TimeRexに予約があったらZoomにミーティング登録する
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Timerexに予約があったらZoomに新規ミーティングを登録するフローです。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはTimeRexに予約があったらZoomにミーティングを登録する業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
TimeRexに予約があったらZoomにミーティング登録する
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Timerexに予約があったらZoomに新規ミーティングを登録するフローです。
定例のミーティングやチームごとの会議など、仕事をしているとZoomを使って会議をすることが多々ありますよね！
Zoom会議は、その場にいない人も会議に参加できて便利ですが、いちいち会議リンクを作成したり、会議の情報を参加者に通知しなければいけないなど作業に手間がかかることでしょう。
本記事では、TimerexとZoomを連携することにより、会議リンクを自動で作成したり、会議のURLを自動で通知する方法をご紹介します！
TimeRexで会議の予約を受け付けている方や、会議の情報を上手に管理したいと考えている方、必見です！
会議予定情報の効率的な連携方法
TimerexのZoom連携機能を活用することで、カレンダーとオンライン会議の情報を同期できるのはみなさんもよく知っているナレッジでしょう。
Timerexの画面上で予定情報を登録できるので、オンラインミーティングの予定管理が効率化できます。
ただ、会議の作成をチームメンバーに共有したり、データベースツールに情報を集約する作業は別途手動で行う必要があると思います。
あと一つ踏み込んだ複雑な自動化を目標としているのなら、ノーコード自動化ツールYoomの導入が最適です。
「TimeRexに予約があったらZoomにミーティング登録する」フローボットの作り方
それでは、実際にTimerexとZoomを連携した自動化フローを作成してみましょう。
今回は、専門的な知識がなくても業務の自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使用して、TimerexとZoomの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Timerexに予約があったらZoomにミーティング登録する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
- TimerexとZoomをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Timerexのトリガー設定およびZoomのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
TimeRexに予約があったらZoomにミーティング登録する
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Timerexに予約があったらZoomに新規ミーティングを登録するフローです。
ステップ1：マイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから、今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
＜Timerexの登録方法＞
以下の内容がでてくるので、アクセス名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックします。
これでTimerexの登録が完了しました！
＜Zoomの登録方法＞
以下のナビを参照の上、操作を進めてください。
これで、Zoomも登録できました！
ステップ2:テンプレートをコピーする
では、下のテンプレートの「試してみる」クリックしましょう！
TimeRexに予約があったらZoomにミーティング登録する
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Timerexに予約があったらZoomに新規ミーティングを登録するフローです。
下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
ステップ3:アプリトリガーの設定
一番上の「Timerexに予約があったら」をクリックしてください。
タイトルとトリガーアクションは変更不要です。連携するアカウント情報が入力されていることを確認して、「次へ」を押します。（連携アカウントを追加または変更したい場合は、赤枠部分をクリックしてアカウント情報を変更してください。）
次の画面で、アプリトリガーのWebhookイベント受信設定をします。WebhookURLをコピーし、対象アプリの管理画面で設定を行なってください。
WebhookURLを設定した後は、トリガーとなるアクション（今回は新しい予約情報の登録）を行い、テストを押します。
テストに成功したら、保存します。
なお、各アクションで『取得した値』は、後続のオペレーションで変数として引用できます。つまり、Zoomのミーティング作成にここで得た情報をそのまま反映できる、というわけです！
取得した値とは？
ステップ4:条件に応じて分岐する
続いて、「コマンドオペレーション」をクリックしましょう。
ここでは、指定した条件に応じて後続のアクションに進むか否かを設定します。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
「分岐対象の取得した値」は、プルダウンから選択できます。今回は、トリガーのアクションを対象とします。
また、「分岐条件」は運用状況に合わせて、複数設定可能です。
追加する際は【+分岐条件を追加】をクリックして値を設定してくださいね。
今回のフローでは、Webhookタイプが「event_confirmed」の状態になっていると、後続アクションに進むように設定しました。
設定内容を確認して、保存します。
ステップ5:ミーティングを作成する
次は、「ミーティングを作成」をクリックします。
