2024/07/26
アプリ同士の連携方法

【ノーコードで簡単!】boardの請求情報をNotionにまとめる作業を自動化する方法

a.fukuyama

目次

boardとNotionのアプリ連携は、経理担当者におすすめです!大量の請求・発注業務を手作業ですると、かなりの時間と労力が掛かります。また、顧客情報を確認するときも、boardをいちいち開くのは手間ですね。
本記事では、boardとNotionを連携させたときのメリットと、実際にノーコードで連携するフローボットの作り方をご紹介します。

boardとNotionのアプリ連携でできる自動化例とメリット3選

1.boardに顧客が登録されたら、Notionに新規ページを作成後、顧客情報を登録する

boardに顧客情報が登録されたときにフローボットが起動します。
Notionの新規ページに顧客情報をまとめてくれるので、手入力の作業が不要になります。

メリット:顧客情報が自動的にNotionに追加されることで、全ての顧客データが一元管理できます。これにより、顧客情報へのアクセスが簡単にでき、データの整合性が保たれます。

2.特定のスケジュールになったらboardで請求リストを取得し、Notionに請求リストを登録する

特定のスケジュールなったらフローボットが起動します。
Notionで請求リストを確認できると、チーム全員との情報共有がスムーズにできます。

メリット:スケジュールに基づいて自動的に請求リストが更新されるため、常に最新の情報を維持できます。これによって、タイムリーな請求管理を実現します。

3.boardの請求ステータスが変更されたら、Notionの特定のページにステータスの変更を登録する

boardの請求ステータスが変更されたらフローボットが起動します。
ステータスの変更を、いちいちboardで確認しなくていいのは助かりますね。

メリット:請求ステータスの変更が即時にNotionに反映されるため、リアルタイムで請求状況を把握できます。これにより、管理を一元化し、適切なフォローアップや対応が可能になります。

Yoomならノーコードで簡単に実装できます!

Yoomはノーコードでアプリ連携の実装ができるツールです!プログラミングの知識がないから...と諦めていた方でも、視覚的に操作できるので簡単に作業できます。
また、業務効率化の例としてテンプレートをたくさん用意しています!気になる方はこちらをご覧ください。

Yoomの無料登録ページからアカウントを発行して、まずはフリープランからお試しください。30秒で登録できます!

基本編「指定のスケジュールになったらboardで請求リストを取得し、Notionに新規ページを作成後担当者に対応を依頼しメールを送付する」フローボットの作り方

それではYoomを利用して、ノーコードでboardとNotionを連携してみましょう!
「指定のスケジュールになったらboardで請求リストを取得し、Notionに新規ページを作成後担当者に対応を依頼しメールを送付する」というフローボットを作成します。

事前準備

事前に準備しておくと作業がスムーズにできますよ。

Yoomへログイン

登録したアカウントにログインします。

Notionの新規ページ作成

1.「+新規ページ」から新規ページを作成します。

2.任意のタイトルを入力し、データベースを追加します。
今回はタイトルを「テスト」、請求リストを登録するため項目名は「請求リスト」にしました。

新規ページの設定完了です!

アプリ連携

1.boardとNotionのアプリ連携を行います。マイアプリの「新規接続」からアプリを選択します。

2.使用するアカウントでログインします。

・boardは下の画面が表示されるので、こちらを確認しながら連携してください。

・Notionは下の画面が表示されるので、ページを選択しアクセスを許可してください。

3.連携できたら、マイアプリにアイコンが表示されます。

STEP1 トリガーの設定

1.任意のタイトルと説明文を入力したら、トリガー「特定のスケジュールになったとき」を選択します。

2.実行時間の指定ページでは、任意のスケジュール設定をします。

・日:毎月フローボットを起動したい日を1~31の数字で指定

STEP2 boardの設定

1.+ボタンをクリックし、「アプリと連携する」から「board」を選択します。

2.連携アカウントとアクションを選択ページでは、任意のタイトルを入力し、アクションに「請求リストの取得」を選択します。

次へ進みます。

3.API接続設定ページでは、以下の設定をします。

・APIキー:こちらを参照し、取得したAPIキーを入力
・請求日(指定日以降):任意の日を設定(今月初日から「%Y-%m-%d」を選択しました。)
・請求日(指定日以前):任意の日を指定(今月末尾から「%Y-%m-%d」を選択しました。)

