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「価格改定のたびに、Mazricaの案件情報を一つひとつ開いて商品内訳を更新するのが大変…」
「キャンペーン期間中だけ商品情報を変更したいけど、手作業での一括更新はミスが起きそうで怖い…」
このように、Mazricaの案件に紐づく商品内訳設定の更新作業に、多くの時間と手間を費やしてはいませんか？
特に扱う案件数が多ければ多いほど、この作業は煩雑になり、入力ミスなどのヒューマンエラーのリスクも高まります。
もし、kintoneなどのデータベース情報を更新するだけで、関連するMazricaの案件情報の商品内訳設定が自動で一括更新される仕組みがあれば、こうした定型業務から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる時間を創出できるでしょう！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化しましょう！
YoomにはMazricaの商品内訳設定を一括更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、kintoneでレコードが編集された際に、Mazricaの商品内訳設定を自動で一括更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Mazrica／kintone／Slack
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
基本的な設定方法を解説しているナビがありますので、まずはこちらをご覧ください。
今回のフローで使用するSlackのマイアプリ登録方法についてもナビ内で解説しているので、こちらを参考にYoomとの連携を進めてみてくださいね！
《参考》Slackのマイアプリ登録方法
MazricaとYoomのマイアプリ連携
新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでMazricaと検索し、対象アプリをクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、アカウント名とアクセストークンを注釈に沿って入力し、「追加」をクリックしましょう。
kintoneとYoomのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
以上でマイアプリ登録は完了です！
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
【事前準備】
Mazricaで商品内訳設定を登録しておきましょう。
ここで設定した商品内訳が、本フローでの更新対象となります。
今回は以下の内容で登録しました。
それでは、ここから設定を進めていきましょう。
「レコードが編集されたら（Webhook）」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
kintoneと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
まずは、kintoneにWebhook URLを設定しておきましょう。
この設定により、レコードの登録といったイベントが発生した際に、その内容がWebhook経由で自動的に通知され、Yoom側で処理を開始できるようになります。
詳しい設定方法については、以下のヘルプページをご参照ください。
kintoneでWebhook設定を行う
Webhook URLの設定が完了したら、連携させるkintoneアカウントでレコードを編集しておきましょう。
ここで登録したレコードがトリガーイベントとなり、自動化の起点となります。
今回はテスト用に、以下の画像の内容でレコードを編集しました。
【編集前】
【編集後】
Yoomの操作画面に戻ります。
kintoneでレコードが編集されると、その情報が事前に設定したWebhook URLに送信され、Yoomがそのイベントをトリガーとして自動処理を開始します。
先ほど編集したレコードの情報が正しく受信されるかを確認するため、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、kintoneで編集されたレコード情報が表示されます。
以下の取得した値はこの後のステップで利用できます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
続いて、トリガーのステップで取得したレコード情報をもとに、レコードの詳細情報を取得する設定を行いましょう。
「レコードを取得する」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
kintoneと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
アプリID
連携させるkintoneアプリURLから注釈に沿って入力してください。
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。
取得したいレコードの条件
kintoneで指定したアプリから、条件に合致するレコードを取得します。
取得したいレコードの条件を設定しましょう。
入力欄をクリックすると、前のステップでkintoneから取得した値が表示されるため、該当する値を選択して入力します。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、取得した値を活用せず設定を行うと毎回同じレコードがkintoneから取得されてしまうので注意が必要です。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でレコードが取得されるか確認しましょう。
テストに成功すると、条件として設定したレコードの情報が取得されます。
以下の取得した値はこの後のステップで利用できます。
内容を確認し、「完了」をクリックしましょう。
続いて、前のステップでkintoneから取得した値を利用して、Mazricaで商品内訳設定の更新を行いましょう。
「商品内訳設定を一括更新」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Mazricaと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
商品内訳設定リスト
入力欄をクリックすると、前のステップでkintoneから取得した値が表示されるので、対応する項目を選択して入力しましょう。
必要な項目について入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でMazricaで商品内訳設定が更新されるか確認しましょう。
テストが成功したらMazricaの画面を開き、実際に商品内訳設定が更新されているかを確認してみましょう。
今回は下記のとおり更新されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「完了」をクリックします。
いよいよ最後の設定です！
前のステップで取得した値を利用して、Slackで商品情報の更新を通知しましょう。
「チャンネルにメッセージを送る」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Slackと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
