Salesforceでステータスが更新されたらboardの案件ステータスを自動更新する方法

[Yoomとは]

Salesforceとboardの連携フローの作り方

今回は「Salesforceでステータスが更新されたらboardの案件ステータスも更新する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
テンプレートを利用することで、イチから設定を行うことなく自動化フローボットを作成できます！

以下の4ステップで設定できます。

1. Salesforceとboardをマイアプリ登録
2. テンプレートを開く
3. トリガーとアクションを設定
4. Salesforceとboardの自動化の動作確認

Yoomを利用していない方はこちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1:Salesforceとboardをマイアプリ登録

SalesforceとboardをYoomに接続するマイアプリ登録を行いましょう。
マイアプリ登録を先にすることで、自動化設定が簡単にできます。

まずは、Salesforceのマイアプリ登録をしましょう。

※Salesforceは一部有料プランでのみご利用いただけるアプリです。
その他のプランは設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなるので、注意してください。
一部有料プランは、2週間の無料トライアルができます。無料トライアル中に制限対象のアプリも使用できます。

マイアプリ登録の方法は、こちらから確認してください。

次に、boardのマイアプリ登録をしましょう。
こちらも先ほどと同様にヘルプページを参照して、登録してください。

Salesforceとboardがマイアプリに表示されたら、マイアプリ登録完了です。

ステップ2:テンプレートを開く

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更する場合は、以下の画面から変更してください。
最初にSalesforceの設定を行うため、「リードオブジェクトにレコードが登録または更新されたら」をクリックしましょう。

ステップ3:トリガーとアクションを設定

以下の画面が表示されるので、設定を確認します。

• 「タイトル」→自由に変更可
• 「Salesforceと連携するアカウント情報」→間違っていないか確認
• 「トリガーアクション」→リードオブジェクトにレコードが登録または更新されたら
  

以下の画面が表示されたら、設定しましょう。

• 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
  ※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意しましょう。
• 「マイドメインURL」→任意で設定

設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

続いて、リード状況が完了の場合とそうでない場合とで分ける分岐の設定を行うので、「コマンドオペレーション」をクリックします。
※分岐をするオペレーションは、一部有料プランでご利用いただける機能です。
その他のプランは設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるため、ご注意ください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→自由に変更可

分岐対象のアウトプット

• 「オペレーション」→リードオブジェクトにレコードが登録または更新されたら
• 「アウトプット」→リード状況

分岐条件

• 「リード状況」、「値を含む」、「完了」

設定を確認できたら、「保存」をクリックします。

続いてboardの設定を行うため、「案件ステータスの更新」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

• 「タイトル」→自由に変更可
• 「boardと連携するアカウント情報」→間違っていないか確認
• 「アクション」→案件ステータスの更新
  

以下の画面が表示されるので、「APIキー」を任意で設定しましょう。

画面をスクロールし、「案件ID」を設定してください。
Salesforceのアウトプットを使用して設定しましょう。
赤枠内の矢印をクリックすると、アウトプットを選択できます。
※今回はSalesforceの連携アプリIDという項目とboardの案件IDを同一のIDにして、更新が行えるようにしています。

スクロールし、「受注ステータス」を設定します。
以下から該当するステータスを選択してください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ4:Salesforceとboardの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正しく起動するか確認してください。

‍設定、お疲れ様でした。

Salesforceやboardを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもSalesforceやboardのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Salesforceを活用した自動化例

Salesforceでステータスが変更されたらファイルを保存する

Salesforceでステータスが変更されると関連ファイルが自動的にストレージサービスに保存されるため、ファイルの作成・格納作業を省ける可能性があります。

Salesforceに新規リードが登録されたら通知する ‍

Salesforceに新規のリードが登録されたら自動で通知されるので、営業活動で重要な新情報を素早くキャッチできるようになるはずです。

Salesforceの商談情報から書類を発行する

Salesforceの商談ページから書類を発行するため、一部の書類管理業務に関する手動作業の負担削減が期待できます。

boardを活用した自動化例

boardに新しい案件が登録されたら通知する

素早い情報共有により、商談の進捗状況を把握しやすくなり、適切なタイミングでフォローアップやサポートを行えるようになるでしょう。

取引や商談が登録されたら、boardに案件を作成する

手入力による転記が不要になり、業務の効率向上につながります。また、人的なミスのリスクも軽減されるかもしれません。

boardで案件が登録されたらフォルダを作成する

登録された案件ごとに専用のフォルダが自動で作成されるため、関連ファイルを整理しやすく、必要な情報をすぐに見つけることができます。

Salesforceとboardを連携するメリット

メリット1:作業負担を軽減できる

Salesforceとboardを連携するメリットとして、担当者の作業負担軽減が挙げられます。
例えば、Salesforceで更新した内容が自動的にboardに反映されるため、<span class="mark-yellow">担当者はステータスの更新を何度も行う必要がなくなり、重要なプロジェクトなどに専念できるでしょう。</span>
最新かつ正確性の高いステータス情報を確認できるようになることで、企業全体の効率化が期待できます。

メリット2:人的ミスを防ぐことができる

手作業が減ることで人的ミスを防ぐことができる点は、自動化の導入で得られるメリットの1つと言えるでしょう。
ステータスの更新を手作業で行っていると、どうしても更新漏れやミスが起こりやすくなります。
しかし、更新作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">原因となる手作業がなくなり、ミスの発生自体を抑制できる可能性があります。</span>
情報の食い違いによる作業の停滞も起きなくなり、プロジェクトの進捗状況が把握しやすくなると予想されます。

まとめ

Salesforceとboardの連携により、効率的なデータ管理や正確性向上が期待できます。
作業が自動で行われることで手作業が不要になり、更新ミスや漏れの防止にもつながるはずです。
その結果、データの正確性が高まり、必要情報を確認・把握しやすくなるでしょう。

Yoomを使用した自動化は、誰でも簡単に導入できることが魅力です。
自動化を体験したい方は、まずはこちらから無料登録してみてください。