boardで案件が登録されたら、Google Driveにフォルダを作成する方法

社内の請求・見積もりをboardで管理されている企業・事業主さま必見！
boardとGoogle Driveの連携で、これまで手動で行っていた簡単だけど手間だった業務の自動化ができるんです。

boardは請求書の管理から支払いまでの一連のプロセスを一元管理できるとっても便利なツールです。
GoogleDriveと連携し、自動でフォルダを作成できるとどのような効率化が図れるのでしょうか。
本記事では、具体的なメリットの考察とフローをプログラミング不要で実装する方法をご紹介します。

とにかく早く試したい方へ

YoomにはboardとGoogle Driveを連携するためのテンプレートが用意されています。 今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！

boardで案件が登録されたら、Google Driveにフォルダを作成する

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boardで新規案件が登録されたら、Google Driveに連携して案件名のフォルダを作成するフローです。

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boardとGoogle Drive APIをつなげると、boardで管理している顧客データをもとにGoogle Driveに自動でフォルダを作成できます。

手作業によるフォルダ作成の手間や入力規則のミスといったヒューマンエラーを減らし、スムーズな情報整理を実現します。

以下では、自動化の具体例をいくつか紹介します。気になる内容があればぜひチェックしてみてください。

boardで案件が登録されたら、Google Driveにフォルダを作成する

boardに新しい案件情報が登録されるたびに、手動でGoogle Driveにフォルダを作るのは件数が増えるほど負担になります。

この連携を設定すれば、登録された案件情報をもとにGoogle Driveへ自動で専用フォルダを作成できるため、手作業でのフォルダ作成や名前付けの手間を省き、関連資料をまとめて保管しやすくなります。

boardで案件が登録されたら、Google Driveにフォルダを作成する

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boardで新規案件が登録されたら、Google Driveに連携して案件名のフォルダを作成するフローです。

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「受注確度が高い」「特定のプランを契約した」といった条件に合う顧客のフォルダだけを作成したい場合、手作業での振り分けは効率的とはいえません。

この連携を利用すれば、boardに登録された顧客の中から特定の条件に合致する顧客のフォルダのみをGoogle Driveに自動作成できるため、不要なフォルダを減らしつつ、より効率的に顧客情報を整理できます。

boardで特定条件に合う顧客が登録されたら、Google Driveにフォルダを作成する

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■概要
クラウド型案件管理ツール「board」で管理している顧客情報が増えるたびに、関連資料を保管するGoogle Driveのフォルダ作成を手作業で行っていませんか？この作業は件数が増えるにつれて負担が大きくなり、作成漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローは、boardで特定の条件を満たす顧客が登録された際に、Google Driveへ自動でフォルダを作成するものです。面倒なフォルダ作成業務を自動化し、スムーズな顧客情報管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・boardで顧客情報を管理し、Google Driveで関連ファイルを保管している方
・顧客登録の都度、手作業でフォルダを作成する業務に手間を感じている方
・フォルダ作成のルールを統一し、ヒューマンエラーを未然に防ぎたいと考えている方

■注意事項
・boardとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・boardのマイアプリ連携方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686

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それでは、さっそく実際にboardとGoogle Driveを連携したフローを作成してみましょう！

今回はYoomを使用して、ノーコードでboardとGoogle Driveの連携を進めていきます。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回使用するアプリはこちら：board／Google Drive

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は「boardで案件が登録されたら、Google Driveにフォルダを作成する」フローを作成していきます！

作成の流れは大きく分けて以下です。

• boardとGoogle Driveをマイアプリ連携
• 該当のテンプレートをコピー
• boardのトリガー設定、分岐設定、Google Driveのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

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ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！

それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。

boardの場合

「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されます。boardを検索して選択しましょう。

「アカウント名」と「アクセストークン」を入力して「追加」を選択しましょう。
boardのマイアプリ連携について、詳しくはこちらを参考にしてくださいね。

「マイアプリ」にboardが表示されていれば連携完了です！

Google Driveの場合

「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されます。
Google Driveを検索して選択しましょう。

「Sign in with Google」を選択します。

Yoomと連携したいアカウントを選択します。

アクセス権限について確認して「続行」を選択しましょう。

「マイアプリ」にGoogle Driveが表示されていれば連携完了です。

‍ステップ2 アプリトリガーを設定
「board 新しい案件が登録されたら」をクリックします。

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

 APIキーはboardのサイトから確認できます。 

入力が終わったら「テスト」をクリックしましょう！
成功すると、アウトプットにboardの案件から抽出できる情報が項目ごとにあげられます。
入力が終わったら「保存する」をクリックします。

