Salesforceとboardを連携して自動的にステータスを更新する方法

以下の4ステップで設定できます。

1. Salesforceとboardをマイアプリ登録
2. テンプレートを開く
3. トリガーとアクションを設定
4. Salesforceとboardの自動化の動作確認

Yoomを利用していない方はこちらから無料登録をしてください。
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[Yoomとは]

ステップ1:Salesforceとboardをマイアプリ登録

SalesforceとboardをYoomに接続するマイアプリ登録を行いましょう。
マイアプリ登録を先にすることで、自動化設定が簡単にできます。

まずは、Salesforceのマイアプリ登録をしましょう。
※Salesforceは一部有料プランでのみご利用いただけるアプリです。
その他のプランは設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなるので、注意してください。
一部有料プランは、2週間の無料トライアルができます。
無料トライアル中に制限対象のアプリも使用できます。

マイアプリ登録の方法は、こちらから確認してください。

次に、boardのマイアプリ登録をしましょう。
こちらも先ほどと同様にヘルプページを参照して、登録してください。

Salesforceとboardがマイアプリに表示されたら、マイアプリ登録完了です。

ステップ2:テンプレートを開く

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更する場合は、以下の画面から変更してください。
最初にSalesforceの設定を行うため、「リードオブジェクトにレコードが登録または更新されたら」をクリックしましょう。

ステップ3:トリガーとアクションを設定

以下の画面が表示されるので、設定を確認します。

• 「タイトル」→自由に変更可
• 「Salesforceと連携するアカウント情報」→間違っていないか確認
• 「トリガーアクション」→リードオブジェクトにレコードが登録または更新されたら
  

以下の画面が表示されたら、設定しましょう。

• 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
  ※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意しましょう。
• 「マイドメインURL」→任意で設定

設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

続いて、リード状況が完了の場合とそうでない場合とで分ける分岐の設定を行うので、「コマンドオペレーション」をクリックします。
※分岐をするオペレーションは、一部有料プランでご利用いただける機能です。
その他のプランは設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるため、ご注意ください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→自由に変更可

分岐対象のアウトプット

• 「オペレーション」→リードオブジェクトにレコードが登録または更新されたら
• 「アウトプット」→リード状況

分岐条件

• 「リード状況」、「値を含む」、「完了」

設定を確認できたら、「保存」をクリックします。

続いてboardの設定を行うため、「案件ステータスの更新」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

• 「タイトル」→自由に変更可
• 「boardと連携するアカウント情報」→間違っていないか確認
• 「アクション」→案件ステータスの更新
  

以下の画面が表示されるので、「APIキー」を任意で設定しましょう。

画面をスクロールし、「案件ID」を設定してください。
Salesforceのアウトプットを使用して設定しましょう。
赤枠内の矢印をクリックすると、アウトプットを選択できます。
※今回はSalesforceの連携アプリIDという項目とboardの案件IDを同一のIDにして、更新が行えるようにしています。

スクロールし、「受注ステータス」を設定します。
以下から該当するステータスを選択してください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ4:Salesforceとboardの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正しく起動するか確認してください。

Salesforceを使ったその他の自動化例

1.Salesforceで取引先が登録されたら、Google Driveにフォルダを自動作成するフローです。
取引先ごとにフォルダが自動作成されるため、書類の紛失を防げます。
手作業でフォルダを作成しなくていいので、作成ミスや漏れが減ります。

2.SalesforceでToDoオブジェクトが登録されたら、自動的にNotionに追加するフローです。
NotionでもSalesforceのToDoを確認できるため、ツール間の移動を減らせます。
タスクの進捗状況を可視化できるため、チームメンバーの進捗把握にも役立つでしょう。

3.Salesforceの商談情報から自動で見積書を発行し、Chatworkにファイルを送信するフローです。
Chrome拡張機能トリガーを活用するので、Salesforce上でトリガーを起動させることができます。
見積書作成とファイル送信が自動化されるため、担当者の負担が軽減されます。

まとめ

Salesforceとboardの連携により、効率的なデータ管理や正確性向上が期待できます。
この自動化により、手作業が不要になり、更新ミスや漏れを防ぐことができます。
その結果、データの正確性が高まり、プロジェクトの進捗状況が把握しやすくなるでしょう。

Yoomを使用した自動化は、誰でも簡単に導入できることが魅力です。
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