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メールで受け取った請求書の情報を手入力でNotionに追加していませんか？
そのような場合は、<span class="mark-yellow">AI-OCRを活用した業務フローの自動化</span>がおすすめです！
ノーコードでアプリ連携が可能なYoomとNotionを連携させることで、請求書の情報を自動でNotionに転記できるようになります。
ではさっそく、自動化フローの設定方法と連携することで得られるメリットを紹介していきましょう！
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
[Yoomとは]
では、ここからは実際に「メールで届いた請求書情報をAI-OCRで読み取りNotionのデータベースに追加する」というフローボットを作成します。
今回のフローボットの作成手順は4段階です。
はじめに、下記のテンプレートのバナーの「詳細を見る」をクリックし、移行した画面の下にある「このテンプレートを試してみる」というボタンからYoomの登録を進めましょう！
まずは下記のテンプレートバナーの「詳細を見る」をクリックし、移行した画面の下にある「このテンプレートを試してみる」というボタンからYoomの登録を進めましょう！
既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしてくださいね！
Yoomの登録が終わりテンプレートのコピーが完了すると、上記のような画面が表示され「マイプロジェクト」というページに移行します。
ここまで完了したら、次はNotionをYoomと連携させましょう。
これを「マイアプリ連携」と呼びます。
↓
NotionとYoomを連携するにあたり、この段階でページを作成しておく必要があるので、あらかじめ用意しておいてくださいね。
今回は、上記のように設計してみました。
AI-OCRの使用で読み取るのは、費用発生日、合計金額、小計、請求日、発行元の企業、支払い期限のため、この6つの項目は用意しておきましょう。
↓
Notionの準備ができたら画面左のメニューからマイアプリを選択し、右上の新規作成をクリックします。
検索窓に「Notion」と入力するとNotionのアイコンが出てくるので押しましょう。
上記のような画面に移行するので「ページを選択する」を押します。
Yoomと連携したいページを選択します。
今回は請求情報のページを使用するため、該当するページにチェックが入っているか確認しましょう。選択できていたらOKなので、アクセス許可をクリックします。
以上でNotionとYoomの連携は完了です！
画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】メールで届いた請求書情報をAI-OCRで読み取りNotionのデータベースに追加する」をクリック！
右上の編集するを押しましょう。
↓
メールアイコンの『件名に「請求書」を含むメールを受信したら』を押します。
Yoom専用のメールアドレスを設定し、メールトリガーの条件を決めていきましょう
まずは必須項目の受信用のアドレスを設定します。
任意のアドレスで大丈夫なので、わかりやすいネーミングにしておきましょう。
続けてすぐ下にあるトリガー条件を設定していきます。
今回は<span class="mark-yellow">件名に請求書という文字列があった場合、添付されているファイルを読み取る</span>という流れにするため、画像のように設定しましょう。
ここまでできたら次へ進みます。
↓
画像の説明の通り、先ほど設定したYoomのメールアドレスにメールを送信しましょう。
その際、忘れずに請求書を添付し、件名に請求書の文字列を入力してください。
送信が完了したら「テスト」というボタンがあるのでクリックします。
青く「テスト成功」と表示されればOKなので、保存をしましょう！
本のアイコンの「画像・PDFから文字を読み取る」を押します。
テンプレートを利用したことによりあらかじめ必要項目は入力されているので、そのまま次へをクリックしてください。
↓
次のページに関してもテンプレートを使用しているので、既に設定がされている状態です。
そのため、先ほどに同じくテストボタンを押し、青く「テスト成功」と表示されればOKです！
忘れずに保存をしてくださいね。
・「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
人アイコンの「担当者へ対応を依頼する」を押すと、担当者に承認を依頼するための文章設定のページに移行します。
テンプレートを使用しているため、こちらに関しても設定がされている状態です。
{{小計}}といったように記号が用いられた文字列が並んでいますが、請求書の該当する部分に置換されるようになるため、記号の部分は変更せずこのままにしておきましょう。
次へを押します。
↓
請求書から読み取った情報がボックス内に記載されているのを確認しましょう。
これらは、先ほどの文章で設定した{{小計}}などと連動するようになっています。
確認ができたら保存をして、最後の設定に行きましょう。
Notionのアイコンの「レコードを追加する」を押します。
連携するアカウント情報が正しいかチェックしたら下にスクロールして、データベースIDを入力しましょう。
ボックス内をクリックすると画像のように一覧表示されるので、今回使用するページを選択するだけです。
次へを押します。
↓
追加するレコードを入力していきます。
ボックス内をクリックし、「画像・PDFから文字を読み取る」を押すと、先ほど請求書から読み取った情報が一覧表示されます。
画像のようにボックス名と連動するものを選択しましょう。
↓
設定が終わると画像のようになります。
ここまで完了したらすぐ下にあるテストを押して、青く「テスト成功」と表示されたら保存を押しましょう。
ここでNotionを確認すると、設定した内容が入力されています。
↓
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。
トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
以上でNotionとYoomの連携は終了となります。お疲れ様でした！
他にもNotionを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
ファイルやアップロード画像などをOCRで読み取り、自動でNotionに追加することで、作業の手間を削減できることが予想されます。
Notionで記録した議事内容をAIツールが効率的に整理・要約し、最新の情報に自動更新することができるフローボットです。
Notionに情報が登録されたら従業員管理ツールにも自動で追加できるので、業務の効率を上げることにつながります。
Notion上でのステータス更新をトリガーに、チャットツールやメールアプリを通じて関連メンバーに通知します。
メールの件名に「請求書」と記載があるものに関し、添付ファイルをAI-OCRで読み取ります。
その後、担当者から承認されたら、請求日や合計金額などを自動でNotionに転記することができます！
この連携により、請求書の情報をNotionに手動で追加する手間を省けるかもしれません。
手入力をしている場合、データの数値が異なったり誤字があったりといったヒューマンエラーは起こりやすいと言えます。
しかし、NotionとYoomを連携し請求書を読み取り、その情報を自動でNotionに転記できるようになれば、このようなリスクを下げることができるはずです。
また、これによりデータの正確性が高まることが期待できます。
Notionはオールインワンツールであるため、様々なデータの管理や編集に大変便利です。
その上で、今回のようなAI-OCRを用いた自動化を組み合わせることにより、使用方法の可能性が無限大になることが期待できます！
業務効率がアップしたり、時間の節約ができるメリットもあるため、ぜひ取り入れてみてくださいね！
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