投稿先のチャンネルID
メッセージを送信したい「チャンネルID」を設定します。
入力欄をクリックすると候補が表示されるので、対象のチャンネルを選択しましょう。
※この後のテストでは、指定したチャンネルに実際にメッセージが送信されます。
そのため、事前にチャンネルメンバーへ周知しておくか、テスト専用のチャンネルを用意しておくことをおすすめします。
メッセージ
送信するメッセージの内容を設定します。
入力欄をクリックすると、前のステップで取得した値が表示されるので選択しましょう。
画像のように任意のテキストと組み合わせて自由にメッセージを作成できます。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した送信先にメッセージが正しく届くか確認しましょう。
テストが成功すると、送信されたメッセージの情報が表示されます。
実際にSlackを開いて、指定した内容でメッセージが届いているか確認してみましょう。
今回は下記の通り通知されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、取得した値を確認し、「完了」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、kintoneでレコード情報が編集されたことをきっかけに、Mazricaに登録されている商品内訳設定を一括更新し、その内容をSlackに通知できるようになります。
実際にkintoneで編集したレコード情報をもとにMazricaの商品内訳が更新され、さらにSlackに通知が届くかを確認してみましょう。
さらに、GmailやGoogle フォーム、DocuSignなどの外部ツールと連携し、コンタクト情報の自動登録や案件ステータスの更新も行えます。
■概要
Apolloで登録されたコンタクト情報をMazricaに追加するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Apolloで顧客情報を管理している営業事務の方
・Apolloに登録されている情報を別のツールにも転記して管理したい方
2. 顧客管理ツールとしてMazricaを利用している企業
・Mazricaを利用して情報管理を行っているが、手動での入力作業に手間を感じている方
■このテンプレートを使うメリット
ApolloとMazricaを併用してコンタクト情報を管理している方もいるかもしれません。ですが、異なるアプリで情報を管理すると、両方に同じ情報を入力する手間がかかってしまいます。
[Apolloで登録されたコンタクト情報をMazricaに追加する]テンプレートを導入することで、二重入力の手間を削減でき、これまで手作業で行っていた処理を自動化することによって、人的なミスのリスク軽減やデータの正確性が向上します。
■注意事項
・ApolloとMazricaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
DocuSignでエンベロープが完了したら、Mazrica（旧Senses）の案件ステータスを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignを使用して、帳票類の作成管理を行なっている方
・担当企業との書類を作成している営業アシスタント
・雇用契約書などの作成を担っている人事部の方
2.Mazricaで案件の管理をしている企業
・案件ごとにステータスを分け、状況を可視化している営業部担当者
・名刺交換で得た情報を登録してこれからアプローチを行う担当者
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignを使用することで、案件の締結に伴う書類の発行や管理がスムーズに行えるのは業務効率化につながります。
しかし案件を管理しているMazricaのステータスを手作業で変更するのは忘れやすく面倒なことの一つです。
書類の締結と同時に案件のステータスの変更を忘れずに行いたいと考える方にこのフローは適しています。
DocuSignでエンベロープの完了と同時に、Mazricaの案件ステータスを自動で更新することで、業務の漏れを防ぎます。
このフローに続けて『チャットツールでメッセージを送る』というアクションの追加をすることで、案件の締結を即座に通知することもできるようになります。
事前にMazricaの案件IDをDocusignのエンベロープに入力・管理しておくことで、IDによる確実な案件取得も行うことができます。
■注意事項
・DocuSign、MazricaのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Mazricaで案件アクションが登録されたらGitHubにも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Mazricaで営業活動を管理している方
・顧客管理でMazricaを活用している営業担当者
・営業活動のデータをMazricaで一元管理している方
2.GitHubでタスク管理をしている方
・Githubで技術タスクの管理をしているチーム
・Githubで開発作業のタスク管理をしているプロジェクトマネージャー
■このテンプレートを使うメリット
Mazricaは営業活動のデータを一元管理することができ、効率化に役立てることができます。
しかし、顧客からのフィードバックから新機能追加や機能改善といった技術的な対応が必要とケースもあり、MazricaとGithubの両方に追加をするのは手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Mazricaで案件アクションが登録されると自動でGithubに追加することができるため、手動による作業を効率化することができます。
技術的な対応がGithubにスピーディーに追加されることで、開発チームとの連携がスムーズになり、案件を効率的に進めることができます。
また、Githubへの登録漏れもなくなるため、ヒューマンエラーの発生を防止することも可能です。
■注意事項
・Mazrica、GitHubのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Gmailで受信したメールに含まれる署名情報、一つひとつコピーしてMazricaに入力していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、署名情報を自動で抽出しMazricaにコンタ-クト情報として登録できるため、こうした定型業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Mazricaで案件アクションが登録されたらGoogleスプレッドシートにも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Mazricaを使用して営業活動の効率化をしている方
・顧客対応や商談の進捗を管理している営業担当者
・案件情報の分析をしているデータアナリストの方
2.情報共有でGoogleスプレッドシートを活用しているチーム
・Mazricaの案件を一覧化して共有したい方
・MazricaとGoogleスプレッドシートの連携を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Mazricaは営業活動の効率化を図れるツールです。
