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入力フォームを送信後、承認されたらboardに発注先を登録する作り方
事前に準備するもの
アプリをYoomへ連携するため、事前にログインを行ってください。
board
board のマイアプリ登録には、APIトークンの取得が必要です。
＞ヘルプ：boardのマイアプリ登録方法
ステップ1 Yoomのテンプレートをマイプロジェクトへコピーする
こちらのバナーをクリックで、Yoomのワークスペースの「マイプロジェクト」にコピーされます。
発注の管理は企業によって方法が様々ですが、一般的には担当者が申請し、チーム長が承認し、経理が管理システムに登録するという流れが多いのではないでしょうか。支出に関する作業のためステップが煩雑になるのは理解できますが、ちょっぴり面倒な工程だと思いませんか？そこでYoomは、フォームを使って申請が行われたら、担当者に承認依頼を促し、承認されたら自動でboardに発注内容を登録するフローボットを作りました。
本記事では、自動化するメリットとプログラミング不要で実装する方法をご紹介します。
手動でできる作業ではありますが、自動化で得られる様々なメリットがあります。
boardは支出管理から、月ごとの売り上げ予測まで管理できる人気なツールです。プランにもよりますが、企業内の一部のユーザーのみ登録や編集の権限が付与されるため「誰でもアクセスしにくい」状況が発生します。セキュリティー面では安心ですが、一部のユーザーに登録作業が偏ってしまうため承認された発注情報を毎度手入力しなければなりません。自動化できれば、<span class="mark-yellow">他の業務への時間確保に繋がります。</span>
発注件数が多いほど、自動化のメリットは顕著に現れます。手動で登録するとヒューマンエラーがおこる可能性が考えられるため、承認された申請のみ自動登録で、<span class="mark-yellow">エラーレスな発注先登録が実現できます。</span>
入出金状況グラフにも即反映できるため、<span class="mark-yellow">経営会議中もリアルタイムで確認できます。</span>
アプリ連携は専門の知識と経験、技術が必要です。これから習得を始めると考えるたら、高いハードルを感じてしまいませんか？ でも、Yoomではプログラミング不要で実装できるツールを開発していますので、今日から連携して自動化を体感できるんです！
Yoomは直感的なインターフェースを提供しています。専門的な知識がなくても、粛々と上から順に設定を行うとサクッと実装できます。日本語での指示が充実しているので、わからない文言をいちいち調べる必要がないんです。
様々なクライアントからの要望と世間のニーズをふまえてフローボットのテンプレートを作成しています。使いやすそうなフローボットをベースに、さらにカスタマイズできる仕様になっていますので、ご自身の業務フローにあった内容に対応できます。
次のセクションから、「入力フォームを送信後、承認されたらboardに発注先を登録する」フローボットの作り方をYoomのテンプレートを用いてご紹介します。
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アプリをYoomへ連携するため、事前にログインを行ってください。
board のマイアプリ登録には、APIトークンの取得が必要です。
＞ヘルプ：boardのマイアプリ登録方法
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コピーされたら、右上の「編集する」をクリックで、各オペレーションの編集に進みます。
1つめのプロセスボタンをクリックします。
フォームを作成しましょう。そのフォームが送信されるとフローボットが起動します。担当者が入力する発注先情報の項目をフォームに落とし込みます。boardの発注先登録の項目を合わせておくと手動での登録が減るので楽ですよ。今回はデフォルトのフォームの内容のまま進めます。フォームを作成したら、プレビューで実際の見え方を確認しましょう。
アクセス制限を設定も可能です。
→次へ
前の画面で設定したフォームの内容が反映されているか確認します。
→保存する
2つめのプロセスボタンをクリックします。
タイトル→承認の詳細を記載
承認者→下記の中から選べます。
承認内容の詳細→任意でメッセージの内容を選択できます。フォームから抽出された項目の引用も可能です。
承認完了条件→以下から選べます。
差し戻し先のオペレーション→ 承認時に「差し戻す」を選択した場合のオペレーション
オプションでリマインドの設定も可能です。
→保存する
3つめのプロセスボタンをクリックします。
タイトル→発注先の登録
アプリ→board
boardと連携するアカウント情報→「＋連携アカウントを追加」をクリック。アカウント名とアクセストークンの入力を求められます。
＞ヘルプ：詳しくはこちら
アクション→発注先の登録
→次へ
こちらではboardの発注先登録の項目が表示されています。フォームの回答を引用できます。
APIキー→https://the-board.jp/api_settings で取得したAPIキーを設定してください。下記の項目は必須以外は任意項目となっています。
＜項目一覧＞
→テスト→成功
→保存する
フローボットの１つめのプロセスについてるスイッチを【ON】にすると、設定完了です。さっそくフォームを送信して起動してみました。
起動すると、担当者の承認プロセスでメールが届きました。
URLをクリック！
承認を押下すると、boardに発注者が登録されていました。
フロー作成完成です！テンプレートを使ったので、プログラミングの専門知識がない私でも短時間で実装できました。
Yoomでは市場調査し、ニーズがあるテンプレートを日々生産し続けています。boardを使ったテンプレートもたくさん作ってるので、チェックしてくださいね♪
いかがでしたか。この連携は慣れたら10〜20分程度で連携できます。たった10〜20分の作業時間で発注者登録の手動登録時間がなくなると考えると、とっても便利になりますね。boardは入出金管理から売り上げ予測のグラフ化も行ってくれるツールのため、経営者にとって便利なサービスです。正確な数字を把握するために必要なのは「確実に登録すること」。自動化すると、エラーレスに登録できるため、経営者にとっても嬉しいポイントではないでしょうか。
元々便利なアプリは、アプリ同士を連携でもっと便利になることは言うまでもありません。
作業を自動化することで、勉強する時間や仲間とのディスカッション、コミュニケーションの時間を作ることに貢献できます。Yoomを使って、あなたとチームの時間をもっと豊かにしましょう♪まずはフリープランのご登録からお試しくださいね。
では、また〜！
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