BoxにファイルがアップロードされたらLINE WORKSのトークルームに自動通知する方法

[Yoomとは]

‍BoxとLINE WORKSの連携フローの作り方

今回は「Boxにファイルがアップロードされたら、LINE WORKSのトークルームにメッセージを送信する」テンプレートの設定方法をご紹介します。

2ステップで設定が完了するので、10~15分もあれば設定は完了します。

1. フォルダにファイルがアップロードされたら起動するフローボットの設定
2. トークルームにメッセージを送信するアクションの設定

デメリットでも少しご紹介しましたが、アプリの連携や自動化にはYoomが便利です。
Yoomはプログラミング知識がなくても、簡単に自動化ができるようになっています。
ご自身で自動化フローを作成することもできますが、Yoomではたくさんのテンプレートをご用意しています。
このテンプレートを利用すれば、機械操作が苦手な方でも自動化ができるので、とても便利です。

Yoomを利用していない方はこちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしておきましょう。

BoxとLINE WORKSをYoomと接続する方法

YoomにBoxとLINE WORKSを接続するマイアプリ登録から行います。
マイアプリ登録を済ませておけば、後で行う自動化の設定が楽にできます。

まずは、Boxのマイアプリ登録をしていきましょう。
Yoomの画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧が表示されるので、そこからBoxを探すか、「アプリ名で検索」で検索しましょう。

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以下の画面が表示されるので、Boxにログインしてください。

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次にLINE WORKSのマイアプリ登録を行いますが、Yoomのヘルプページに記載があるので、そちらを参考にして登録しましょう。

Boxにファイルがアップロードされたら、LINE WORKSのトークルームにメッセージを送信する方法

自動化の設定をするので、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を変更する場合は、以下のページで変更します。
初めにBoxの設定から行うので、「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックしてください。

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以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

• 「アプリトリガーのタイトル」→任意で変更可能
• 「Boxと連携するアカウント情報」→使用するアカウントか確認
• 「トリガーアクション」→フォルダにファイルがアップロードされたら

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以下の画面が表示されるので、「フォルダのコンテンツID」を設定します。
※コンテンツIDを確認するには、ウェブアプリケーションでこのフォルダにアクセスして、URLからIDをコピーします。
たとえば、URLが「https://*.app.box.com/folder/123」の場合、コンテンツIDは123です。

「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

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以下の画面が表示されるので、Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行しましょう。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

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次にLINE WORKSの設定を行うので、「トークルームにメッセージを送信」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

• 「タイトル」→任意で変更可能
• 「LINE WORKS(API2.0)と連携するアカウント情報」→使用するアカウントか確認
• 「アクション」→トークルームにメッセージを送信

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下記の設定をしてください。

• 「ボットID」→Developer Consoleでボットを作成し、ボットIDを取得
  ※Developer Consoleでボットを作成した際、または管理者画面からボットを追加した際に取得可能です。
• 「トークルームID」→トークルーム画面のメニューにある「チャンネルID」をクリックすると表示されるIDがトークルームID
  ※対象のトークルームにボットが参加している必要があります。
  「ボットを含むトークルームを作成」アクションを実行した際にもトークルームIDは取得が可能です。
• 「メッセージ」→任意で設定
  ※Boxのアウトプットを利用すれば、ファイル名などの確認ができます。
  {{ファイル名}}←こちらがアウトプットです。
  アウトプットを利用する場合は、以下の赤枠より選択できます。

「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

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最後にアプリトリガーを「ON」にすることで、自動化の設定ができます。

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BoxやLINE WORKSを活用したその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもBoxやLINE WORKSのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Boxを活用した自動化例

ファイルがアップロード・追加されたらboxにもファイルを連携する

ファイルがアップロード・追加されたら、boxの指定フォルダにそのファイルを連携するフローボットです。

Boxのフォルダにファイルがアップロードされたらメールを送付する

Boxのフォルダにファイルがアップロードされたらメールを送付するので、ファイル連携の迅速化が期待できます。
さらに、ミーティング終了後レコーディング情報を取得し、boxでフォルダを作成・アップロードしてメールを送付することも可能です。

Boxにファイルがアップロードされたら通知する

Boxでファイルがアップロードされたことが自動で通知されるので、ファイルに関する情報をリアルタイムで共有できるようになるはずです。

LINE WORKSを活用した自動化例

申請が承認されたらLINE WORKSに通知

申請が承認されたらLINE WORKSへ通知するフローボットです。

課題が登録されたらLINE WORKSに通知する

課題の内容が自動的にLINE WORKSに通知されるので情報の抜け漏れ防止につながります。

BoxとLINE WORKSを連携するメリット

メリット1:ファイル共有の通知作業を効率化できる

BoxとLINE WORKSを連携するメリット1つ目は、ファイル共有の通知作業を効率化できることです。
たとえば、Box上に新規にファイルをアップロードした際に、LINE WORKSに通知できます。
これにより、迅速にチーム全体へのファイル共有の対応ができるため、プロジェクトが順調に進むようになります。
また、LINE WORKSで自動通知が行われることにより、共有忘れという事態が起こりにくいです。
ファイル共有の通知を自動化すれば、「ファイルの共有をお願いします。」と言われることも減少します。
特に、リモートワークを主体としている企業などは、この自動化によって作業がしやすくなります。

メリット2:ファイルデータを安全に保管できる

BoxとLINE WORKSを連携するメリット2つ目は、ファイルデータを安全に保管できることです。
セキュリティ機能の高いBoxをLINE WORKSと連携すると、ファイルのアクセス権限の設定を詳細にできます。
たとえば、プロジェクトに関係のあるメンバーのみにアクセスを許可できるため、重要な情報の漏れの防止につながるでしょう。
この自動化に頼れば、ファイルを共有するはずじゃなかった人への情報漏れも防げますね。
これにより、ファイルデータを安全に保管でき、セキュリティの心配をせずにデータの共有ができるはずです。

まとめ

本記事では「Boxにファイルがアップロードされたら、LINE WORKSのトークルームにメッセージを送信する」テンプレートの設定をご紹介しました。
BoxとLINE WORKSを連携しないままでいると、通知忘れや通知遅れが発生する可能性があります。
アプリを連携して自動化しておけば、そんな心配をする必要はありません。
BoxとLINE WORKSを連携するメリットは、ファイル共有の通知作業を効率化できることやファイルデータを安全に保管できることが挙げられます。
Yoomを利用すれば、プログラミング知識がなくても、簡単に自動化ができるようになっています。
まだYoomに触れたことがない方は、無料登録をして体験してみてくださいね。