boardとMicrosoft Teamsを連携して、boardで案件が登録されたらMicrosoft Teamsに自動通知する方法

boardに案件やタスクが登録されたか、わざわざアプリケーションで確認するのって手間ですよね。
チーム内で誰がどの作業をしているのか、把握するだけでも大変です。
boardに案件が登録された際に、自動的にTeamsに通知されたら案件情報を確認しにいかなくてもいいので、作業効率も高まるでしょう。
また、Yoomでアプリ連携や自動化を行うことで、スムーズに設定が完了します。

本記事では「boardに案件が登録されたら、Microsoft Teamsに通知する」自動化の設定を解説します。

boardとMicrosoft Teamsを連携するメリット

boardとMicrosoft Teamsを連携することで、チームメンバーとのコミュニケーションが取りやすくなります。
連携するメリットについて以下にまとめてみました。

メリット1:効率的なタスク管理が実現できる

boardとTeamsを連携するメリット1つ目は、効率的なタスク管理が実現できるということが挙げられます。
たとえば、boardで案件登録がされた際に、自動的にTeamsに通知することが可能です。
タスクの進捗状況を管理しているプロジェクトマネージャーは、円滑に作業が進んでいるか確認するためにも、リアルタイムで進捗を把握するのは大切ですよね。
タスクがboardに追加されたかどうかを把握するには、常にアプリを立ち上げる必要があります。
しかし、案件の登録後に自動的にTeamsに通知する設定にしておけば、効率的なタスク管理が可能になるでしょう。
これにより、業務内容に対するコミュニケーションが取りやすくなります。

メリット2:リモートワークでの情報共有がスムーズになる

boardとTeamsを連携するメリット2つ目は、リモートワークでの情報共有がスムーズになることです。
リモートワークで業務を行っている方もいると思いますが、情報の共有が難しいと思いませんか？
誰が何の作業をしているのか把握していないと、スムーズに作業がしにくくなります。
タスクや案件登録後にTeamsに通知する設定を行えば、その悩みは解決するでしょう。
この自動化を取り入れることで、チームメンバーがどんな作業を行っているのかを可視化できます。
よって、メンバー全員が常に情報を把握できるため、素早い対応が可能です。
特に、時差がある場所で働くメンバーがいる場合には、情報が遅れることがないので、作業効率もたかまるでしょう。

Yoomでアプリを連携するメリット

アプリを連携させて日々の作業を自動化させたいという方は多くいるでしょう。
でも、アプリの連携にはそれなりの知識が必要で、誰でも簡単にできるものではありません。
そんな手間がかかるくらいならと思って、連携を諦めたり、外注したりする方もいますよね。
Yoomを導入すれば、ノーコードで誰でも連携でき、低コストで自動化が叶います。
プログラミング知識は全く必要ないため、簡単に連携から自動化まで可能です。
連携や自動化に試行錯誤しなくて済むので、他の業務に支障をきたすこともありません。
今回はboardとTeamsの連携ですが、Yoomでは他にもたくさんのアプリと連携できます。
これを機に、無料登録をしてみて身近な作業を効率化してみませんか？

boardとMicrosoft Teamsの連携フローの作り方

今回は「boardに案件が登録されたら、Microsoft Teamsに通知する」テンプレートの設定をご紹介します。

ステップはたったの2つしかないので、10~15分で完了します。

新しい案件が登録されたら起動するフローボットの設定
Microsoft Teamsに通知するアクションの設定

Yoomを利用していない方はこちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしておきましょう。

boardとMicrosoft TeamsをYoomと接続する方法

boardとTeamsをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
マイアプリ登録をすることで、自動化の設定が簡単にできます。

まずは、boardのマイアプリ登録をしていきますが、Yoomのヘルプページに記載されているので、参考にしながら設定をしましょう。
次に、Teamsのマイアプリ登録を行います。
画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリの一覧が表示されたら、Teamsを探すか、「アプリ名で検索」から検索しましょう。

以下の画面に移行するので、ログインをしてください。

自身のマイアプリ欄に、boardとTeamsが表示されていれば完了です。

boardに案件が登録されたら、Microsoft Teamsに通知する方法

自動化の設定をするので、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面に移行するので、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更したい場合は、以下のページより変更できます。
初めにboardの設定から行うので、「新しい案件が登録されたら」をクリックしてください。

以下の画面に移行したら、設定を確認しましょう。

「アプリトリガーのタイトル」→自由に変更可能
「boardと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→新しい案件が登録されたら

以下の画面に移行するので、設定をしてください。

「トリガーの起動間隔」→任意で設定
「APIキー」→こちらで取得したAPIキーを設定

「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

続いてTeamsの設定を行うので、「Microsoft Teamsに通知する」をクリックしましょう。
以下の画面に移行したら、設定を確認してください。

「タイトル」→自由に変更可能
「Microsoft Teamsと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→チャネルにメッセージを送る

以下の画面に移行するので、設定を行います。

「チームID」、「チャネルID」→候補から選択
「メッセージ」→boardのアウトプットを利用して設定
※{{案件名}}←こちらがアウトプットで、赤枠より選択可能です。
改行する場合は<br>と入力してください。
メンションはメッセージに<at id='{メンションID}'>{メンションの表示テキスト}</at> と記載してください。メンションIDとメンションの表示テキストは任意のテキストを記載し、「メンションID」「メンションの表示テキスト」のフォームに入力する値と一致させてください。例）<at id='0'>Yoom</at>

他にも必要な項目があれば、入力をしましょう。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

最後にアプリトリガーを「ON」にしたら、自動化の設定は完了します。

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まとめ

本記事では「boardに案件が登録されたら、Microsoft Teamsに通知する」自動化の設定を解説しました。
実際に記事を見ながら設定をしていただいた方は、設定の手軽さを実感できたのではないでしょうか？
ご紹介したように、テンプレートを用いれば項目を入力するだけで、簡単に設定ができます。
今回のテンプレートを利用することで、チームメンバーとコミュニケーションが取りやすくなり、円滑に業務に取り組めますね。
ご紹介したテンプレート以外にもboardやTeamsを用いたテンプレートはたくさんあるので、そちらも活用していただけたらと思います。

Yoomの導入を検討したいという方は、無料登録をして体験してみてくださいね。