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新規発注先をフォームで申請したら、承認後にboardへ自動登録する方法
発注の管理は企業によって方法が様々ですが、一般的には担当者が申請し、チーム長が承認し、経理が管理システムに登録するという流れが多いのではないでしょうか。支出に関する作業のためステップが煩雑になるのは理解できますが、ちょっぴり面倒な工程だと思いませんか？そこでYoomは、フォームを使って申請が行われたら、担当者に承認依頼を促し、承認されたら自動でboardに発注内容を登録するフローボットを作りました。
本記事では、自動化するメリットとプログラミング不要で実装する方法をご紹介します。
入力フォームを送信後、承認されたらboardに発注先を登録するメリット
手動でできる作業ではありますが、自動化で得られる様々なメリットがあります。
メリット1 一部のユーザーによる手作業が減る
boardは支出管理から、月ごとの売り上げ予測まで管理できる人気なツールです。プランにもよりますが、企業内の一部のユーザーのみ登録や編集の権限が付与されるため「誰でもアクセスしにくい」状況が発生します。セキュリティー面では安心ですが、一部のユーザーに登録作業が偏ってしまうため承認された発注情報を毎度手入力しなければなりません。自動化できれば、他の業務への時間確保に繋がります。
メリット2 エラーレスな発注管理
発注件数が多いほど、自動化のメリットは顕著に現れます。手動で登録するとヒューマンエラーがおこる可能性が考えられるため、承認された申請のみ自動登録で、エラーレスな発注先登録が実現できます。
メリット3 経営会議中もリアルタイムで確認できる
入出金状況グラフにも即反映できるため、経営会議中もリアルタイムで確認できます。
Yoomを使って、boardへの発注管理を自動化するメリット
アプリ連携は専門の知識と経験、技術が必要です。これから習得を始めると考えるたら、高いハードルを感じてしまいませんか？ でも、Yoomではプログラミング不要で実装できるツールを開発していますので、今日から連携して自動化を体感できるんです！
ノーコードで簡単に連携
Yoomは直感的なインターフェースを提供しています。専門的な知識がなくても、粛々と上から順に設定を行うとサクッと実装できます。日本語での指示が充実しているので、わからない文言をいちいち調べる必要がないんです。
柔軟なカスタマイズ
様々なクライアントからの要望と世間のニーズをふまえてフローボットのテンプレートを作成しています。使いやすそうなフローボットをベースに、さらにカスタマイズできる仕様になっていますので、ご自身の業務フローにあった内容に対応できます。
次のセクションから、「入力フォームを送信後、承認されたらboardに発注先を登録する」フローボットの作り方をYoomのテンプレートを用いてご紹介します。
■概要新規の発注先が増えるたびに、フォームで受け付けた情報を手作業で販売管理システムに登録し、さらに承認を得るプロセスは手間がかかるものです。また、手作業による入力ミスや承認漏れなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動で承認依頼が送られ、承認後に販売・経営管理システムであるboardへ発注先情報が登録される流れを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- boardへの発注先登録を手作業で行い、業務負担を感じている購買や管理部門の方
- フォームで受け付けた申請内容の承認プロセスに時間がかかっている担当者の方
- 発注先の登録から承認までの一連の業務を効率化し、ミスをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- フォーム送信から承認、boardへの登録までが自動化されるため、手作業での転記や確認作業にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による転記ミスや、承認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な発注先管理の実現に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、boardをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで承認依頼機能の「承認を依頼する」アクションを設定し、フォームで受け付けた情報を承認者に送付します。
- 最後に、オペレーションでboardの「発注先の登録」アクションを設定し、承認された情報を元に発注先情報を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- フォームトリガー機能では、発注先情報の登録に必要な項目（会社名、担当者名、連絡先など）を任意で設定してください。
- 承認依頼機能では、依頼メッセージにフォームで取得した情報を変数として埋め込んだり、固定文を設定したりすることが可能です。
- boardに発注先情報を登録する際、フォームで取得した情報などを変数として、boardのどの項目に登録するかを自由に設定できます。
■注意事項- boardとYoomを連携してください。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardへの発注先登録を手作業で行い、業務負担を感じている購買や管理部門の方
- フォームで受け付けた申請内容の承認プロセスに時間がかかっている担当者の方
- 発注先の登録から承認までの一連の業務を効率化し、ミスをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信から承認、boardへの登録までが自動化されるため、手作業での転記や確認作業にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による転記ミスや、承認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な発注先管理の実現に繋がります。
- はじめに、boardをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで承認依頼機能の「承認を依頼する」アクションを設定し、フォームで受け付けた情報を承認者に送付します。
- 最後に、オペレーションでboardの「発注先の登録」アクションを設定し、承認された情報を元に発注先情報を登録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、発注先情報の登録に必要な項目（会社名、担当者名、連絡先など）を任意で設定してください。
- 承認依頼機能では、依頼メッセージにフォームで取得した情報を変数として埋め込んだり、固定文を設定したりすることが可能です。
- boardに発注先情報を登録する際、フォームで取得した情報などを変数として、boardのどの項目に登録するかを自由に設定できます。
■注意事項
