大量の請求・発注業務を手作業ですると、かなりの時間と労力が掛かります。
また、顧客情報を確認するときも、boardをいちいち開くのは手間ですよね。
今回紹介するboardとNotionのアプリ連携は、経理担当者におすすめです！
本記事では、boardとNotionを連携させたときのメリットと、実際にノーコードで連携するフローボットの作り方を解説します。
2つのアプリを連携することで、必要な情報を素早く取得でき、手動作業を最小限に抑えられるかもしれません。
また、データベース上でのページ作成と状況の共有までを自動で進められるため、担当スタッフの負担を軽減することにもつながるでしょう。
業務の効率化とプロセスの迅速化を目指す方は必見の内容です！
こんな方におすすめ
- boardとNotionを活用している方
- boardとNotionを連携して、業務効率化を考えている方
- boardとNotionを連携して、保持している請求情報の処理をスピーディにこなしたい方
- boardとNotionを連携して、現在の業務プロセスの改善を目指している方
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
指定のスケジュールになったらboardで請求リストを取得し、Notionに新規ページを作成後担当者に対応を依頼しメールを送付する
試してみる
■概要
定期的な請求リストの確認と、その後の情報共有やタスク依頼に手間を感じていませんか。特に、手作業でboardから情報を抽出し、Notionへ転記する作業は、時間もかかりミスが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでboardから請求リストを自動で取得し、Notionへのページ作成から担当者への通知までを自動化できるため、請求管理業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardを利用した請求管理業務の効率化を目指す経理や営業事務の担当者の方
- boardとNotionを連携させ、請求に関するタスク管理を自動化したいと考えている方
- 定期的な情報確認と担当者へのリマインド業務に課題を感じているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に請求リストの取得から担当者への通知までを自動で実行するため、これまで手作業で行っていた定型業務の時間を削減できます
- 手作業による情報の転記ミスや、担当者への連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとNotionをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでboardの「請求リストの取得」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでNotionの「ページを作成」アクションを設定し、取得した請求情報を基にページを作成します
- その後、オペレーションで「担当者へ対応を依頼する」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションで「メールを送る」アクションを設定し、担当者へ通知メールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、フローボットを起動させたい曜日や時間帯を任意で設定してください
- boardで請求リストを取得する際に、取得対象とする請求期間を任意で設定することが可能です
- Notionにページを作成する際に、boardから取得した情報の中から連携したい項目を任意で設定してください
- 「メールを送る」オペレーションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文を業務内容に合わせて自由にカスタマイズしてください
■注意事項
[Yoomとは]
「指定のスケジュールになったらboardで請求リストを取得し、Notionに新規ページを作成後担当者に対応を依頼しメールを送付する」フローボットの作り方
それではYoomを利用して、ノーコードでboardとNotionを連携してみましょう！
今回は、「指定のスケジュールになったらboardで請求リストを取得し、Notionに新規ページを作成後担当者に対応を依頼しメールを送付する」というフローボットを作成します。
事前準備
事前に準備しておくと作業がスムーズにできますよ。
Yoomへログイン
登録したアカウントにログインします。
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Notionの新規ページ作成
1.「+新規ページ」から新規ページを作成します。
2.任意のタイトルを入力し、データベースを追加します。
今回はタイトルを「テスト」、請求リストを登録するため項目名は「請求リスト」にしました。
新規ページの設定完了です！
アプリ連携
1.boardとNotionのアプリ連携を行います。マイアプリの「新規接続」からアプリを選択します。
2.使用するアカウントでログインします。
・boardは下の画面が表示されるので、こちらを確認しながら連携してください。
・Notionは下の画面が表示されるので、ページを選択しアクセスを許可してください。
3.連携できたら、マイアプリにアイコンが表示されます。
次に、今回設定するフローボットのテンプレートをコピーしましょう。
指定のスケジュールになったらboardで請求リストを取得し、Notionに新規ページを作成後担当者に対応を依頼しメールを送付する
試してみる
■概要
定期的な請求リストの確認と、その後の情報共有やタスク依頼に手間を感じていませんか。特に、手作業でboardから情報を抽出し、Notionへ転記する作業は、時間もかかりミスが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでboardから請求リストを自動で取得し、Notionへのページ作成から担当者への通知までを自動化できるため、請求管理業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardを利用した請求管理業務の効率化を目指す経理や営業事務の担当者の方
