大量の請求・発注業務を手作業ですると、かなりの時間と労力が掛かります。
また、顧客情報を確認するときも、boardをいちいち開くのは手間ですよね。
今回紹介するboardとNotionのアプリ連携は、経理担当者におすすめです！
本記事では、boardとNotionを連携させたときのメリットと、実際にノーコードで連携するフローボットの作り方を解説します。
2つのアプリを連携することで、必要な情報を素早く取得でき、手動作業を最小限に抑えられるかもしれません。
また、データベース上でのページ作成と状況の共有までを自動で進められるため、担当スタッフの負担を軽減することにもつながるでしょう。
業務の効率化とプロセスの迅速化を目指す方は必見の内容です！
こんな方におすすめ
- boardとNotionを活用している方
- boardとNotionを連携して、業務効率化を考えている方
- boardとNotionを連携して、保持している請求情報の処理をスピーディにこなしたい方
- boardとNotionを連携して、現在の業務プロセスの改善を目指している方
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
指定のスケジュールになったらboardで請求リストを取得し、Notionに新規ページを作成後担当者に対応を依頼しメールを送付する
試してみる
指定のスケジュールになったらboardで請求リストを取得し、Notionに新規ページを作成し請求リストを反映させた後担当者に対応を依頼しメールを送るフローです。
[Yoomとは]
「指定のスケジュールになったらboardで請求リストを取得し、Notionに新規ページを作成後担当者に対応を依頼しメールを送付する」フローボットの作り方
それではYoomを利用して、ノーコードでboardとNotionを連携してみましょう！
今回は、「指定のスケジュールになったらboardで請求リストを取得し、Notionに新規ページを作成後担当者に対応を依頼しメールを送付する」というフローボットを作成します。
事前準備
事前に準備しておくと作業がスムーズにできますよ。
Yoomへログイン
登録したアカウントにログインします。
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Notionの新規ページ作成
1.「+新規ページ」から新規ページを作成します。
2.任意のタイトルを入力し、データベースを追加します。
今回はタイトルを「テスト」、請求リストを登録するため項目名は「請求リスト」にしました。
新規ページの設定完了です！
アプリ連携
1.boardとNotionのアプリ連携を行います。マイアプリの「新規接続」からアプリを選択します。
2.使用するアカウントでログインします。
・boardは下の画面が表示されるので、こちらを確認しながら連携してください。
・Notionは下の画面が表示されるので、ページを選択しアクセスを許可してください。
3.連携できたら、マイアプリにアイコンが表示されます。
次に、今回設定するフローボットのテンプレートをコピーしましょう。
指定のスケジュールになったらboardで請求リストを取得し、Notionに新規ページを作成後担当者に対応を依頼しメールを送付する
試してみる
指定のスケジュールになったらboardで請求リストを取得し、Notionに新規ページを作成し請求リストを反映させた後担当者に対応を依頼しメールを送るフローです。
STEP1 トリガーの設定
1.任意のタイトルと説明文を入力したら、トリガー「特定のスケジュールになったとき」を選択します。
2.実行時間の指定ページでは、任意のスケジュール設定をします。
スケジュールトリガーの設定方法については、こちらのページをご確認ください。
・日：毎月フローボットを起動したい日を1~31の数字で指定
STEP2 boardの設定
1.+ボタンをクリックし、「アプリと連携する」から「board」を選択します。
2.連携アカウントとアクションを選択ページでは、任意のタイトルを入力し、アクションに「請求リストの取得」を選択します。
次へ進みます。
3.API接続設定ページでは、以下の設定をします。
・APIキー：こちらを参照し、取得したAPIキーを入力
・請求日(指定日以降)：任意の日を設定(今月初日から「%Y-%m-%d」を選択しました。)
・請求日(指定日以前)：任意の日を指定(今月末尾から「%Y-%m-%d」を選択しました。)
4.テストを実行します。テスト成功の文字が確認できたら保存します。
STEP3 Notionの設定
1.+ボタンをクリックし、「アプリと連携する」から「Notion」を選択します。
2.連携アカウントとアクションを選択ページでは、任意のタイトルを入力し、アクションに「ページを作成」を選択します。
次に進みます。
3.API接続設定ページでは、以下の設定をします。
・データベースID：NotionのデータベースURLの「www.notion.so/{●●●}?v=xxxxxxxx」から「●●●」を入力
・タイトルプロパティ名：プロパティのカラム名を登録
・ページタイトル：任意の文言を入力※アウトプットからも選択可能です。
・コンテンツ：任意の文言を入力※アウトプットからも選択可能です。
4.テストを実行します。テスト成功の文字が確認できたら保存します。
STEP4 担当者へ対応依頼の設定
1.+ボタンをクリックし、「アプリと連携する」から「担当者へ対応を依頼する」を選択します。
2.対応の詳細を記載ページでは、以下の設定をします。
・タイトル：任意のタイトルを入力
・担当者：プルダウンから選択
・対応を依頼する内容の詳細：任意の文言を入力※アウトプットも選択可能
3.次に進みます。
STEP5 メールの設定
1.メールの設定ページでは、任意のタイトルを入力し、メール内容を設定します。
