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経理担当にとって毎日の請求書作業は担当者への確認や請求書の作成に時間や手間がかかりますよね…。繁忙期には猫の手も借りたい！
そんな時は猫ではなくYoomで自動化してみるのはいかがでしょうか？
本記事ではDropboxとMicrosoft Teamsを連携するとどんなメリットがあるのか？連携方法は？そもそもYoomってなんだろう？全部詳しくご説明します！
請求書の管理、皆さんはどうやって管理していますか？大量の請求書を管理するのって大変ですよね…。
特に金額が合っているのか担当者に確認が必要ですし、請求所を作成して、データは探す時に見つけやすいように管理しなければいけません。
しかし、DropboxとMicrosoft TeamsをYoomを使って連携をさせると請求書の作成、担当者への承認、さらに請求書のデータの格納も解決しちゃいます！
例えば、入力フォームに請求情報が回答されると、Dropboxに請求書ファイルをアップロードし、Microsoft Teamsに通知することができます。
これによって、経理担当者の方の時間を作ることも手動による手間も減少することができそうですね！
「いやいや、部内ではDropbox使ってないし…。」という方はバックアップとして使用するのはいかがでしょうか？請求書を管理する上で一番怖いのはデータを失ってしまうこと…。他の部署の業務にも支障が出てしまいます。そんな時にDropboxとMicrosoft Teamsを連携しておけば、他のツールでデータが失われたとしても、バックアップとしてDropboxにデータが自動的に格納されている為、復元することができます。もちろん、自動的にデータが格納されていくので、他のツールを一緒に使用しても二度手間になることはありません。これによって重要な請求情報を安全に保管することができますね！
Yoomは様々なクラウドサービスと連携し、自社独自のフローの自動化を実現するサービスです。Yoomを使って自社で使用しているアプリ同士を連携すると、データ入力、書類の作成、特定の方にチャットを送るなど、経理や人事、営業、労務など様々な部門で日々発生するルーチンワークを自動化することができます。
複数のアプリを使用することで起きる手動によるミスや手間を省くことができたり、情報を簡単に一元管理できるので、より付加価値の高い業務に専念することが可能です。
UIもとてもシンプルでプログラミングやRPA（ロボティクス・プロセス・オートメーション）の知識がない方でも簡単に操作できます！下記のリンクから無料登録ができます！
Yoomの無料登録
また、Yoomのテンプレートを使用するともっと簡単に自動化することが可能です！
「最初から作る暇なんてないよ」…という方はテンプレートを使用することをおすすめします！
あなたがいつも使用しているアプリのテンプレートもあるかも？！是非見てみてください！
テンプレ一覧
「アプリ同士の連携？専門的なことは何も知らないし、難しそうだな…。」そう思っている方は多いのではないでしょうか？筆者も同じことを考えていました。
けれどもYoomでは、事前にアプリの登録をすると、アクションを選ぶだけで簡単に自動化ツールを作成することができちゃいます！
専門性の高い難しいプログラミングの知識やエンジニアでなければできないなんてことはありません！通常ならエンジニアに依頼するような作業が短時間で、しかも自分で出来てしまうのです。
それでは早速、DropboxとMicrosoft Teamsの連携方法をやってみましょう！
今回は使用するテンプレートは「Dropboxに請求書ファイルがアップロードされたら、Microsoft Teamsに通知する」です。
下のテンプレートの「試してみる」より一緒にスタートしてみましょう！
まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。すぐにはじめられます！
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomをご確認ください。
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」を選択してください。
(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Dropboxをクリックします。
(3)ログイン画面がでてくるので、GoogleもしくはAppleのIDでログインするか、メールアドレスを入力して「続行」をクリックします。
(4)次はMicrosoft Teamsをマイアプリに登録します。(1)と同じようにYoomの新規接続一覧の中からMicrosoft Teamsをクリックします。
(5)Microsoft Teamsにサインインします。連携が完了するとYoomのマイアプリにMicrosoft Teamsが登録されます。
これでマイアプリの連携が完了しました！
今回は用意されているテンプレートを使用していきます。
(1)アプリトリガーの、「請求書情報の登録フォーム」をクリックします。
(2)請求情報の登録フォームにてフォームに乗せる質問を作成します。
右上にプレビューボタンがあり、確認することもできます。下部にある＋ボタンをクリックすると質問を増やすこともできます。
さらに下へと進み、フォーム回答後に送られる完了メッセージの見出しと完了メッセージ説明文を入力します。入力が完了したら「次へ」をクリックします。
(3)フォームの表示確認と詳細設定画面が出てくるので、必須項目を入力し、請求書ファイルを添付します。入力が完了したら「保存する」をクリックします。
(4)次に「請求内容の承認」をクリックします。
(5)承認の詳細を記載画面では、承認者の選択と承認内容の詳細を入力できます。
入力が完了したら「保存する」をクリックします。
(1)次は「Dropboxに請求書ファイルを格納」をクリックします。
(2)Dropboxと連携するアカウント情報に誤りがなければ、「次へ」をクリックします。
(3)API接続設定にて、データを格納するフォルダのパス、ファイル名、ファイルの添付方法を選択もしくは入力します。入力が完了したら「テスト」をクリックし、エラーとならなければ、「保存する」をクリックします。
(4)次は「Microsoft Teamsに通知する」をクリックします。
(5)Microsoft Teamsと連携するアカウント情報に誤りがなければ、「次へ」をクリックします。
(6)API接続設定にてチームID、チャネルIDを候補から選択します。
Microsoft Teamsに通知される際のメッセージ内容を入力し、「テスト」をクリックします。エラーとならなければ、「保存する」をクリックします。
※メッセージを改行する場合は<br>と入力してください。
※メッセージ内にメンションを入れたい場合はメッセージに<at id='{メンションID}'>{メンションの表示テキスト}</at> と記載してください。
(7)最後にメールトリガーをオンにします。これで完成です！
以上、Yoomを使用したDropboxとMicrosoft Teamsのメリットと連携する方法についてご紹介しました。
今回のテンプレートを使用すれば、毎日請求書と睨めっこする必要はなくなるかもしれません。
Yoomでは様々なアプリと連携ができます。今回ご紹介したアプリ以外にも、あなたがいつも使っているあのアプリもYoomならノーコードで簡単に連携ができるかもしれません。
2週間お試しプランもあるので、どんなアプリと連携できるのか覗きに来てください！
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