4.テストを実行します。テスト成功の文字が確認できたら保存します。

STEP3 Notionの設定

1.+ボタンをクリックし、「アプリと連携する」から「Notion」を選択します。

2.連携アカウントとアクションを選択ページでは、任意のタイトルを入力し、アクションに「ページを作成」を選択します。

次に進みます。

3.API接続設定ページでは、以下の設定をします。

・データベースID:NotionのデータベースURLの「www.notion.so/{●●●}?v=xxxxxxxx」から「●●●」を入力
・タイトルプロパティ名:プロパティのカラム名を登録
・ページタイトル:任意の文言を入力※アウトプットからも選択可能です。
・コンテンツ:任意の文言を入力※アウトプットからも選択可能です。

4.テストを実行します。テスト成功の文字が確認できたら保存します。

STEP4 担当者へ対応依頼の設定

1.+ボタンをクリックし、「アプリと連携する」から「担当者へ対応を依頼する」を選択します。

2.対応の詳細を記載ページでは、以下の設定をします。

・タイトル:任意のタイトルを入力
・担当者:プルダウンから選択
・対応を依頼する内容の詳細:任意の文言を入力※アウトプットも選択可能

3.次に進みます。

STEP5 メールの設定

1.メールの設定ページでは、任意のタイトルを入力し、メール内容を設定します。

・To:送信先のメールアドレスを入力
・件名:任意の文言を入力※アウトプットも選択可能
・本文:任意の文言を入力※アウトプットも選択可能

次へ進みます。

2.メール送信のテストでは、テストを実行します。テスト成功の文字が確認できたら保存します。

フローボット完成です!

お疲れ様でした!今回ご紹介したフローボットの作りかたは、はじめから作る方法です。こちらのテンプレートを使えば、より簡単に実装できますよ。お試しくださいね♪

応用編 関連テンプレート2種類をご紹介!

boardとNotionを使ったフローボットは他にもあります。
テンプレートの一例を用意しましたので、ご活用ください!

フォームに回答があったらboardに連携して顧客の登録を行い、Gmailでメールを送付する

こちらのフローボットはフォームの回答をトリガーにしています。
フォームに回答があったら、boardに連携して顧客の登録を行い、Gmailで登録完了のメールを送付する設定になっているので、情報管理を自動化し、作業時間を削減できます。
顧客情報や請求情報の管理にboardを使っている部署では、大活躍しますね。
下のリンクから、ぜひ試してみてください!

kintoneのステータスが更新されたら、boardに発注を登録する

こちらのフローボットはkintoneのステータスの更新をトリガーにしています。
kintoneのステータスが更新されたら、boardに更新された内容を発注として登録する設定になっているので、リアルタイムで発注管理できます。
チーム間の情報共有を自動化できると、時間をかけるべき業務に集中でき、業務全体の効率化を実現できますね。
下のリンクから、ぜひ試してみてください!

まとめ

今回は、boardとNotionの連携をテーマに、得られるメリットと可能な自動化例と「指定のスケジュールになったらboardで請求リストを取得し、Notionに新規ページを作成後担当者に対応を依頼しメールを送付する」フローボットの作り方ご紹介しました。

boardとNotionを連携することで、請求や発注、顧客情報の共有を自動化できるようになると、転記ミスや伝達ミスが大幅に削減できそうです。経理の方の負担が減りますし、プロジェクト管理者との連携もスムーズになりますですね。
さらに、Yoomの他の機能と組み合わせで文書の作成やチャットツールへの通知等も可能になります。できることの幅が無限に広がりますね。

まずは無料プランから!こちらのページで、登録できます。
Yoomのテンプレートを活用し、色々な機能を試してみてください!

この記事を書いた人
a.fukuyama
今年の3月末まで会社員でした! 現在は、Yoomの一員としてブログ執筆をしています。
タグ
自動化
連携
Notion
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