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承認プロセスやデータ管理はどこの企業でも発生する業務ですが、手動で行うと確認作業や入力に時間がかかり、業務のスピードが落ちてしまうことがありませんか？
そこで今回は、GaroonとNotionを連携して、Garoonでワークフローが承認された際に、Notionに自動でレコードを登録するプロセスを解説します。
この自動化によって、業務の効率化とデータの一貫性の向上が期待できます！
プログラミングの知識がなくても、ノーコードで簡単に始められる連携方法を解説しますので、ぜひ参考にしてください！
Garoonでワークフローが承認された際、Notionにレコードを自動登録することで、手動でのデータ入力や確認作業が削減できます。
自動化によって、ミスや漏れのリスクが軽減され、担当者が本来の業務に集中できる時間の確保が期待できます。
また、複数のプラットフォームを手動で行き来する必要がなくなるため、業務の効率性が向上し、生産性の向上も見込めます。
特に、プロジェクト管理やタスク管理を行うチームにとっては、日々の業務がスムーズに進行する大きなメリットとなります。
GaroonからNotionに情報を自動で同期することで、常に最新で正確なデータを一貫して保つことが見込めます。
手作業でのデータ入力に起こりがちな入力ミスや重複などのエラーを防ぐことができるため、情報の信頼性も期待できます。
特に、経営層やプロジェクトマネージャーにとっては、正確なデータに基づいた意思決定が可能となるため、意思決定のスピードと精度の向上につながるかもしれません。
それでは実際にYoomを使って連携設定をしていきます。
[Yoomとは]
まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
アカウント登録済みの方はログインしてください。
Yoomのアカウント発行ページ
Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。
1)「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2) 登録したいアプリを選択し、アプリごとに使用するアカウントでログインしてください。
1つ目のアプリが登録できたら、もう一度「新規接続」をクリックして、2つ目のアプリを登録します。
3) 登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録した2つのアプリのアイコンが表示されたか確認してください。
今回は、【Garoonでワークフローが承認されたらNotionにレコードを登録する】というフローを作成します。
Garoonで承認されたワークフローの情報を引用して自動でNotionにレコードを追加できます。
自動化により入力ミスや漏れといった人的エラーが防げ、情報の精度を保つことが期待できます。
また、手入力の手間を省き、業務全体の効率化が見込めます。
■概要
Garoonでワークフローが承認されたらNotionにレコードを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonを活用したワークフローを実行している方
・プロジェクトマネージャーやチームリーダー
・業務プロセスの管理者や担当者
2.Notionを使用したデータベースで情報の管理を行う方
・承認フローの透明性を高めたい管理者
・情報の一元管理を行う事務職担当者
■このテンプレートを使うメリット
Garoonは業務フローを活用することで進行状況の把握ができ、スムースな業務進行に有益なツールです。
併せてNotionのデータベースで案件を管理することで、タスク漏れを防ぎます。
しかし、Garoonの情報を毎回Notionに手入力することは、従業員の能力を最大限に活かすことを妨げることがあります。
作業に時間をかけず、より建設的な業務に時間を使いたいと考える方にこのフローは有効的です。
Garoonでワークフローが承認されたら、自動でNotionにレコード追加するため、手入力にかかっていた時間を削減することができます。
また、情報を引用して登録を行うことで情報の精度を保ちます。
■注意事項
・Garoon、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
0) このフローは、Garoonの情報をNotionに追加するため、事前にGaroonの情報に対応するNotionデータベースを作成する必要があります。
Garoonから取得できるアウトプット情報は以下の通りです
画像を参考に必要項目を作成したデータベースの準備をお願いします。
1) 先ほど紹介したテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックしてマイプロジェクトへコピーします。
2) 以下のような表示が出てきます。
右に表示される「！」のアイコンを順番にクリックして、フローを編集してください。
タイトルや詳細は、クリックすると変更可能です。
適宜変更してください。
3)「アプリトリガー ワークフローが承認されたら」をクリックします。
4) アクションは「ワークフローが承認されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。
5)トリガーの起動間隔を選択し、必須項目を入力します。
Garoonで申請フォームIDを確認する方法はこちらを参考にしてください。
Garoonで申請フォームIDを確認する方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
完了したら、「テスト」をクリックし、成功後「保存」します。
6) フローに戻り、「データベースを操作する レコードを追加する」のアイコンをクリックします。
7) アクションは「レコードを追加する」を選択し、「データベースの連携」を入力します。
アプリ登録ができていると、アウトプット情報を活用できるので、事前に作成したNotionのデータベースIDを候補から選択します。
入力後、「次へ」をクリックします。
8)「追加するレコードの値」を入力します。
連携済みのGaroonのアウトプット情報を利用し、必要に応じて引用してください。
完了したら「テスト」をクリックし、成功後「保存」します。
9)これで【Garoonでワークフローが承認されたらNotionにレコードを登録する】というフローの完成です。
最後まで設定すると以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動させ、一度正しく作動するか確認してください。
