現代のビジネスでは、情報の管理と共有が効率的に行えることが必要とされます。
特に社会人歴が長くなると、複数のプロジェクトやタスクを同時進行することが増え、効率も重視して業務管理をしなければなりません。
そこで役立つのが、kintoneとChatGPTの連携です。
kintoneは情報を一元管理できるツールで、ChatGPTはその情報を基に回答を自動作成できます。
この仕組みにより、質問や問い合わせに対するスピーディーで的確な回答が可能となり、レコードに自動追加することで、業務効率が大幅に向上します。
本記事では、その具体的な方法と業務使用例をご紹介します。
こんな方におすすめ
- ChatGPTとkintoneを活用している方
- ChatGPTとkintoneを連携して、業務効率化を考えている方
- ChatGPTとkintoneを連携して、問い合わせ情報の管理を行っている方
- ChatGPTとkintoneを顧客管理やタスク整理に活用されている方
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
フォーム回答があったら、ChatGPTを使って回答種別を分け、kintoneのレコードに追加する
試してみる
フォーム回答があったら、ChatGPTを使って回答種別を分け、kintoneのレコードに追加するフローです。
[Yoomとは]
ChatGPTとkintoneの連携フローの作り方
では早速、Yoomを使って2つのアプリを連携してみましょう!
今回は「フォーム回答があったら、ChatGPTを使って回答種別を分け、kintoneのレコードに追加する」フローボット作成について説明します。
はじめる前に
まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。30秒で始められます！
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参照してください。
ステップ1:マイアプリ連携
まずは、使用しているChatGPTとYoomを連携させます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続→ChatGPTの順に選択します。
アプリ一覧から探すか、アプリ名で検索してください。
以下の画面が出るので、こちらを参照して登録お願いします。
アカウント名はご自身の管理しやすい名前にしてください。
※ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があり、Yoomではチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
2週間の無料トライアルを行うことが可能ですので、検討中の方は是非お試しください。
次にkintoneを連携します。
以下の画面が出るので、こちらを参照しながら設定をお願いします。
入力したら追加を押します。
2つのアプリがマイアプリに表示されたらOKです。
フォーム回答があったら、ChatGPTを使って回答種別を分け、kintoneのレコードに追加する
試してみる
フォーム回答があったら、ChatGPTを使って回答種別を分け、kintoneのレコードに追加するフローです。
ステップ2:トリガーを設定
今回は用意されているテンプレートを使用していきます。
テンプレートページを開くと以下の画面が出るので、このテンプレートを試してみるをクリック。
Yoomをお使いの方はログイン、初めての方は会員登録をします。
そのまま進むと、ご自身のワークスペースにテンプレートがコピーされて使えるようになります！
必要に応じて、テンプレートの名前を変更することも可能です。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが確認できます。
テンプレート右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
ではアプリトリガーを設定していきます。
「アンケート回答フォーム」を選択します。
フォーム設定画面が出るので、このまま使用する場合は設定画面下部にある次へをクリック。
フォームに回答してほしい情報が他にもある場合は、質問を追加ボタンより追加が可能です。
以下の画面が出るので、確認して保存します。
ステップ3:アクションを設定
次にアクションを設定していきます。
「会話する」をクリックしてください。
連携したアカウント情報に間違いがないか確認し、次に進みます。
以下の画面が出たら、メッセージ内容を設定しましょう。
フォームの回答について要約させるので、今回はアウトプットより{{商品を使用してみた感想を教えてください。}}を埋め込みました。
その他の必須以外の項目は任意で設定してください。
テスト→テスト成功したら保存します。
最後に「レコードを追加する」を設定します。
以下の画面がでるので、連携したアカウント情報に間違いないか確認します。
アプリIDは候補から選択してください。
追加するレコードの値を、アウトプットから設定します。
今回は以下のように設定してみました。
こちらもテスト→テスト成功となったら保存しましょう。
これで設定は完了です。最後にフォームトリガーをオンにします。
フォーム回答があったら、ChatGPTを使って回答種別を分け、kintoneのレコードに追加する
試してみる
フォーム回答があったら、ChatGPTを使って回答種別を分け、kintoneのレコードに追加するフローです。
ChatGPTやkintoneを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもChatGPTやkintoneのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