「メールを送付する」の設定方法については、こちらのページもご確認ください。
・To：送信先のメールアドレスを入力
・件名：任意の文言を入力※アウトプットも選択可能
・本文：任意の文言を入力※アウトプットも選択可能
次へ進みます。
2.メール送信のテストでは、テストを実行します。テスト成功の文字が確認できたら保存します。
フローボット完成です！お疲れ様でした！
指定のスケジュールになったらboardで請求リストを取得し、Notionに新規ページを作成後担当者に対応を依頼しメールを送付する
試してみる
指定のスケジュールになったらboardで請求リストを取得し、Notionに新規ページを作成し請求リストを反映させた後担当者に対応を依頼しメールを送るフローです。
boardやNotionを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもboardやNotionのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
boardとNotionのその他の自動化例
Notionで発注先が登録されたらboardに追加したり、案件情報が登録されたら、boardも案件情報登録（定期請求）することができます。
さらに、ステータス更新を検知し、boardも同様に更新を行うフローボットもあります。
Notionでステータスが更新されたらboardの案件ステータスも更新する
試してみる
Notionでステータスが更新されたらboardの案件ステータスも更新するフローです。
Notionで発注先が登録されたらboardに追加する
試してみる
Notionで発注先が登録されたらboardに追加する
Notionに案件情報が登録されたら、boardも案件情報登録（定期請求）する
試してみる
Notionに新しく案件情報が登録されたら、boardにも案件情報登録（定期請求）するフローです。
Notionを活用した自動化例
Notionデータベースの情報を用いて、契約書を作成して送付する
契約書の作成業務を自動化することで手作業を大幅に省くだけでなく、ヒューマンエラーを防止できるはずです。
Notionデータベースの情報を用いて、GMOサインで契約書を作成して送付する
試してみる
Notionデータベースの情報を用いて、GMOサインで契約書を作成して送付するフローです。
Notionデータベースの情報を用いて、DocuSignで契約書を作成して送付する
試してみる
Notionデータベースの情報を用いて、DocuSignで契約書を作成して送付するフローです。
Notionデータベースの情報を用いて、ContractS CLMで契約書を作成して送付する
試してみる
Notionデータベースの情報を用いて、ContractS CLMで契約書を作成して送付するフローです。
Notionでステータスが変更・更新されたらメールを送信する
ステータス変更・更新に対してメールを送信できるため、作業の抜け漏れを防技、素早い対策や対応が可能となるでしょう。
Notionでステータスが変更されたら、Gmailでメールを送付する
試してみる
■概要
「Notionでステータスが変更されたら、Gmailでメールを送付する」フローは、プロジェクト管理やタスク管理を効率化する業務ワークフローです。
Notion上でのステータス更新をトリガーに、自動的にGmailを通じて関連メンバーに通知メールを送信します。
これにより手動での通知作業を省き、情報共有をスムーズに行えるようになります。
Yoomを活用することで、NotionとGmailの連携が簡単に実現し、日常業務の効率化をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Notionでプロジェクト管理を行い、ステータス更新時に自動通知が必要な方
・Gmailを使用してチームメンバーやクライアントに迅速に情報を共有したいビジネスパーソン
・手動でのメール送信による作業負担を軽減し、業務効率を向上させたい管理者
・Yoomを活用して、NotionとGmailの連携を簡単に設定したい方
・タスク管理の透明性を高め、チーム内のコミュニケーションを円滑にしたい方
■注意事項
・Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
Notionでステータスが更新されたら、Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
「Notionでステータスが更新されたら、Outlookでメールを送信する」ワークフローは、メール送信作業を効率化します。
ステータスの更新を検知して自動で送信されるため、作業の負担が軽減するでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・Notionを使用してプロジェクト管理やタスク管理を行っている方
・チームでNotionを使って情報共有をしているが、ステータスの変化を見逃してしまうことが多い方
・Outlookを日常的にメールツールとして使用している方
・ステータス変化をすぐに検知してOutlookでメールを送信したい方
■注意事項
・NotionとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
アップロード画像をOCRで読み取り、Notionに追加する
OCR技術で正確にテキストを抽出し、ヒューマンエラーを防止することでデータの精度向上が図れます。
Dropboxのアップロード画像をOCRで読み取り、Notionに追加する
試してみる
■概要