- boardとNotionを連携させ、請求に関するタスク管理を自動化したいと考えている方
- 定期的な情報確認と担当者へのリマインド業務に課題を感じているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に請求リストの取得から担当者への通知までを自動で実行するため、これまで手作業で行っていた定型業務の時間を削減できます
- 手作業による情報の転記ミスや、担当者への連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとNotionをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでboardの「請求リストの取得」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでNotionの「ページを作成」アクションを設定し、取得した請求情報を基にページを作成します
- その後、オペレーションで「担当者へ対応を依頼する」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションで「メールを送る」アクションを設定し、担当者へ通知メールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、フローボットを起動させたい曜日や時間帯を任意で設定してください
- boardで請求リストを取得する際に、取得対象とする請求期間を任意で設定することが可能です
- Notionにページを作成する際に、boardから取得した情報の中から連携したい項目を任意で設定してください
- 「メールを送る」オペレーションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文を業務内容に合わせて自由にカスタマイズしてください
■注意事項
STEP1 トリガーの設定
1.任意のタイトルと説明文を入力したら、トリガー「特定のスケジュールになったとき」を選択します。
2.実行時間の指定ページでは、任意のスケジュール設定をします。
スケジュールトリガーの設定方法については、こちらのページをご確認ください。
・日：毎月フローボットを起動したい日を1~31の数字で指定
STEP2 boardの設定
1.+ボタンをクリックし、「アプリと連携する」から「board」を選択します。
2.連携アカウントとアクションを選択ページでは、任意のタイトルを入力し、アクションに「請求リストの取得」を選択します。
次へ進みます。
3.API接続設定ページでは、以下の設定をします。
・APIキー：こちらを参照し、取得したAPIキーを入力
・請求日(指定日以降)：任意の日を設定(今月初日から「%Y-%m-%d」を選択しました。)
・請求日(指定日以前)：任意の日を指定(今月末尾から「%Y-%m-%d」を選択しました。)
4.テストを実行します。テスト成功の文字が確認できたら保存します。
STEP3 Notionの設定
1.+ボタンをクリックし、「アプリと連携する」から「Notion」を選択します。
2.連携アカウントとアクションを選択ページでは、任意のタイトルを入力し、アクションに「ページを作成」を選択します。
次に進みます。
3.API接続設定ページでは、以下の設定をします。
・データベースID：NotionのデータベースURLの「www.notion.so/{●●●}?v=xxxxxxxx」から「●●●」を入力
・タイトルプロパティ名：プロパティのカラム名を登録
・ページタイトル：任意の文言を入力※アウトプットからも選択可能です。
・コンテンツ：任意の文言を入力※アウトプットからも選択可能です。
4.テストを実行します。テスト成功の文字が確認できたら保存します。
STEP4 担当者へ対応依頼の設定
1.+ボタンをクリックし、「アプリと連携する」から「担当者へ対応を依頼する」を選択します。
2.対応の詳細を記載ページでは、以下の設定をします。
・タイトル：任意のタイトルを入力
・担当者：プルダウンから選択
・対応を依頼する内容の詳細：任意の文言を入力※アウトプットも選択可能
3.次に進みます。
STEP5 メールの設定
1.メールの設定ページでは、任意のタイトルを入力し、メール内容を設定します。
「メールを送付する」の設定方法については、こちらのページもご確認ください。
・To：送信先のメールアドレスを入力
・件名：任意の文言を入力※アウトプットも選択可能
・本文：任意の文言を入力※アウトプットも選択可能
次へ進みます。
2.メール送信のテストでは、テストを実行します。テスト成功の文字が確認できたら保存します。
フローボット完成です！お疲れ様でした！
指定のスケジュールになったらboardで請求リストを取得し、Notionに新規ページを作成後担当者に対応を依頼しメールを送付する
試してみる
■概要
定期的な請求リストの確認と、その後の情報共有やタスク依頼に手間を感じていませんか。特に、手作業でboardから情報を抽出し、Notionへ転記する作業は、時間もかかりミスが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでboardから請求リストを自動で取得し、Notionへのページ作成から担当者への通知までを自動化できるため、請求管理業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardを利用した請求管理業務の効率化を目指す経理や営業事務の担当者の方
- boardとNotionを連携させ、請求に関するタスク管理を自動化したいと考えている方
- 定期的な情報確認と担当者へのリマインド業務に課題を感じているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に請求リストの取得から担当者への通知までを自動で実行するため、これまで手作業で行っていた定型業務の時間を削減できます
