boardで案件が登録されたら、Google Driveにフォルダを作成する方法

社内の請求・見積もりをboardで管理されている企業・事業主さま必見！
boardとGoogle Driveの連携で、これまで手動で行っていた簡単だけど手間だった業務の自動化ができるんです。

boardは請求書の管理から支払いまでの一連のプロセスを一元管理できるとっても便利なツールです。
GoogleDriveと連携し、自動でフォルダを作成できるとどのような効率化が図れるのでしょうか。
本記事では、具体的なメリットの考察とフローをプログラミング不要で実装する方法をご紹介します。

とにかく早く試したい方へ

YoomにはboardとGoogle Driveを連携するためのテンプレートが用意されています。 今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！

boardで案件が登録されたら、Google Driveにフォルダを作成する

試してみる

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■概要

boardで新規案件が登録されたら、Google Driveに連携して案件名のフォルダを作成するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方

・営業アシスタントや経理担当

・事務職員やオフィスマネージャー

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2.Google Driveでデータの格納を行う方

・企業情報ごとにフォルダを作成している営業アシスタント

・共有フォルダを使用して各部署で情報共有している企業の担当者

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3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考える方

・業務効率化を目指している中小企業の経営者

・多方面のタスクを抱える事務担当者

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■このテンプレートを使うメリット

・ファイルの格納用フォルダを登録内容を基にして、自動で作成することができます。

・boardで新規案件が登録されたら、Google Driveへのフォルダ作成を自動化することで、手作業による作成の手間を省き、業務の効率が向上します。

・boardに登録された案件ごとに専用のフォルダが自動で作成されるため、関連ファイルを整理しやすく、必要な情報をすぐに見つけることができます。

‍

■注意事項

・board、Google DriveのそれぞれとYoomを連携させてください。

詳細を見る 試してみる

boardとGoogle Driveを連携してできること

boardとGoogle Drive APIをつなげると、boardで管理している顧客データをもとにGoogle Driveに自動でフォルダを作成できます。

手作業によるフォルダ作成の手間や入力規則のミスといったヒューマンエラーを減らし、スムーズな情報整理を実現します。

以下では、自動化の具体例をいくつか紹介します。気になる内容があればぜひチェックしてみてください。

boardで案件が登録されたら、Google Driveにフォルダを作成する

boardに新しい案件情報が登録されるたびに、手動でGoogle Driveにフォルダを作るのは件数が増えるほど負担になります。

この連携を設定すれば、登録された案件情報をもとにGoogle Driveへ自動で専用フォルダを作成できるため、手作業でのフォルダ作成や名前付けの手間を省き、関連資料をまとめて保管しやすくなります。

boardで案件が登録されたら、Google Driveにフォルダを作成する

試してみる

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■概要

boardで新規案件が登録されたら、Google Driveに連携して案件名のフォルダを作成するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方

・営業アシスタントや経理担当

・事務職員やオフィスマネージャー

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2.Google Driveでデータの格納を行う方

・企業情報ごとにフォルダを作成している営業アシスタント

・共有フォルダを使用して各部署で情報共有している企業の担当者

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3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考える方

・業務効率化を目指している中小企業の経営者

・多方面のタスクを抱える事務担当者

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■このテンプレートを使うメリット

・ファイルの格納用フォルダを登録内容を基にして、自動で作成することができます。

・boardで新規案件が登録されたら、Google Driveへのフォルダ作成を自動化することで、手作業による作成の手間を省き、業務の効率が向上します。

・boardに登録された案件ごとに専用のフォルダが自動で作成されるため、関連ファイルを整理しやすく、必要な情報をすぐに見つけることができます。

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■注意事項

・board、Google DriveのそれぞれとYoomを連携させてください。

詳細を見る 試してみる

boardで特定条件に合う顧客が登録されたら、Google Driveにフォルダを作成する

「受注確度が高い」「特定のプランを契約した」といった条件に合う顧客のフォルダだけを作成したい場合、手作業での振り分けは効率的とはいえません。

この連携を利用すれば、boardに登録された顧客の中から特定の条件に合致する顧客のフォルダのみをGoogle Driveに自動作成できるため、不要なフォルダを減らしつつ、より効率的に顧客情報を整理できます。

