Chatworkで新しいメッセージがルームに投稿されたら、Gmailにメールを送付する方法

[Yoomとは]

ChatworkとGmailの連携フローの作り方

ここからは「Chatworkで新しいメッセージがルームに投稿されたら、Gmailにメールを送付する」フローを紹介します！

ステップ1: マイアプリ連携

お使いのChatworkとGmailをマイアプリ登録しましょう！
(1)連携方法はYoomにログインし、画面左側にあるマイアプリをクリックします。
(2)画面右側に+新規接続ボタンが表示されるので、クリックしてください。

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Chatworkのマイアプリ登録方法
(1)アプリの一覧からChatworkを選択
(2)ログイン画面にメールアドレスを入力し、続けるをクリック
(3)パスワードを入力し、ログインをクリックしましょう。
(4)リクエスト画面で許可をクリックします。
(5)マイアプリ登録が完了！

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‍Gmailのマイアプリ登録方法
(1)アプリの一覧からGmailを選択
(2)Sign in with Googleをクリックします。
(3)「Yoomにログイン」画面で連携したいアカウントを選択し、次へをクリックしましょう。
(4)「YoomがGoogleアカウントへの追加アクセスを求めています」画面で続行をクリックするとマイアプリ登録が完了

‍Yoomへの登録完了後
‍(1)下のバナー先に飛び、「このテンプレートを試してみる」をクリックしてください！

(2)ワークスペース一覧からプロジェクトを任意で選択
※コピーしたテンプレートは(2)で選択したプロジェクト内の「マイプロジェクト」に格納されます。
(3)フローの一覧画面の右上にある「編集する」をクリック

ステップ2: トリガーを設定

(1)フローの一覧画面から「アプリトリガー」をクリック
(2)アプリトリガーのタイトルを設定
(3)Chatworkと連携するアカウント情報が正しいかを確認
※アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
(4)トリガーアクションは「新しいメッセージがルームに投稿されたら」を選択
(5)次へをクリック

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■アプリトリガーのAPI接続設定
(6)トリガーの起動間隔は5分に設定
※プランによって設定できる起動間隔が異なります。
(7)ルームIDは、候補から任意で選択
(8)テストでエラーが出なければ、保存するをクリック

ステップ3:Gmailと連携する

(1)「メールを送る」をクリック
(2)タイトルを設定
(3)Gmailと連携するアカウント情報が正しいかを確認
※アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
(4)メール内容の各必須項目を設定

• To：任意で設定
• 件名：任意で設定
• 本文：メールの本文は、テキストとアウトプットを組み合わせて構成
  ※必須項目以外に対象となる項目がある場合は、任意で設定してください。

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(5)次へをクリック

■メール送信のテスト
(6)メールの送信内容を確認して、テストをクリック
(7)実際にGmailの受信メールを確認してみましょう。

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(8)エラーが出なければ、保存するをクリック
(9)フローの一覧画面に戻り、アプリトリガーをONに変更すればフローの設定は完了です！お疲れ様でした！

ChatworkやGmailを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもChatworkやGmailのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

ChatworkとGmailのその他の自動化例

Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しChatworkに通知したり、特定のスケジュールになったらChatworkでグループを作成してメールを送付することができます。
さらに、Gmailで受け取ったファイルをChatworkに転送することも可能です。

Gmailを活用した自動化例

登録された顧客宛にGmailで定型メールを送信する

登録された顧客に対してGmailで定型メールを送信することで、手作業でメールを送る手間が省け、業務の効率化が図れます。

Gmailでメールを受信したら通知する

Gmailでメールを受信したら、メール文からAIで内容を取得・要約するため、情報把握の迅速化につながります。

情報が追加されたらGmailに送信する

情報が登録されたら自動的にGmailに通知されるので、情報をタイムリーに共有できます。

Chatworkを活用した自動化例

情報が登録されたらChatworkに通知する

新しい情報が登録されると、Chatworkの任意のチャットルームに通知します。

Chatworkでメンションされたら、特定の操作を行う

メンションされた内容を基に特定の操作を行うため、入力の手間を削減できる可能性があります。

ChatworkとGmailを連携するメリット

ChatworkとGmailを連携すると、主にコミュニケーション面でメリットを感じられるはずです！

メリット1: メッセージ管理の効率化

ChatworkとGmailの連携により、メッセージ管理が効率化します。
プロジェクトマネージャーは複数のプロジェクトを同時に管理し、チームメンバーとのコミュニケーションを円滑にする役割を担っています。
ただ、重要なメッセージを見逃したり、複数のチャットを常に監視するのは大変ですよね。
Chatworkで新規メッセージが投稿されると、自動的にGmailに通知が届く設定にすることで、リアルタイムで重要なメッセージを確認し、迅速に対応できます。
これにより、見逃しや対応遅れを防げるようになるかもしれませんね。

メリット2: コミュニケーションの透明性向上

ChatworkとGmailの連携で、コミュニケーションの透明性の向上もメリットの1つです。
チームリーダーがメンバーのタスク進捗を管理し、プロジェクトをスムーズに進行させる際、各メンバーのタスク完了状況を確認する手間が省けます。
Chatworkでタスクが完了した際、自動的にGmailに通知が届く設定により、進捗状況を即座に把握できます。
これにより、タスク完了を迅速に確認でき、次のステップにスムーズに移行できるだけでなく、プロジェクト全体の管理がしやすく感じられるでしょう！

まとめ

いかがでしたか？ChatworkとGmailの連携によって、業務の効率化やコミュニケーションの透明性向上が実現できます。
これらの自動化例を活用することで、重要なメッセージを見逃さずに済み、タスクの進捗をリアルタイムで把握できるようになるでしょう。

Yoomなら、これらの自動化をノーコードで簡単に設定できます。
気になる方は、2週間の無料トライアルを体験できますので、Yoomの無料登録からアカウントを発行してみてくださいね！