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業務が多忙になればなるほど、ファイルの共有や管理は効率的に行いたいですが、他の業務と並行しているとファイルの共有を通知するのは後回しになっちゃいますよね。BoxとLINE WORKSを連携することで、ファイル共有の通知作業を効率化できたり、ファイルデータを安全に保管できたりとメリットはたくさんあります。
本記事では「Boxにファイルがアップロードされたら、LINE WORKSのトークルームにメッセージを送信する」テンプレートの設定をご紹介します。
■概要
Boxにファイルがアップロードされたら、LINE WORKSのトークルームにメッセージを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BoxとLINE WORKSのアプリを連携して効率化したい方
・Boxにファイルがアップロードされたら、LINE WORKSで通知したい方
・Boxを起点とした社内通知をすることが多い、ファイル管理者
2.社内通知を自動化したいと考えている方
・LINE WORKSでメッセージのやり取りをすることが多い方
・定型メッセージを効率的に送りたいファイル管理者
■このテンプレートを使うメリット
・Boxにファイルがアップロードされたら、自動でLINE WORKSのトークルームにメッセージを送信できるため、手作業による作業を省くことができます。
・LINE WORKSのメッセージは任意のトークルームに送信することができるため、特定の部署・メンバーを設定することも可能です。
・任意のトークルームを設定できるため、宛先誤りによるヒューマンエラーを防止することができます。
■注意事項
・Box、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Boxにアップロードされた請求書や申込書の内容確認と、関係者への共有を手作業で行うのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Boxにファイルが格納されると自動でOCRが書類を読み取り、抽出したテキスト情報をLINE WORKSへ即座に通知します。これにより、これまで手作業で行っていた一連の確認・連絡業務を自動化し、対応の迅速化と業務効率の改善を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
会議後の議事録共有や内容の要約作成に、多くの時間を費やしていませんか？特に画像やPDF形式の議事録は、手作業での文字起こしや要約に手間がかかり、共有が遅れがちです。このワークフローを活用すれば、Boxに会議録ファイルをアップロードするだけで、OCRでの文字起こしからAIによる要約、LINE WORKSへの通知までが自動で完了し、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
■概要
Boxにファイルがアップロードされたら、LINE WORKSのトークルームにメッセージを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BoxとLINE WORKSのアプリを連携して効率化したい方
・Boxにファイルがアップロードされたら、LINE WORKSで通知したい方
・Boxを起点とした社内通知をすることが多い、ファイル管理者
2.社内通知を自動化したいと考えている方
・LINE WORKSでメッセージのやり取りをすることが多い方
・定型メッセージを効率的に送りたいファイル管理者
■このテンプレートを使うメリット
・Boxにファイルがアップロードされたら、自動でLINE WORKSのトークルームにメッセージを送信できるため、手作業による作業を省くことができます。
・LINE WORKSのメッセージは任意のトークルームに送信することができるため、特定の部署・メンバーを設定することも可能です。
・任意のトークルームを設定できるため、宛先誤りによるヒューマンエラーを防止することができます。
■注意事項
・Box、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携させてください。
[Yoomとは]
今回は「Boxにファイルがアップロードされたら、LINE WORKSのトークルームにメッセージを送信する」テンプレートの設定方法をご紹介します。
作成の流れは大きく分けて以下です。
Yoomを利用していない方はこちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしておきましょう。
YoomにBoxとLINE WORKSを接続するマイアプリ登録から行います。
マイアプリ登録を済ませておけば、後で行う自動化の設定が楽にできます。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
Boxのマイアプリ登録
3.入力欄にBoxと入力するとアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。
以下の画面で、Boxのアカウントのアドレスとパスワードを入力してログインします。
LINE WORKSのマイアプリ登録
4.次はLINE WORKSをマイアプリに登録します。
(1)と同じように、Yoomの「新規接続一覧」の中からLINE WORKSをクリックしてサインインします。
以下の画面で必要項目を入力し、追加をクリックします。
※LINE WORKSの詳しいマイアプリ登録方法はこちらを参考にしてください。
Yoomのマイアプリにそれぞれが登録されたら連携完了です！
1.自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Boxにファイルがアップロードされたら、LINE WORKSのトークルームにメッセージを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BoxとLINE WORKSのアプリを連携して効率化したい方
・Boxにファイルがアップロードされたら、LINE WORKSで通知したい方
・Boxを起点とした社内通知をすることが多い、ファイル管理者
2.社内通知を自動化したいと考えている方
・LINE WORKSでメッセージのやり取りをすることが多い方
・定型メッセージを効率的に送りたいファイル管理者
■このテンプレートを使うメリット
・Boxにファイルがアップロードされたら、自動でLINE WORKSのトークルームにメッセージを送信できるため、手作業による作業を省くことができます。
・LINE WORKSのメッセージは任意のトークルームに送信することができるため、特定の部署・メンバーを設定することも可能です。