- boardとYoomを連携してください。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
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入力フォームを送信後、承認されたらboardに発注先を登録する作り方
事前に準備するもの
アプリをYoomへ連携するため、事前にログインを行ってください。
board
board のマイアプリ登録には、APIトークンの取得が必要です。
＞ヘルプ：boardのマイアプリ登録方法
ステップ1 Yoomのテンプレートをマイプロジェクトへコピーする
こちらのバナーをクリックで、Yoomのワークスペースの「マイプロジェクト」にコピーされます。
■概要新規の発注先が増えるたびに、フォームで受け付けた情報を手作業で販売管理システムに登録し、さらに承認を得るプロセスは手間がかかるものです。また、手作業による入力ミスや承認漏れなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動で承認依頼が送られ、承認後に販売・経営管理システムであるboardへ発注先情報が登録される流れを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- boardへの発注先登録を手作業で行い、業務負担を感じている購買や管理部門の方
- フォームで受け付けた申請内容の承認プロセスに時間がかかっている担当者の方
- 発注先の登録から承認までの一連の業務を効率化し、ミスをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- フォーム送信から承認、boardへの登録までが自動化されるため、手作業での転記や確認作業にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による転記ミスや、承認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な発注先管理の実現に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、boardをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで承認依頼機能の「承認を依頼する」アクションを設定し、フォームで受け付けた情報を承認者に送付します。
- 最後に、オペレーションでboardの「発注先の登録」アクションを設定し、承認された情報を元に発注先情報を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- フォームトリガー機能では、発注先情報の登録に必要な項目（会社名、担当者名、連絡先など）を任意で設定してください。
- 承認依頼機能では、依頼メッセージにフォームで取得した情報を変数として埋め込んだり、固定文を設定したりすることが可能です。
- boardに発注先情報を登録する際、フォームで取得した情報などを変数として、boardのどの項目に登録するかを自由に設定できます。
■注意事項- boardとYoomを連携してください。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardへの発注先登録を手作業で行い、業務負担を感じている購買や管理部門の方
- フォームで受け付けた申請内容の承認プロセスに時間がかかっている担当者の方
- 発注先の登録から承認までの一連の業務を効率化し、ミスをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信から承認、boardへの登録までが自動化されるため、手作業での転記や確認作業にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による転記ミスや、承認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な発注先管理の実現に繋がります。
- はじめに、boardをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで承認依頼機能の「承認を依頼する」アクションを設定し、フォームで受け付けた情報を承認者に送付します。
- 最後に、オペレーションでboardの「発注先の登録」アクションを設定し、承認された情報を元に発注先情報を登録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、発注先情報の登録に必要な項目（会社名、担当者名、連絡先など）を任意で設定してください。
- 承認依頼機能では、依頼メッセージにフォームで取得した情報を変数として埋め込んだり、固定文を設定したりすることが可能です。
- boardに発注先情報を登録する際、フォームで取得した情報などを変数として、boardのどの項目に登録するかを自由に設定できます。
■注意事項
- boardとYoomを連携してください。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
コピーされたら、右上の「編集する」をクリックで、各オペレーションの編集に進みます。
ステップ2 フォームトリガー「取引先情報入力フォーム」
1つめのプロセスボタンをクリックします。
(1/2)フォームを作成
フォームを作成しましょう。そのフォームが送信されるとフローボットが起動します。担当者が入力する発注先情報の項目をフォームに落とし込みます。boardの発注先登録の項目を合わせておくと手動での登録が減るので楽ですよ。今回はデフォルトのフォームの内容のまま進めます。フォームを作成したら、プレビューで実際の見え方を確認しましょう。
アクセス制限を設定も可能です。
→次へ
(2/2)フォームの表示確認と詳細設定
前の画面で設定したフォームの内容が反映されているか確認します。
→保存する
ステップ3 承認を依頼する
2つめのプロセスボタンをクリックします。
(1/1)承認の詳細を記載
タイトル→承認の詳細を記載
承認者→下記の中から選べます。
- フローボットを起動したメンバー
- 特定の承認者を指定
- メールアドレスで担当者を指定（メンバーのみ）
- メールアドレスで担当者を指定（外部ユーザー指定可）
承認内容の詳細→任意でメッセージの内容を選択できます。フォームから抽出された項目の引用も可能です。
承認完了条件→以下から選べます。
- 誰かが承認したら
- 全員が承認したら
差し戻し先のオペレーション→ 承認時に「差し戻す」を選択した場合のオペレーション
- 直前の対応・承認依頼または担当者が事前確認を行うオペレーション
オプションでリマインドの設定も可能です。
→保存する
ステップ4 アプリと連携する「board 発注先の登録」
3つめのプロセスボタンをクリックします。
(1/1)連携アカウントとアクションを選択
タイトル→発注先の登録
アプリ→board
boardと連携するアカウント情報→「＋連携アカウントを追加」をクリック。アカウント名とアクセストークンの入力を求められます。
