業務が多忙になればなるほど、ファイルの共有や管理は効率的に行いたいですが、他の業務と並行しているとファイルの共有を通知するのは後回しになっちゃいますよね。BoxとLINE WORKSを連携することで、ファイル共有の通知作業を効率化できたり、ファイルデータを安全に保管できたりとメリットはたくさんあります。
本記事では「Boxにファイルがアップロードされたら、LINE WORKSのトークルームにメッセージを送信する」テンプレートの設定をご紹介します。
BoxとLINE WORKSを活用したすぐに試せる自動化テンプレート集はこちら
通知を自動化する便利なテンプレート
Boxにファイルがアップロードされたら、LINE WORKSのトークルームにメッセージを送信する
試してみる
Boxにファイルがアップロードされたら、LINE WORKSのトークルームにメッセージを送信するフローです。
OCRを使った便利な自動化テンプレート
Boxにファイルが格納されたら、OCRで読み取りLINE WORKSに通知する
試してみる
■概要
「Boxにファイルが格納されたら、OCRで読み取りLINE WORKSに通知する」フローは、ドキュメント管理とコミュニケーションの効率化を実現する業務ワークフローです。
このフローを活用することで、BoxにアップロードされたファイルをOCRで解析し、必要な情報をLINE WORKSに自動通知することが可能です。
これにより、チーム全体の作業効率が向上し、情報の共有がスムーズになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを利用して大量のファイルを管理しており、情報の抽出や共有に手間を感じている方
・LINE WORKSを活用してチーム内でのコミュニケーションを円滑にしたいと考えている企業の皆様
・OCR技術を取り入れてドキュメントの自動処理を実現し、業務の効率化を図りたい方
・手動での通知作業を自動化し、ミスを減らしたい事務担当者の方
・複数のSaaSアプリを連携させて、統合的な業務ワークフローを構築したいIT担当者の方
■注意事項
・Box、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
AIと連携した便利な自動化テンプレート
Boxで送信された会議録をOCRで読み取りAIで要約した後、LINE WORKSに通知する
試してみる
■概要
「Boxで送信された会議録をOCRで読み取りAIで要約した後、LINE WORKSに通知する」フローは、会議の記録管理を効率化する業務ワークフローです。
このワークフローを利用することで、Boxにアップロードされた会議録を自動的にOCRで読み取り、AIが要約を生成し、LINE WORKSに通知します。
これにより、会議内容の迅速な共有と確認が可能となり、業務の効率化を図ることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・大量の会議録をBoxで管理しており、効率的な要約と共有を求めているビジネスプロフェッショナルの方
・会議内容を迅速にチーム内で共有したいと考えているプロジェクトマネージャーの方
・手作業での会議録の整理や要約に時間を取られている事務担当者の方
・自動化を通じて業務の生産性向上を目指している経営者の方
■注意事項
・LINE WORKS、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
Boxにファイルがアップロードされたら、LINE WORKSのトークルームにメッセージを送信する
試してみる
Boxにファイルがアップロードされたら、LINE WORKSのトークルームにメッセージを送信するフローです。
[Yoomとは]
BoxとLINE WORKSの連携フローの作り方
今回は「Boxにファイルがアップロードされたら、LINE WORKSのトークルームにメッセージを送信する」テンプレートの設定方法をご紹介します。
作成の流れは大きく分けて以下です。
- BoxとLINE WORKSのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Boxのトリガー設定およびLINE WORKSのアクション設定
- トリガーをONにしてフローが正しく動くかを確認
Yoomを利用していない方はこちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしておきましょう。
BoxとLINE WORKSをYoomと接続する方法
YoomにBoxとLINE WORKSを接続するマイアプリ登録から行います。
マイアプリ登録を済ませておけば、後で行う自動化の設定が楽にできます。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
Boxのマイアプリ登録
3.入力欄にBoxと入力するとアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。
以下の画面で、Boxのアカウントのアドレスとパスワードを入力してログインします。
LINE WORKSのマイアプリ登録
4.次はLINE WORKSをマイアプリに登録します。
(1)と同じように、Yoomの「新規接続一覧」の中からLINE WORKSをクリックしてサインインします。
以下の画面で必要項目を入力し、追加をクリックします。
※LINE WORKSの詳しいマイアプリ登録方法はこちらを参考にしてください。
Yoomのマイアプリにそれぞれが登録されたら連携完了です！
テンプレートをコピーする
1.自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
Boxにファイルがアップロードされたら、LINE WORKSのトークルームにメッセージを送信する
試してみる
Boxにファイルがアップロードされたら、LINE WORKSのトークルームにメッセージを送信するフローです。
2.以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
Boxのトリガーアクション設定
