Garoonで承認されたら自動でNotionに登録する方法

ステップ3:GaroonとNotionの連携設定

0) このフローは、Garoonの情報をNotionに追加するため、事前にGaroonの情報に対応するNotionデータベースを作成する必要があります。
Garoonから取得できるアウトプット情報は以下の通りです
画像を参考に必要項目を作成したデータベースの準備をお願いします。

1) 先ほど紹介したテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックしてマイプロジェクトへコピーします。

2) 以下のような表示が出てきます。

右に表示される「！」のアイコンを順番にクリックして、フローを編集してください。
タイトルや詳細は、クリックすると変更可能です。
適宜変更してください。

3)「アプリトリガー　ワークフローが承認されたら」をクリックします。

4) アクションは「ワークフローが承認されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。

5)トリガーの起動間隔を選択し、必須項目を入力します。
Garoonで申請フォームIDを確認する方法はこちらを参考にしてください。
Garoonで申請フォームIDを確認する方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
完了したら、「テスト」をクリックし、成功後「保存」します。

6) フローに戻り、「データベースを操作する　レコードを追加する」のアイコンをクリックします。

7) アクションは「レコードを追加する」を選択し、「データベースの連携」を入力します。
アプリ登録ができていると、アウトプット情報を活用できるので、事前に作成したNotionのデータベースIDを候補から選択します。
入力後、「次へ」をクリックします。

8)「追加するレコードの値」を入力します。
連携済みのGaroonのアウトプット情報を利用し、必要に応じて引用してください。
完了したら「テスト」をクリックし、成功後「保存」します。

9)これで【Garoonでワークフローが承認されたらNotionにレコードを登録する】というフローの完成です。

ステップ4: テストと確認

 最後まで設定すると以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動させ、一度正しく作動するか確認してください。

今回使用したテンプレートはこちらです。

その他GaroonとNotionを使った自動化の例

他にも、GaroonとNotionを使った自動化のテンプレートがYoomにあるので、ご紹介します。
用途に合わせてテンプレートを活用してください。

1. Garoonで予定が登録されたらNotionのデータベースにも追加する
Garoonで登録された予定が自動的にNotionのデータベースに追加されることで、プロジェクトのスケジュールや個人の予定をNotion上で一元管理できます。
これにより、チームメンバーが同じ情報にアクセスできるようになります。

2.Notionで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録する
このフローを使うことで、Notionで追加されたタスク情報をGaroonに自動登録できます。
手入力によるミスや漏れを未然に防ぎ、タスクの期限を認識し、業務の進行が期待できます。
また手作業の時間を省き、タスク解決に集中することで、スピーディーな業務進行につながります。

3. Garoonでワークフローが承認されたらGmailで通知する
Garoonワークフロー承認と同時にGmailで自動通知することが可能です。
担当者はGaroonを逐一確認する必要がなくなり、他の業務に集中できます。
また承認状況を素早く把握できるため、次のアクションをスムーズに進めることができ、業務全体の効率化が期待できます。

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4.Notionデータベースに登録された議事録の内容を要約してChatworkに通知する
Notionデータベースに登録された議事録の内容を自動的に要約し、Chatworkに通知され、チームメンバーは議事録全体を読むことなく重要なポイントを迅速に把握することができます。
会議に参加できなかったメンバーも、要点を押さえた情報を受け取ることができるため、情報共有の効率化とチーム全体の生産性向上に繋がります。

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まとめ

GaroonとNotionの連携をすることで、Garoonでワークフローが承認された際に、Notionに自動でレコードを登録できるようになりました。
この自動化により、承認プロセスに関わる時間の節約に加え、ミスを減らし、業務全体の効率アップが期待できそうです。
Yoomを利用することでノーコードで簡単に連携を設定でき、プログラミングの知識がなくても誰でも始められます。
ぜひ、みなさんも、このブログを参考にアプリ連携を活用して、業務の効率化とデータ管理の改善を実現してみてください！

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