タイトルとトリガーアクションは変更不要です。連携するアカウント情報が入力されていることを確認して、「次へ」を押します。（連携アカウントを追加または変更したい場合は、赤枠部分をクリックしてアカウント情報を変更してください。）
続いて、API接続設定をしていきます。
「メールアドレス」と「パスワード」は、任意で設定しましょう。
「トピック」「会議の説明」は、前ステップで取得した値を引用しましょう。
このように設定することで、フローボット起動ごとに異なる値を反映できるようになります。
設定が終わったら保存するをクリックしてください。
ステップ6:トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう！
これで、「TimeRexに予約があったらZoomにミーティング登録する」フローボットの完成です！
TimeRexやZoomのAPIを使ったその他の自動化例
TimeRexやZoomのAPIを活用することで、オンライン会議を設定したり、予定管理の効率化が図れます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！
TimeRexを使った自動化例
予定作成を検知してデータベースツールに情報を集約したり、チャットツールで詳細を素早く通知することができます。
他にも、予定変更後に別ツールの予定も更新することも可能です。
TimeRexで予定が登録されたらChatworkに通知する
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TimeRexで予定が登録されたらChatworkに通知するフローです。
TimeRexで予定が登録されたらMazricaにコンタクト情報を追加する
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TimeRexで予定が登録されたらMazricaにコンタクト情報を追加するフローです。
TimeRexで予定が登録されたらNotionデータベースに情報を登録
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TimeRexで予定が登録されたらSansanに顧客情報を追加する
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TimeRexで予定が登録されたらSansanに顧客情報を追加するフローです。
TimeRexで予定が登録されたら、LINE WORKSにカレンダーを作成する
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■概要
「TimeRexで予定が登録されたら、LINE WORKSにカレンダーを作成する」フローは、スケジュール管理を効率化する業務ワークフローです。TimeRexに新しい予定を追加すると、自動的にLINE WORKSのカレンダーにも同じ予定が作成されます。これにより、複数のプラットフォーム間での情報共有がスムーズになり、チーム全体のスケジュール調整が簡単に行えるようになります。手動での入力作業を減らし、ミスを防ぐことで、より正確な予定管理が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・TimeRexとLINE WORKSを併用しており、スケジュール管理を一元化したい方
・チームのメンバーが異なるツールを使用していて、情報共有に課題を感じている管理者の方
・手動でのスケジュール入力に時間を取られ、業務効率化を図りたいビジネスパーソン
・正確なカレンダー管理を求めており、入力ミスを防ぎたい方
・複数のアプリ間での連携を活用し、業務ワークフローを最適化したい企業の担当者
■注意事項
・TimeRex、LINE WORKSそれぞれとYoomを連携してください。
TimeRexで予定が登録されたら自動でGmailで通知する
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TimeRexで予定が登録されたら自動でGmailで通知するフローです。
TimeRexで特定の予定が登録されたらSalesforceにリードを追加する
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■概要
「TimeRexで特定の予定が登録されたらSalesforceにリードを追加する」ワークフローは、TimeRex上で商談や面談の予約をきっかけにSalesforceに自動でリードを追加し、営業活動の漏れや手入力の手間をぐっと減らします。
■このテンプレートをおすすめする方
・TimeRexで会議や商談の予定登録を手作業で管理している営業担当者の方
・Salesforceにリードを手入力していて漏れや入力ミスが気になる方
・TimeRexとSalesforce連携で営業プロセスをスムーズにしたいチームリーダーの方
・リード獲得からフォローまで一貫した業務ワークフローを求める経営者の方
■注意事項
・Timerex、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
TimeRexで登録されたユーザー情報をSendGridにコンタクトとして追加する
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TimeRexで登録されたユーザー情報をSendGridにコンタクトとして追加するフローです。
TimeRexで予定がキャンセルされたら、Googleカレンダーの予定を削除する
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■概要
「TimeRexで予定がキャンセルされたら、Googleカレンダーの予定を削除する」業務ワークフローは、予約の取消に応じて手作業なくGoogleカレンダー上の不要な予定を自動的に削除する仕組み。
カレンダーの空き情報を常に最新化して、見落としや削除忘れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
・TimeRexで予約管理しているが、キャンセル後のGoogleカレンダー予定を手動で削除していて手間を感じている方
・TimeRexとGoogleカレンダーを連携中だが、削除漏れによる二重予約やスケジュール混乱が不安な方
