メールで受け取った請求書の情報を手入力でNotionに追加していませんか？
そのような場合は、AI-OCRを活用した業務フローの自動化がおすすめです！
ノーコードでアプリ連携が可能なYoomとNotionを連携させることで、請求書の情報を自動でNotionに転記できるようになります。
ではさっそく、自動化フローの設定方法と連携することで得られるメリットを紹介していきましょう！
こんな方におすすめ
- Notionを活用している方
- NotionとYoomを連携して、業務効率化を考えている方
- NotionとAI-OCRを連携して、請求業務の手間を減らしたいと考えている方
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
メールで届いた請求書情報をAI-OCRで読み取りNotionのデータベースに追加する
試してみる
メールで届いた請求書情報をAI-OCRで読み取りNotionのデータベースに追加するフローです。
[Yoomとは]
NotionとYoomの連携フローの作り方
では、ここからは実際に「メールで届いた請求書情報をAI-OCRで読み取りNotionのデータベースに追加する」というフローボットを作成します。
今回のフローボットの作成手順は4段階です。
はじめに、下記のテンプレートのバナーの「詳細を見る」をクリックし、移行した画面の下にある「このテンプレートを試してみる」というボタンからYoomの登録を進めましょう！
まずは下記のテンプレートバナーの「詳細を見る」をクリックし、移行した画面の下にある「このテンプレートを試してみる」というボタンからYoomの登録を進めましょう！
既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしてくださいね！
メールで届いた請求書情報をAI-OCRで読み取りNotionのデータベースに追加する
試してみる
メールで届いた請求書情報をAI-OCRで読み取りNotionのデータベースに追加するフローです。
マイアプリ連携
Yoomの登録が終わりテンプレートのコピーが完了すると、上記のような画面が表示され「マイプロジェクト」というページに移行します。
ここまで完了したら、次はNotionをYoomと連携させましょう。
これを「マイアプリ連携」と呼びます。
↓
NotionとYoomを連携するにあたり、この段階でページを作成しておく必要があるので、あらかじめ用意しておいてくださいね。
今回は、上記のように設計してみました。
AI-OCRの使用で読み取るのは、費用発生日、合計金額、小計、請求日、発行元の企業、支払い期限のため、この6つの項目は用意しておきましょう。
↓
Notionの準備ができたら画面左のメニューからマイアプリを選択し、右上の新規作成をクリックします。
検索窓に「Notion」と入力するとNotionのアイコンが出てくるので押しましょう。
上記のような画面に移行するので「ページを選択する」を押します。
Yoomと連携したいページを選択します。
今回は請求情報のページを使用するため、該当するページにチェックが入っているか確認しましょう。選択できていたらOKなので、アクセス許可をクリックします。
以上でNotionとYoomの連携は完了です！
メールトリガー設定
画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】メールで届いた請求書情報をAI-OCRで読み取りNotionのデータベースに追加する」をクリック！
右上の編集するを押しましょう。
↓
メールアイコンの『件名に「請求書」を含むメールを受信したら』を押します。
Yoom専用のメールアドレスを設定し、メールトリガーの条件を決めていきましょう
まずは必須項目の受信用のアドレスを設定します。
任意のアドレスで大丈夫なので、わかりやすいネーミングにしておきましょう。
続けてすぐ下にあるトリガー条件を設定していきます。
今回は件名に請求書という文字列があった場合、添付されているファイルを読み取るという流れにするため、画像のように設定しましょう。
ここまでできたら次へ進みます。
↓
画像の説明の通り、先ほど設定したYoomのメールアドレスにメールを送信しましょう。
その際、忘れずに請求書を添付し、件名に請求書の文字列を入力してください。
送信が完了したら「テスト」というボタンがあるのでクリックします。
青く「テスト成功」と表示されればOKなので、保存をしましょう！
画像・PDFから文字を読み取る設定
本のアイコンの「画像・PDFから文字を読み取る」を押します。
テンプレートを利用したことによりあらかじめ必要項目は入力されているので、そのまま次へをクリックしてください。
↓
次のページに関してもテンプレートを使用しているので、既に設定がされている状態です。
そのため、先ほどに同じくテストボタンを押し、青く「テスト成功」と表示されればOKです！
忘れずに保存をしてくださいね。
・「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
担当者へ依頼を対応する
人アイコンの「担当者へ対応を依頼する」を押すと、担当者に承認を依頼するための文章設定のページに移行します。
テンプレートを使用しているため、こちらに関しても設定がされている状態です。
{{小計}}といったように記号が用いられた文字列が並んでいますが、請求書の該当する部分に置換されるようになるため、記号の部分は変更せずこのままにしておきましょう。
次へを押します。
↓
請求書から読み取った情報がボックス内に記載されているのを確認しましょう。
これらは、先ほどの文章で設定した{{小計}}などと連動するようになっています。
確認ができたら保存をして、最後の設定に行きましょう。
Notionの設定
Notionのアイコンの「レコードを追加する」を押します。
連携するアカウント情報が正しいかチェックしたら下にスクロールして、データベースIDを入力しましょう。
ボックス内をクリックすると画像のように一覧表示されるので、今回使用するページを選択するだけです。
次へを押します。
↓
追加するレコードを入力していきます。
ボックス内をクリックし、「画像・PDFから文字を読み取る」を押すと、先ほど請求書から読み取った情報が一覧表示されます。
