「毎月の分割請求、boardへの情報更新が手間で時間がかかる…」
「Google スプレッドシートで管理している請求情報をboardに手入力していて、ミスが起きないかいつも不安…」
このように、販売管理ツール「board」における分割請求の案件管理に関して、手作業での更新や確認に多くの時間を費やしていませんか？
もし、Google スプレッドシートなどの情報が更新されたタイミングで、boardの分割請求案件が自動で更新される仕組みがあれば、これらの悩みから解放されるはずです。手作業による入力ミスや更新漏れをなくし、請求業務を正確かつ迅速に進めることができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはboardの分割請求情報を自動更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google スプレッドシートで行が更新されたら、boardの分割請求の案件を更新する
試してみる
■概要
boardでの分割請求の案件管理において、情報の変更を手作業で更新するのは手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。特に、外部のシートで管理している情報を都度boardに反映させる作業は負担になりがちです。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行更新をトリガーにして、boardの分割請求案件情報を自動で更新できます。boardにおける分割請求の管理を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardとGoogle スプレッドシートで分割請求の案件管理を手作業で行っている方
- boardの分割請求に関する更新作業を自動化し、入力ミスや漏れをなくしたい方
- 案件情報の更新作業を効率化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの情報が更新されると自動でboardの分割請求案件が更新されるため、手作業での転記時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による情報の転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとboardをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでboardを選択し、「案件の更新(分割請求)」アクションを設定し、トリガーで取得した情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視対象としたいスプレッドシートのIDやシートIDを任意で設定してください。
- boardのオペレーション設定では、更新したい案件の各項目に対して、Google スプレッドシートから取得したどの情報を反映させるかを任意で設定できます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
Google スプレッドシートの情報を基にboardの分割請求を更新するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートの行が更新された際に、boardの分割請求案件を自動で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：board／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Google スプレッドシートとboardのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Google スプレッドシートのトリガー設定とboardのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Google スプレッドシートで行が更新されたら、boardの分割請求の案件を更新する
試してみる
■概要
boardでの分割請求の案件管理において、情報の変更を手作業で更新するのは手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。特に、外部のシートで管理している情報を都度boardに反映させる作業は負担になりがちです。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行更新をトリガーにして、boardの分割請求案件情報を自動で更新できます。boardにおける分割請求の管理を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardとGoogle スプレッドシートで分割請求の案件管理を手作業で行っている方
- boardの分割請求に関する更新作業を自動化し、入力ミスや漏れをなくしたい方
- 案件情報の更新作業を効率化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの情報が更新されると自動でboardの分割請求案件が更新されるため、手作業での転記時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による情報の転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとboardをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでboardを選択し、「案件の更新(分割請求)」アクションを設定し、トリガーで取得した情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視対象としたいスプレッドシートのIDやシートIDを任意で設定してください。
- boardのオペレーション設定では、更新したい案件の各項目に対して、Google スプレッドシートから取得したどの情報を反映させるかを任意で設定できます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
ステップ1：boardとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Google スプレッドシートのマイアプリ連携は、以下のナビを参照して連携しましょう。
それでは、boardの連携方法を解説します。
【boardのマイアプリ連携】
Yoomのアカウントにログインしたら、「マイアプリ」→「新規接続」を選択してください。
検索窓にboardと入力するとboardのアイコンが表示されるので、クリックしましょう。
次の画面で「アカウント名」と「アクセストークン」を設定します。
※マイアプリ登録の詳細は、以下のリンクを参照してください。
boardのマイアプリ登録方法
「アカウント名」は任意のものを入力してくださいね。
boardにログインした後、APIトークンの生成画面に移動しましょう。
APIトークンを取得するには、「新規トークン生成」ボタンをクリックしてください。
※APIキーは、オペレーションの設定時にも使うため、控えておきましょう。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、boardの分割請求の案件を更新する
試してみる
■概要
boardでの分割請求の案件管理において、情報の変更を手作業で更新するのは手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。特に、外部のシートで管理している情報を都度boardに反映させる作業は負担になりがちです。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行更新をトリガーにして、boardの分割請求案件情報を自動で更新できます。boardにおける分割請求の管理を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardとGoogle スプレッドシートで分割請求の案件管理を手作業で行っている方
- boardの分割請求に関する更新作業を自動化し、入力ミスや漏れをなくしたい方
- 案件情報の更新作業を効率化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの情報が更新されると自動でboardの分割請求案件が更新されるため、手作業での転記時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による情報の転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとboardをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでboardを選択し、「案件の更新(分割請求)」アクションを設定し、トリガーで取得した情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視対象としたいスプレッドシートのIDやシートIDを任意で設定してください。
- boardのオペレーション設定では、更新したい案件の各項目に対して、Google スプレッドシートから取得したどの情報を反映させるかを任意で設定できます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されます。
ステップ3：Google スプレッドシートのトリガー設定
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
ここからは「Google スプレッドシートで行が更新されたら、boardの分割請求の案件を更新する」フローボットを設定していきます。
赤枠をクリックしましょう！
※Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
アクションはそのままで、アカウント情報が間違っていないか確認します。
「次へ」をクリックしましょう！
トリガーの起動間隔は、5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。
基本的には契約プランの最短起動間隔がおすすめです！
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
スプレッドシートID・シートIDは、入力欄をクリックして表示される「候補」から選択してください。
ここで、Google スプレッドシートの画面に移動し、任意の行を更新します。
シート内には「案件ID」と「案件名」を必ず設定してください。
今回はC列（「社内メモ」）を更新対象とします。