1.いよいよフローの設定に入ります！まずは以下の赤枠をクリックしましょう。
2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「フォルダにファイルがアップロードされたら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
3.続いて、「フォルダのコンテンツID」を赤枠の注釈を参考に入力します。
入力後にYoomと接続するために「テスト」を実行し、成功したら次に進みましょう。
※実際の画面では、以下のような表示なっています↓
4.実際にBoxでテスト用のファイルをアップロードし、Yoomで「テスト」をクリックしてください。
※ダウンロード可能なファイルサイズにつきましてはこちらをご参照ください。
テストが成功した場合は、アウトプット（取得した値）を取得できます。実際の設定では、各項目に具体的な値が反映されます。
こちらの値は次の設定に活用するので、取得された内容を確認して保存しましょう。
LINE WORKSに通知する設定
1.あっという間に最後の設定項目です！
これまでと同様に以下の赤枠をクリックします。
2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
先ほどと同様にタイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「トークルームにメッセージを送信」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
3.対象の「ボットID」を候補から選択します。
4.「トークルームID」は入力欄下の補足説明を参考に入力してください。
実際の画面ではこのような表示です↓
5.送信するメッセージ内容を設定しましょう。
アウトプットを活用することで、内容をフロー起動ごとに変動することができます。
定型的な文章は直接入力することで設定可能です。
今回は以下のように作成しましたが、業務に合わせて内容の設定を行ってみましょう！
6.設定完了後に、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、LINE WORKSに送信できていることを確認しましょう！
7.確認後、「保存する」をクリックしてください。
トリガーをONに設定して動作確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！
フローボットが正しく起動することを確認しましょう。
Boxにファイルがアップロードされたら、LINE WORKSのトークルームにメッセージを送信する
試してみる
Boxにファイルがアップロードされたら、LINE WORKSのトークルームにメッセージを送信するフローです。
BoxやLINE WORKSを活用したその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもBoxやLINE WORKSのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
Boxを活用した自動化例
画像や音声などのファイルがアップロードされたタイミングで、AIと連携し、読み取りなどが可能です。
また、SlackやGoogle スプレッドシートなど他ツールへの転送も可能で、保存・通知・整理を一元化できます。
Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する
試してみる
■概要
「Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する」ワークフローは、ファイル管理と情報整理を効率化する業務ワークフローです。
Boxに新しくアップロードされたドキュメントを自動でOCR処理し、内容をNotionに転記することで、手作業の入力を減らし、情報の一元管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを日常的に利用しており、ファイル管理に時間を取られている方
・Notionを活用して情報を整理・共有しているチームや個人
・OCRを活用して紙ベースの資料をデジタルデータ化したいと考えている方
・業務の自動化を進め、生産性向上を目指しているビジネスパーソン
・手動でのデータ入力に伴うミスを減らし、正確な情報管理を望む方
■注意事項
・Box、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Boxにファイルが追加されたら、Outlookでメールを送付する
試してみる
■概要
「Boxにファイルが追加されたら、Outlookでメールを送付する」ワークフローは、Boxへのファイル追加をトリガーに自動的にOutlookで通知メールを送信します。これにより、ファイル共有の際の手動メール送信を省き、迅速かつ確実な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとOutlookを日常的に使用しており、ファイル共有時に自動通知を導入したい方
・プロジェクトチーム内でのファイル管理と情報共有を効率化したいリーダー
・手動でのメール送信作業を削減し、業務の自動化を図りたいビジネスパーソン
・情報共有のタイミングを逃さず、チーム全体の連携を強化したい方
■注意事項
・Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailでメールを送付する
試してみる
Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付するフローです。
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに転送する
試してみる
■概要
「BoxでファイルがアップロードされたらSlackに転送する」ワークフローは、ファイル共有とチームコミュニケーションを効率化する業務ワークフローです。
