2024/09/25
アプリ同士の連携方法

ノーコードで実現!Garoonで承認されたら、自動でNotionに登録する方法

r.suzuki

目次

承認プロセスやデータ管理はどこの企業でも発生する業務ですが、手動で行うと確認作業や入力に時間がかかり、業務のスピードが落ちてしまうことがありませんか?
そこで今回は、GaroonとNotionを連携して、Garoonでワークフローが承認された際に、Notionに自動でレコードを登録するプロセスを解説します。
この自動化によって、業務の効率化とデータの一貫性の向上が期待できます!
プログラミングの知識がなくても、ノーコードで簡単に始められる連携方法を解説しますので、ぜひ参考にしてください!

GaroonとNotionを連携するメリット

1. 手動作業の削減による効率化

Garoonでワークフローが承認された際、Notionにレコードを自動登録することで、手動でのデータ入力や確認作業が削減できます。
自動化によって、ミスや漏れのリスクが軽減され、担当者が本来の業務に集中できる時間の確保が期待できます。
また、複数のプラットフォームを手動で行き来する必要がなくなるため、業務の効率性が向上し、生産性の向上も見込めます。
特に、プロジェクト管理やタスク管理を行うチームにとっては、日々の業務がスムーズに進行する大きなメリットとなります。

2. データの一貫性と正確性の向上

GaroonからNotionに情報を自動で同期することで、常に最新で正確なデータを一貫して保つことが見込めます。
手作業でのデータ入力に起こりがちな入力ミスや重複などのエラーを防ぐことができるため、情報の信頼性も期待できます。
特に、経営層やプロジェクトマネージャーにとっては、正確なデータに基づいた意思決定が可能となるため、意思決定のスピードと精度の向上につながるかもしれません。

YoomでGaroonとNotionを連携

それでは実際にYoomを使って連携設定をしていきます。

[Yoomとは]

GaroonとNotionの連携フローの作り方

ステップ1:Yoom登録・ログインとアプリ登録

まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
アカウント登録済みの方はログインしてください。
Yoomのアカウント発行ページ

Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。
1)「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。


2) 登録したいアプリを選択し、アプリごとに使用するアカウントでログインしてください。
1つ目のアプリが登録できたら、もう一度「新規接続」をクリックして、2つ目のアプリを登録します。

3) 登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録した2つのアプリのアイコンが表示されたか確認してください。

ステップ2: テンプレートの選択

今回は、【Garoonでワークフローが承認されたらNotionにレコードを登録する】というフローを作成します。
Garoonで承認されたワークフローの情報を引用して自動でNotionにレコードを追加できます。
自動化により入力ミスや漏れといった人的エラーが防げ、情報の精度を保つことが期待できます。
また、手入力の手間を省き、業務全体の効率化が見込めます。

ステップ3:GaroonとNotionの連携設定

0) このフローは、Garoonの情報をNotionに追加するため、事前にGaroonの情報に対応するNotionデータベースを作成する必要があります。
Garoonから取得できるアウトプット情報は以下の通りです
画像を参考に必要項目を作成したデータベースの準備をお願いします。

1) 先ほど紹介したテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックしてマイプロジェクトへコピーします。


2) 以下のような表示が出てきます。


右に表示される「!」のアイコンを順番にクリックして、フローを編集してください。
タイトルや詳細は、クリックすると変更可能です。
適宜変更してください。

3)「アプリトリガー ワークフローが承認されたら」をクリックします。


4) アクションは「ワークフローが承認されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。


5)トリガーの起動間隔を選択し、必須項目を入力します。
Garoonで申請フォームIDを確認する方法はこちらを参考にしてください。
Garoonで申請フォームIDを確認する方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
完了したら、「テスト」をクリックし、成功後「保存」します。


6) フローに戻り、「データベースを操作する レコードを追加する」のアイコンをクリックします。


7) アクションは「レコードを追加する」を選択し、「データベースの連携」を入力します。
アプリ登録ができていると、アウトプット情報を活用できるので、事前に作成したNotionのデータベースIDを候補から選択します。
入力後、「次へ」をクリックします。


8)「追加するレコードの値」を入力します。
連携済みのGaroonのアウトプット情報を利用し、必要に応じて引用してください。
完了したら「テスト」をクリックし、成功後「保存」します。


9)これで【Garoonでワークフローが承認されたらNotionにレコードを登録する】というフローの完成です。

ステップ4: テストと確認

 最後まで設定すると以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動させ、一度正しく作動するか確認してください。

今回使用したテンプレートはこちらです。

その他GaroonとNotionを使った自動化の例

他にも、GaroonとNotionを使った自動化のテンプレートがYoomにあるので、ご紹介します。
用途に合わせてテンプレートを活用してください。

1. Garoonで予定が登録されたらNotionのデータベースにも追加する
Garoonで登録された予定が自動的にNotionのデータベースに追加されることで、プロジェクトのスケジュールや個人の予定をNotion上で一元管理できます。
これにより、チームメンバーが同じ情報にアクセスできるようになります。

2.Notionで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録する
このフローを使うことで、Notionで追加されたタスク情報をGaroonに自動登録できます。
手入力によるミスや漏れを未然に防ぎ、タスクの期限を認識し、業務の進行が期待できます。
また手作業の時間を省き、タスク解決に集中することで、スピーディーな業務進行につながります。

3. Garoonでワークフローが承認されたらGmailで通知する
Garoonワークフロー承認と同時にGmailで自動通知することが可能です。
担当者はGaroonを逐一確認する必要がなくなり、他の業務に集中できます。
また承認状況を素早く把握できるため、次のアクションをスムーズに進めることができ、業務全体の効率化が期待できます。

4.Notionデータベースに登録された議事録の内容を要約してChatworkに通知する
Notionデータベースに登録された議事録の内容を自動的に要約し、Chatworkに通知され、チームメンバーは議事録全体を読むことなく重要なポイントを迅速に把握することができます。
会議に参加できなかったメンバーも、要点を押さえた情報を受け取ることができるため、情報共有の効率化とチーム全体の生産性向上に繋がります。

まとめ

GaroonとNotionの連携をすることで、Garoonでワークフローが承認された際に、Notionに自動でレコードを登録できるようになりました。
この自動化により、承認プロセスに関わる時間の節約に加え、ミスを減らし、業務全体の効率アップが期待できそうです。
Yoomを利用することでノーコードで簡単に連携を設定でき、プログラミングの知識がなくても誰でも始められます。
ぜひ、みなさんも、このブログを参考にアプリ連携を活用して、業務の効率化とデータ管理の改善を実現してみてください!

この記事を書いた人
r.suzuki
人材が限られる地方の中小企業で業務の効率化を日々模索していたところ、Yoomと出会いました。 こうだったらいいなとなにげなく考えていたことがYoomを導入することで、こんなにも効率化できるんだ!と感動。 システムやプログラミングの知識や経験がない私でも、業務が大きくかわったので、同じように感じているたくさんの方々へ共有できたらと執筆しています。
タグ
Garoon
Notion
連携
自動
自動化
関連アプリ
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomについて詳しく見る
お役立ち資料
Yoomがわかる!資料3点セット
資料ダウンロード
3分でわかる!Yoomサービス紹介資料
資料ダウンロード
Before Afterでわかる!Yoom導入事例集
資料ダウンロード
お役立ち資料一覧を見る
会社概要
利用規約(JaEn
プライバシーポリシー(JaEn
セキュリティポリシー(JaEn
特定商取引法に基づく表記
©️ Yoom Inc.
Yoomとは?
これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
詳しくみる
詳しくみる