フローボットの２番めの操作（アプリと連携する）をクリックします。

(1/2)連携アカウントとアクションを設定

入力が終わったら「次へ」をクリックします。

テストに成功し、作成したフォルダのIDが確認できました！
保存して次へ進みましょう。

トリガーで起動時間を5分で設定したので、少し待つとGoogle Driveにフォルダが作成されていました。

今回はboardからGoogle Driveへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle Driveからboardへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Google Driveに保存した契約書の内容を自動でboardに登録する、といった業務フローも実現可能です。

Google Driveにファイルが格納されたら、OCRで顧客情報を読み取りboardに追加する

契約書や申込書といった書類をGoogle Driveにアップロードした後、その内容を目で確認しながらboardに手入力する作業は、時間がかかる上に転記ミスの原因にもなります。

この連携はAI-OCRなどの抽出処理を活用し、Google Driveに保存された契約書や申込書などのファイルから顧客情報を自動で読み取り、boardに新規顧客として登録するため、手作業でのデータ入力の手間と転記ミスを減らすことができます。

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様々なファイルが保存されているGoogle Driveの中から、特定のファイルだけを処理対象としたいケースは少なくありません。

この連携では、分岐処理を組み合わせることで、Google Drive内の特定のフォルダに格納されたファイルや、特定のファイル名のものだけを対象にOCR処理を実行し、boardに顧客情報を登録できるため、より精度の高い自動化フローを構築することが可能です。

Google Driveで特定条件に合うファイルが格納されたら、OCRで顧客情報を読み取りboardに追加する

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■概要
Google Driveに格納された申込書や発注書などのPDFファイルを、一件ずつ手作業で顧客管理ツールであるboardに登録していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなりかねません。このワークフローは、Google Driveとboardの連携を自動化し、こうした課題を解消します。特定のフォルダにファイルが追加されるだけで、OCRが自動で文字情報を読み取り、boardへ顧客情報として登録するため、手作業によるデータ入力から解放されます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveで受け取った申込書などの情報を、手作業でboardに登録している方
・Google Driveとboardを連携させ、顧客登録業務の自動化を実現したいと考えている方
・手作業による顧客情報の転記ミスや、対応漏れなどの課題を解決したいと考えている方

■注意事項
・Google DriveとboardのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上、OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・boardのマイアプリ連携方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は以下をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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データ整理や情報共有の負担を減らし、重要な業務に集中できる環境づくりに役立ちます。

boardを使った便利な自動化例

boardで顧客が登録されたら、Dropboxにフォルダを作成する

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■概要
boardで管理している顧客情報に関連するファイルをDropboxで保管しているものの、新しい顧客が増えるたびに手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。この単純作業は時間がかかるだけでなく、フォルダ名の入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、boardへの顧客登録をきっかけにDropboxのフォルダ作成を自動化するため、Dropboxとboardを連携させた業務の非効率を解消し、管理業務を円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方
・boardでの顧客管理とDropboxでのファイル管理を手作業で行っており、連携させたいと考えている方
・Dropboxとboardを活用した定型業務を自動化し、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方
・顧客管理に関連する業務の標準化を進め、チーム全体の生産性を向上させたいマネージャーの方

■注意事項
・boardとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・boardのマイアプリ連携方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686

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boardに案件が登録されたら、Slackに通知する

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boardに新しい案件が登録されたら、Slackに通知するフローです。

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boardで案件が登録されたら、Boxにフォルダを作成する

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boardで案件が登録されたら、Boxにフォルダを作成するフローです。

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boardで顧客が登録されたら、Smartsheetに行を追加する

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■概要
クラウド型見積・請求・発注書作成サービスであるboardで管理している顧客情報を、Smartsheetのボードビューなどでプロジェクト管理に活用する際、手作業でのデータ転記に手間を感じていませんか。こうした定型的な入力作業は、ミスや更新漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、boardに新しい顧客が登録されるだけで、Smartsheetに自動で行が追加され、顧客管理プロセスをスムーズに連携、効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・boardとSmartsheetを併用し、顧客情報の手入力による転記作業をなくしたい方
・boardの顧客情報を基にSmartsheetのボード機能でタスク管理を行っている方
・顧客登録からプロジェクト開始までの一連の流れを自動化し、業務効率を改善したい方

■注意事項
・boardとSmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・boardのマイアプリ連携方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686

