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業務を効率的に進めるためには、タスク管理が不可欠です。
より効率的なタスク管理を行うために、今回はコラボフローで申請が行われたらMicrosoft Excelに自動でタスクを追加する方法を解説します。
書類の申請が行われた際に自動的にタスクが追加されることで、手動の手間を省き、スムーズな進捗把握が期待できます。
プログラミング不要で簡単に連携設定する方法も順を追って説明しますので、ぜひ参考にしてください。
コラボフローで申請が行われるたびに、自動的にMicrosoft Excelにタスクを追加することで、手動でのデータ入力や転記作業が不要になります。
作業ミスや漏れが防げるほか、手間の大幅な軽減が見込めます。
担当者は他の重要な業務に集中する時間を確保できるため、業務効率が向上し、全体の生産性アップも期待できます。
コラボフローからExcelへのデータ連携を自動化することで、データがシステム内で一貫して管理されるようになります。
手作業で起こりがちな入力ミスやデータの重複が防げるため、データの正確性が見込めます。
これにより、意思決定の質の向上やスムーズな業務進行が期待できそうです。
それではここからYoomというツールを用いて、実際に連携設定をしていきます。
[Yoomとは]
まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
アカウント登録済みの方はログインしてください。
Yoomのアカウント発行ページ
Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。
1)「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)登録したいアプリを選択し、アプリごとに使用するアカウントでログインしてください。
1つ目のアプリが登録できたら、もう一度「新規接続」をクリックして、2つ目のアプリを登録します。
3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録した2つのアプリのアイコンが表示されたか確認してください。
今回は、【コラボフローで申請が行われたらMicrosoft Excelにタスクを追加する】というフローを作成します。
コラボフローで申請が行われたらMicrosoft Excelにタスクを追加します。
Microsoft Excelに自動でタスク追加を行うことで、手作業を省き、業務の効率化が期待できます。
また、データを用いて追加されるので、入力ミスや漏れといった人的エラーが防げます。
0) このフローはコラボフローの情報をMicrosoft Excelに追加するため、事前にコラボフローの情報に対応するMicrosoft Excelデータベースを作成する必要があります。
コラボフローから取得できるアウトプット情報は以下の内容です。
画像を参考に必要項目を作成したデータベースの準備をお願いします。
1)先ほど紹介したテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックしてマイプロジェクトへコピーします。
2)以下のような表示が出てきます。
右に表示される「！」のアイコンを順番にクリックして、フローを編集します。
タイトルや詳細は、クリックすると変更可能です。
適宜変更してください。
3)「アプリトリガー 経路のWebhookを受信したら(Webhook起動)」をクリックします。
4) アクションは「経路のWebhookを受信したら(Webhook起動)」を選択して、「次へ」をクリックします。
5)WebhookURLをコピーし、対象アプリの管理画面で設定を行なってください。
Webhookイベントを送信し、トリガーとなるイベントを実行します。
「テスト」をクリックし、成功後「保存」します。
Webhookの詳しい設定方法はこちらを参考にしてください。
経路のWebhook設定 – コラボフローサポート (zendesk.com)
6) フローに戻り、「アプリと連携する 申請内容の詳細を取得」のアイコンをクリックします。
7) アクションは「申請内容の詳細を取得」を選択し、「次へ」をクリックします。
8) 必須項目を入力します。
連携済みのコラボフローのアウトプット情報を利用し、「文書ID」を入力します。
完了したら「テスト」をクリックし、成功後「保存」します。
9) フローに戻り、「データベースを操作する レコードを追加する」のアイコンをクリックします。
10) アクションは「レコードを追加する」を選択し、「データベースの連携」を入力します。アプリ登録ができていると、アウトプット情報を活用できるので、事前に作成したExcelのドライブIDを候補から選択します。
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。
11) 「追加するレコードの値」を入力します。
連携済みのコラボフローのアウトプット情報を活用できるので、必要に応じてアウトプット情報を引用して入力してください。
入力が完了したら「テスト」をクリックし、成功後「保存」します。
12) これで【コラボフローで申請が行われたらMicrosoft Excelにタスクを追加する】というフローの完成です。
最後まで設定すると以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動させ、一度正しく作動するか確認してください。
今回使用したテンプレートはこちら！
他にもコラボフローとMicrosoft Excelを使った自動化のテンプレートがYoomにあるので、ご紹介します。
2、3は今回紹介したフローと同様の流れですが、Microsoft Excelではなく、他のアプリへ情報を追加するフローです。
用途に合わせて、テンプレートを活用してください。
1. コラボフローで承認が完了したら、Microsoft Excelのレコードを更新する
コラボフローで承認が完了したら、Microsoft Excelのレコードを更新するフローです。
コラボフローでの承認完了をトリガーに、Microsoft Excelのレコードを自動で更新するため、手作業による更新の手間が省け、業務効率が大幅な向上が期待できます。
2.コラボフローで申請が行われたらkintoneにタスクを追加する
コラボフローで申請が行われると、kintoneにタスクを追加するフローです。
このフローを活用することで自動でkintoneにタスク追加するため、手作業による追加の手間が省け、業務の効率化が期待できます。
また、引用した内容を使用しkintoneに情報追加するため、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
3.コラボフローで申請が行われたらNotionにタスクを追加する
コラボフローで申請が行われると、Notionにタスクを追加するフローです。
このフローを活用することで自動でNotionにタスク追加するため、手作業の手間が省け、業務の効率化が期待できます。
また引用した内容を使用しNotionに情報追加するため、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
4.コラボフローで申請が完了したら、Chatworkに通知する
コラボフローで申請が完了したら、自動的にChatworkの指定のルームに通知します。
チームメンバーはアプリを逐一確認せずに、申請の完了を素早く把握できます。
コラボフローとMicrosoft Excelを連携することで、コラボフローの申請後にMicrosoft Excelにタスクを自動追加できるようになりました。
自動化によって業務の効率化が進み、引用した情報を使用して追加するため、データの正確性も期待できます。
Yoomを使えば、プログラミング不要で手軽に設定できるため、エンジニアでなくても簡単に導入可能です。
みなさんもこのブログを参考に、アプリ連携にチャレンジしてみてください！
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