boardで特定条件に合う顧客が登録されたら、Google Driveにフォルダを作成する

試してみる

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■概要

クラウド型案件管理ツール「board」で管理している顧客情報が増えるたびに、関連資料を保管するGoogle Driveのフォルダ作成を手作業で行っていませんか？この作業は件数が増えるにつれて負担が大きくなり、作成漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローは、boardで特定の条件を満たす顧客が登録された際に、Google Driveへ自動でフォルダを作成するものです。面倒なフォルダ作成業務を自動化し、スムーズな顧客情報管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• boardで顧客情報を管理し、Google Driveで関連ファイルを保管している方
• 顧客登録の都度、手作業でフォルダを作成する業務に手間を感じている方
• フォルダ作成のルールを統一し、ヒューマンエラーを未然に防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• boardへの顧客登録をきっかけに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業で行っていたGoogle Driveでのフォルダ作成時間を短縮できます
• 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の品質を均一に保つことに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、boardとGoogle DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい顧客が作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、分岐機能で作成の場合のみ後続アクションに進むように「作成日時＝更新日時」という条件を設定します。この分岐がないと、更新の場合も次のアクションに進みます。
4. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むようにします
5. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、任意のフォルダを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• boardのトリガー後に設定する分岐条件は、フォルダ作成の対象としたい顧客の条件（例：特定のステータスや担当者など）に合わせて任意で設定してください
• Google Driveでフォルダを作成する際に、どの親フォルダ配下に作成するか、またフォルダ名（例：「顧客名」や「案件ID」など）を任意で設定してください

■注意事項‍

• boardとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
  

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boardとGoogle Driveの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にboardとGoogle Driveを連携したフローを作成してみましょう！

今回はYoomを使用して、ノーコードでboardとGoogle Driveの連携を進めていきます。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回使用するアプリはこちら：board／Google Drive

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は「boardで案件が登録されたら、Google Driveにフォルダを作成する」フローを作成していきます！

作成の流れは大きく分けて以下です。

• boardとGoogle Driveをマイアプリ連携
• 該当のテンプレートをコピー
• boardのトリガー設定、分岐設定、Google Driveのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

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ステップ1：boardとGoogle Driveをマイアプリ連携する

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！

それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。

boardの場合

「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されます。boardを検索して選択しましょう。

「アカウント名」と「アクセストークン」を入力して「追加」を選択しましょう。
boardのマイアプリ連携について、詳しくはこちらを参考にしてくださいね。

「マイアプリ」にboardが表示されていれば連携完了です！

Google Driveの場合

「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されます。
Google Driveを検索して選択しましょう。

「Sign in with Google」を選択します。

Yoomと連携したいアカウントを選択します。

アクセス権限について確認して「続行」を選択しましょう。

「マイアプリ」にGoogle Driveが表示されていれば連携完了です。

‍ステップ2 アプリトリガーを設定
「board 新しい案件が登録されたら」をクリックします。

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

アプリトリガーのタイトル：自由に入力可能
アプリ：boardを選択
boardと連携するアカウント情報：「＋連携アカウントの追加」をクリック
トリガーアクション：新しい案件が登録されたらを選択
入力が終わったら「次へ」をクリックします。

(2/2)アプリトリガーのAPI接続設定

トリガーの接続間隔：5分、10分、15分、30分、60分の中から選べます。

 APIキーはboardのサイトから確認できます。 

入力が終わったら「テスト」をクリックしましょう！
成功すると、アウトプットにboardの案件から抽出できる情報が項目ごとにあげられます。
入力が終わったら「保存する」をクリックします。