しかし、Mazricaに登録した案件アクションをGoogleスプレッドシートで一元管理している場合、手動による追加作業が発生し手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Mazricaで案件アクションが登録されると自動でGoogleスプレッドシートに追加することができます。
Googleスプレッドシートへの追加が自動化されることで、案件の分析やチーム全体での情報共有に役立てることができます。
また、手動による追加作業が不要となるため、業務の効率化を図ることが可能です。
■注意事項
・Mazrica、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Googleフォームが送信されたらMazricaにコンタクトを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Mazricaを活用した営業活動を行っている方
・案件ごとに登録を行い、進捗確認している営業担当
・チーム全体のタスクの状況を管理しているチームリーダー
2.Googleフォームを活用している方
・セミナー後のアンケートとして使用しているカスタマーサービス担当
・社内申請のフォームとして使用している商品管理部門
■このテンプレートを使うメリット
Mazricaは取引に関する情報を状況ごとに細かく管理できるため、業務進行を円滑にするツールです。
またGoogleフォームも顧客からのアンケートや、情報の回答を得るために活用できます。
しかし、Googleフォームの回答内容をMazricaに手入力するのは、生産性を阻害する要因となります。
手入力の手間を省いて業務進行を円滑にしたいと考える方にこのフローは適しています。
Googleフォームに回答があったら自動でMazricaのコンタクトを登録するため、手入力の作業を省きます。
また登録する情報を引用することで、手入力によるヒューマンエラーを防ぎます。
■注意事項
・Mazrica、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Mazricaに新しい取引先情報を登録した後、関連資料を保管するためにGoogle Driveへ手作業でフォルダを作成する業務に手間を感じていませんか。この一連の作業は、入力ミスや作成漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Mazricaへの取引先登録をトリガーとして、Google Driveに取引先ごとのフォルダが自動で作成されるため、こうした定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
SFA/CRMに新しい取引先を登録した後、関連書類を保管するためにクラウドストレージへ手動でフォルダを作成する作業に、手間や時間を取られていませんか。この単純な繰り返し作業は、件数が増えるほど負担になり、命名規則の間違いといったミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Mazricaに取引先を登録するだけで、Dropboxに取引先ごとのフォルダが自動で作成されるため、こうした課題を解消し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Mazricaでコンタクトが登録されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Mazricaを活用した営業活動を行っている方
・取引企業の情報を一元管理している企業
・案件の進捗状況を管理しているチームリーダー
2.Microsoft Teamsを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内の情報共有ツールとして使用している企業
・プロジェクトごとチームでやりとりを行っている方
■このテンプレートを使うメリット
Mazricaは取引企業の情報を一元管理できるため情報の可視化ができ、業務進行をスムーズにします。
さらにMicrosoft Teamsを使用することでチーム内の情報共有速度を加速させ、いち早く情報を得ることができます。
しかし、Mazricaへのコンタクト登録のたびに手入力でMicrosoft Teamsに通知することは、非効率的で時間がかかります。
コンタクトの追加があったら自動で通知を受けたいと考える方にこのフローは有効的です。
Mazricaにコンタクトが登録されたら引用した内容でMicrosoft Teamsに通知を行い、手入力の手間を省きます。
また引用した内容で通知を送るため、情報の正確性を保ちます。
■注意事項
・Mazrica、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Zendeskで新しいチケットが作成されるたびに、その顧客情報を手作業でMazricaに登録していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Zendeskでのチケット作成をきっかけに、Mazricaへのコンタクト情報登録を自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
・Zendesk、MazricaのそれぞれとYoomを連携してください。
・「分岐する」オペレーションはミニプラン以上、Zendeskとの連携はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。
その他のプランでは設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Mazricaの商品内訳設定の一括更新を自動化することで、これまで価格改定やキャンペーンのたびに手作業で行っていた煩雑な更新作業から解放され、ヒューマンエラーのリスクを削減することができます。
これにより、営業担当者は常に正確な情報に基づいて商談を進めることができ、より戦略的な営業活動に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも、まるでパズルを組み合わせるかのように直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を直接体験してみてください！
Q：kintone以外のツールでも自動化できますか？
A：
はい、フローボットでアクションを変更することで可能です。
基本的なフローボットの作成方法
kintone以外にも、Google スプレッドシートやSalesforceなど、商品情報を管理している他のデータベースツールをトリガーとして設定できます。
利用しているツールに対応したトリガーアクションを選択し、更新や追加をきっかけにフローボットを起動させることで、同様の自動化を実現できます。
Q：自動化処理でエラーが発生した場合の対処法は？
A：
フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
Slack・Chatworkへの通知設定
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
エラーの対応方法
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：商品の「追加」も自動化できますか？
A：
はい、可能です。
Mazricaには「案件に商品内訳を追加」「商品内訳設定を一括登録」などのアクションが用意されており、商品の追加や更新を自動化できます。
そのため、既存データの更新だけでなく、キャンペーン商品の追加やセット内容の変更といった運用にも対応可能です。
