カオナビとMicrosoft Teamsを連携して、カオナビで従業員情報が更新されたらMicrosoft Teamsに自動通知する方法

従業員情報の更新が増えると、その分チームへの情報共有は大変ですよね。
本記事では「カオナビで従業員が更新されたら、Microsoft Teamsに通知する」というフローの自動化を行います。
この自動化を導入すれば、従業員情報更新のたびに何度も通知を送る必要がありません。
これにより、チーム全体への共有がスピーディーに行われる上に、人事担当者の負担を減少させることができるでしょう。
アプリ連携のメリットや簡単なアプリ連携の方法についてもご紹介します。

カオナビとMicrosoft Teamsを連携するメリット

カオナビとMicrosoft Teamsの連携によって、タイムリーに従業員情報を共有でき、人事担当者の通知作業の負担を減少できるでしょう。
以下にメリットを2つまとめたので、最後までご覧ください。

メリット1:スピーディーに従業員情報の共有ができる

カオナビとMicrosoft Teamsを連携するメリット1つ目は、スピーディーに従業員情報の共有ができることです。
たとえば、カオナビで従業員が更新されたら、Microsoft Teamsに自動通知ができます。
従業員情報を常に確認しているわけではないので、情報の更新に気づかないことも多いのではないでしょうか？
カオナビで従業員情報が更新されたことをMicrosoft Teamsに自動通知するように設定していれば、タイムリーに従業員情報の更新に気づけます。
Microsoft Teamsのグループチャットに通知するように設定すると、チーム内での情報共有がスムーズです。

メリット2:人事担当者の負担を軽減できる

カオナビとMicrosoft Teamsを連携するメリット2つ目は、人事担当者の負担を軽減できることです。
多数の従業員情報を更新した後にチームに情報共有をする作業は、人事担当者にとって負担が大きい作業ですよね。
更新作業が1日に何十件もあれば、手動でMicrosoft Teamsに通知する労力も大きなものになります。
アプリを連携し自動化すれば、地味に手のかかる通知作業を楽にできます。
住所変更や異動があった際の通知作業がなくなるため、人事担当者は他の業務に取り組むことが可能です。
特に、異動や従業員情報の変更が多い時期などに重宝される自動化になるでしょう。

Yoomでアプリを連携するメリット

自動化したいけど、前にアプリ連携をしようと思って手こずった経験があるから、連携を諦めているという方もいるのではないでしょうか？
Yoomを導入すれば、アプリ連携や自動化で戸惑うことはなくなります。
アプリの連携は、ある程度のプログラミング知識がないとスムーズに行えません。
知識だけあったとしても、簡単に連携できるわけではないので、ハードルが高いです。
しかし、Yoomのアプリ連携は、項目に沿って入力をするだけでできるため、とても簡単に行えます。
自身でカスタマイズして自動化を作成したり、自動化フローの作成がすでにされているテンプレートを利用したりと設定方法はさまざまです。
それぞれに合った自動化方法を選択できるのもYoomのメリットです。

カオナビとMicrosoft Teamsの連携フローの作り方

今回は「カオナビで従業員が更新されたら、Microsoft Teamsに通知する」という以下のテンプレートの設定をご紹介します。

2ステップで設定が完了するので、10~15分で設定ができます。

メンバー情報が更新されたら起動するフローボットの設定
チャネルにメッセージを送るアクションの設定

Yoomを利用していない方はこちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしておきましょう。

カオナビとMicrosoft TeamsをYoomと接続する方法

YoomにカオナビとMicrosoft Teamsを連携するマイアプリ登録をします。
最初にマイアプリ登録を済ませておけば、自動化の設定が楽にできます。

まずは、カオナビのマイアプリ登録から行いますが、Yoomのヘルプページに記載があるので、そちらを参考にマイアプリ登録をしてください。

続いてMicrosoft Teamsのマイアプリ登録を行います。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
「アプリ名で検索」からMicrosoft Teamsを探すか、アプリ一覧から探しましょう。

以下の画面に移行したら、ログインをしてください。

マイアプリ登録が完了したら、自身のマイアプリ欄にカオナビとMicrosoft Teamsが表示されます。

カオナビで従業員が更新されたら、Microsoft Teamsに通知する方法

自動化の設定をするので、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面に移行するので、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更したい場合は、以下の画面より変更可能です。
先にカオナビの設定から行うので、「メンバー情報が更新されたら」をクリックしてください。

以下の画面に移行したら、設定を確認します。

「アプリトリガーのタイトル」→必要に応じて変更可能
「カオナビと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
「トリガーアクション」→メンバー情報が更新されたら

以下の画面に移行するので、赤枠をクリックし、WebhookURLをコピーしましょう。
カオナビの管理画面で設定を行います。

カオナビにログインしたら、「管理者メニュー>公開API v2 情報>Webhook>設定>Webhookを追加」と進んでください。
YoomのWebhookURLを「URL」という欄に先ほどコピーしたURLをペーストし、「イベント」→「メンバー情報の更新」にチェックを入れて「保存」をします。
Yoomの画面に戻って、Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行し、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

次にMicrosoft Teamsの設定を行うので、「チャネルにメッセージを送る」をクリックしましょう。
以下の画面に移行したら、設定を確認してください。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Microsoft Teamsと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
「アクション」→チャネルにメッセージを送る

以下の画面に移行するので、設定を行いましょう。

「チームID」、「チャネルID」→候補から選択
「メッセージ」→任意で設定
※【改行】<br>と入力してください。
【メンション】メッセージに<at id='{メンションID}'>{メンションの表示テキスト}</at> と記載してください。メンションIDとメンションの表示テキストは任意のテキストを記載し、「メンションID」「メンションの表示テキスト」のフォームに入力する値と一致させてください。例）<at id='0'>Yoom</at>
【ファイルの添付】メッセージにファイルのGUIDを<attachment id='{ファイルのGUID}'></attachment>と記載してください。事前にOneDriveにアップロードし、eTagの{}内のGUIDを取得する必要があります。例）<attachmentid='153fa47d-18c9-4179-be08-9879815a9f90'></attachment>

「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

最後にアプリトリガーを「ON」にして、自動化の設定は完了です。

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まとめ

本記事では「カオナビで従業員が更新されたら、Microsoft Teamsに通知する」というフローの自動化を行いました。
カオナビとMicrosoft Teamsの連携により、カオナビの従業員情報更新にタイムリーに気づくことができます。
また、通知作業を自動化が担ってくれるため、人事担当者の負担を大きく軽減させられます。
本記事でご紹介したように、Yoomのアプリ連携や自動化はとても簡単です。
Yoomを実際に利用してみたいと思った方は、こちらから無料登録をしてみてくださいね。