ステップ3 アプリを連携する「Google Driveフォルダを作成する」

フローボットの２番めの操作（アプリと連携する）をクリックします。

(1/2)連携アカウントとアクションを設定

タイトル：自由に設定可能
アプリ：Google Drive
Google Driveと連携するアカウント情報：Googleアカウント情報が表示される
アクション：フォルダを作成する（デフォルトのままでOK）

入力が終わったら「次へ」をクリックします。

(2/2)API接続設定

 フォルダ名は先ほどのアウトプットから「顧客名」と「案件名」はフォルダ名として設定されています。
こちらは任意でカスタマイズすることが可能です。編集欄をクリックすると、先程のアウトプット項目が表示されます。その中から選択してください。
作成先のフォルダIDは候補から選択できます。
入力が終わったら「テスト」をクリックしましょう！ 

テストに成功し、作成したフォルダのIDが確認できました！
保存して次へ進みましょう。

ステップ4 アプリトリガーを【ON】にする

フローボットのメールトリガーを【ON】にしてフローボットを動かしてみましょう。 

boardに下記の案件を登録してみました。
顧客：boardテスト
案件名：テスト案件_2024/07/26

トリガーで起動時間を5分で設定したので、少し待つとGoogle Driveにフォルダが作成されていました。

Google Driveのデータを board に連携したい場合

今回はboardからGoogle Driveへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle Driveからboardへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Google Driveに保存した契約書の内容を自動でboardに登録する、といった業務フローも実現可能です。

Google Driveにファイルが格納されたら、OCRで顧客情報を読み取りboardに追加する

契約書や申込書といった書類をGoogle Driveにアップロードした後、その内容を目で確認しながらboardに手入力する作業は、時間がかかる上に転記ミスの原因にもなります。

この連携はAI-OCRなどの抽出処理を活用し、Google Driveに保存された契約書や申込書などのファイルから顧客情報を自動で読み取り、boardに新規顧客として登録するため、手作業でのデータ入力の手間と転記ミスを減らすことができます。

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Google Driveで特定条件に合うファイルが格納されたら、OCRで顧客情報を読み取りboardに追加する

様々なファイルが保存されているGoogle Driveの中から、特定のファイルだけを処理対象としたいケースは少なくありません。

この連携では、分岐処理を組み合わせることで、Google Drive内の特定のフォルダに格納されたファイルや、特定のファイル名のものだけを対象にOCR処理を実行し、boardに顧客情報を登録できるため、より精度の高い自動化フローを構築することが可能です。

Google Driveで特定条件に合うファイルが格納されたら、OCRで顧客情報を読み取りboardに追加する

試してみる

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■概要

Google Driveに格納された申込書や発注書などのPDFファイルを、一件ずつ手作業で顧客管理ツールであるboardに登録していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなりかねません。このワークフローは、Google Driveとboardの連携を自動化し、こうした課題を解消します。特定のフォルダにファイルが追加されるだけで、OCRが自動で文字情報を読み取り、boardへ顧客情報として登録するため、手作業によるデータ入力から解放されます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveで受け取った申込書などの情報を、手作業でboardに登録している方
• Google Driveとboardを連携させ、顧客登録業務の自動化を実現したいと考えている方
• 手作業による顧客情報の転記ミスや、対応漏れなどの課題を解決したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveにファイルが格納されると、自動でboardに顧客情報が登録されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮することができます。
• OCRによる自動読み取りでデータが登録されるので、手入力による転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとboardをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイル名や形式など特定の条件に合致した場合のみ、後続の処理が進むようにします。
4. 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
5. 次に、オペレーションでAI機能の「OCRで文字を抽出」を設定し、ダウンロードしたファイルから顧客情報を読み取ります。
6. 最後に、オペレーションでboardの「顧客の登録」アクションを設定し、抽出した情報をマッピングして顧客を登録します。