ChatGPTとkintoneのその他の自動化例
定期的にkintone上の顧客情報からChatGPTで案内文を生成したり、受信メールの本文をChatGPTで感情分析し、その結果をkintoneに追加することができます。
また、kintoneにレコードが登録されたらChatGPTでテキストを生成することも可能です。
受信メールの本文をChatGPTで感情分析し、その結果をkintoneに追加する
試してみる
■概要
「メールの内容をChatGPTで感情分析し、その結果をkintoneに追加する」フローは、受信したメールの内容をAIで感情的な側面から分析し、その結果をkintoneに自動的に記録する業務ワークフローです。
Yoomを活用することで、ChatGPTとkintoneとの連携がスムーズに実現し、効率的なメール対応業務をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・日々大量のメールを受信し、その内容を効率的に分析したい営業担当者の方
・kintoneを使用して業務データを管理しており、感情分析を手作業で行っている担当者の方
・ChatGPTのAI機能を活用して業務プロセスを自動化したいIT管理者の方
・問い合わせメールの分析を効率化したいカスタマーサポート担当者の方
・顧客のフィードバックを感情的視点から理解し、サービス改善に活用したいマーケティング担当者の方
■注意事項
・ChatGPT、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約（APIが使用されたときに支払いができる状態）が必要です。
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
定期的にkintone上の顧客情報からChatGPTで案内文を生成し、kintoneに保存する
試してみる
■概要
「定期的にkintone上の顧客情報からChatGPTで案内文を生成し、kintoneに保存する」フローは、顧客情報の取得と案内文作成の自動化を実現する業務ワークフローです。
ChatGPTとkintoneの連携により、効率的なコミュニケーションが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを活用して顧客管理を行っている担当者の方
・ChatGPTを利用して顧客対応の自動化を検討している企業
・効率的な案内文作成を目指すマーケティングや営業、カスタマーサポート担当者の方
■注意事項
・kintone、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約（APIが使用されたときに支払いができる状態）が必要です。
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
kintoneにレコードが登録されたらChatGPTでテキストを生成する
試してみる
kintoneに新規レコードが登録されたら、ChatGPTでテキストを生成して、作成されたテキストをkintoneのデータベースに格納するフローです。
ChatGPTを活用した自動化例
問い合わせへの返信内容をChatGPTで生成して返信する
自動で返信文を生成し送信までをスムーズに行うことができます。これにより手間を減らしつつ質の高いメール対応を実現できるでしょう。
Slackの問い合わせ内容をChatGPTに渡して自動返信する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Slackで受け取った質問を自動的にChatGPTに送信し、適切な返信を自動生成・送信すること担当者の負担を軽減します。この自動化により、正確かつ一貫性のあるコミュニケーションが実現し、チーム全体の生産性向上が期待できます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Slackを日常的に活用しており、頻繁に問い合わせ対応に追われているチームリーダーの方
・問い合わせ対応の効率化や自動化を検討しているカスタマーサポート担当者の方
・ChatGPTとSlackの連携を通じて、業務プロセスを改善したいIT担当者の方
・業務ワークフローの自動化に興味があり、Yoomを活用して効率化を図りたい企業の経営者の方
■注意事項
・Slack、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Outlookで受け取ったメールの返信文をChatGPTで作成し送信する
試してみる
■概要
「Outlookで受け取ったメールの返信文をChatGPTで作成し送信する」ワークフローは、メール対応の効率化を実現する業務ワークフローです。
このワークフローを活用することで、OutlookとChatGPTの連携により自動で返信文を生成し送信までをスムーズに行うことができます。
これにより手間を減らしつつ質の高いメール対応を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを日常的に使用し、多くのメール対応に時間を割いているビジネスパーソン
・メール返信の品質を維持しつつ、業務効率を向上させたい企業のサポート担当者
・ChatGPTとOutlookの連携を活用して、メール対応の自動化を図りたいIT担当者
・日常業務でのRPAやAI活用に関心があり、具体的なワークフローを探している方
■注意事項
・ChatGPT、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
フォームの内容をChatGPTで整理して、Microsoft Teamsのチャットに通知する
