指定のスケジュールになったらboardで請求リストを取得し、Notionに新規ページを作成後担当者に対応を依頼してメールを送付する方法

[Yoomとは]

「指定のスケジュールになったらboardで請求リストを取得し、Notionに新規ページを作成後担当者に対応を依頼しメールを送付する」フローボットの作り方

それではYoomを利用して、ノーコードでboardとNotionを連携してみましょう！
今回は、「指定のスケジュールになったらboardで請求リストを取得し、Notionに新規ページを作成後担当者に対応を依頼しメールを送付する」というフローボットを作成します。

事前準備

事前に準備しておくと作業がスムーズにできますよ。

Yoomへログイン

登録したアカウントにログインします。

Notionの新規ページ作成

1.「+新規ページ」から新規ページを作成します。

2.任意のタイトルを入力し、データベースを追加します。
今回はタイトルを「テスト」、請求リストを登録するため項目名は「請求リスト」にしました。

新規ページの設定完了です！

アプリ連携

1.boardとNotionのアプリ連携を行います。マイアプリの「新規接続」からアプリを選択します。

2.使用するアカウントでログインします。

・boardは下の画面が表示されるので、こちらを確認しながら連携してください。

・Notionは下の画面が表示されるので、ページを選択しアクセスを許可してください。

3.連携できたら、マイアプリにアイコンが表示されます。

次に、今回設定するフローボットのテンプレートをコピーしましょう。

STEP1　トリガーの設定

1.任意のタイトルと説明文を入力したら、トリガー「特定のスケジュールになったとき」を選択します。

2.実行時間の指定ページでは、任意のスケジュール設定をします。
スケジュールトリガーの設定方法については、こちらのページをご確認ください。

・日：毎月フローボットを起動したい日を1~31の数字で指定
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STEP2　boardの設定

1.+ボタンをクリックし、「アプリと連携する」から「board」を選択します。

2.連携アカウントとアクションを選択ページでは、任意のタイトルを入力し、アクションに「請求リストの取得」を選択します。

次へ進みます。

3.API接続設定ページでは、以下の設定をします。

・APIキー：こちらを参照し、取得したAPIキーを入力
・請求日(指定日以降)：任意の日を設定(今月初日から「%Y-%m-%d」を選択しました。)
・請求日(指定日以前)：任意の日を指定(今月末尾から「%Y-%m-%d」を選択しました。)

4.テストを実行します。テスト成功の文字が確認できたら保存します。

STEP3　Notionの設定

1.+ボタンをクリックし、「アプリと連携する」から「Notion」を選択します。

2.連携アカウントとアクションを選択ページでは、任意のタイトルを入力し、アクションに「ページを作成」を選択します。

次に進みます。

3.API接続設定ページでは、以下の設定をします。

・データベースID：NotionのデータベースURLの「www.notion.so/{●●●}?v=xxxxxxxx」から「●●●」を入力
・タイトルプロパティ名：プロパティのカラム名を登録
・ページタイトル：任意の文言を入力※アウトプットからも選択可能です。
・コンテンツ：任意の文言を入力※アウトプットからも選択可能です。

4.テストを実行します。テスト成功の文字が確認できたら保存します。

STEP4　担当者へ対応依頼の設定

1.+ボタンをクリックし、「アプリと連携する」から「担当者へ対応を依頼する」を選択します。

2.対応の詳細を記載ページでは、以下の設定をします。

・タイトル：任意のタイトルを入力
・担当者：プルダウンから選択
・対応を依頼する内容の詳細：任意の文言を入力※アウトプットも選択可能

3.次に進みます。

STEP5　メールの設定

1.メールの設定ページでは、任意のタイトルを入力し、メール内容を設定します。
「メールを送付する」の設定方法については、こちらのページもご確認ください。

・To：送信先のメールアドレスを入力
・件名：任意の文言を入力※アウトプットも選択可能
・本文：任意の文言を入力※アウトプットも選択可能

次へ進みます。

2.メール送信のテストでは、テストを実行します。テスト成功の文字が確認できたら保存します。

フローボット完成です！お疲れ様でした！

boardやNotionを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもboardやNotionのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

boardとNotionのその他の自動化例

Notionで発注先が登録されたらboardに追加したり、案件情報が登録されたら、boardも案件情報登録（定期請求）することができます。
さらに、ステータス更新を検知し、boardも同様に更新を行うフローボットもあります。

Notionを活用した自動化例

Notionデータベースの情報を用いて、契約書を作成して送付する

契約書の作成業務を自動化することで手作業を大幅に省くだけでなく、ヒューマンエラーを防止できるはずです。

Notionでステータスが変更・更新されたらメールを送信する

ステータス変更・更新に対してメールを送信できるため、作業の抜け漏れを防技、素早い対策や対応が可能となるでしょう。

アップロード画像をOCRで読み取り、Notionに追加する

OCR技術で正確にテキストを抽出し、ヒューマンエラーを防止することでデータの精度向上が図れます。

boardを活用した自動化例

ステータスが更新されたらboardの案件ステータスも更新する

チーム全体が常に最新の案件状況を把握できるようになり、手入力を省くことでヒューマンエラーの発生を回避することにもつながります。

boardに新しい案件が登録されたら通知する

素早い情報共有により、商談の進捗状況を把握しやすくなり、適切なタイミングでフォローアップやサポートを行えるようになるでしょう。

boardとNotionを連携するメリット

1.手動作業を減らせる

boardに顧客情報が登録されたときにフローボットが起動してNotionの新規ページに顧客情報をまとめてくれるので、手入力作業が不要になるかもしれません。
また、顧客情報が自動追加されることで、全ての顧客データの一元管理が実現する可能性があります。
顧客情報へのアクセスが簡単にでき、データの整合性を維持することにもつながるでしょう。

2.情報共有の迅速化が見込める

Notionで請求リストをすぐに確認できるようになることで、チームメンバーとの情報共有をスムーズに行えるようになるはずです。
スケジュールに基づいて自動的に請求リストが更新されるため、常に最新の情報を維持できるようになると予想されます。
これによって、タイムリーな請求管理の実現が可能となり、作業精度の向上も見込めるでしょう。

3.作業負担を軽減できる

boardの請求ステータス変更を行うだけでフローが進むため、複数のツールにアクセスして操作を行う作業をなくせる可能性があります。
請求ステータスの変更が即時にNotionに反映されるため、「ツールごとにログインして、何度もクリックして情報を転記・整理する」といった煩雑な作業自体を省けるかもしれません。
データの管理を一元化できるようになり、適切なフォローアップが効率的に行えるようになるかもしれません。

まとめ

今回は、指定のスケジュールになったらboardで請求リストを取得し、Notionに新規ページを作成後担当者に対応を依頼しメールを送付するフローボットの作り方をご紹介しました！

boardとNotionを連携することで、請求や発注、顧客情報の共有を自動化できるようになると、転記ミスや伝達ミスが大幅に削減できそうです。
経理の方の負担が減りますし、プロジェクト管理者との連携もスムーズになるかもしれません。
さらに、Yoomの他の機能と組み合わせで文書の作成やチャットツールへの通知等も可能になります。できることの幅が無限に広がりますね！

まずは無料プランから！こちらのページで、登録できます。
Yoomのテンプレートを活用し、色々な機能を試してみてください！