今回使用したテンプレートはこちらです。
■概要
Garoonでワークフローが承認されたらNotionにレコードを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonを活用したワークフローを実行している方
・プロジェクトマネージャーやチームリーダー
・業務プロセスの管理者や担当者
2.Notionを使用したデータベースで情報の管理を行う方
・承認フローの透明性を高めたい管理者
・情報の一元管理を行う事務職担当者
■このテンプレートを使うメリット
Garoonは業務フローを活用することで進行状況の把握ができ、スムースな業務進行に有益なツールです。
併せてNotionのデータベースで案件を管理することで、タスク漏れを防ぎます。
しかし、Garoonの情報を毎回Notionに手入力することは、従業員の能力を最大限に活かすことを妨げることがあります。
作業に時間をかけず、より建設的な業務に時間を使いたいと考える方にこのフローは有効的です。
Garoonでワークフローが承認されたら、自動でNotionにレコード追加するため、手入力にかかっていた時間を削減することができます。
また、情報を引用して登録を行うことで情報の精度を保ちます。
■注意事項
・Garoon、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
他にも、GaroonとNotionを使った自動化のテンプレートがYoomにあるので、ご紹介します。
用途に合わせてテンプレートを活用してください。
1. Garoonで予定が登録されたらNotionのデータベースにも追加する
Garoonで登録された予定が自動的にNotionのデータベースに追加されることで、プロジェクトのスケジュールや個人の予定をNotion上で一元管理できます。
これにより、チームメンバーが同じ情報にアクセスできるようになります。
2.Notionで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録する
このフローを使うことで、Notionで追加されたタスク情報をGaroonに自動登録できます。
手入力によるミスや漏れを未然に防ぎ、タスクの期限を認識し、業務の進行が期待できます。
また手作業の時間を省き、タスク解決に集中することで、スピーディーな業務進行につながります。
■概要
Notionで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonを業務に活用している方
・カレンダー機能を活用し、チームの予定を可視化している方
・登録情報に関連したスケジュール管理をしている方
2.Notionを情報の一元管理場所として使用している企業
・プロジェクトのタスク管理を行う業務担当
・データベースを活用して情報の可視化を行う総務部の担当者
■このテンプレートを使うメリット
Garoonはチーム全体のスケジュールの可視化に有効的なツールです。
Notionで管理するタスクをさらにGaroonに予定登録することで、チーム全体がタスクの期限を認識し業務を進行できます。
しかし、Notionで登録されたタスクの期日をGaroonに毎回手作業で追加するのは、情報の透明性を低下させる可能性があります。
チームに共有する情報の正確性を保ちたい方にこのフローは適しています。
このフローを使うことで、Notionで追加されたタスク情報をGaroonに自動登録するため、手入力によるミスや漏れを未然に防ぐことができます。
また手作業の時間を省きタスク解決に時間を充てることで、スピーディーな業務進行につながります。
■注意事項
・Garoon、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
3. Garoonでワークフローが承認されたらGmailで通知する
Garoonワークフロー承認と同時にGmailで自動通知することが可能です。
担当者はGaroonを逐一確認する必要がなくなり、他の業務に集中できます。
また承認状況を素早く把握できるため、次のアクションをスムーズに進めることができ、業務全体の効率化が期待できます。
■概要
Garoonでワークフローが承認されたらGmailで通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonでワークフローを利用する業務担当者
・承認されたワークフローの情報をGmailのメールで受け取りたい方
・ワークフローの承認情報をGaroonとGmail間で手動で共有する手間を削減したい方
・承認完了後、速やかに担当者への周知と次のアクションを促したい方
2.チームリーダー・マネージャー
・ワークフローの承認情報をGmailで一元管理してチームの状況把握を容易にしたい方
・承認状況をリアルタイムで把握して迅速な意思決定や次のアクションにつなげたい方
■このテンプレートを使うメリット
Garoonは業務効率化に貢献する一方で、ワークフローの承認状況をリアルタイムで把握することが難しいという課題があり、担当者はGaroonを頻繁に確認する必要があり、他の業務に集中することができなかったり対応が遅れるなどの問題が生じることがあります。
このフローを導入することで、承認完了をGmailで即座に通知して担当者はGaroonを逐一確認する必要がなくなり、他の業務に集中できます。また承認状況をリアルタイムで把握できるため、次のアクションを迅速に進めることができ、業務全体の効率化に繋がります。
■注意事項
・Garoon、GmailそれぞれとYoomを連携してください。
4.Notionデータベースに登録された議事録の内容を要約してChatworkに通知する
Notionデータベースに登録された議事録の内容を自動的に要約し、Chatworkに通知され、チームメンバーは議事録全体を読むことなく重要なポイントを迅速に把握することができます。
会議に参加できなかったメンバーも、要点を押さえた情報を受け取ることができるため、情報共有の効率化とチーム全体の生産性向上に繋がります。
GaroonとNotionの連携をすることで、Garoonでワークフローが承認された際に、Notionに自動でレコードを登録できるようになりました。
この自動化により、承認プロセスに関わる時間の節約に加え、ミスを減らし、業務全体の効率アップが期待できそうです。
Yoomを利用することでノーコードで簡単に連携を設定でき、プログラミングの知識がなくても誰でも始められます。
ぜひ、みなさんも、このブログを参考にアプリ連携を活用して、業務の効率化とデータ管理の改善を実現してみてください！
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