- 手作業による情報の転記ミスや、担当者への連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとNotionをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでboardの「請求リストの取得」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでNotionの「ページを作成」アクションを設定し、取得した請求情報を基にページを作成します
- その後、オペレーションで「担当者へ対応を依頼する」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションで「メールを送る」アクションを設定し、担当者へ通知メールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、フローボットを起動させたい曜日や時間帯を任意で設定してください
- boardで請求リストを取得する際に、取得対象とする請求期間を任意で設定することが可能です
- Notionにページを作成する際に、boardから取得した情報の中から連携したい項目を任意で設定してください
- 「メールを送る」オペレーションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文を業務内容に合わせて自由にカスタマイズしてください
■注意事項
boardやNotionを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもboardやNotionのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
boardとNotionのその他の自動化例
Notionで発注先が登録されたらboardに追加したり、案件情報が登録されたら、boardも案件情報登録（定期請求）することができます。
さらに、ステータス更新を検知し、boardも同様に更新を行うフローボットもあります。
Notionで発注先が登録されたらboardに追加する
試してみる
■概要
Notionで管理している発注先情報を、都度クラウド型販売管理システムのboardに手作業で入力していませんか。こうした手作業での情報登録は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Notionに新しい発注先を登録するだけでboardにも自動で情報が追加されるため、こうした発注管理に関する業務を効率化し、より正確なデータ管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionとboardを併用し、発注先情報の手入力に手間を感じている方
- 発注先情報の二重管理によって発生する、入力ミスや更新漏れを防ぎたい担当者の方
- 発注先管理に関する一連の業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionに発注先を登録するだけでboardへ自動で情報が連携され、手作業でのデータ転記に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業による情報の転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとboardをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、新規ページかどうかに応じて後続の処理を分岐させます
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーをきっかけに取得したIDをもとに詳細情報を取得します
- 次に、オペレーションでboardの「発注先の登録」アクションを設定し、Notionから取得した情報を連携します
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを更新する（ID検索）」を設定し、boardへの登録ステータスなどをNotion側に反映させます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、連携の起点としたいデータベースを任意で選択してください
- boardに発注先を登録するオペレーションでは、Notionから取得した情報だけでなく、固定のテキストなどを登録内容に含める設定も可能です
■注意事項
- Notion、boardのそれぞれとYoomを連携させてください。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Notionに案件情報が登録されたら、boardも案件情報登録（定期請求）する
試してみる
■概要
Notionで管理している案件情報を、請求管理ツールのboardへ手作業で転記する際に手間を感じていませんか。特に毎月発生する定期請求案件の登録は、漏れが発生すると大きな問題に繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースに案件情報が登録されると、自動でboardへ案件情報（定期請求）が登録されるため、二重入力の手間や登録漏れのリスクを解消し、案件管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionとboardで案件情報を二重管理しており、転記作業に手間を感じている方
- 定期請求案件の登録漏れや入力ミスを防ぎ、請求業務の正確性を高めたい方
- Notionを起点とした案件管理フローの自動化を実現したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionへの一度の入力でboardへの案件登録が自動で完了するため、データ転記にかかっていた作業時間を削減できます。
- 手作業による転記がなくなることで、入力ミスや定期請求案件の登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとboardをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
- その後、オペレーションで分岐機能を設定し、新規ページかどうかで処理を分岐させます。
