仕事の生産性をあげるために複数のデータ管理ツールを使いこなすのは必須だったりします。とは言え、あちこちバラバラになっている情報を自動で集約するのも、同じ内容を異なるツールに入力しに行くのも、それなりに大変な作業ではないでしょうか。
もしそのように感じているのであれば、アプリ同士を連携し業務フローを自動化するのがイチバンです！
今回はシンプルで誰でも使いやすいkintoneと、より複雑なコンテンツ制作が可能なNotionを連携して、異なるツールへのデータ入力を自動化してみましょう。
kintoneはYoomと同じくノーコードで使用できるツールであり、プログラミングの知識がなくても、業務のニーズに合わせたアプリを作成することができます。
一方でNotionは2022年に日本語対応したばかりの新しいツールであり、自由度が高く、様々な形のデータの一元管理が可能です。
kintoneでは主にビジネスにおける数字、問い合わせなどの管理、Notioneではチーム間での情報の共有、蓄積や編集などといった使い分けが可能なため、この2つのアプリを連携することにより、細かいデータ管理が可能になるでしょう。
1.同じデータを追加する
例えば、kintoneに追加されたレコードの情報を取得し、Notionに同じ内容を記載します。
同じ内容を2つのアプリに追加する作業そのものはシンプルではありますが、毎日ともなると意外と時間が削られますよね…。
このような重複作業をなくせば時間の節約になり、もっと重要な作業に集中できるようになるでしょう。
2.特定のデータのみを片方のツールに蓄積する
全てのデータではなく特定の情報のみをピックアップし、片方のツールに蓄積していくことも可能です。
こちらも一例ですが、kintoneにある情報の一部分のみをNotionにアウトプットすれば、チームが必要とする情報だけにフォーカスすることが可能になりますね！
紹介した業務フローの自動化についてはどちらも例えのため、自分の業務ニーズに沿った自動化も可能だったりします。
Yoomでは様々なアプリケーション同士の連携について紹介しているので、一度覗いてみるのがおすすめです！
Yoomは異なるアプリ同士を連携させる「フローボット」を作成できるサービスです。フローボットを作ると、日々のタスクを自動化することができます！
通常のアプリ連携ではある程度のプログラミング知識を必要とする場合が多いもの。でも、Yoomはノーコードで使用できるため、プログラミングの知識がなくてもOKです！
専門用語などがわからなくても問題なくアプリの連携が可能なので、誰でも気軽にはじめられますよ。
Yoomについての公式ドキュメントはコチラ。ぜひご覧ください！
しかも、Yoomはハイパーオートメーションなので、今まで実現できなかったタスクの自動化を簡単に叶えることができます！
登録は無料！もちろんお試し期間もあるので、ぜひチェックしてみてくださいね！
では、今回は「kintoneにコメントが書き込まれたら、Notionにテキストを追加する」というフローボットを作成しましょう。
あらかじめ骨組が完成されており、かつ必要な情報も入力してあるテンプレートを使用して作成するため、かなりの時短で業務の自動化が可能になります！
Yoomの登録が終わったら、以下のバナーをクリックして進んでくださいね。
次はYoomと各アプリを連携させましょう。
これを「マイアプリ連携」と言います。マイアプリ連携はとても簡単です！
テンプレートのバナーをクリックすると、画面の下に「このテンプレートを試してみる」というボタンがあるので押します。
そうすると「マイプロジェクト」というページに飛ぶので、画面左側のメニューから「マイアプリ」を選択！
↓
右上の新規作成をクリック！検索窓に「Notion」と入力するとNotionのアイコンが出てくるのでクリックしましょう。
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上記のような画面に移行するので「ページを選択する」を押します。
kintoneと連携するページを選択してアクセス許可をクリックすると連携完了です！
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次はKintoneのマイアプリ連携ですが、ここから先はヘルプページがあるのでぜひご覧ください。
このようなヘルプページもしっかりと用意してあるので、安心してフローボットを作成できます！
マイアプリ連携が終わったら次へ進みましょう。
まずはじめに、フローボットを組み立てている最中にテストを行うので、あらかじめkintoneでレコードを作成しておきましょう！
このアプリは実際にNotionと連携するものになるので、実際に業務で使用するものと同じにしておくのがポイントです。
↓
マイアプリ登録が完了したら画面左の「マイプロジェクト」をクリックします。
Notionアイコンの「【コピー】kintoneにコメントが書き込まれたら、Notionにテキストを追加する」を押して、右上の編集するをクリックして進みましょう！
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kintoneのアイコンの「コメントが書き込まれたら（Webhook起動）」をクリック！
ページが移動したら連携するアカウント情報を確認します。
テンプレートを使用しているためアプリトリガーのタイトルやトリガーアクションは設定されていますね！このまま次へを押しましょう。
↓
アプリトリガーのWebhookイベント受信設定というページに移行するので、手順にそって登録していきましょう。
kintoneのWebhook設定はコピペするだけなのですぐに終わります！画像の赤枠のリンクからも確認可能です。
Webhook設定が完了したら画面下にあるテストを押して、青く「テスト成功」と表示されたらkintoneのトリガー設定は終了です。保存を押してNotionの設定に移りましょう！
Notionのアイコンの「ページにテキストを追加」をクリック！
こちらもタイトルとアクションはあらかじめ入力されているので、次へを押してOKです。
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API接続設定というページに移行しましたね！
あとは、ページIDを入力して、Notionに記載したい内容をどんどん追加していきます。
と言っても、テンプレートを使用しているため既に入力がされているので、問題なければこのままテストを押してOKです！本当に便利ですね、テンプレート。
もちろん不要な情報がある場合は削除しても問題ありません。お好みでカスタマイズしてみてくださいね。
先ほどに同じく、青く「テスト成功」と表示されたらフローボットの作成が完了しました。保存を忘れずに押したらこれにて終了です。お疲れ様でした！
kintoneとNotionの連携は、Yoomのフローボットテンプレートを使用することで簡単に行えます！今回紹介した自動化により業務効率が上がれば、時間が増え、今よりも余裕をもって作業に集中できるようになりますよね。
また、Yoomでは様々なアプリ同士の連携が可能です。
自分の業務ニーズに合わせたフローボットを探してみませんか？
自動化できるこまかいフローや、明らかに時間短縮につながりそうなフローはたくさんあるはずです。
日々向き合うタスクの中に自動化できそうなフローがないか思い浮かべながら、ぜひテンプレートギャラリーをご覧くださいませ！
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