＞ヘルプ：詳しくはこちら
アクション→発注先の登録
→次へ
(2/2)API接続設定
こちらではboardの発注先登録の項目が表示されています。フォームの回答を引用できます。
APIキー→https://the-board.jp/api_settings で取得したAPIキーを設定してください。下記の項目は必須以外は任意項目となっています。
＜項目一覧＞
- 発注先名（必須）
- 発注先略称名（必須）
- 敬称
- 郵便番号
- 都道府県
- 住所1
- 住所2
- 電話番号
- FAX
- デフォルト支払条件ID
- 振込手数料負担
- NDA締結
- 基本契約書締結
- 書類送付方法
- 備考
- タグ1
- タグ2
- デフォルト和暦表示
- 法人番号
- 会計用名称・コード
- メール設定（TO）
- メール設定（CC）
- アーカイブ状態
- 発注先番号
- デフォルト源泉徴収
- 適格請求書発行事業者の登録番号
→テスト→成功
→保存する
ステップ5 トリガーのスイッチを【ON】にする
フローボットの１つめのプロセスについてるスイッチを【ON】にすると、設定完了です。さっそくフォームを送信して起動してみました。
起動すると、担当者の承認プロセスでメールが届きました。
URLをクリック！
承認を押下すると、boardに発注者が登録されていました。
フロー作成完成です！テンプレートを使ったので、プログラミングの専門知識がない私でも短時間で実装できました。
■概要新規の発注先が増えるたびに、フォームで受け付けた情報を手作業で販売管理システムに登録し、さらに承認を得るプロセスは手間がかかるものです。また、手作業による入力ミスや承認漏れなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動で承認依頼が送られ、承認後に販売・経営管理システムであるboardへ発注先情報が登録される流れを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- boardへの発注先登録を手作業で行い、業務負担を感じている購買や管理部門の方
- フォームで受け付けた申請内容の承認プロセスに時間がかかっている担当者の方
- 発注先の登録から承認までの一連の業務を効率化し、ミスをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- フォーム送信から承認、boardへの登録までが自動化されるため、手作業での転記や確認作業にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による転記ミスや、承認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な発注先管理の実現に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、boardをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで承認依頼機能の「承認を依頼する」アクションを設定し、フォームで受け付けた情報を承認者に送付します。
- 最後に、オペレーションでboardの「発注先の登録」アクションを設定し、承認された情報を元に発注先情報を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- フォームトリガー機能では、発注先情報の登録に必要な項目（会社名、担当者名、連絡先など）を任意で設定してください。
- 承認依頼機能では、依頼メッセージにフォームで取得した情報を変数として埋め込んだり、固定文を設定したりすることが可能です。
- boardに発注先情報を登録する際、フォームで取得した情報などを変数として、boardのどの項目に登録するかを自由に設定できます。
■注意事項- boardとYoomを連携してください。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardへの発注先登録を手作業で行い、業務負担を感じている購買や管理部門の方
- フォームで受け付けた申請内容の承認プロセスに時間がかかっている担当者の方
- 発注先の登録から承認までの一連の業務を効率化し、ミスをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信から承認、boardへの登録までが自動化されるため、手作業での転記や確認作業にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による転記ミスや、承認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な発注先管理の実現に繋がります。
- はじめに、boardをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで承認依頼機能の「承認を依頼する」アクションを設定し、フォームで受け付けた情報を承認者に送付します。
- 最後に、オペレーションでboardの「発注先の登録」アクションを設定し、承認された情報を元に発注先情報を登録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、発注先情報の登録に必要な項目（会社名、担当者名、連絡先など）を任意で設定してください。
- 承認依頼機能では、依頼メッセージにフォームで取得した情報を変数として埋め込んだり、固定文を設定したりすることが可能です。
- boardに発注先情報を登録する際、フォームで取得した情報などを変数として、boardのどの項目に登録するかを自由に設定できます。
■注意事項
- boardとYoomを連携してください。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
Yoomのテンプレートは日々増え続けています。
Yoomでは市場調査し、ニーズがあるテンプレートを日々生産し続けています。boardを使ったテンプレートもたくさん作ってるので、チェックしてくださいね♪
まとめ
いかがでしたか。この連携は慣れたら10〜20分程度で連携できます。たった10〜20分の作業時間で発注者登録の手動登録時間がなくなると考えると、とっても便利になりますね。boardは入出金管理から売り上げ予測のグラフ化も行ってくれるツールのため、経営者にとって便利なサービスです。正確な数字を把握するために必要なのは「確実に登録すること」。自動化すると、エラーレスに登録できるため、経営者にとっても嬉しいポイントではないでしょうか。
元々便利なアプリは、アプリ同士を連携でもっと便利になることは言うまでもありません。
作業を自動化することで、勉強する時間や仲間とのディスカッション、コミュニケーションの時間を作ることに貢献できます。Yoomを使って、あなたとチームの時間をもっと豊かにしましょう♪まずはフリープランのご登録からお試しくださいね。
では、また〜！
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