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、作成されたページの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでboardの「案件の登録（定期請求）」を設定し、Notionから取得した情報をもとに案件を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、案件情報を管理している任意のデータベースを選択してください。
- boardに案件を登録する際、Notionから取得した案件名や金額などを変数として設定したり、固定の値を入力したりと、登録内容を柔軟にカスタムできます。
■注意事項
- Notion、boardのそれぞれとYoomを連携させてください。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Notionでステータスが更新されたらboardの案件ステータスも更新する
試してみる
■概要
Notionで管理しているタスクやプロジェクトの進捗と、boardで管理している案件のステータスを手作業で同期させていませんか。 それぞれ別々に更新する作業は手間がかかるだけでなく、更新漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースでステータスが更新されると、boardの案件ステータスも自動で更新されるため、こうした二重入力の手間を削減し、最新の情報を維持できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionとboardを併用しており、手作業での情報更新に手間を感じている方
- プロジェクト管理と案件管理のステータスを同期させ、情報の一元化を図りたいマネージャーの方
- 手作業による更新漏れやミスを防ぎ、業務の正確性を高めたい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionのステータスが更新されると自動でboardの案件情報も更新されるため、二重入力の手間が減り、作業時間を短縮できます
- 手作業による情報の転記が削減されることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を担保します
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとboardをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定し、監視対象のデータベースを指定します
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、更新されたページの詳細情報を取得します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のステータスに変更された場合のみ後続の処理に進むよう条件を指定します
- 最後に、オペレーションでboardの「案件ステータスの更新」アクションを設定し、対象の案件ステータスを更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、ステータス変更を検知したいデータソースを任意で設定してください
- 分岐機能では、Notionのどのステータスに変更されたらboardの案件ステータスを更新するかなど、条件を任意で設定することが可能です
■注意事項
- NotionとboardのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Notionを活用した自動化例
Notionデータベースの情報を用いて、契約書を作成して送付する
契約書の作成業務を自動化することで手作業を大幅に省くだけでなく、ヒューマンエラーを防止できるはずです。
Notionデータベースの情報を用いて、DocuSignで契約書を作成して送付する
試してみる
■概要
Notionデータベースの情報を用いて、DocuSignで契約書を作成して送付するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionを業務に活用している企業
・データベースに契約情報の詳細を登録している方
・取引先企業の情報を登録している方
2.DocuSignを活用して契約書の作成管理を行なっている企業
・契約締結の効率化に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Notionはあらゆる情報の一元管理に活用でき、チーム内の情報共有を円滑にするために活用できるツールです。
しかし、毎回Notionに登録された情報を手入力して契約書を作成するのは、手間も時間もかかり効率的とは言えません。
契約書の発行を円滑に行いたいと考えている方にこのフローは適しています。
このフローを活用すると、Notionの情報を活用して自動でDocuSignで契約書を作成し送信することができます。
契約書の作成業務を自動化することで手作業を大幅に省くだけでなく、ヒューマンエラーの防止につながります。
■注意事項
・Notion、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
Notionデータベースの情報を用いて、ContractS CLMで契約書を作成して送付する
試してみる
■概要
Notionデータベースの情報を用いて、ContractS CLMで契約書を作成して送付するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionを業務に活用している企業
・データベースで情報の一元管理をしている方
・契約内容に関連する情報の管理を行う方
2.ContractS CLMを活用している企業
・契約締結に関連する業務の効率化に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Notionはあらゆる情報の一元管理することで業務に関連する情報へのアクセス性を高めることのできるツールです。
しかし、Notionに登録された情報を手入力して毎回ContractS CLMで契約書を作成するのは、本来注力すべきコア業務への時間を奪うことになります。
