.test」と入力しました。
次へ進みます。
3.メールトリガーをテストページでは、まずGmailの転送設定を行います。
こちらのページを参照しながら設定してください。
※Gmailのフィルタ設定は、送信元のメールアドレスや件名など任意の転送条件を設定してOKです。
4.テストを実行します。テスト成功が確認できたら、保存します。
1.アプリと連携するの「ファイルをアップロード」をクリックします。
2.連携アカウントとアクションを選択ページでは、任意のタイトルに変更し、アクションに「ファイルをアップロード」を選択します。
次へ進みます。
3.API接続設定ページでは、それぞれ欄をクリックし、以下の設定を行います。
・ドライブID:候補から任意のドライブを選択
・格納先フォルダ名:事前準備で作成したOneDriveのフォルダ名もしくはフォルダ名の一部を入力
・格納先フォルダのアイテムID:候補から対象のフォルダ名を選択
・ファイル名：アウトプットのトリガーから「添付ファイル1」を選択
・ファイルの添付方法:「アウトプットを使用する」「添付ファイル1」を選択
4.テストを実行します。テスト成功が確認できたら、保存します。
フローボットの設定完了です！
お疲れ様でした！
今回は、GmailとOneDriveを連携するメリットと「Gmailで受け取ったファイルをOneDriveに保存する」フローボットの作り方をご紹介しました。
メールの添付ファイルを自動保存する設定により、作業時間をかなり削減できます。
また、OneDriveはどこからでもアクセスできるため、リモートワークや遠隔地で共同作業をしているチームも、タイムラグなく最新のファイルを確認できます。
さらに、Yoomの他の機能と組み合わせで、AIによる読み取りやチャットツールへの通知等できることが沢山あります。
まずは無料プランから！こちらのページで、登録できます。
Yoomのテンプレートを活用し、色々な機能を試してみてください！
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