試してみる
■概要
「フォームの内容をChatGPTで整理して、Microsoft Teamsのチャットに通知する」フローは、社内コミュニケーションをスムーズにする業務ワークフローです。
フォームの回答に対してChatGPTが内容を整理するし通知することで、情報共有の効率化やサポート体制の強化が可能になります。
これにより従業員はよりわかりやすい情報を得られ、次にやるべきことなどを素早く判断することができるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを日常的に活用しており、チャットに届く通知内容にに課題を感じている方
・ChatGPTとの連携を通じて、業務の効率化を図りたいIT担当者やチームリーダー
・社外・社内サポートの体制を強化し、顧客や従業員の疑問や質問に迅速に対応したい経営者や管理職の方
■注意事項
・Microsoft Teams、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には
レコードが登録されたらChatGPTでテキストを生成する
自動的にChatGPTで生成されたテキストが更新されるので、情報管理の抜けや漏れの防止につながります。
Google スプレッドシートで行が追加されたらChatGPTで要約しGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
Google スプレッドシートで行が追加されたらChatGPTで要約しGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
Notionにメッセージが投稿されたら、ChatGPTでタスクを生成して、同じNotion内で更新する
試してみる
Notionに新しいメッセージが投稿されたらChatGPTが質問に回答して、その内容をNotionの同じ投稿先に更新するフローです。
kintoneを活用した自動化例
タスクが追加されたらkintoneへ追加する
タスクが登録されるとkintoneにも自動でタスクを追加できるため、kintoneでのタスク管理をシームレスに行うことができます。
Asanaにタスクが追加されたらkintoneへ追加する
試してみる
Asanaにタスクが追加されたらkintoneへ追加するフローです。
ClickUpでタスクが登録されたらkintoneに追加する
試してみる
ClickUpでタスクが登録されたらkintoneに追加するフローです。
Jira Softwareで課題が作成されたら、kintoneにレコードを追加する
試してみる
Jira Softwareの特定プロジェクトで新しい課題が作成されたら、kintoneのデータベースにレコードを追加するフローです。
承認されたらkintoneにレコードを登録する
自動化により人的リソースを削減し、他の業務にリソースを振り分けることが可能となります。
kickflowで承認されたらkintoneに情報を追加する
試してみる
kickflowで承認された情報をkintoneのデータベースに格納するフローです。
Garoonでワークフローが承認されたらkintoneにレコードを登録する
試してみる
Garoonでワークフローが承認されたらkintoneにレコードを格納するフローです。
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、kintoneにレコードを登録する
試してみる
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、kintoneにレコードを登録するフローです。
ChatGPTとkintoneを連携するメリットと自動化例
メリット1: データ入力を効率化できる
詳細: ChatGPTの自然言語処理能力を活用して、手動でのデータ入力を削減できるはずです！
これにより、入力ミスを減らし、データの精度向上が見込めるでしょう。
具体例: 受信メールの内容をChatGPTに要約させ、その内容を自動的にkintoneに反映させることで、スピーディーで正確なデータ入力が可能になります。
メリット2: 自動化されたタスク管理
詳細: ChatGPTとkintoneの連携により、タスクの生成が自動化でき、業務プロセスを効率化します。
これにより、チーム全体の生産性が上がることが予想されます！
具体例: ChatGPTに依頼してタスクを作成し、それを自動的にkintoneのタスク管理アプリに追加することで、タスク作成や管理の手間を削減できるでしょう。
メリット3: カスタマーサポートの強化
詳細: ChatGPTを活用することで、顧客からの問い合わせにスピード感をもって対応できます。
顧客からの問い合わせについてChatGPTが適切な回答を提供することで、より速く回答を提供でき、顧客満足度を向上させられるかもしれません。
具体例: 顧客からの問い合わせに対する回答をChatGPTに依頼し、その内容をkintoneに転記し、対応状況を自動的に更新することで、スムーズな顧客対応につながります。
まとめ
ChatGPTとkintoneの連携により、データ入力の効率化、自動化されたタスク管理、カスタマーサポートの強化が実現できます。
これにより、業務全体の効率が向上し、チーム全体の生産性が高まることでさらに別の業務にも取り掛かれそうですね。
ChatGPTとkintoneの連携はもちろん、Yoomを活用して他のアプリも連携し、業務のパフォーマンスを最大限に上げていきましょう。
Yoomはあなたの業務効率化をサポートします。
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