契約書の発行を迅速に行い、他の業務に時間を充てたいと考えている方にこのフローは適しています。
このフローを活用すると、Notionの情報を活用してContractS CLMで契約書を作成し送信することができ、手作業を省くことができます。
これまで契約書作成にかかっていた時間を他の業務に充てることで、チーム全体の生産性向上へと繋げることができます。
■注意事項
・Notion、ContractS CLMのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
Notionデータベースの情報を用いて、GMOサインで契約書を作成して送付する
試してみる
■概要
Notionデータベースの情報を用いて、GMOサインで契約書を作成して送付するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionを業務に活用している企業
・データベースに契約情報の詳細を登録している方
・取引先企業の情報の一元管理を行っている方
2.GMOサインを活用して契約書の作成管理を行っている企業
・契約締結の効率化に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Notionは情報の一元管理を行うことで、業務に必要な情報へのアクセス性を高めることが期待できるツールです。
しかし、Notionに登録された情報を手入力して毎回契約書の作成を行うのは、ミスの発生リスクを高めるかもしれません。
情報の精度を維持したまま帳票の作成を行いたいと考えている方にこのフローは適しています。
このフローを活用することで、Notionの情報を引用して自動でGMOサインのテンプレートを使用した契約書を作成し送信まで完了することができます。
自動化によって手作業を大幅に省きヒューマンエラーを回避することで、正確性の高い契約書の作成を行うことができます。
■注意事項
・Notion、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
・GMOサインでのテンプレート署名依頼方法はこちらをご参照ください。
Notionでステータスが変更・更新されたらメールを送信する
ステータス変更・更新に対してメールを送信できるため、作業の抜け漏れを防技、素早い対策や対応が可能となるでしょう。
Notionでステータスが変更されたら、Gmailでメールを送付する
試してみる
■概要
Notionで管理しているタスクやプロジェクトのステータスが変わるたびに、関係者へメールで通知する作業を手間に感じていないでしょうか。手作業での連絡は時間がかかるだけでなく、通知漏れや宛先間違いといったミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Notionのステータス変更をきっかけに、Gmailから関係者へ自動でメールを送信するため、これらの課題を解消し、迅速で正確な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionでプロジェクト管理を行い、ステータス変更を都度メールで共有している方
- NotionとGmailを使い、チームへのタスク更新通知を手作業で行っている方
- 定型的なメール連絡を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionのステータスが更新されると自動でGmailからメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます。
- 手作業による情報共有で起こりがちな、通知の遅れや連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、Notionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで検知したページの情報を取得します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のステータスに変更された場合のみ後続のアクションが実行されるよう条件を設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、宛先や件名、本文などを指定してメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、Notionの特定のプロパティ（例：ステータス）が特定の値（例：完了）になった場合のみ、メールを送信する、といった条件を自由に設定できます。
- Gmailで送信するメールの本文には、固定の文章だけでなく、トリガーで取得したNotionのページ名やプロパティ情報などを動的に埋め込むことが可能です。
■注意事項
- Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Notionでステータスが更新されたら、Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
Notionで管理しているタスクのステータスが更新されるたびに、関係者へ手動でメール連絡をしていませんか？この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、連絡漏れなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースでステータスが更新されたタイミングをトリガーに、Outlookから自動でメールを送信でき、このような課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとOutlookを連携させ、進捗共有を効率化したいと考えている方
- Notionのステータス変更のたびに、手作業でメール通知をしているプロジェクトマネージャーの方
- タスクの進捗共有における連絡漏れや、それに伴う確認作業をなくしたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionのステータス更新に連動して自動でメールが送信されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報伝達で発生しがちな、宛先の間違いや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、更新されたページの情報を取得します。
