カオナビとMicrosoft Teamsを連携して、カオナビで従業員情報が更新されたらMicrosoft Teamsに自動通知する方法

従業員情報の更新が増えると、その分チームへの情報共有は大変ですよね。
本記事では「カオナビで従業員が更新されたら、Microsoft Teamsに通知する」というフローの自動化を行います。
この自動化を導入すれば、従業員情報更新のたびに何度も通知を送る必要がありません。
これにより、チーム全体への共有がスピーディーに行われる上に、人事担当者の負担を減少させることができるでしょう。
アプリ連携のメリットや簡単なアプリ連携の方法についてもご紹介します。

カオナビとMicrosoft Teamsを連携するメリット

カオナビとMicrosoft Teamsの連携によって、タイムリーに従業員情報を共有でき、人事担当者の通知作業の負担を減少できるでしょう。
以下にメリットを2つまとめたので、最後までご覧ください。

メリット1:スピーディーに従業員情報の共有ができる

カオナビとMicrosoft Teamsを連携するメリット1つ目は、スピーディーに従業員情報の共有ができることです。
たとえば、カオナビで従業員が更新されたら、Microsoft Teamsに自動通知ができます。
従業員情報を常に確認しているわけではないので、情報の更新に気づかないことも多いのではないでしょうか？
カオナビで従業員情報が更新されたことをMicrosoft Teamsに自動通知するように設定していれば、タイムリーに従業員情報の更新に気づけます。
Microsoft Teamsのグループチャットに通知するように設定すると、チーム内での情報共有がスムーズです。

メリット2:人事担当者の負担を軽減できる

カオナビとMicrosoft Teamsを連携するメリット2つ目は、人事担当者の負担を軽減できることです。
多数の従業員情報を更新した後にチームに情報共有をする作業は、人事担当者にとって負担が大きい作業ですよね。
更新作業が1日に何十件もあれば、手動でMicrosoft Teamsに通知する労力も大きなものになります。
アプリを連携し自動化すれば、地味に手のかかる通知作業を楽にできます。
住所変更や異動があった際の通知作業がなくなるため、人事担当者は他の業務に取り組むことが可能です。
特に、異動や従業員情報の変更が多い時期などに重宝される自動化になるでしょう。

Yoomでアプリを連携するメリット

自動化したいけど、前にアプリ連携をしようと思って手こずった経験があるから、連携を諦めているという方もいるのではないでしょうか？
Yoomを導入すれば、アプリ連携や自動化で戸惑うことはなくなります。
アプリの連携は、ある程度のプログラミング知識がないとスムーズに行えません。
知識だけあったとしても、簡単に連携できるわけではないので、ハードルが高いです。
しかし、Yoomのアプリ連携は、項目に沿って入力をするだけでできるため、とても簡単に行えます。
自身でカスタマイズして自動化を作成したり、自動化フローの作成がすでにされているテンプレートを利用したりと設定方法はさまざまです。
それぞれに合った自動化方法を選択できるのもYoomのメリットです。

カオナビとMicrosoft Teamsの連携フローの作り方

今回は「カオナビで従業員が更新されたら、Microsoft Teamsに通知する」という以下のテンプレートの設定をご紹介します。

2ステップで設定が完了するので、10~15分で設定ができます。

1. メンバー情報が更新されたら起動するフローボットの設定
2. チャネルにメッセージを送るアクションの設定

Yoomを利用していない方はこちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしておきましょう。

カオナビとMicrosoft TeamsをYoomと接続する方法

YoomにカオナビとMicrosoft Teamsを連携するマイアプリ登録をします。
最初にマイアプリ登録を済ませておけば、自動化の設定が楽にできます。

まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！

まずは、カオナビのマイアプリ登録から行いますが、Yoomのヘルプページに記載があるので、そちらを参考にマイアプリ登録をしてください。

Microsoft Teamsの連携については、以下の動画を参考に設定してください。

※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。 

マイアプリ登録が完了したら、自身のマイアプリ欄にカオナビとMicrosoft Teamsが表示されます。

カオナビで従業員が更新されたら、Microsoft Teamsに通知する方法

自動化の設定をするので、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

先にカオナビの設定から行うので、「メンバー情報が更新されたら」をクリックしてください。

以下の画面に移行したら、設定を確認します。

• 「カオナビと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
• 「アクション」→メンバー情報が更新されたら