・営業やカスタマーサポートなど、常に最新の予定を正確に把握したい現場担当者
・空き時間の見落としを減らし、次のアポ設定をスムーズに行いたいビジネスオーナー
■注意事項
・TimeRex、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
TimeRexで予定が登録されたらAirtableに顧客情報を追加する
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TimeRexで予定が登録されたらAirtableに顧客情報を追加するフローです。
Zoomを使った自動化例
オンライン会議終了後の議事録作成を自動で行なったり、自動でZoom会議を作成することも可能です。
会議の詳細情報の共有や新規会議の作成を行う際の手動作業を抑えることで、チーム全体の生産性向上も見込めます。
Googleスプレッドシートで行が追加されたらZoomでウェビナーに登録者を追加する
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Googleスプレッドシートで行が追加されたらZoomでウェビナーに登録者を追加するフローです。
Garoonに予定が登録されたらZoomでミーティングを作成する
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Garoonに予定が登録されたらZoomでミーティングを作成するフローです。
毎日Zoomの会議情報をDiscordに通知するフローです
HubspotのコンタクトページからZoomのミーティングを登録する
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Hubspotのコンタクトページから、Zoomのミーティングを登録し、Gmailで会議情報をコンタクトに送付するフローボットです。Zoomの会議URLの発行と招待メールの送付を自動的に実施することが可能です。
Outlookで予定が登録されたらZoomの会議を作成する
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■概要
Outlookで予定が登録されたらZoomの会議を作成するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Outlookの予定表を利用してスケジュール管理を行っている方
・登録した予定情報を他のアプリでも活用したい方
・チームメンバーのスケジュールをOutlookで共有している方
2. Zoomを利用している方
・オンラインでの会議や商談を頻繁に実施する方
■注意事項
・Outlook、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐オペレーションはミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。対象外のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
Zoomでミーティングが終了したら、SlackにレコーディングURLを通知
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Zoomでミーティングが終了したら、Slackの任意の送付先にミーティングのレコーディングURLを通知するフローです。
Zoomでミーティングが終了したらチャットをPDF化し、Dropboxに保存する
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■概要
「Zoomでミーティングが終了したらチャットをPDF化し、Dropboxに保存する」ワークフローは、Zoomミーティング終了後に自動的にミーティングのチャット内容をPDF形式で保存し、そのPDFをDropboxにアップロードする仕組みです。
これにより、重要な会話や議論内容を手軽に記録として残し、後からの参照や共有が簡単になります。手動でチャットを保存する手間を省き、効率的に管理できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomミーティングでの会話内容を後から確認したい方
・チームや部署内でミーティングのチャット内容を記録として保存したい方
・Dropboxを使ってチームでデータの共有・管理を行っている方
・手動でのチャット保存作業を自動化して効率化したい方
■注意事項
・Zoom、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・詳細は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398-zoom%E3%81%A7%E3%83%9F%E3%83%BC%E3%83%86%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E3%81%AE%E3%83%AC%E3%82%B3%E3%83%BC%E3%83%87%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E6%83%85%E5%A0%B1%E3%82%92%E5%8F%96%E5%BE%97%E3%81%99%E3%82%8B%E9%9A%9B%E3%81%AE%E6%B3%A8%E6%84%8F%E7%82%B9
Zoomミーティングが終了したら、議事録を作成してNotionに追加する
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■概要
「Zoomミーティングが終了したら、議事録を作成してNotionに追加する」ワークフローは、会議後の議事録作成と情報整理を自動化します。
Zoomでのミーティング終了後、レコーディングファイルをもとにAIによる文字起こしと要約を行うことで議事録を作成し、Notionに自動で追加できます。
手作業の負担を軽減し、効率的な業務フローの実現によってチームの生産性向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomを頻繁に利用し、会議後の議事録作成に時間を割きたくないビジネスパーソン