- 次に、オペレーションでコマンドオペレーションを設定し、取得した情報からメール本文に必要な情報を抽出・加工します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、加工した情報を用いて任意の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、自動化の対象としたいデータソースIDを指定してください。
- Outlookのメール送信アクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文などを任意の内容に編集してください。Notionから取得した情報を本文に差し込むことも可能です。
■注意事項
- NotionとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
アップロード画像をOCRで読み取り、Notionに追加する
OCR技術で正確にテキストを抽出し、ヒューマンエラーを防止することでデータの精度向上が図れます。
Dropboxのアップロード画像をOCRで読み取り、Notionに追加する
試してみる
■概要
このフローでは、Dropboxのアップロード画像をOCRで読み取り、自動でNotionに追加することが可能です。この自動化によって、今まで手作業で行っていたファイル管理がスムーズになり、時間と労力を削減して作業効率を向上できます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 普段から、DropboxやNotionを仕事で活用している方
- Dropboxに多くの画像データを保存している方
- Notionで情報を一元管理したい方
- 手作業でのデータ入力を減らしたい企業やチーム
- デジタル化を推進し、ペーパーレス化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイル管理作業の時間削減：ファイル管理における画像からの手動入力が不要になり、時間を有効活用できるようになります。
- データの正確性向上：OCR技術で正確にテキストを抽出し、ヒューマンエラーを防止することでデータ精度が向上されます。
- 情報管理の一元化：Notionに自動でデータを追加することで、情報の整理と共有がスムーズになります。
Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する
試してみる
■概要
「Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する」ワークフローは、ファイル管理と情報整理を効率化する業務ワークフローです。
Boxに新しくアップロードされたドキュメントを自動でOCR処理し、内容をNotionに転記することで、手作業の入力を減らし、情報の一元管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを日常的に利用しており、ファイル管理に時間を取られている方
- Notionを活用して情報を整理・共有しているチームや個人
- OCRを活用して紙ベースの資料をデジタルデータ化したいと考えている方
- 業務の自動化を進め、生産性向上を目指しているビジネスパーソン
- 手動でのデータ入力に伴うミスを減らし、正確な情報管理を望む方
■このテンプレートを使うメリット
ファイル追加から情報転記までのプロセスを自動化し、手動作業による手間を削減することができます。
OCR機能により、画像やPDFからテキストデータを正確に抽出し、Notionに追加することで情報が一元管理され検索や共有が容易になります。
また、データ入力のミスを防止できるため、正確な情報管理を実現できます。
boardを活用した自動化例
ステータスが更新されたらboardの案件ステータスも更新する
チーム全体が常に最新の案件状況を把握できるようになり、手入力を省くことでヒューマンエラーの発生を回避することにもつながります。
Airtableでステータスが更新されたらboardの案件ステータスも更新する
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■概要
Airtableでステータスが更新されたらboardの案件ステータスも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.boardを業務に活用している方
・案件の進捗状況を可視化したい方
・顧客管理や関連情報の管理に活用している方
2.Airtableのデータベースを活用している方
・詳細タスクを登録し管理を行なっている方
■このテンプレートを使うメリット
boardは案件管理の効率化に活用できるツールです。
案件に関連する詳細タスクの管理をAirtableで行うことで、業務の細分化ができ確実な業務進行ができます。
しかしAirtbleで管理するレコードのステータスの更新をboardの案件ステータスに反映させるのは、手作業で行うには手間と時間がかかります。
このフローを活用することで、Airtableで管理しているレコードが指定のステータスに更新されたら、自動でboardのステータスも更新することができます。
これによってチーム全体が常に最新の案件状況を把握できるようになり、業務効率化を行うことができます。
また手入力を省くことでヒューマンエラーの発生を回避することにもつながります。
■注意事項
・board、AirtableのそれぞれとYoomを連携させてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Salesforceでステータスが更新されたらboardの案件ステータスも更新する
試してみる
■概要
Salesforceでステータスが更新されたらboardの案件ステータスも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.boardを業務に活用している方
