MazricaとGoogle Chatを連携して、Mazricaにコンタクトを登録したらGoogle Chatに自動で通知する方法

Mazricaは案件に関する情報を管理でき、 チーム全体の営業活動の進捗状況を確認するために有効な営業支援ツールです。
ですが、Google Chatと連携すると、日々の業務をさらに効率化できることをご存じですか。
本記事では、Mazricaで新たにコンタクトが登録されると、その情報を引用してGoogle Chatに自動通知する方法をご紹介します。
Yoomを使って、簡単にアプリ連携できるフローボットを一緒に作成しましょう！

MazricaとGoogle Chatを連携するメリット

まずは、MazricaとGoogle Chatを連携する2つのメリットをご紹介します。

メリット1: 素早くチームに情報を共有できる！

MazricaとGoogle Chatを連携すると、Mazricaに新しいコンタクトが登録されるたびに、その情報を引用してGoogle Chatに自動通知できるようになります。
通知先のメンバー全員が迅速にMazricaのコンタクト情報を知ることができるため、新しいコンタクトに対して素早く気づき、機会を逃さず対応できる可能性があります。

メリット2: 手動の通知作業が減らせる！

Mazricaに登録すると、自動的に情報を引用して、Google Chatに自動通知できるため、手動で情報を共有する手間を削減できます。
また、手動入力の際に起こる入力ミスや通知先のミスといったヒューマンエラーが発生するのを減らすことが可能になります。
特に、毎日数多くのコンタクトが登録される企業にとって、この通知作業を自動化させることで、業務の効率化が期待できます。

[Yoomとは]

Yoomを活用してMazricaとGoogle Chatをアプリ連携する方法

ここからは実際に「Mazricaでコンタクトが登録されたらGoogle Chatに通知する」というフローボットの作成方法をご紹介します。
このフローボットを活用すると、上記のメリットを実現できます。

下記テンプレートのバナーの「詳細を見る」をクリック後、表示される「このテンプレートを試してみる」というボタンからYoomの登録をしてください。

Mazricaでコンタクトが登録されたらGoogle Chatに通知する

試してみる

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■概要

Mazricaでコンタクトが登録されたらGoogle Chatに通知するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方‍

1.Mazricaを活用した営業活動を行っている方

・案件ごとに進捗の把握を行う営業部長

・タスクの進行状況を管理しているチームリーダー

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2.Google Chatを主なコミュニケーションツールとして使用している方

・社内のコミュニケーションとして使用している各部門の方

・送られてきた取引先企業の情報を管理している営業アシスタント‍

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■このテンプレートを使うメリット

Mazricaは案件に関する情報を管理することができ、チーム全体のプロジェクトの進捗具合を確認するために有効的なツールです。
さらにGoogle Chatを使用することでチーム内でのコミュニケーションを取ることができます。
しかし、Mazricaでコンタクトが追加されたら手入力でGoogle Chatに通知することは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。

自動化できる作業は自動化し、手作業を省きたいと考える方にこのフローは有効的です。
Mazricaにコンタクトが追加されたら自動でGoogle Chatに通知するため、手作業による手間を省きます。

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■注意事項‍

・Mazrica、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。

・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。‍

https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336

詳細を見る 試してみる

それでは早速、下記画面の「OK」をクリックして作成していきましょう！

ステップ1:マイアプリ連携

まずは、ご自身が使用しているMazricaとGoogle Chatのアプリ連携を行います。
左欄にあるマイアプリをクリックしてください。
「+新規接続」をクリックしてください。

今回使用するMazricaとGoogle Chatを選択します。
それぞれの注釈に従いアカウント名とアクセストークンを入力し「追加」をクリックしてください。
登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。

これで、MazricaとGoogle Chatのアプリ連携が完了しました！

ステップ2:アプリトリガーの設定

次はフローボットの中身を編集していきましょう！

アプリトリガーの「コンタクトが新たに登録されたら」の項目を選択します。

こちらのページは、あらかじめ必要項目は入力されているので変更不要です！
「次へ」をクリックしてください。

トリガーの起動間隔を任意で設定し「テスト」をクリックします。
アウトプットが取得されたことを確認し、保存してください。
※ここで取得したアウトプットは、値を他のオペレーションで利用できます。

ステップ3:スペースにメッセージを送信

次に「スペースにメッセージを送信」という項目をクリックしてください。

こちらのページも、必要項目は入力済みなので変更不要です！
「次へ」をクリックしてください。

スペースID・キー・トークンは、注釈を参考に入力してください。

メッセージ内容は、上記画像のように設定されていますが、変更可能です。
※補足）上記画像のように設定すると、Mazricaで新たに登録されたコンタクトの「コンタクトID」「取引先名」「名前」を自動で引用しGoogle Chatに通知することができます。
※設定方法）枠内をクリックし、「コンタクトが新たに登録されたら」の中にある「コンタクトID」「取引先名」「名前」をクリックします。
実際にメッセージが送られると{{コンタクトID}}→123456、{{取引先名}}→Yoom株式会社、{{名前}}→佐藤太郎 のようにMazricaに登録された内容が自動で引用されます。

