ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が行われたらNotionにタスクを追加する方法

[Yoomとは]

ジョブカン経費精算・ワークフローとNotionの連携フローの作り方

ここまでメリットを紹介してきました。
それでは早速、Yoomを使って今回使用するアプリを連携していきましょう!

マイアプリ登録が完了したら、「ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が行われたらNotionにタスクを追加する」フローボットを作成していきます。

ステップ1:マイアプリ連携

‍マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、使用しているTrelloとYoomを連携させましょう。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。

ジョブカン経費精算・ワークフローと検索します。
こちらを参考に、必須項目を登録してくださいね。

続いてNotionと連携します。
先ほどと同じように、アプリ名で検索し連携してください。
ログインが完了したら、アクセスしたいページのチェックをお願いします。
(後のデータベース連携で、追加したいページが反映されなくなってしまいます...ご注意を！)
今回は、test1001というページに登録するので、チェックを入れます。

マイアプリに連携したアプリが表示されたら完了です。

‍ステップ2:トリガーやアクションを設定

以下のテンプレートの『試してみる』をクリックしてください。

Yoomをお使いの方はログインし、初めての方は会員登録をしましょう。
次に進むと、ご自身のワークスペースにテンプレートが自動的にコピーされます。
テンプレート名は、必要に応じて変更できます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが出てきます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択します。

今回は、以下の2ステップです。
一緒に設定していきましょう!

用意するもの

ジョブカン経費精算・ワークフローで、テスト申請を行ってください。
今回は交通費申請としました。

では、アプリトリガーを設定していきましょう。
「申請が承認されたら」を選択します。
タイトルはわかりやすいように変更できます。
連携するアカウント情報を確認してください。
トリガーアクションはそのままで、次に進みましょう。

• トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
  ※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。

テストをし、ジョブカン経費精算・ワークフローの申請内容がアウトプットに反映されていたら保存します。
続いて「レコードを追加する」をクリック。
こちらも、連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで、データベースの連携をお願いします。

次に進み、追加するレコードの値は以下のようにアウトプットから選択してください。

全て選択するとこのような感じになります。

こちらもテストして問題なければ保存します。
Notion側を確認してみましょう。

無事に反映されましたね!
最後にアプリトリガーをオンにして完了です。
ここまでお疲れ様でした。

プログラミングに詳しくない私でも、簡単に進めることができました。
今回使用したフローボットはこちら↓

ジョブカン経費精算・ワークフローやNotionを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもジョブカン経費精算・ワークフローやNotionのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

ジョブカン経費精算・ワークフローを活用した自動化例

取引先が登録されたらジョブカン経費精算・ワークフローにも追加する

手作業で情報を転記する必要がなくなるため、入力ミスのリスクが低減し、データの正確性向上に寄与します。

ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら新規ユーザーを登録する

入社時の個人情報登録の際、登録ミスや漏れを防ぐことができるため、データの正確性も向上するかもしれません。

ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをアップロードする

承認済みの書類が迅速に共有フォルダに格納されるため、必要な情報にアクセスしやすくなるはずです。

Notionを活用した自動化例

情報が追加されたらNotionに追加する

引用した内容で情報を追加するため、手入力によるミスも防ぐ他、時間短縮が期待できそうです。

受信内容をNotionに追加する

重要なメール内容をNotionに集約することで情報の見落としや重複を防ぎ、チーム全体での情報共有が容易になります。

Notionでステータスが変更・更新されたらメールを送信する

ステータス変更・更新に対してメールを送信できるため、作業の抜け漏れを防技、素早い対策や対応が可能となるでしょう。

ジョブカン経費精算・ワークフローとNotionを連携するメリット

メリット1: 手動作業の削減

ジョブカン経費精算・ワークフローで承認された申請を自動でNotionに転記することで、手動でタスクを追加する作業をなくせるはずです！
担当者の作業負担が軽減され、時間の節約によってその他の業務に集中する時間を増やせると予想されます。
また、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができ、全体的な業務の正確性向上が期待できるでしょう。

メリット2: 業務フローの標準化

この自動化により、経費申請からタスク追加までの一連のプロセスが標準化できます。
各担当者が同じフローで作業することで、業務のばらつきがなくなり、プロセスの一貫性を保てるようになるかもしれません。
よく使うフローを自動化しておくことで、担当者が代わっても一貫した手順で業務を進めることができそうです。
標準化されたプロセスにより、業務の透明性が高まり、改善点の特定や業務効率の向上が図りやすくなるのも大きなメリットとなります。

まとめ

今回は「ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が行われたらNotionにタスクを追加する」フローボットを紹介しました。
ジョブカン経費精算・ワークフローとNotionの連携により、手動作業の削減や業務フローの標準化が実現できます。
その結果、業務効率が向上し、担当者の負担も軽減されるでしょう。

Yoomを活用することで、ノーコードで簡単に連携フローを作成できるため、誰でも手軽に自動化に挑戦できます！
ぜひ、この機会にジョブカン経費精算・ワークフローとNotionの連携を試してみてくださいね。

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