AirtableとGmailを連携して、指定のスケジュールになったらAirtableのレコードを検索し、Gmailに連携してメールを送付する方法

Airtableは海外の多くの企業で導入されており、操作のしやすさや自動バックアップ、拡張性などが人気の理由です。日本では円安を背景に越境ECが注目される中、海外との取引が増える企業も多くなっています。こうした企業がAirtableを導入するケースが増えているかもしれません。そこでYoomではAirtableとGmailを連携し、Airtable蓄積された情報を定期的に検索し、Gmailに自動送信するフローボットを作りました。国外のAirtableが更新されるたびに、その内容が定期的にGmailに送信されるため、国外の共同作業者と迅速かつ円滑に連携できます。
本記事では、AirtableとGmailをノーコードでノーコードで連携する方法をご紹介します。

AirtableとGmailを連携するメリットと自動化例4選

Airtableは簡単な操作でデータベースを構築できるツールです。ノーコードで実装でき、スプレッドシートや表計算ソフトの感覚でデータベースを作成できます。
ではAirtableとメールを連携すると、どのようなメリットがあるのでしょうか？今回はGmailを例にして連携するメリットと自動化例をご紹介します。

・定型メールの自動送信

AirtableとGmailを連携することで、Airtableのレコードを利用してパーソナライズされたメールをGmailから自動的に送信することができます。
例えば、顧客情報や購入履歴に基づいて、お礼メールやお知らせメールなどを送信することが可能です。
さらにAirtableのトリガー機能を活用すると、特定の条件を満たした際に自動的にメールを送信することもできます。
例えば、顧客の誕生日や契約更新日などに合わせて、自動的にメールを送信でき、手動作業での送信ミスや送信漏れを防ぎます。
また、チーム内でプロジェクト情報をメールにて共有している場合にも有効です。
例えば、毎週金曜日に最新のプロジェクト更新情報をチーム全員に送る場合、この自動化で情報の共有がスムーズに行えます。

・メールテンプレートの作成と管理

AirtableとGmailを連携すると、Airtableで作成したメールテンプレートを使用し、Gmailで送信することができます。
自動連携により、毎回メールを作成する手間が省け、効率的にメールを送信できます。
Airtableで複数のテンプレートを作成すると、状況に応じて使い分けることも可能です。

・メール送信履歴の自動記録

AirtableとGmailの連携により、Gmailで送信したメールをAirtableに自動的に記録することができます。
これにより、メール送信履歴を一元管理し、過去のメールを簡単に検索できます。
Airtableのフィルター機能を活用して、特定の顧客に送信したメールや、特定の期間に送信したメールなどを絞り込むことも可能です。

・Airtableのデータ活用によるメールのパーソナライゼーション

Airtableに保存されている顧客情報や行動履歴などのデータを活用して、よりパーソナライズされたメールを作成できます。
例えば、顧客の名前や興味関心などに基づいて、メールの内容を柔軟にカスタマイズすることができます。

このように、GmailとAirtableを連携すると、煩雑なメール送信業務を効率化し、時間の節約に貢献します。
また、手作業によるミスを大幅に減少させたり、メール管理の一元化も実現します。
顧客に対してもより効果的なメールコミュニケーションを行うことができ、顧客体験の向上にもつながります。

Yoomならノーコードで簡単に実装できます！

アプリ間の連携でできる自動化例でもっと仕事を豊かにできます。ただ、中にはプログラミングの技術や知識が必要な内容も…
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今回は「指定のスケジュールになったらAirtableのレコードを検索し、Gmailに連携してメールを送付する」フローの作り方をご紹介します！

指定のスケジュールになったらAirtableのレコードを検索し、Gmailに連携してメールを送付する

試してみる

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■概要

Airtableで管理している顧客情報やタスクリストをもとに、定期的にメールを送信する業務に手間を感じていませんか。毎週の進捗報告や毎月のメルマガ配信など、繰り返し発生する定型業務は担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでAirtableのレコードを自動で検索し、その内容をGmailで送信する一連の流れを自動化できます。手作業によるメール送信業務が削減され、より重要な業務に集中できるようになります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Airtableの情報を基に、定期的なレポートやリマインドメールを手動で送信している方
• Gmailを利用した定型メールの送信作業を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
• 特定のスケジュールで実行するタスクの抜け漏れを防ぎ、確実に処理したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定したスケジュールでAirtableからの情報取得とGmailでのメール送信が自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます。
• 手作業によるメールの送信漏れや、宛先・内容の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AirtableとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAirtableの「レコードを検索」アクションを設定し、メール送信の対象となる情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、Airtableから取得した情報をもとにメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーでは、毎日、毎週、毎月といった周期や、実行する時間帯を任意で設定してください。
• Gmailの「メールを送る」オペレーションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文の内容を任意で設定できます。

