ChatworkとGmailを連携して、Chatworkで新しいメッセージがルームに投稿されたら、Gmailにメールを送付する方法

ここまででChatworkとGmailを連携するメリットについてお分かりいただけたかと思います。
それでは、具体的にどのような自動化の例があるのか、見てみましょう。

ChatworkとGmailを連携すると自動できる業務例

ChatworkとGmailの連携を活かすと、メッセージやタスクのやり取りで手間を省くことができます。

自動化例1:【Chatworkで新しいメッセージがルームに投稿されたら、Gmailにメールを送付する】

Chatworkで特定のチャットルーム(例：プロジェクト管理ルーム)に新しいメッセージが投稿されると、自動的にGmailに通知メールが送信されます。
この設定により、プロジェクトマネージャーは複数のプロジェクトを同時に管理しながら、重要なメッセージをリアルタイムで確認し、迅速に対応することができます。
これにより、すべてのプロジェクトのメッセージをGmailで一元管理でき、見逃しや対応遅れを防げるので本来の業務に集中できるようになり、生産性アップにつながるでしょう。

自動化例2:【Chatworkでタスクが完了されたら、Gmailにファイル共有通知を送る】

Chatworkでタスクが完了されたら、Gmailに通知が送信されるだけでなく、そのタスクに関連するファイルやドキュメントも自動的に共有されます。
この設定で、プロジェクトマネージャーはチームの進捗をリアルタイムで把握し、次のステップにスムーズに移行できます。
関連ファイルを手動で共有する手間が省けるため、業務の一元管理が可能となり、プロジェクト全体の効率が向上につながるでしょう。

自動化例3:【Gmailで特定のメールを受信したら、Chatworkにメッセージを送る】

Gmailで特定の条件に合致するメールを受信したら、自動的にChatworkにメッセージを送信する設定が便利です。
カスタマーサポート担当者は、顧客からの問い合わせ対応や問題解決を迅速に行うために、重要なメールを見逃さないことが求められます。
この自動化により、重要なメールが即座にチームに通知され、迅速な対応が可能です。

ChatworkとGmailの連携フローの作り方

ここからは自動化例1で紹介した「Chatworkで新しいメッセージがルームに投稿されたら、Gmailにメールを送付する」フローを紹介します！

ステップ1: マイアプリ連携

お使いのChatworkとGmailをマイアプリ登録しましょう！
(1)連携方法はYoomにログインし、画面左側にあるマイアプリをクリック
(2)画面右側に+新規接続ボタンが表示されるので、クリック

Chatworkのマイアプリ登録方法
(1)アプリの一覧からChatworkを選択
(2)ログイン画面にメールアドレスを入力し、続けるをクリック
(3)パスワードを入力し、ログインをクリック
(4)リクエスト画面で許可をクリック
(5)マイアプリ登録が完了！

‍Gmailのマイアプリ登録方法
(1)アプリの一覧からGmailを選択
(2)Sign in with Googleをクリック
(3)「Yoomにログイン」画面で連携したいアカウントを選択し、次へをクリック
(4)「YoomがGoogleアカウントへの追加アクセスを求めています」画面で続行をクリックするとマイアプリ登録が完了

‍Yoomへの登録完了後
‍(1)下のバナー先に飛び、「このテンプレートを試してみる」をクリック

(2)ワークスペース一覧からプロジェクトを任意で選択
※コピーしたテンプレートは(2)で選択したプロジェクト内の「マイプロジェクト」に格納されます。
(3)フローの一覧画面の右上にある「編集する」をクリック

ステップ2: トリガーを設定

(1)フローの一覧画面から「アプリトリガー」をクリック
(2)アプリトリガーのタイトルを設定
(3)Chatworkと連携するアカウント情報が正しいかを確認
※アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
(4)トリガーアクションは「新しいメッセージがルームに投稿されたら」を選択
(5)次へをクリック

■アプリトリガーのAPI接続設定
(6)トリガーの起動間隔は5分に設定
※プランによって設定できる起動間隔が異なります。
(7)ルームIDは、候補から任意で選択
(8)テストでエラーが出なければ、保存するをクリック

ステップ3:Gmailと連携する

(1)「メールを送る」をクリック
(2)タイトルを設定
(3)Gmailと連携するアカウント情報が正しいかを確認
※アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
(4)メール内容の各必須項目を設定

• To：任意で設定
• 件名：任意で設定
• 本文：メールの本文は、テキストとアウトプットを組み合わせて構成
  ※必須項目以外に対象となる項目がある場合は、任意で設定してください。

(5)次へをクリック

■メール送信のテスト
(6)メールの送信内容を確認して、テストをクリック
(7)実際にGmailの受信メールを確認してみましょう

(8)エラーが出なければ、保存するをクリック
(9)フローの一覧画面に戻り、アプリトリガーをONに変更すればフローの設定は完了です！

まとめ

いかがでしたか？ChatworkとGmailの連携によって、業務の効率化やコミュニケーションの透明性向上が実現できます。
これらの自動化例を活用することで、重要なメッセージを見逃さずに済み、タスクの進捗をリアルタイムで把握できるようになります。

Yoomなら、これらの自動化をノーコードで簡単に設定できます。
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