ファイルの確認漏れや共有の手間を省き、スムーズな業務進行をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを日常的に利用し、ファイル共有の効率化を図りたい企業のIT担当者
・Slackでのチームコミュニケーションを活用しているが、ファイル共有の通知が追いつかないと感じている方
・新しいファイルがアップロードされた際に、即座にチームに知らせたいプロジェクトマネージャー
■注意事項
・Box、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動追加する
試してみる
■概要
Boxにアップロードされた請求書や申込書などのファイル内容を、目視で確認し転記する作業は手間がかかる上に、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用することで、Boxにファイルが追加されると自動でOCRが文字情報を読み取り、指定のGoogle スプレッドシートにデータを追加できます。手作業による転記作業をなくし、業務の正確性と効率性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxに保存したファイルの内容をGoogle スプレッドシートへ手入力している方
・請求書などの帳票処理における、目視での確認や転記作業を効率化したい方
・OCRを活用したデータ入力の自動化によって、DX推進を検討している方
■注意事項
・Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
LINE WORKSを活用した自動化例
LINE WORKSと他のアプリを連携することで、予定作成や通知、データ管理を効率化したりすることが可能です。
毎日Zoomの会議情報をLINE WORKSに通知する
試してみる
毎日Zoomの会議情報をLINE WORKSに通知するフローです
Google スプレッドシートで行が更新されたらLINE WORKSに通知する
試してみる
Googleスプレッドシートで行が更新されたらLINE WORKSに通知するフローです。
LINE WORKSの投稿内容をもとにGmailでメールを送信する
試してみる
■概要
「LINE WORKSの投稿内容をもとにGmailでメールを送信する」ワークフローは、定型的なメール送信作業を自動化します。
チャット上で必要な情報を投稿すると自動でGmailが送信されるため作業効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・LINE WORKSを利用してコミュニケーションを行っている方
・チームでLINE WORKSを使って情報共有をしているが、重要な投稿内容を見逃してしまうことが多い方
・迅速に重要な情報を関係者全員に伝えたいと考える方
・社内ツールとしてGmailを利用している企業
・Gmailを日常的に使っていて、新着の重要情報をスピーディにチェックしたい方
■注意事項
・LINE WORKSとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
LINE WORKSの投稿内容をもとにOutlookで予定を作成する
試してみる
■概要
「LINE WORKSの投稿内容をもとにOutlookで予定を作成する」ワークフローは、予定管理の効率化に寄与します。
Outlookに直接アクセスすることなく、チャット上で操作できるため、利便性が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・LINE WORKSを利用してチーム内で情報共有やコミュニケーションを行っている方
・チームでLINE WORKSの投稿内容をスピーディに確認し、共有したいと考えている方
・LINE WORKSの投稿内容を元にした予定作成の手間を省きたいと考えている方
・Outlookを日常的に活用してスケジュール管理を行っている方
・Outlookでの管理をスムーズにし、スケジュール漏れを防ぎたい方
・プロジェクトマネージャーとしてチームメンバーの予定を一元管理したいと考えている方
■注意事項
・LINE WORKSとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Slackの投稿内容を要約してLINE WORKSに通知する
試してみる
■概要
「Slackの投稿内容を要約してLINE WORKSに通知する」ワークフローを利用すると、情報把握がスピーディになります。
長文が投稿された際も要約した上で通知できるため、情報を把握しやすくなるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・Slackを利用してチーム内のコミュニケーションを行っている方
・投稿内容を効率的に把握し、チーム全体の認識を合わせたいと考えている方
・迅速に内容を確認して次のアクションを取る必要がある方
・LINE WORKSを活用して業務連絡や通知を行っている企業
・別のプラットフォーム上でも情報共有を徹底したい方
・手動操作を減らし、自動化によって業務のスピードと正確性を向上させたい方
■注意事項
・SlackとLINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
本記事では「Boxにファイルがアップロードされたら、LINE WORKSのトークルームにメッセージを送信する」テンプレートの設定をご紹介しました。
BoxとLINE WORKSを連携しないままでいると、通知忘れや通知遅れが発生する可能性があります。
アプリを連携して自動化しておけば、そんな心配をする必要はありません。
BoxとLINE WORKSを連携するメリットは、ファイル共有の通知作業を効率化できることやファイルデータを安全に保管できることが挙げられます。
Yoomを利用すれば、プログラミング知識がなくても、簡単に自動化ができるようになっています。
まだYoomに触れたことがない方は、無料登録をして体験してみてくださいね。
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