画像のようにボックス名と連動するものを選択しましょう。
↓
設定が終わると画像のようになります。
ここまで完了したらすぐ下にあるテストを押して、青く「テスト成功」と表示されたら保存を押しましょう。
ここでNotionを確認すると、設定した内容が入力されています。
↓
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。
トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
以上でNotionとYoomの連携は終了となります。お疲れ様でした！
メールで届いた請求書情報をAI-OCRで読み取りNotionのデータベースに追加する
試してみる
メールで届いた請求書情報をAI-OCRで読み取りNotionのデータベースに追加するフローです。
その他のNotionの連携を使った自動化の例
他にもNotionを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
NotionとAI-OCRを活用した自動化例
追加されたファイルやアップロード画像をOCRで読み取り、Notionに自動追加する
ファイルやアップロード画像などをOCRで読み取り、自動でNotionに追加することで、作業の手間を削減できることが予想されます。
Gmailで受信した領収書をOCRで読み取り、Notionのデータベースに登録する
試してみる
■概要
Gmailで受信した領収書をOCRで読み取り、Notionのデータベースに登録するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・毎月多数の経費精算を行う必要があり、Gmailで受信した領収書のデータ入力に時間を取られている方
・複数のプロジェクトや顧客との取引があり、経費を分類して管理する必要がある方
・領収書のデジタル化を進めているが、データの整理や検索に手間がかかっている方
・Notionを経費管理ツールとして活用しているチームや企業の方
・領収書の情報の一元管理を目指す方
■注意事項
・Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Dropboxのアップロード画像をOCRで読み取り、Notionに追加する
試してみる
■概要
このフローでは、Dropboxのアップロード画像をOCRで読み取り、自動でNotionに追加することが可能です。この自動化によって、今まで手作業で行っていたファイル管理がスムーズになり、時間と労力を削減して作業効率を向上できます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・普段から、DropboxやNotionを仕事で活用している方
・Dropboxに多くの画像データを保存している方
・Notionで情報を一元管理したい方
・手作業でのデータ入力を減らしたい企業やチーム
・デジタル化を推進し、ペーパーレス化を目指している方
■注意事項
・DropboxとNotionのそれぞれをYoomと連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する
試してみる
■概要
「Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する」ワークフローは、ファイル管理と情報整理を効率化する業務ワークフローです。
Boxに新しくアップロードされたドキュメントを自動でOCR処理し、内容をNotionに転記することで、手作業の入力を減らし、情報の一元管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを日常的に利用しており、ファイル管理に時間を取られている方
・Notionを活用して情報を整理・共有しているチームや個人
・OCRを活用して紙ベースの資料をデジタルデータ化したいと考えている方
・業務の自動化を進め、生産性向上を目指しているビジネスパーソン
・手動でのデータ入力に伴うミスを減らし、正確な情報管理を望む方
■注意事項
・Box、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Notionを活用した自動化例
Notionで作成した議事録を整理・要約して更新する
Notionで記録した議事内容をAIツールが効率的に整理・要約し、最新の情報に自動更新することができるフローボットです。
Notionで作成した議事録をAIで整理・要約して更新する
試してみる
■概要
「Notionで作成した議事録をAIで整理・要約して更新する」フローは、会議後の議事録管理を効率化する業務ワークフローです。
Notionに入力した議事録をYoomのAI機能が自動的に整理・要約し、最新の状態にアップデートします。
これにより、手間をかけずに質の高い議事録を維持し、チーム全体での情報共有をスムーズに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Notionを活用して議事録を管理しているが、整理や要約に時間がかかっているチームリーダーの方
・議事録の内容を効率よく共有し、チーム全体の情報共有を円滑にしたいプロジェクトマネージャーの方
・会議後の議事録作成作業を自動化し、業務の生産性を向上させたい経営者や事務担当者の方
■注意事項
・NotionとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
Notionで作成した議事録をChatGPTで整理・要約して更新する
試してみる
■概要
「Notionで作成した議事録をChatGPTで整理・要約して更新する」フローは、会議の議事録作成と管理をスムーズにする業務ワークフローです。
議事録作成の負担を軽減し、効率的な情報共有が実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Notionで議事録を管理しているが、整理や要約に時間がかかってしまう方
・詳細な議事録を毎回手作業で整理するのが大変だと感じている方