・Notionを活用して情報を一元管理しているチームリーダー
・議事録の品質を一定に保ちつつ、作成プロセスを自動化したい方
・AIを活用して業務の効率化を図りたい企業のIT担当者
・会議内容の記録と共有をスムーズに行いたいプロジェクトマネージャー
■注意事項
・Zoom、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
レコーディング情報を取得する際の注意点の詳細は、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoomミーティング終了後、参加者にGmailで議事録を共有する
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■概要
「Zoomミーティング終了後、参加者にGmailで議事録を共有する」フローは、ミーティング後の情報共有を自動化する業務ワークフローです。
Zoomでの会議が終了すると、録画データをもとに自動生成された議事録が、参加者全員にGmailで共有されます。
手動での共有作業を省略し、効率的な情報伝達が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomを頻繁に利用し、ミーティング後の議事録共有に手間を感じているビジネスパーソン
・Gmailを日常的に使用しており、連携を活用して業務効率を向上させたい方
・チーム内での情報共有をスムーズにし、コミュニケーションを強化したいプロジェクトマネージャー
・会議の要点を参加者に自動共有することで、フォローアップの確実性を高めたい組織運営者
■注意事項
・Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zoomのレコーディング情報を取得するためには、データがクラウドレコーディングされている必要があります。
・クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
・音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
kintoneでレコードが追加されたら、Zoomミーティングを作成する
試してみる
■概要
「kintoneでレコードが追加されたら、Zoomミーティングを作成する」ワークフローは、予定の作成作業が効率化します。
Zoomに直接アクセスすることなく、kintone上で会議の作成が完了するため、作業効率が向上するでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを利用して社内のデータ管理や業務プロセスを効率化している方
・迅速にZoomでのミーティングをセットアップし、対応力を高めたいと考えている方
・業務の効率化や時間短縮を目指している方
・スピーディな対応が求められる業務を担当している方
・手動でミーティングを設定する手間を省きたいと感じている方
・リモートワークを行っており、迅速な情報共有とコミュニケーションを重視している方
■注意事項
・kintoneとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
今回は、Yoomを使用しTimerexとZoomを連携することで「TimeRexに予約があったらZoomにミーティング登録する」フローをご紹介しました。
このフローを活用することで、Zoomのミーティング作成を自動で行うことができるため、作業の手間を省けるようになるでしょう。
ヒューマンエラーを減らすことにもつながり、日常業務の精度も上げられそうですね。
Yoomではコードの入力は一切必要なく、誰でも簡単に自動化できるテンプレートが用意されています。
TimerexとZoom以外にも、様々なアプリを連携して業務を自動化してみませんか？
日々の業務の効率化を目指すため、この機会にYoomの利用を検討してみましょう！
関連記事：kintoneと連携したフローを紹介した記事
よくあるご質問
Q：作成されたZoomの会議情報をチャットツールに通知できますか？
A：はい、可能です！フローボットの終点にチャットツールやメールツールのアクションを組み込むことで、関係者に会議の情報を素早く通知できるようになります。
関連テンプレート ↓
Zoomでミーティングが作成されたら、Microsoft Teamsにメッセージを送信する
試してみる
■概要
Zoomで新しいミーティングを設定した後、関係部署やメンバーへMicrosoft Teamsで共有する作業を手間に感じていませんか。
また、手作業での連絡は、通知漏れや遅延のリスクも伴います。
このワークフローは、ZoomのWebhook機能を活用し、ミーティングが作成された際に自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルへメッセージを送信します。
この連携により、手作業による通知業務から解放され、重要なミーティング情報を迅速かつ確実に共有できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomで作成したミーティング情報を手作業でMicrosoft Teamsに共有している方
・ZoomのWebhookなどを活用して、手作業による連絡業務を自動化したいと考えている方
・ミーティング設定後の関係者への通知漏れや遅延を防ぎたいと考えているチームリーダーの方
■注意事項
・Zoom、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Q：作成したZoom会議をカレンダーに自動登録できますか？
A：フローボットの終点にGoogleカレンダーなどの予定管理ツールを追加することで、実現可能です。
Q：連携が失敗した場合の通知や再実行は可能ですか？
A：フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
・Slack・Chatworkへの通知設定
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
・エラーの対応方法
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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