以下の画面に移行するので、赤枠をクリックし、WebhookURLをコピーしましょう。
カオナビの管理画面で設定を行います。

カオナビにログインしたら、「管理者メニュー>公開API v2 情報>Webhook>設定>Webhookを追加」と進んでください。
YoomのWebhookURLを「URL」という欄に先ほどコピーしたURLをペーストし、「イベント」→「メンバー情報の更新」にチェックを入れて「保存」をします。
Yoomの画面に戻って、Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行し、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

次にMicrosoft Teamsの設定を行うので、「チャネルにメッセージを送る」をクリックしましょう。
以下の画面に移行したら、設定を確認してください。

• 「Microsoft Teamsと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
• 「アクション」→チャネルにメッセージを送る
  

  

以下の画面に移行するので、設定を行いましょう。

• 「チームID」、「チャネルID」→候補から選択
  「メッセージ」→任意で設定
  ※【改行】<br>と入力してください。
  【メンション】メッセージに<at id='{メンションID}'>{メンションの表示テキスト}</at> と記載してください。メンションIDとメンションの表示テキストは任意のテキストを記載し、「メンションID」「メンションの表示テキスト」のフォームに入力する値と一致させてください。例）<at id='0'>Yoom</at>
  【ファイルの添付】メッセージにファイルのGUIDを<attachment id='{ファイルのGUID}'></attachment>と記載してください。事前にOneDriveにアップロードし、eTagの{}内のGUIDを取得する必要があります。例）<attachmentid='153fa47d-18c9-4179-be08-9879815a9f90'></attachment>

「テスト」→「テスト成功」→「完了」をクリックしてください。

最後にアプリトリガーを「ON」にして、自動化の設定は完了です。

カオナビで従業員が更新されたら、Microsoft Teamsに通知する

試してみる

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■概要

カオナビで従業員が更新されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.業務でカオナビを活用している方

・異動や昇進手続きの情報をカオナビで管理している人事担当者

・プロジェクトのメンバーの評価をカオナビに蓄積しているプロジェクトマネージャー

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2.チャットツールとしてMicrosoft Teamsを活用している方

・日々のチャットをMicrosoft Teamsで行っている方

・メンバー間の情報連携でMicrosoft Teamsを使用している方

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■このテンプレートを使うメリット

カオナビはシートを分けて種別ごとに従業員情報を管理できるのがメリットです。
しかし、カオナビの更新情報を手動で通知し続けるのは、作業効率を低下させる可能性があります。

このテンプレートを使用することで、カオナビで従業員情報の更新があれば自動で通知を出すことができるため、作業効率を向上させることができます。
情報をタイムリーに共有できるため、従業員情報の更新に伴う後続作業もスムーズに進めることができます。
通知の宛先は任意で設定することができるため、特定のメンバーに一括で通知を出すことで情報の伝達漏れを防ぐことも可能です。

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■注意事項‍

・カオナビ、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。

・カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

詳細を見る 試してみる

まとめ

本記事では「カオナビで従業員が更新されたら、Microsoft Teamsに通知する」というフローの自動化を行いました。
カオナビとMicrosoft Teamsの連携により、カオナビの従業員情報更新にタイムリーに気づくことができます。
また、通知作業を自動化が担ってくれるため、人事担当者の負担を大きく軽減させられます。
本記事でご紹介したように、Yoomのアプリ連携や自動化はとても簡単です。
Yoomを実際に利用してみたいと思った方は、こちらから無料登録をしてみてくださいね。