マイアプリ連携
Yoomの登録が終わりテンプレートのコピーが完了すると、上記のような画面が表示され「マイプロジェクト」というページに移行します。
ここまで完了したら、次はNotionをYoomと連携させましょう。
これを「マイアプリ連携」と呼びます。
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NotionとYoomを連携するにあたり、この段階でページを作成しておく必要があるので、あらかじめ用意しておいてくださいね。
今回は、上記のように設計してみました。
AI-OCRの使用で読み取るのは、費用発生日、合計金額、小計、請求日、発行元の企業、支払い期限のため、この6つの項目は用意しておきましょう。
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Notionの準備ができたら画面左のメニューからマイアプリを選択し、右上の新規作成をクリックします。
検索窓に「Notion」と入力するとNotionのアイコンが出てくるので押しましょう。
上記のような画面に移行するので「ページを選択する」を押します。
Yoomと連携したいページを選択します。
今回は請求情報のページを使用するため、該当するページにチェックが入っているか確認しましょう。選択できていたらOKなので、アクセス許可をクリックします。
以上でNotionとYoomの連携は完了です！
メールトリガー設定
画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】メールで届いた請求書情報をAI-OCRで読み取りNotionのデータベースに追加する」をクリック！
右上の編集するを押しましょう。
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メールアイコンの『件名に「請求書」を含むメールを受信したら』を押します。
Yoom専用のメールアドレスを設定し、メールトリガーの条件を決めていきましょう
まずは必須項目の受信用のアドレスを設定します。
任意のアドレスで大丈夫なので、わかりやすいネーミングにしておきましょう。
続けてすぐ下にあるトリガー条件を設定していきます。
今回は<span class="mark-yellow">件名に請求書という文字列があった場合、添付されているファイルを読み取る</span>という流れにするため、画像のように設定しましょう。
ここまでできたら次へ進みます。
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画像の説明の通り、先ほど設定したYoomのメールアドレスにメールを送信しましょう。
その際、忘れずに請求書を添付し、件名に請求書の文字列を入力してください。
送信が完了したら「テスト」というボタンがあるのでクリックします。
青く「テスト成功」と表示されればOKなので、保存をしましょう！
画像・PDFから文字を読み取る設定
本のアイコンの「画像・PDFから文字を読み取る」を押します。
テンプレートを利用したことによりあらかじめ必要項目は入力されているので、そのまま次へをクリックしてください。
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次のページに関してもテンプレートを使用しているので、既に設定がされている状態です。
そのため、先ほどに同じくテストボタンを押し、青く「テスト成功」と表示されればOKです！
忘れずに保存をしてくださいね。
担当者へ依頼を対応する
人アイコンの「担当者へ対応を依頼する」を押すと、担当者に承認を依頼するための文章設定のページに移行します。
テンプレートを使用しているため、こちらに関しても設定がされている状態です。
{{小計}}といったように記号が用いられた文字列が並んでいますが、請求書の該当する部分に置換されるようになるため、記号の部分は変更せずこのままにしておきましょう。
次へを押します。
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請求書から読み取った情報がボックス内に記載されているのを確認しましょう。
これらは、先ほどの文章で設定した{{小計}}などと連動するようになっています。
確認ができたら保存をして、最後の設定に行きましょう。
Notionの設定
Notionのアイコンの「レコードを追加する」を押します。
連携するアカウント情報が正しいかチェックしたら下にスクロールして、データベースIDを入力しましょう。
ボックス内をクリックすると画像のように一覧表示されるので、今回使用するページを選択するだけです。
次へを押します。
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追加するレコードを入力していきます。
ボックス内をクリックし、「画像・PDFから文字を読み取る」を押すと、先ほど請求書から読み取った情報が一覧表示されます。
画像のようにボックス名と連動するものを選択しましょう。
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設定が終わると画像のようになります。
ここまで完了したらすぐ下にあるテストを押して、青く「テスト成功」と表示されたら保存を押しましょう。
ここでNotionを確認すると、設定した内容が入力されています。
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フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。
トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
以上でNotionとYoomの連携は終了となります。お疲れ様でした！
Yoomには他にもたくさんのフローボットテンプレートが用意してあるので、ぜひご覧ください。
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