このフローでは、Dropboxのアップロード画像をOCRで読み取り、自動でNotionに追加することが可能です。この自動化によって、今まで手作業で行っていたファイル管理がスムーズになり、時間と労力を削減して作業効率を向上できます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・普段から、DropboxやNotionを仕事で活用している方
・Dropboxに多くの画像データを保存している方
・Notionで情報を一元管理したい方
・手作業でのデータ入力を減らしたい企業やチーム
・デジタル化を推進し、ペーパーレス化を目指している方
■注意事項
・DropboxとNotionのそれぞれをYoomと連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する
試してみる
■概要
「Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する」ワークフローは、ファイル管理と情報整理を効率化する業務ワークフローです。
Boxに新しくアップロードされたドキュメントを自動でOCR処理し、内容をNotionに転記することで、手作業の入力を減らし、情報の一元管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを日常的に利用しており、ファイル管理に時間を取られている方
・Notionを活用して情報を整理・共有しているチームや個人
・OCRを活用して紙ベースの資料をデジタルデータ化したいと考えている方
・業務の自動化を進め、生産性向上を目指しているビジネスパーソン
・手動でのデータ入力に伴うミスを減らし、正確な情報管理を望む方
■注意事項
・Box、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
boardを活用した自動化例
ステータスが更新されたらboardの案件ステータスも更新する
チーム全体が常に最新の案件状況を把握できるようになり、手入力を省くことでヒューマンエラーの発生を回避することにもつながります。
Airtableでステータスが更新されたらboardの案件ステータスも更新する
試してみる
Airtableでステータスが更新されたらboardの案件ステータスも更新するフローです。
Salesforceでステータスが更新されたらboardの案件ステータスも更新する
試してみる
Salesforceでステータスが更新されたらboardの案件ステータスも更新するフローです。
kintoneでステータスが更新されたら、boardの案件ステータスを更新する
試してみる
kintoneのステータスが更新されたら、boardの案件ステータスも更新するフローです。
boardに新しい案件が登録されたら通知する
素早い情報共有により、商談の進捗状況を把握しやすくなり、適切なタイミングでフォローアップやサポートを行えるようになるでしょう。
boardに案件が登録されたら、Slackに通知する
試してみる
boardに新しい案件が登録されたら、Slackに通知するフローです。
boardに案件が登録されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
boardに新しい案件が登録されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。
boardに案件が登録されたら、Chatworkに通知する
試してみる
boardに新しい案件が登録されたら、Chatworkに通知するフローです。
boardとNotionを連携するメリット
1.手動作業を減らせる
boardに顧客情報が登録されたときにフローボットが起動してNotionの新規ページに顧客情報をまとめてくれるので、手入力作業が不要になるかもしれません。
また、顧客情報が自動追加されることで、全ての顧客データの一元管理が実現する可能性があります。
顧客情報へのアクセスが簡単にでき、データの整合性を維持することにもつながるでしょう。
2.情報共有の迅速化が見込める
Notionで請求リストをすぐに確認できるようになることで、チームメンバーとの情報共有をスムーズに行えるようになるはずです。
スケジュールに基づいて自動的に請求リストが更新されるため、常に最新の情報を維持できるようになると予想されます。
これによって、タイムリーな請求管理の実現が可能となり、作業精度の向上も見込めるでしょう。
3.作業負担を軽減できる
boardの請求ステータス変更を行うだけでフローが進むため、複数のツールにアクセスして操作を行う作業をなくせる可能性があります。
請求ステータスの変更が即時にNotionに反映されるため、「ツールごとにログインして、何度もクリックして情報を転記・整理する」といった煩雑な作業自体を省けるかもしれません。
データの管理を一元化できるようになり、適切なフォローアップが効率的に行えるようになるかもしれません。
まとめ
今回は、指定のスケジュールになったらboardで請求リストを取得し、Notionに新規ページを作成後担当者に対応を依頼しメールを送付するフローボットの作り方をご紹介しました！
boardとNotionを連携することで、請求や発注、顧客情報の共有を自動化できるようになると、転記ミスや伝達ミスが大幅に削減できそうです。
経理の方の負担が減りますし、プロジェクト管理者との連携もスムーズになるかもしれません。
さらに、Yoomの他の機能と組み合わせで文書の作成やチャットツールへの通知等も可能になります。できることの幅が無限に広がりますね！
まずは無料プランから！こちらのページで、登録できます。
Yoomのテンプレートを活用し、色々な機能を試してみてください！
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