社内の請求・見積もりをboardで管理されている企業・事業主さま必見！boardとGoogle Driveの連携で、これまで手動で行っていた簡単だけど手間だった業務の自動化ができるんです。
boardは請求書の管理から支払いまでの一連のプロセスを一元管理できるとっても便利なツールです。GoogleDriveと連携し、自動でフォルダを作成できるとどのような効率化が図れるのでしょうか。本記事では、具体的なメリットの考察とフローをプログラミング不要で実装する方法をご紹介します。
boardとGoogleDriveを連携することで、得られるメリットと具体的な自動化例をまとめました。
boardで新規課題を登録すると、自動でGoogleDriveに新規フォルダを作成することができます。手動でフォルダを作成する手間が省けます！ちょっとした自動化ですが、作業時間を減らし、転記ミスを減らすことにも繋がります。大量の案件を管理する事業ほど、効果絶大です！
Google Driveに専用フォルダが自動できると、案件に紐づいたデータを格納する場所ができるため、共同作業者との連携がスムーズになります。ルールを設けることで、共同管理者が独自にファイル管理を行うことが減り、コミュニケーションがスムーズになります。
boardとGoogle Driveの連携でできるメリットと自動化例を考察しました。上記の自動化を導入するには、プログラミングの技術と知識が必要になります。プログラミング…全く触れたことがなかったら、取り組みのハードルが上がってしまいますよね。社内にリソースがあっても、毎回依頼するのもなぁ…なんてお悩みはありませんか？
Yoomでは、アプリの連携をノーコードで実装できるサービスを開発しています。
次のセクションから、「boardで案件が登録されたら、Google Driveにフォルダを作成する」フローボットの作り方をYoomのテンプレートを用いてご紹介します。
ご利用はフリープランからお試しいただけます！まずはご登録をどうぞ♪
既存のテンプレートを使えば、とっても簡単に実装できます。今回は2つのオペレーションのため、慣れたら10分程度で起動できます。
それぞれのアプリをYoomと連携させる必要があります。
連携するboardにログインし、boardのAPIキー、APIトークン（新規作成）を取得しておきます。取得方法とboardのマイアプリ登録はこちらの記事で詳しくご紹介しています。
連携させるGoogleアカウントが必要です。
Google Drive内での親フォルダの作成→格納先のフォルダを作成してください。そのフォルダの中に新規フォルダが自動で作成されていきます。
こちらのバナーをクリックで、Yoomのワークスペースの「マイプロジェクト」にコピーされます。
右上の「編集する」をクリックで、各オペレーションの編集に進みます。
アプリトリガーのタイトル→新しい案件が登録されたら
アプリ→board
boardと連携するアカウント情報→「＋連携アカウントの追加」をクリック。アカウント名（任意）とアクセストークン（APIトークン）を入力して完了です。
トリガーアクション→新しい案件が登録されたらを選択。
→次へ
トリガーの接続間隔→5分、10分、15分、30分、60分の中から選べます。
APIキー→boardから取得した文字列を入力します。
→テストをクリック！
→成功 アウトプットにはboardの案件から抽出できる情報が項目ごとにあげられています。後ほどGoogle Driveに新規作成するフォルダ名に一部反映されます。
→保存する
フローボットの２番めのフ操作（アプリと連携する）をクリック。
タイトル→フォルダを作成する
アプリ→Google Drive
Google Driveと連携するアカウント情報→Googleアカウントにログインの画面に進みます。連携するアカウントを選択し、指示に従いYoomとの連携連携を行ってください。
フォルダ→フォルダを作成する（デフォルトのままでOK）
→次へ
フォルダ名→テンプレートでは先ほどのアウトプットから「顧客名」と「案件名」はフォルダ名として設定されています。こちらは任意でカスタマイズが可能。編集欄をクリックすると、先程のアウトプット項目が表示されます。その中から選択してください。
作成先のフォルダID→編集欄をクリック。事前に作成しておいたフォルダ名が表示されたら選択してください。または親となるフォルダのIDを入力してください。URL内の「/drive/folders/●●●●」部分がフォルダIDとなります。
→テストをクリック
→成功 アウトプットでは作成したフォルダのIDが確認できました。
→保存して次へ
フローボットのメールトリガーを【ON】にしてフローボットを動かしてみましょう。
boardに下記の案件を登録してみました。
顧客：boardテスト
案件名：テスト案件_2024/07/26
トリガーで起動時間を5分で設定したので、少し待つとGoogle Driveにフォルダが作成されていました。
大成功です♪
Yoomでは他にも使いやすいフローボットのテンプレートをたくさんご用意しています！今回「boardで案件が登録されたら、Google Driveにフォルダを作成する」フローに着目しましたが、他のフローと連携してさらに自動化の促進ができます。
新規案件登録をトリガーに、LINEに通知するフローボットです。boardは公式でメール、Slack、ChatWorkへの通知を連携できると発表していますが、Yoomを使うことで他のツールへの通知も可能なんです！新規案件の登録を通知することで、先のタスクが予想しやすくなるため共同作業者のリソースの確保に繋がりそうです。
自動作成したGoogle Driveの専用フォルダにファイルが格納されたら、ChatWorkに通知・自動アップロードできるフローです。通知を自動化することで共有漏れを解消することができ、進捗確認の手間も省けそうですね。
いかがでしたでしたか？ 今回はboardとGoogle Driveの連携でできる自動化をプログラミング不要で実装できる方法のご紹介でした。
boardは個人的に使いやすいツールでとっても気に入っています。boardとGoogle Driveの連携は公式のサービスでも可能になったんですが、Yoomを使うことで自動化できたりよりカスタマイズ性が高いフローを組むことが可能なんです。連携することで、これまで手動で行ってきた作業の負担を削減し、よりタイムリーに進行ができるのではないでしょうか。
社内では同じツールを使っていても、今はアウトソーシングが活発な時代。部分的に作業を社外の人に依頼するケースも多いと思います。
つい発注先への連絡が遅くなってしまって知らない間にコミュニケーションのギャップが生じてしまいがちなのも、見えない課題だったりします。連携によって劇的に減る業務もあれば、こういった小さな連携でも積み重ねで時間短縮になり、その分コミュニケーションをしっかり行って関係性が良くなる場合もあります。
Yoomを使うとノーコードでアプリの連携を行うことができ、日常的な作業を自動化することができます。
作業を自動化することで、勉強する時間や仲間とのディスカッション、コミュニケーションの時間を作ることに貢献できます。Yoomを使って、あなたとチームの時間をもっと豊かにしましょう♪まずはフリープランのご登録からお試しくださいね。
では、また〜！
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