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、ファイル名に「申込書」が含まれている場合や、ファイル形式が「PDF」である場合など、ユーザーの運用に合わせて柔軟に条件を設定することが可能です。
• OCRで抽出した情報のうち、どのテキストをboardの「会社名」や「住所」といったどの項目に登録するかは、任意でマッピング（紐付け）設定してください。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項‍

• Google DriveとboardのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上、OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
  
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。
  

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boardやGoogle Driveを活用したその他の自動化テンプレート

boardやGoogle Driveを組み合わせれば、日々のルーチンワークをぐっと効率的に進められます。

データ整理や情報共有の負担を減らし、重要な業務に集中できる環境づくりに役立ちます。

boardを使った便利な自動化例

boardを使えば、案件や顧客情報をもとに外部ツールへスムーズに連携できます。通知やフォルダ作成を自動化することで、情報整理の手間を省き、作業ミスを防ぎやすくなります。

boardで顧客が登録されたら、Dropboxにフォルダを作成する

試してみる

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‍■概要

boardで管理している顧客情報に関連するファイルをDropboxで保管しているものの、新しい顧客が増えるたびに手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。この単純作業は時間がかかるだけでなく、フォルダ名の入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、boardへの顧客登録をきっかけにDropboxのフォルダ作成を自動化するため、Dropboxとboardを連携させた業務の非効率を解消し、管理業務を円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• boardでの顧客管理とDropboxでのファイル管理を手作業で行っており、連携させたいと考えている方
• Dropboxとboardを活用した定型業務を自動化し、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方
• 顧客管理に関連する業務の標準化を進め、チーム全体の生産性を向上させたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• boardに新しい顧客が登録されると、自動でDropboxにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 手作業によるフォルダ名の入力ミスや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客管理業務の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、boardとDropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい顧客が作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、新規で顧客が作成された場合のみ、後続の処理が実行されるようにします。
4. 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、boardから取得した顧客情報を基にした名称でフォルダを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxでフォルダを作成するアクションでは、どのフォルダ内に新しい顧客フォルダを作成するか、作成先の親フォルダを任意で指定してください。
• 作成するフォルダ名は、boardから取得した顧客名や顧客IDといった情報を組み合わせて、自社の運用ルールに合わせた形式に自由に設定することが可能です。

■注意事項‍

• boardとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
  

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boardに案件が登録されたら、Slackに通知する

試してみる

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■概要

boardに新しい案件が登録されたら、Slackに通知するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.社内の他部署と連携したい方

・営業部門が獲得した案件の情報を開発部門やサポート部門と共有したい場合

・マーケティング部門が企画したキャンペーンの進捗状況を経営層と共有したい場合

・部門を横断したプロジェクトにおいて情報共有を円滑に進めたい場合

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2.プロジェクトマネージャー

・boardの特定のプロジェクト・案件の進捗状況を常にSlack内で把握したい方

・案件の登録状況をリアルタイムで把握してリソース配分やスケジュールの調整に役立てたい方

・board内で重要な案件の登録を見逃さずに早急に対応したい方

■このテンプレートを使うメリット

boardは、チームでのプロジェクト管理に欠かせないツールですが、新しい案件の登録を見逃してしまうと、対応が遅れてしまう可能性があります。
特に、チームメンバーがそれぞれ異なるタスクを抱えている場合において、boardの画面を常にチェックすることは困難になります。

このフローを活用すれば、チームメンバーはSlackの通知によって、新しい案件の登録情報を直ぐに把握することができます。
これにより、迅速な対応が可能となり、プロジェクト全体の進捗をスムーズに進めることができま業務の効率化に繋がります。

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■注意事項

・board、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。

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boardで案件が登録されたら、Boxにフォルダを作成する

試してみる

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■概要

boardで案件が登録されたら、Boxにフォルダを作成するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.boardとBoxを業務で使用している方