■注意事項

• Airtable、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• AirtableのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は「『取得する値』を追加する方法」をご参照ください。

詳細を見る 試してみる

こちらのテンプレートを利用し、簡単に作成していきますので、ぜひ最後までご覧ください。

AirtableとGmailをノーコードで連携する方法

はじめる前に

まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。30秒で始められます！
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参照してください。

STEP1　Airtable、Gmailをマイアプリに追加

1.Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」を選択してください。

2.マイアプリの新規接続一覧の中から、今回使用する「Airtable」「Gmail」を選択し、アプリを連携して下さい。アプリ名で検索も可能です
   (画像はAirtableの連携です。Gmailも同様に連携を行ってください。）

3.アカウント名、アクセストークンを入力し、「追加」を選択します。
   ※アクセストークンの設定内容はこちらをご確認ください。

4.マイアプリ連携が完了します。

STEP2　マイプロジェクトにテンプレートをコピーする

1.こちらのバナーの「試してみる」を選択します。

指定のスケジュールになったらAirtableのレコードを検索し、Gmailに連携してメールを送付する

試してみる

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■概要

Airtableで管理している顧客情報やタスクリストをもとに、定期的にメールを送信する業務に手間を感じていませんか。毎週の進捗報告や毎月のメルマガ配信など、繰り返し発生する定型業務は担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでAirtableのレコードを自動で検索し、その内容をGmailで送信する一連の流れを自動化できます。手作業によるメール送信業務が削減され、より重要な業務に集中できるようになります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Airtableの情報を基に、定期的なレポートやリマインドメールを手動で送信している方
• Gmailを利用した定型メールの送信作業を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
• 特定のスケジュールで実行するタスクの抜け漏れを防ぎ、確実に処理したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定したスケジュールでAirtableからの情報取得とGmailでのメール送信が自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます。
• 手作業によるメールの送信漏れや、宛先・内容の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AirtableとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAirtableの「レコードを検索」アクションを設定し、メール送信の対象となる情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、Airtableから取得した情報をもとにメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーでは、毎日、毎週、毎月といった周期や、実行する時間帯を任意で設定してください。
• Gmailの「メールを送る」オペレーションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文の内容を任意で設定できます。

■注意事項

• Airtable、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• AirtableのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は「『取得する値』を追加する方法」をご参照ください。

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2.Yoomのログイン画面が表示されますので、アカウント情報を入力しログインを行ってください。
(既にログインされている場合は表示されません)
3.マイプロジェクトにテンプレートがコピーされますので、任意のタイトルを入力してください。

STEP3　指定したスケジュールになったら起動するトリガーを編集する

1.アプリトリガー「指定したスケジュールになったら」を選択します。

2.曜日・時刻を任意の値に変更し、「保存する」を選択します。

STEP4　Airtableのレコードを検索するオペレーションを編集

1.「レコードを検索」を選択します。

2.連携アカウント、アクションを確認し、「次へ」を選択します。

3.API接続設定を行います。
   AirtableのベースID、該当のテーブル名、検索フィールド名、キーワードを設定します。

   入力後、「テスト」を選択し、テストが成功したら「保存する」を選択します。

STEP5　Gmailでメールを送るオペレーションを編集

1.「メールを送る」を選択します。

2.連携アカウントを確認し、宛先や件名、本文等のメール内容を設定します。
   添付ファイルを送信することも可能です。
   入力後、「次へ」を選択します。

3.メール送信テストを行います。
   設定内容を確認し、「テスト」を選択します。

   テストが成功したら「保存する」を選択します。

4.トリガーをONにして完了です。

指定のスケジュールになったらAirtableのレコードを検索し、Gmailに連携してメールを送付する

試してみる

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■概要

Airtableで管理している顧客情報やタスクリストをもとに、定期的にメールを送信する業務に手間を感じていませんか。毎週の進捗報告や毎月のメルマガ配信など、繰り返し発生する定型業務は担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでAirtableのレコードを自動で検索し、その内容をGmailで送信する一連の流れを自動化できます。手作業によるメール送信業務が削減され、より重要な業務に集中できるようになります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Airtableの情報を基に、定期的なレポートやリマインドメールを手動で送信している方
• Gmailを利用した定型メールの送信作業を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
• 特定のスケジュールで実行するタスクの抜け漏れを防ぎ、確実に処理したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定したスケジュールでAirtableからの情報取得とGmailでのメール送信が自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます。
• 手作業によるメールの送信漏れや、宛先・内容の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AirtableとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAirtableの「レコードを検索」アクションを設定し、メール送信の対象となる情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、Airtableから取得した情報をもとにメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーでは、毎日、毎週、毎月といった周期や、実行する時間帯を任意で設定してください。
• Gmailの「メールを送る」オペレーションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文の内容を任意で設定できます。