・任意のトークルームを設定できるため、宛先誤りによるヒューマンエラーを防止することができます。
■注意事項
・Box、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携させてください。
2.以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
1.いよいよフローの設定に入ります！まずは以下の赤枠をクリックしましょう。
2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「フォルダにファイルがアップロードされたら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
3.続いて、「フォルダのコンテンツID」を赤枠の注釈を参考に入力します。
入力後にYoomと接続するために「テスト」を実行し、成功したら次に進みましょう。
※実際の画面では、以下のような表示なっています↓
4.実際にBoxでテスト用のファイルをアップロードし、Yoomで「テスト」をクリックしてください。
※ダウンロード可能なファイルサイズにつきましてはこちらをご参照ください。
テストが成功した場合は、アウトプット（取得した値）を取得できます。実際の設定では、各項目に具体的な値が反映されます。
こちらの値は次の設定に活用するので、取得された内容を確認して保存しましょう。
1.あっという間に最後の設定項目です！
これまでと同様に以下の赤枠をクリックします。
2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
先ほどと同様にタイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「トークルームにメッセージを送信」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
3.対象の「ボットID」を候補から選択します。
4.「トークルームID」は入力欄下の補足説明を参考に入力してください。
実際の画面ではこのような表示です↓
5.送信するメッセージ内容を設定しましょう。
アウトプットを活用することで、内容をフロー起動ごとに変動することができます。
定型的な文章は直接入力することで設定可能です。
今回は以下のように作成しましたが、業務に合わせて内容の設定を行ってみましょう！
6.設定完了後に、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、LINE WORKSに送信できていることを確認しましょう！
7.確認後、「保存する」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！
フローボットが正しく起動することを確認しましょう。
■概要
Boxにファイルがアップロードされたら、LINE WORKSのトークルームにメッセージを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BoxとLINE WORKSのアプリを連携して効率化したい方
・Boxにファイルがアップロードされたら、LINE WORKSで通知したい方
・Boxを起点とした社内通知をすることが多い、ファイル管理者
2.社内通知を自動化したいと考えている方
・LINE WORKSでメッセージのやり取りをすることが多い方
・定型メッセージを効率的に送りたいファイル管理者
■このテンプレートを使うメリット
・Boxにファイルがアップロードされたら、自動でLINE WORKSのトークルームにメッセージを送信できるため、手作業による作業を省くことができます。
・LINE WORKSのメッセージは任意のトークルームに送信することができるため、特定の部署・メンバーを設定することも可能です。
・任意のトークルームを設定できるため、宛先誤りによるヒューマンエラーを防止することができます。
■注意事項
・Box、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携させてください。
今回ご紹介したフロー以外にもBoxやLINE WORKSのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
画像や音声などのファイルがアップロードされたタイミングで、AIと連携し、読み取りなどが可能です。
また、SlackやGoogle スプレッドシートなど他ツールへの転送も可能で、保存・通知・整理を一元化できます。
■概要
「Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する」ワークフローは、ファイル管理と情報整理を効率化する業務ワークフローです。
Boxに新しくアップロードされたドキュメントを自動でOCR処理し、内容をNotionに転記することで、手作業の入力を減らし、情報の一元管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
ファイル追加から情報転記までのプロセスを自動化し、手動作業による手間を削減することができます。
OCR機能により、画像やPDFからテキストデータを正確に抽出し、Notionに追加することで情報が一元管理され検索や共有が容易になります。
また、データ入力のミスを防止できるため、正確な情報管理を実現できます。
■概要
Boxに重要なファイルを追加した際、関係者への共有連絡を手作業のメールで行っていませんか。こうした手作業は手間がかかるだけでなく、通知の遅延や連絡漏れといったミスに繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルが追加されたことをきっかけにOutlookからメールを自動で送信できます。これにより、迅速かつ正確な情報共有が実現し、業務の停滞を防げます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスクや情報伝達を安易に共有したいと考える方
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付するので、ファイル連携を迅速に行うことができます。
・ファイルアップロードの通知を自動化することで、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Boxにアップロードされたファイルを関係者に都度Slackで連絡・共有する作業は手間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動でSlackチャンネルにファイルが転送されます。手作業によるファイル共有の手間を省き、迅速かつ確実な情報共有を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
「Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動追加する」ワークフローは、Boxに保存されたファイルを自動的にOCR処理し、そのデータをGoogle スプレッドシートに転記する業務ワークフローです。
ファイルがBoxに追加されるたびに自動でOCR処理が行われ、必要な情報がGoogle スプレッドシートに整理されるため、効率的なデータ管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
LINE WORKSと他のアプリを連携することで、予定作成や通知、データ管理を効率化したりすることが可能です。
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらLINE WORKSに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・取引先企業ごとにシートを作成し、情報の共有を行う営業担当者
・同じシートを同時に編集し、情報共有のスピードを上げたいチームの責任者
2.LINE WORKSを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・情報共有を行い、常に最新情報を把握していたい上席者
・関係企業とのコミュニケーション手段として使用している経営者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは同じシートを複数人で編集できるため、スピーディーな業務進行に有益なツールです。
加えてLINE WORKSを使用することで、情報共有も素早く行うことが可能です。
しかし、情報更新後の手動通知は、本来人間が行うべきでない単純作業に時間を費やすことになります。
更新後の通知を自動で行いたいと考えている方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシートの編集が行われたら、その都度自動でLINE WORKSに通知を行うため手作業による時間を省くことができます。
また更新内容を引用して通知をすることが可能なため、入力ミスを防ぎます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
毎日決まった時間にZoomの会議情報をLINE WORKSに自動通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウド会議ツールとしてZoomを利用している企業
・Zoomで頻繁に会議を行っている営業やカスタマーサクセス担当者
2.社内のコミュニケーションツールとしてLINE WORKSを利用している企業
・会議の把握漏れを防ぐために会議に関する通知を毎日送っている方
・メンバーへの情報共有のために会議に関する情報をLINE WORKSに通知している方
■このテンプレートを使うメリット
リモートワークの普及によりZoomを利用して会議を行う人が増えたと思います。
企業によっては商談や既存顧客の対応などもリモートで全て行っているケースもあります。
リモート会議は便利な側面もありますが、対面での会議と比べて把握漏れが起きがちです。
そこでこのテンプレートを使うと、毎日LINE WORKSに予定されている会議の情報が通知されます。
Zoomに直接アクセスする必要がなくなり、LINE WORKS上で会議情報を確認できるため、把握漏れの防止になります。
これまで、手作業で会議情報をメンバーに共有していた方は、作業負担が軽減されます。
余った時間を他の業務に活用することで、生産性の向上にもつながります。
■注意事項
・ZoomとLINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
・LINE WORKSのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
■概要
LINE WORKSのトークルームで共有された情報を、都度Gmailで関係者にメールで共有していませんか？特に画像で送られてきた情報を手入力で転記するのは手間がかかり、ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、LINE WORKSの特定トークルームへの投稿をきっかけに、Gmailでのメール送信を自動化できます。OCR機能により画像内のテキストも読み取って本文に含められるため、転記作業の手間やヒューマンエラーを削減し、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
LINE WORKSで調整した会議や打ち合わせの予定を、手作業でOutlookのカレンダーに登録する作業に手間を感じていませんか？
重要な予定の登録漏れや、情報の転記ミスが発生するリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、LINE WORKSの特定の投稿をきっかけにOutlookへ自動で予定が登録されるため、手作業による手間やミスを解消し、スムーズなスケジュール管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Slackでの情報共有は便利ですが、重要な投稿が他のメッセージに埋もれてしまったり、長文の内容を把握するのに時間がかかったりすることはありませんか？このワークフローを活用すれば、Slackの特定のチャンネルに投稿されたメッセージをAIが自動で要約し、LINE WORKSに通知できます。これにより、情報確認の手間を省き、重要な情報を迅速にキャッチアップすることが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
本記事では「Boxにファイルがアップロードされたら、LINE WORKSのトークルームにメッセージを送信する」テンプレートの設定をご紹介しました。
BoxとLINE WORKSを連携しないままでいると、通知忘れや通知遅れが発生する可能性があります。
アプリを連携して自動化しておけば、そんな心配をする必要はありません。
BoxとLINE WORKSを連携するメリットは、ファイル共有の通知作業を効率化できることやファイルデータを安全に保管できることが挙げられます。
Yoomを利用すれば、プログラミング知識がなくても、簡単に自動化ができるようになっています。
まだYoomに触れたことがない方は、無料登録をして体験してみてくださいね。