・boardとBoxを使用して業務の効率化を図りたい方

・Boxでのフォルダ作成を自動化したい方

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2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方

・業務効率化を目指している中小企業の経営者

・入力作業の多い総務、事務の担当者

・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者

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■このテンプレートを使うメリット

・boardで案件が登録されたら、自動でBoxにフォルダを作成できるため、手作業による作成の手間を省き、業務の効率が向上します。

・boardに登録された案件ごとに専用のフォルダが自動で作成されるため、関連ファイルを整理しやすく、必要な情報をすぐに見つけることができます。

・案件ごとにフォルダが作成されることにより、関連ファイルを一元管理できファイル共有が容易になることで、業務効率が大幅に向上します。

・手作業によるフォルダ作成ミスやファイルの格納ミスなどを防ぎぐことができ、業務向上に繋がります。

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■注意事項

・board、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。

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boardで顧客が登録されたら、Smartsheetに行を追加する

試してみる

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■概要

クラウド型見積・請求・発注書作成サービスであるboardで管理している顧客情報を、Smartsheetのボードビューなどでプロジェクト管理に活用する際、手作業でのデータ転記に手間を感じていませんか。こうした定型的な入力作業は、ミスや更新漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、boardに新しい顧客が登録されるだけで、Smartsheetに自動で行が追加され、顧客管理プロセスをスムーズに連携、効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• boardとSmartsheetを併用し、顧客情報の手入力による転記作業をなくしたい方
• boardの顧客情報を基にSmartsheetのボード機能でタスク管理を行っている方
• 顧客登録からプロジェクト開始までの一連の流れを自動化し、業務効率を改善したい方

■このテンプレートを使うメリット

• boardに顧客情報が登録されると、自動でSmartsheetに行が追加されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます
• 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保てます

■フローボットの流れ

1. はじめに、boardとSmartsheetをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい顧客が作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、分岐機能で作成の場合のみ後続アクションに進むように「作成日時＝更新日時」という条件を設定します。この分岐がないと、更新の場合も次のアクションに進みます。
4. 最後に、オペレーションでSmartsheetを選択し、「行を追加」アクションを設定して、boardから取得した顧客情報をSmartsheetに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Smartsheetに行を追加するアクションでは、会社名や担当者名など、boardから取得したどの情報をどの列に追加するかを任意でマッピングしてください

■注意事項‍

• boardとSmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
  

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boardに新しい案件が登録されたら、Googleスプレッドシートにレコードを登録する

試してみる

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■概要

boardに新しい案件が登録されたら、Googleスプレッドシートにレコードを登録するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.boardとGoogleスプレッドシートを併用している営業チーム

・手作業でのデータ入力の手間を省き、リード管理を効率化したい方

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2.boardとGoogleスプレッドシートを併用しているマーケティングチーム

・boardで案件情報を管理し、Googleスプレッドシートで案件ごとのマーケティング施策の効果測定や分析を行いたい方

・案件情報とマーケティングデータを一元管理し、データに基づいた施策改善をしたい方

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■このテンプレートを使うメリット

・boardで案件が登録されたら、自動でGoogleスプレッドシートにレコードが登録されるため、手作業による入力の手間が省くことができ、業務効率が大幅に向上します。