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boardに新しい案件が登録されたら、Googleスプレッドシートにレコードを登録する

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boardに新しい案件が登録されたら、Googleスプレッドシートにレコードを登録するフローです。

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Google Driveにファイルが追加された際の処理を自動化すれば、OCRやデータ保存、通知まで一連の流れを効率化できます。

面倒な手作業を減らし、管理や共有の負担を和らげられます。

Google Driveで特定のファイルが更新されたら、Google スプレッドシートを更新する

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■概要
「Google Driveからメッセージが送信されたら、Google スプレッドシートを更新する」ワークフローは、Google Driveでのコミュニケーションを効率化し、データ管理を自動化する業務ワークフローです。
これにより、手動でのデータ入力作業を削減し、常に最新の情報をGoogle スプレッドシート上で確認できるようになります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとGoogle スプレッドシートを日常的に利用しているビジネスユーザーの方
・チーム内でのコミュニケーション履歴やファイル変更履歴を効率的に管理したい担当者の方
・手動でのデータ入力や更新作業に時間を取られている事務職の方
・情報の一元管理を図り、業務の透明性を高めたいプロジェクトマネージャーの方
・Yoomを活用して業務ワークフローの自動化を検討しているIT担当者の方

■注意事項
・Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Google Driveにファイルがアップロードされたら、Googleカレンダーに予定を作成する

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■概要
Google Driveにアップロードされた請求書や契約書の内容を確認し、Googleカレンダーに手入力でスケジュールを登録する作業に手間を感じていませんか。
この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスによって重要な期日を見落とすリスクも伴います。
このワークフローを活用することで、Google DriveとGoogleカレンダーをスムーズに連携させ、ファイルが追加されるだけで自動で予定が作成されるため、こうした定型業務の課題を解消し、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとGoogleカレンダーを連携させ、タスク管理を効率化したいと考えている方
・請求書や契約書などのファイルに基づき、手作業でスケジュール登録を行っている方
・ファイルの情報を元にしたGoogleカレンダーへの登録作業を自動化したいすべてのビジネスパーソン

■注意事項
・Google Drive、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRを行いLINEに通知する

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■概要
Google Driveにアップロードされた請求書や領収書の内容を確認し、手動でLINEへ転記して通知する作業に手間を感じていませんか。
こうした手作業は確認漏れや転記ミスの原因にもなりかねません。
このワークフローは、LINE公式アカウントとGoogle Driveを連携させることで、そのような情報共有の課題を解決します。
Google Driveにファイルが保存されるとOCR機能がテキストを自動で読み取り、その内容をLINE公式アカウントに通知するため、正確な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveにアップロードされた書類の内容を手動で確認し、LINEで共有している方
・LINEとGoogle Driveの連携を自動化し、書類の確認・通知業務を効率化したい方
・紙の書類をスキャンしてGoogle Driveへ保存し、内容のデータ化を進めたいと考えている方

■注意事項
・Google Drive、LINE公式アカウントのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Google Driveに格納されたPDFをOCRして、Slackに通知する

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■概要
このフローでは、Google Drive内のPDFファイルからテキストを抽出し、その内容を自動でSlackに共有することが可能です。この自動化によって、手動でのテキスト抽出や通知作業を省略し、効率的な情報共有を実現します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
•Google Driveで多数のPDFファイルを管理している方
•Slackを活用してチームとのコミュニケーションを強化したい方
•業務効率化を図りたい事務担当者やプロジェクトマネージャー
•AIやOCR技術を活用した業務改善に興味がある方

■注意事項
・Google DriveとSlackをYoomと連携する必要があります。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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Google Driveで画像ファイルがアップロードされたら、OCRでテキスト化しSlack通知する

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■概要
Google Driveにアップロードされた請求書や領収書などの画像ファイルの内容を確認し、手作業でテキスト化していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveに画像ファイルがアップロードされると、OCR機能が自動でテキストを抽出し、その内容をSlackへ通知できるため、手作業での確認や転記作業をなくし、関連業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに保存された画像ファイルの確認や転記作業に手間を感じている方
・OCRで抽出したテキストデータを手動でSlackに共有している業務担当者の方
・請求書や領収書などの書類処理フローを自動化し、業務効率化を目指す方

■注意事項
・Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。‍
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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boardとGoogle Driveの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた顧客フォルダの作成や、書類からの情報転記といった作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。

これにより、担当者はいつでも正確な情報にアクセスでき、顧客対応や提案活動といった、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整いやすくなります！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。

もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問