設定が完了したらテストを実行してください。
Google Chatにサンプルメッセージが通知されるので、確認したら保存してください。

最後に上記画面が表示されるので「トリガーをON」をクリックして、フローボットを起動させましょう！

これで、「Mazricaでコンタクトが登録されたらGoogle Chatに通知する」フローボットの完成です。

その他のMazricaやGoogle Chatを使用したフローボットの紹介

本記事でご紹介したフローボット以外にも、YoomにはMazricaやGoogle Chatを使用したフローボットが多数存在します。
ここでは、おすすめのフローボットを2つご紹介します！

Mazricaのコンタクト情報を使ってGmailで定型メールを送る

試してみる

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■概要

Mazricaのコンタクト情報を使ってGmailで定型メールを送るフローです。

Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Mazrica上から直接トリガーを起動させることができます。

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■このテンプレートをおすすめする方‍

1.Mazricaを活用した営業活動を行っている方

・案件の進行状況を把握をしている営業担当

・チーム内のタスクの状況を管理しているチームリーダー

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2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方

・社内コミュニケーションツールとして使用している企業

・担当企業との情報のやりとりに活用している営業担当

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■このテンプレートを使うメリット

Mazricaは営業活動に関する情報をチーム内で可視化でき、確実なタスク管理の実現に有効的なツールです。
さらにGmailを業務に使用することで、担当企業との連絡をスムーズに行います。
しかし、毎回定型メールを手入力で作成することは、業務効率化の妨げとなります。

定型メールの送付を簡略化したいと考える方にこのフローは適しています。
Mazricaのコンタクトページから自動で定型メールを送付するため、メールを送る手間を省きます。
また、あらかじめメールの内容を設定できるため、メールを作成していた時間を省いて他の業務に時間を使うことができます。

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■注意事項‍

・Mazrica、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

↑Gmailの定型メールの送付を簡略化したいと考える方におすすめのフローボットです。
Mazricaのコンタクトページから自動で定型メールを送付できるため、メールを送る手間を省くことが可能になります。
また、あらかじめメールの内容を設定できるため、メールを作成していた時間も省くことができ、業務の効率化が期待できます。

Google スプレッドシートで行が更新されたらGoogle Chatに通知する

試してみる

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■概要

Google スプレッドシートでタスクや案件の進捗管理を行う際、更新のたびに関係者へ手動で連絡するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、重要な更新の見逃しや連絡漏れが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの特定の行が更新された際に、自動でGoogle Chatへ通知を送信する仕組みを構築でき、情報共有の円滑化と効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートとGoogle Chatを用いてチームの情報共有を行っている方
• スプレッドシートの更新を手動で通知しており、連絡漏れや手間に課題を感じている方
• プロジェクト管理やタスク管理における情報伝達をよりスムーズにしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートの行が更新されると自動で通知が送信されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での通知による連絡漏れや遅延を防ぎ、重要な更新情報を関係者へ確実に共有することが可能になります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとGoogle ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、スプレッドシートで更新された情報を本文に含めて、指定のスペースに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、通知の対象としたいスプレッドシート、シート、そして更新を検知したい列（セル）を任意で指定できます。
• Google Chatへの通知設定では、メッセージを送信するスペースを任意に選択可能です。また、通知本文は固定のテキストだけでなく、スプレッドシートから取得した更新内容を変数として埋め込むといったカスタマイズができます。

■注意事項

• Google Chat、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。 
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。 

詳細を見る 試してみる

↑Googleスプレッドシートで、情報の更新があったらGoogle Chatにメッセージを受け取りたいと考える方におすすめのフローボットです。
Googleスプレッドシートの更新が行われたら、Google Chatに自動通知できるため、情報の共有速度をより上げることが可能になります。
また更新内容を引用したチャットを送るため、Googleスプレッドシートを確認しなくてもチャットの確認だけで情報の概要を把握できます。

まとめ

本記事では、MazricaとGoogle Chatを連携し、Mazricaで新たにコンタクトが登録されたら、その情報を引用してGoogle Chatに自動通知する方法をご紹介しました。
こちらのフローボットを活用すると、手動作業の手間が削減され、情報共有が迅速になることが期待できます。
Yoomでは、さまざまな業務を自動化できるフローボットをたくさん用意しているので、ぜひ下記テンプレート一覧も確認してみて下さい。

＞＞フローボットテンプレート一覧はこちら