・boardで案件が登録されると、すぐににGoogleスプレッドシートにレコードが登録されるので常に最新の情報を保つことができます。

・案件情報をboardとGoogleスプレッドシートで一元管理できるため、情報を探す手間が省けることにより、業務効率の改善につながります。

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■注意事項

・board、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携させてください。

詳細を見る 試してみる

Google Driveを使った便利な自動化例

Google Driveにファイルが追加された際の処理を自動化すれば、OCRやデータ保存、通知まで一連の流れを効率化できます。

面倒な手作業を減らし、管理や共有の負担を和らげられます。

Google Driveで特定のファイルが更新されたら、Google スプレッドシートを更新する

試してみる

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■概要

Google Driveで管理しているファイルの内容を、都度Google スプレッドシートに転記する作業に手間を感じてはいないでしょうか。
この単純ながらも重要な作業は、更新漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを引き起こす原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Google Drive内の特定ファイルが更新されたことを検知し、Google スプレッドシートの対応するレコードを自動で更新することが可能です。
これにより、手作業をなくし、情報の正確性を保つことができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveとGoogle スプレッドシートを連携させ、手作業でのデータ転記をなくしたい方
• ファイルの更新漏れや入力ミスを防ぎ、データの整合性を常に正確に保ちたいと考えている方
• 定型的な更新作業を自動化し、より重要なコア業務に集中したいプロジェクト担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveのファイル更新をトリガーとして、自動でGoogle スプレッドシートが更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 人の手を介さずにデータが自動で連携されるため、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定し、監視対象のファイルを指定します。
3. 続いて、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定の条件を満たした場合にのみ、後続の処理が実行されるようにします。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、指定したスプレッドシート内のレコード情報を更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーに設定しているGoogle Driveは、BoxやDropboxといった、Yoomが連携する他のファイルストレージサービスに変更してワークフローを構築できます。
• オペレーションに設定している分岐の条件は、ファイル名や更新日時など、トリガーから取得した情報をもとに、任意の条件に変更することが可能です。
• Google スプレッドシートのオペレーションは、レコードの更新だけでなく行の追加などに変更したり、kintoneやAirtableなどのデータベースアプリに置き換えることもできます。

‍■注意事項

• Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
  フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
  無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Google Driveにファイルがアップロードされたら、Googleカレンダーに予定を作成する

試してみる

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■概要

Google Driveにアップロードされた請求書や契約書の内容を確認し、Googleカレンダーに手入力でスケジュールを登録する作業に手間を感じていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスによって重要な期日を見落とすリスクも伴います。
このワークフローを活用することで、Google DriveとGoogleカレンダーをスムーズに連携させ、ファイルが追加されるだけで自動で予定が作成されるため、こうした定型業務の課題を解消し、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveとGoogleカレンダーを連携させ、タスク管理を効率化したいと考えている方
• 請求書や契約書などのファイルに基づき、手作業でスケジュール登録を行っている方
• ファイルの情報を元にしたGoogleカレンダーへの登録作業を自動化したいすべてのビジネスパーソン

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイル追加を起点に、Googleカレンダーへの予定登録が自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます
• 手作業による日付や内容の転記ミス、登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なスケジュール管理を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleカレンダーとGoogle DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルの種類などの条件に応じて後続の処理を分けられるようにします
4. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します
5. 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードしたファイルから日付や件名などのテキスト情報を抽出します
6. 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、抽出した情報を元に予定を作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で指定してください
• 分岐機能では、ファイル名など前段のステップで取得した情報をもとに、後続のオペレーションを分岐させる条件を任意に設定できます
• Google Driveのファイルダウンロード設定では、ファイルIDの項目に、前段のトリガーで取得した情報を変数として設定します
• OCR機能では、読み取るファイルの中から、予定のタイトルや日付など、テキストとして抽出したい項目を任意にカスタマイズできます
• Googleカレンダーの予定作成では、タイトルや開始日時などの各項目に、OCR機能で抽出した情報などを変数として設定してください

■注意事項

• Google Drive、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRを行いLINEに通知する