・案件の進捗状況を可視化したい方
2.Salesforceを活用している方
・企業情報や案件管理を行なっている方
■このテンプレートを使うメリット
boardは案件に関連するあらゆる情報の一元管理を行うことで、情報管理を円滑にするツールです。
しかしSalesforceとboardで情報を共有している場合に情報の更新を手作業するのは、作業効率を低下させる可能性があります。
このフローを活用すると、Salesforceでステータスの更新が行われたら自動でboardにも反映します。
ヒューマンエラーの回避して異なるアプリ間で共有する情報の正確性を保ち、業務効率化を行うことができます。
■注意事項
・board、SalesforceのそれぞれとYoomを連携させてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランやチームプラン、サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
kintoneでステータスが更新されたら、boardの案件ステータスを更新する
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■概要
kintoneのステータスが更新されたら、boardの案件ステータスも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneとboardの両方を利用するプロジェクトチーム
・kintoneで更新した案件ステータスをboardにも自動で反映させたい方
・案件ステータスの二重更新を避けて作業効率を向上させたい方
・kintoneとboardで案件情報を常に同期させたい方
2.kintoneを主に利用する担当者
・boardで案件の進捗状況を可視化したい方
・kintoneのステータス変更をトリガーに、boardの情報を自動で更新したい方
3.boardを主に利用するプロジェクトマネージャー
・kintoneで更新されたステータスをboardで自動的に把握したい方
・kintoneとboardを連携することで案件管理の効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneは、業務の効率化に欠かせないツールですが複数のシステムで情報を管理している場合に情報の更新漏れや不整合が起こりやすいという課題があります。
特にkintoneで管理している案件ステータスをboardなどの別のプロジェクト管理ツールにも反映させる業務において、手作業で行うには手間と時間がかかります。
このフローを活用すれば、kintoneとboardの情報連携が自動化されてリアルタイムにステータスの同期が可能となります。
これによってチームメンバー全員が常に最新の案件状況を把握できるようになり、業務の効率化と連携強化が可能となり手作業による更新ミスを防ぎ、情報の正確性も保つこともできます。
■注意事項
・board、kintoneのそれぞれとYoomを連携させてください。
boardに新しい案件が登録されたら通知する
素早い情報共有により、商談の進捗状況を把握しやすくなり、適切なタイミングでフォローアップやサポートを行えるようになるでしょう。
boardに案件が登録されたら、Slackに通知する
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■概要
boardでの新規案件登録後、関係者への情報共有はどのように行っていますか？手作業での通知は手間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、boardに新しい案件が登録されると、その内容が自動でSlackに通知されるため、スムーズかつ確実な情報共有を実現できます。手作業による通知の手間をなくし、チーム全体の連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardとSlackを連携させ、案件登録後の通知を自動化したい方
- 手作業でのSlack通知による共有漏れやタイムラグを防ぎたいチームリーダーの方
- 案件管理のプロセスを効率化し、よりスムーズな対応を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- boardへの案件登録をトリガーに自動でSlackへ通知されるため、情報共有にかかる手作業の時間を短縮できます。
- 手動での通知作業がなくなることで、メッセージの入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい案件が登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、boardで登録された案件情報を任意のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- boardとの連携設定では、任意のAPIキーを設定して接続してください。
- Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルを自由に選択できます。また、通知メッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したboardの案件名や顧客名などの情報を変数として埋め込むカスタマイズが可能です。
■注意事項
- board、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
boardに案件が登録されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
boardで管理している案件情報について、チーム内への共有が遅れたり、共有漏れが発生したりしていませんか？新しい案件が登録されるたびに手作業で通知するのは手間がかかり、他の業務を圧迫する一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、boardに新しい案件が登録されると、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知を送信できるため、確実な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardで案件管理を行い、Microsoft Teamsでチーム内の情報共有をしている方
