プログラミング不要！コラボフローとMicrosoft Excel連携でタスク管理を自動化

ステップ3:コラボフローとMicrosoft Excelの連携設定

0) このフローはコラボフローの情報をMicrosoft Excelに追加するため、事前にコラボフローの情報に対応するMicrosoft Excelデータベースを作成する必要があります。
コラボフローから取得できるアウトプット情報は以下の内容です。
画像を参考に必要項目を作成したデータベースの準備をお願いします。

1)先ほど紹介したテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックしてマイプロジェクトへコピーします。

2)以下のような表示が出てきます。

右に表示される「！」のアイコンを順番にクリックして、フローを編集します。
タイトルや詳細は、クリックすると変更可能です。
適宜変更してください。

3)「アプリトリガー　経路のWebhookを受信したら(Webhook起動)」をクリックします。

4) アクションは「経路のWebhookを受信したら(Webhook起動)」を選択して、「次へ」をクリックします。

5)WebhookURLをコピーし、対象アプリの管理画面で設定を行なってください。
Webhookイベントを送信し、トリガーとなるイベントを実行します。
「テスト」をクリックし、成功後「保存」します。
Webhookの詳しい設定方法はこちらを参考にしてください。
経路のWebhook設定 – コラボフローサポート (zendesk.com)

6) フローに戻り、「アプリと連携する　申請内容の詳細を取得」のアイコンをクリックします。

7) アクションは「申請内容の詳細を取得」を選択し、「次へ」をクリックします。

8) 必須項目を入力します。
連携済みのコラボフローのアウトプット情報を利用し、「文書ID」を入力します。
完了したら「テスト」をクリックし、成功後「保存」します。

9) フローに戻り、「データベースを操作する　レコードを追加する」のアイコンをクリックします。

10) アクションは「レコードを追加する」を選択し、「データベースの連携」を入力します。アプリ登録ができていると、アウトプット情報を活用できるので、事前に作成したExcelのドライブIDを候補から選択します。
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。

11) 「追加するレコードの値」を入力します。
連携済みのコラボフローのアウトプット情報を活用できるので、必要に応じてアウトプット情報を引用して入力してください。
入力が完了したら「テスト」をクリックし、成功後「保存」します。

12) これで【コラボフローで申請が行われたらMicrosoft Excelにタスクを追加する】というフローの完成です。

ステップ4: テストと確認

 最後まで設定すると以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動させ、一度正しく作動するか確認してください。

今回使用したテンプレートはこちら！

コラボフロー・Microsoft Excelを使ったその他の自動化例

他にもコラボフローとMicrosoft Excelを使った自動化のテンプレートがYoomにあるので、ご紹介します。
2、3は今回紹介したフローと同様の流れですが、Microsoft Excelではなく、他のアプリへ情報を追加するフローです。
用途に合わせて、テンプレートを活用してください。

1. コラボフローで承認が完了したら、Microsoft Excelのレコードを更新する
コラボフローで承認が完了したら、Microsoft Excelのレコードを更新するフローです。
コラボフローでの承認完了をトリガーに、Microsoft Excelのレコードを自動で更新するため、手作業による更新の手間が省け、業務効率が大幅な向上が期待できます。

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2.コラボフローで申請が行われたらkintoneにタスクを追加する
コラボフローで申請が行われると、kintoneにタスクを追加するフローです。
このフローを活用することで自動でkintoneにタスク追加するため、手作業による追加の手間が省け、業務の効率化が期待できます。
また、引用した内容を使用しkintoneに情報追加するため、ヒューマンエラーを防ぐことができます。

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3.コラボフローで申請が行われたらNotionにタスクを追加する
コラボフローで申請が行われると、Notionにタスクを追加するフローです。
このフローを活用することで自動でNotionにタスク追加するため、手作業の手間が省け、業務の効率化が期待できます。
また引用した内容を使用しNotionに情報追加するため、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
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4.コラボフローで申請が完了したら、Chatworkに通知する
コラボフローで申請が完了したら、自動的にChatworkの指定のルームに通知します。
チームメンバーはアプリを逐一確認せずに、申請の完了を素早く把握できます。

まとめ

コラボフローとMicrosoft Excelを連携することで、コラボフローの申請後にMicrosoft Excelにタスクを自動追加できるようになりました。
自動化によって業務の効率化が進み、引用した情報を使用して追加するため、データの正確性も期待できます。
Yoomを使えば、プログラミング不要で手軽に設定できるため、エンジニアでなくても簡単に導入可能です。
みなさんもこのブログを参考に、アプリ連携にチャレンジしてみてください！