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■概要

Google Driveにアップロードされた請求書や領収書の内容を確認し、手動でLINEへ転記して通知する作業に手間を感じていませんか。こうした手作業は確認漏れや転記ミスの原因にもなりかねません。このワークフローは、LINE公式アカウントとGoogle Driveを連携させることで、そのような情報共有の課題を解決します。Google Driveにファイルが保存されるとOCR機能がテキストを自動で読み取り、その内容をLINE公式アカウントに通知するため、正確な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveにアップロードされた書類の内容を手動で確認し、LINEで共有している方
• LINEとGoogle Driveの連携を自動化し、書類の確認・通知業務を効率化したい方
• 紙の書類をスキャンしてGoogle Driveへ保存し、内容のデータ化を進めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのアップロードを起点に、OCRでの読取りからLINE公式アカウントへの通知までが自動化され、手作業の時間を削減できます。
• 手作業による書類内容の確認や転記が不要になるため、入力ミスや通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとLINE公式アカウントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロード対象として指定します。
4. その後、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでLINE公式アカウントの「テキストメッセージを送信」アクションを設定し、抽出したテキストを任意の宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、自動化の起点としたいフォルダを任意のIDで指定できます。
• OCR機能の設定では、画像やPDFファイルから抽出したい特定の項目（例：請求金額、日付など）を任意でカスタマイズすることが可能です。
• LINE公式アカウントへの通知では、送信先の指定はもちろん、メッセージ本文に固定のテキストや前段のオペレーションで取得した情報を変数として組み込めます。

■注意事項

• Google Drive、LINE公式アカウントのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  

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Google Driveに格納されたPDFをOCRして、Slackに通知する

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■概要

Google Driveに保存された請求書や申込書などのPDFファイルの内容を確認し、手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。目視での確認は時間がかかる上に、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用することで、Google Driveの特定フォルダにPDFファイルが追加されると、AIが自動で文字情報を読み取り（OCR）、その内容をSlackへ通知するため、確認や転記作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveに届く請求書などのPDF内容を、都度手作業で確認している方
• PDFからの文字起こしやデータ転記作業を自動化し、業務を効率化したい方
• Slackを活用して、チームへの情報共有を迅速かつ正確に行いたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• PDFが追加されると自動でOCR処理が実行され内容が通知されるため、手動でのファイル確認や文字起こしにかかる時間を短縮できます。
• システムが自動で文字を読み取り通知するため、手作業による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したPDFファイルを指定します。
4. 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルをOCR処理します。
5. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」を設定し、OCRで読み取ったテキスト情報を指定のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCRのAIオペレーションは、Yoomのチームプランまたはサクセスプランでのみご利用いただける機能です。フリープランやミニプランではエラーとなりますのでご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルをお試しいただけます。トライアル期間中は、本テンプレートで利用するOCR機能なども含め、すべての機能をご利用可能です。

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Google Driveで画像ファイルがアップロードされたら、OCRでテキスト化しSlack通知する

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■概要

Google Driveにアップロードされた請求書や領収書などの画像ファイルの内容を確認し、手作業でテキスト化していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveに画像ファイルがアップロードされると、OCR機能が自動でテキストを抽出し、その内容をSlackへ通知できるため、手作業での確認や転記作業をなくし、関連業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveに保存された画像ファイルの確認や転記作業に手間を感じている方
• OCRで抽出したテキストデータを手動でSlackに共有している業務担当者の方
• 請求書や領収書などの書類処理フローを自動化し、業務効率化を目指す方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイルアップロードを起点に、テキスト抽出からSlack通知までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮します。
• 手作業でのデータ転記が不要になるため、読み間違いや入力漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとSlackをYoomに連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
5. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出したテキストデータを指定のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、画像ファイルから抽出したい項目（例えば、請求書番号や金額など）を任意で設定することが可能です。
• Slackへの通知設定では、メッセージを送るチャンネルを自由に指定できるほか、通知するメッセージ本文に固定のテキストを入れたり、前のステップで取得したテキストデータなどを埋め込んだりといった柔軟なカスタムができます。

■注意事項

• Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。‍
• https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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まとめ

boardとGoogle Driveの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた顧客フォルダの作成や、書類からの情報転記といった作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。

これにより、担当者はいつでも正確な情報にアクセスでき、顧客対応や提案活動といった、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整いやすくなります！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。

もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問