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「boardで管理している顧客情報を、営業アプローチのためにApolloにも登録したい！」
「でも、新しい顧客が追加されるたびにboardとApolloに手入力するのは面倒だし、ミスも起きそう…」
複数のSaaS間でのデータ連携を手作業で行うことに、このような非効率さや限界を感じていませんか？
特に顧客情報のような重要データを扱う場合は、小さな入力ミスが大きな機会損失に繋がる可能性もあります。
もし、<span class="mark-yellow">boardに新しい顧客が登録されたタイミングで、自動でApolloにアカウントを作成する仕組み</span>があれば、こうした日々の定型業務から解放されるでしょう。そしてミス漏れなどのヒューマンエラーを防ぎつつ、より戦略的な営業活動に集中できる時間を生み出せるようになります！
今回ご紹介する自動化は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に実現できます。
ぜひこの記事を参考に面倒な手作業をなくして、よりスマートな業務フローを構築しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">boardとApolloを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックすることで早速スタートできます！
boardとApolloのAPIを連携させることで、二つのアプリケーション間でのデータ入力を自動化し、業務の効率を向上させることが可能になります。
ここでは具体的な自動化例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があればクリックしてみてください！
board上での顧客登録をきっかけに、その情報を用いて自動でApolloにアカウントを作成して、<span class="mark-yellow">顧客管理から営業活動へのシームレスな情報連携を実現する</span>フローです。
手動でのデータ入力にかかる手間を排除し、入力ミスによるトラブルも防ぐことができるでしょう。
Webサイトにある問い合わせフォームなどの送信を起点として、boardの顧客とApolloのアカウントを同時に作成することも可能です。
<span class="mark-yellow">リード獲得から顧客管理、そして営業アプローチの準備までの一連の流れが自動化される</span>ことで、担当者の介在なしでもスムーズな業務連携を行えるようになります。
それでは実際に、boardとApolloを連携させたフローの作成方法を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
この記事では、先程ご紹介した「boardで新しい顧客が作成されたら、Apolloにアカウントを作成する」フローを作成します。
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
先ずは、Yoomと連携させたいboardアカウントとApolloアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
この設定は初回のみ必要です。
① boardのマイアプリ登録
ヘルプページ：boardのマイアプリ登録方法
マイアプリ画面にboardが追加されていることを確認してください。
② Apolloのマイアプリ登録
Apolloも追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
そうすると、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
このフローは顧客の作成時だけでなく、更新時にも稼働します。次の分岐処理は、顧客の作成時にのみApolloでのアカウント登録を行うための設定です。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中は他のプランでは制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください！
それでは、boardから取得した顧客情報を用いてApolloにアカウントを作成しましょう。
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
boardで顧客を作成し、その情報をもとにしたアカウントがApolloに作成されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
今回はboardからApolloへデータを連携する方法をご紹介しましたが、反対にApolloからboardへのデータ連携を実施したい場合には、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
営業担当者がApolloに新しいコンタクトを作成した際に、<span class="mark-yellow">その情報を自動で検知し、boardに新しい顧客として登録する</span>連携です。
営業部門と他部門との情報格差がなくなることで、プロジェクトの立ち上げやサポート対応などを迅速に開始できるようになるでしょう。
Apolloに作成されたコンタクトの内、「商談化」や「契約済み」といった<span class="mark-yellow">特定の条件を満たすものだけを検知して、boardの顧客として同期することも可能です</span>
このフィルタリングにより必要な情報のみをboardに連携できるため、より情報のノイズが少ない効率的なプロジェクト管理を実現できます。
boardやApolloのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
boardに案件が登録されたらSlackやGoogle Chatに通知したり、Googleスプレッドシートにレコードを登録したりできます。また、boardに新しい顧客が作成されたらDropboxにフォルダを作成したり、boardに案件が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成したりといった自動化も行えます。
Apolloに登録されたコンタクト情報をGoogle スプレッドシートやMicrosoft Excelに追加したり、HubSpotやSalesforceに追加したりできます。また、Apolloでコンタクトが更新されたらSlackに通知するといった自動化も可能です。
boardとApolloの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたツール間のデータ転記作業から解放され、入力ミスに起因する営業機会の損失といったリスクをなくすことができます。</span>
担当者は正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、本来注力すべき顧客とのコミュニケーションや戦略立案といったコア業務に集中できる環境も整えられるでしょう！
今回ご紹介したような自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：boardの顧客情報を更新した場合、Apollo側も自動で更新できますか？
A：可能です。分岐処理の「その他」の下に繋がる「＋」をクリックし、Apolloの「アカウントを更新」アクションを追加することで、顧客作成時・更新時に分けて同期を行えるようになります。
参照：「アプリと連携する」の設定方法
Q：連携がエラーで失敗した場合、どのように検知・対処すればよいですか？
A：作成したフローボットでエラーが発生した場合、Yoomアカウントを登録したメールアドレス宛てに通知が送信されます。通知に記載されているURLからエラー内容を確認し、フローの停止や再実行といった対応を行ってください。
参照：エラー停止したフローボットの修正・再開可否について
Q：この連携フローは、Yoomのタスクをどのくらい消費しますか？
A：フローボット上に表示されている、トリガーを除くアクションの数がそのまま消費タスク数となります。今回ご紹介したテンプレートの場合は2アクション（分岐処理・アカウント作成）であるため、2タスクを消費します。
参照：「タスク実行数」のカウント方法について
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