■注意事項

• Airtable、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• AirtableのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は「『取得する値』を追加する方法」をご参照ください。

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AirtableやGmailを他のアプリと連携したフローをご紹介

AirtableとGmailを連携する方法をご紹介しました。
Yoomを利用すると、AirtableやGmailで他にもこのような連携が可能です！

HubSpotにコンタクトが作成されたら、Airtableにレコードを作成する

HubSpotにコンタクトが作成されたら、Airtableにレコードを作成する

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■概要

HubSpotとAirtableを併用する中で、コンタクト情報を手作業で転記する手間や入力ミスにお困りではありませんか。顧客情報が増えるほど、こうした手作業は負担となり、データの不整合を招く原因にもなります。このワークフローを活用することで、HubSpotに新しいコンタクトが作成された際に、Airtableへレコードを自動で作成するフローを構築し、データ連携の手間を解消して正確な情報管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• HubSpotとAirtableで顧客情報を管理しており、二重入力の手間をなくしたい方
• 手作業によるデータ転記での入力ミスや更新漏れを防ぎたいマーケティングやセールス担当者の方
• HubSpotのコンタクト情報をAirtableでも活用し、データ管理を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• HubSpotへのコンタクト登録をトリガーにAirtableへレコードが自動作成されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
• 手動でのデータ入力が不要になることで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpotとAirtableをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでAirtableを選択し、「レコードを作成」アクションを設定し、HubSpotから取得した情報を紐付けます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Airtableの「レコードを作成」アクションでは、どの項目にどの情報を登録するかを自由に設定できます。
• HubSpotのトリガーで取得したコンタクト情報（氏名、メールアドレス、会社名など）を、Airtableの対応する各フィールドに変数として設定することが可能です。
• また、特定のフィールドには、任意の固定テキストや数値などを入力するよう設定することもできます。

■注意事項

• HubSpot、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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※HubSpot、Airtableをマイアプリ連携してください

Gmailで受信したメール内容をスプレッドシートに連携する

Gmailで受信したメール内容をスプレッドシートに連携する

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■概要

Gmailで受信したお問い合わせや特定の報告メールの内容を、都度Google スプレッドシートに手作業で転記するのは手間がかかる業務ではないでしょうか。また、手作業による転記では入力ミスや対応漏れが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用することで、Gmailでのメール受信をきっかけに、AIが自動で内容を抽出しGoogle スプレッドシートへ連携するため、こうした課題を削減し、メール内容の管理を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する問い合わせや報告などを手作業でリスト化している方
• メールからの情報転記における入力ミスや漏れを減らし、正確なデータ管理を目指す方
• 定型的なメール処理業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで特定のメールを受信するだけで、内容が自動でGoogle スプレッドシートに記録されるため、手作業での転記に費やしていた時間を削減できます。
• 人の手を介さずに処理が完了するため、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を活用し、受信したメール本文から問い合わせ内容などの必要な情報を抽出するように設定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、AIが抽出した情報を指定のシートに行として追加するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化のきっかけとしたいメールに含まれるキーワードを任意で設定可能です。
• オペレーションのAI機能では、メール本文からどのような情報を抽出するか、指示内容（プロンプト）を業務に合わせて自由に設定できます。
• Google スプレッドシートにデータを追加する際、どのシートのどの列に情報を格納するかを任意で設定できます。

■注意事項

• Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

※Gmail、Googleスプレッドシートをマイアプリ連携してください。

まとめ

いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した連携フローボットを使用することで、指定のスケジュールに基づいてAirtableのデータを自動で検索し、取得したデータをGmailでメールを送信することができます。
この自動化を利用すれば、今まで手動で行っていたメール送信業務から解放され、作業の効率化を図ることが可能です。
顧客へのメール送信を効率的に、より効果的に行うことが可能となるだけではなく、毎週のプロジェクト進捗報告や、定期的な業務連絡を自動化することで、ミスを減らし重要な情報をタイムリーに共有することができます。

Yoomのノーコードテンプレートを利用することで、プログラミングの知識がなくても簡単に自動化を実現できます。
ぜひ、まずはフリープランからお試しください。

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