- 新しい案件の発生を関係者に共有し、対応の効率化を図りたい方
- 手作業による通知の手間を省き、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- boardへの案件登録をトリガーに自動で通知が送られるため、これまで手作業での情報共有にかかっていた時間を短縮することができます。
- 手作業による通知の遅れや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現し、スムーズな案件対応を後押しします。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい案件が登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- boardとの連携設定において、使用するAPIキーを任意で設定してください。
- Microsoft Teamsの通知設定では、メッセージを送付するチームやチャネルを任意で指定できます。また、通知するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得した案件名などの情報を埋め込んでカスタマイズすることが可能です。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
boardに案件が登録されたら、Chatworkに通知する
試してみる
■概要
クラウド型業務システム「board」で管理している案件情報を、都度Chatworkに手動でコピー＆ペーストして共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手作業による通知は、連絡漏れや遅延といったミスを引き起こす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、boardに新しい案件が登録されたタイミングをきっかけに、Chatworkへ自動でメッセージ通知を送信できるため、こうした情報共有に関する課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ・boardとChatworkを併用し、案件登録のたびに手動で通知している営業担当者の方
- ・案件登録後の情報共有を迅速化し、チームの連携を強化したいと考えているマネージャーの方
- ・手作業による通知漏れや転記ミスを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ・boardに案件が登録されると、設定した内容が自動でChatworkに通知されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- ・手動での操作が不要になることで、通知のし忘れや内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- 1.はじめに、boardとChatworkをYoomと連携します
- 2.次に、トリガーでboardを選択し、「新しい案件が登録されたら」というアクションを設定します
- 3.最後に、オペレーションでChatworkを選択し、「メッセージを送る」アクションを設定し、通知したいルームやメッセージ内容をセットします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ・boardとの連携設定では、ご自身の環境に応じたAPIキーを設定してください。
- ・Chatworkに送信するメッセージ内容は、固定のテキストだけでなく、前段のトリガーで取得した案件名などの情報を変数として組み込み、動的に変更することが可能です。
■注意事項
・board、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
boardとNotionを連携するメリット
1.手動作業を減らせる
boardに顧客情報が登録されたときにフローボットが起動してNotionの新規ページに顧客情報をまとめてくれるので、手入力作業が不要になるかもしれません。
また、顧客情報が自動追加されることで、全ての顧客データの一元管理が実現する可能性があります。
顧客情報へのアクセスが簡単にでき、データの整合性を維持することにもつながるでしょう。
2.情報共有の迅速化が見込める
Notionで請求リストをすぐに確認できるようになることで、チームメンバーとの情報共有をスムーズに行えるようになるはずです。
スケジュールに基づいて自動的に請求リストが更新されるため、常に最新の情報を維持できるようになると予想されます。
これによって、タイムリーな請求管理の実現が可能となり、作業精度の向上も見込めるでしょう。
3.作業負担を軽減できる
boardの請求ステータス変更を行うだけでフローが進むため、複数のツールにアクセスして操作を行う作業をなくせる可能性があります。
請求ステータスの変更が即時にNotionに反映されるため、「ツールごとにログインして、何度もクリックして情報を転記・整理する」といった煩雑な作業自体を省けるかもしれません。
データの管理を一元化できるようになり、適切なフォローアップが効率的に行えるようになるかもしれません。
まとめ
今回は、指定のスケジュールになったらboardで請求リストを取得し、Notionに新規ページを作成後担当者に対応を依頼しメールを送付するフローボットの作り方をご紹介しました！
boardとNotionを連携することで、請求や発注、顧客情報の共有を自動化できるようになると、転記ミスや伝達ミスが大幅に削減できそうです。
経理の方の負担が減りますし、プロジェクト管理者との連携もスムーズになるかもしれません。
さらに、Yoomの他の機能と組み合わせで文書の作成やチャットツールへの通知等も可能になります。できることの幅が無限に広がりますね！
まずは無料プランから！こちらのページで、登録できます。
Yoomのテンプレートを活用し、色々な機能を試してみてください！