・会議内容をわかりやすく共有したいチームリーダーやプロジェクトマネージャーの方
・議事録の共有や意思決定がスムーズ行いたい方
・議事録の内容を効率的に管理・更新したい経営者や管理職の方
・定期的な議事録の作成作業を効率化したい方
・AIを活用して業務を自動化し、他の重要な業務に時間を割きたい方
・クリエイティブな業務に注力したい方
■注意事項
・Notion、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
Notionで作成した議事録をGeminiで整理・要約して更新する
試してみる
■概要
「Notionで作成した議事録をGeminiで整理・要約して更新する」ワークフローは、会議後の議事録作成と共有をスムーズにする自動化プロセスです。
Notionで記録した詳細な議事内容をGeminiが効率的に整理・要約し、最新の情報に自動更新することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Notionで議事録を管理しているチームリーダーやプロジェクトマネージャーの方
・議事録の内容を迅速に整理・要約したい方
・情報共有の効率化を図りたい企業や組織のメンバー
・会議後のフォローアップや情報伝達をスムーズに行いたい方
・手動での議事録更新に時間を取られている業務担当者の方
・自動化によって手間を省き、他の重要な業務に集中したい方
・NotionとGeminiを活用しているが、連携方法に課題を感じている方
・簡単に設定できるワークフローで、連携を強化したい方"
■注意事項
・Notion、GeminiのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
Notionで従業員情報が登録されたら追加する
Notionに情報が登録されたら従業員管理ツールにも自動で追加できるので、業務の効率を上げることにつながります。
Notionで従業員情報が登録されたらカオナビにも登録する
試してみる
Notionで従業員情報が登録されたらカオナビにも登録するフローです。
Notionで従業員情報が登録されたらfreee人事労務にも追加する
試してみる
Notionで従業員情報が登録されたらfreee人事労務にも追加するフローです。
Notionで従業員情報が登録されたらKING OF TIMEにも追加する
試してみる
Notionで従業員情報が登録されたらKING OF TIMEにも追加するフローです。
Notionのステータスを変更したら通知する
Notion上でのステータス更新をトリガーに、チャットツールやメールアプリを通じて関連メンバーに通知します。
Notionのステータス変更後、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
「Notionのステータス変更後、Microsoft Teamsに通知する」ワークフローは、ステータス管理の効率化を図るための業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・NotionとMicrosoft Teamsを日常的に活用しているチームリーダーの方
・プロジェクトの進捗状況のスムーズな共有とタスク管理の効率化を目指すプロジェクトマネージャーの方
・顧客や商談のステータス更新を迅速に把握したい営業担当者の方
・情報共有のタイムラグを減らし、業務効率を向上させたい企業のIT担当者の方
■注意事項
・Notion、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Notionでステータスが変更されたら、Gmailでメールを送付する
試してみる
■概要
「Notionでステータスが変更されたら、Gmailでメールを送付する」フローは、プロジェクト管理やタスク管理を効率化する業務ワークフローです。
Notion上でのステータス更新をトリガーに、自動的にGmailを通じて関連メンバーに通知メールを送信します。
これにより手動での通知作業を省き、情報共有をスムーズに行えるようになります。
Yoomを活用することで、NotionとGmailの連携が簡単に実現し、日常業務の効率化をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Notionでプロジェクト管理を行い、ステータス更新時に自動通知が必要な方
・Gmailを使用してチームメンバーやクライアントに迅速に情報を共有したいビジネスパーソン
・手動でのメール送信による作業負担を軽減し、業務効率を向上させたい管理者
・Yoomを活用して、NotionとGmailの連携を簡単に設定したい方
・タスク管理の透明性を高め、チーム内のコミュニケーションを円滑にしたい方
■注意事項
・Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
NotionとYoomを連携するメリット
1.メールで送信された請求書の情報を読み取りNotionに自動転記できる！
メールの件名に「請求書」と記載があるものに関し、添付ファイルをAI-OCRで読み取ります。
その後、担当者から承認されたら、請求日や合計金額などを自動でNotionに転記することができます！
この連携により、請求書の情報をNotionに手動で追加する手間を省けるかもしれません。
2.データの正確性が高まる！
手入力をしている場合、データの数値が異なったり誤字があったりといったヒューマンエラーは起こりやすいと言えます。
しかし、NotionとYoomを連携し請求書を読み取り、その情報を自動でNotionに転記できるようになれば、このようなリスクを下げることができるはずです。
また、これによりデータの正確性が高まることが期待できます。
まとめ
Notionはオールインワンツールであるため、様々なデータの管理や編集に大変便利です。
その上で、今回のようなAI-OCRを用いた自動化を組み合わせることにより、使用方法の可能性が無限大になることが期待できます！
業務効率がアップしたり、時間の節約ができるメリットもあるため、ぜひ取り入れてみてくださいね！
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