Notionで更新したデータをTeamsで伝えたいけど、わざわざURLを送って確認してもらうのって意外と面倒ですよね。
データが1つならまだしも、そういったデータが大量にあったら、送るだけで時間がかかってしまいます。
そんなお悩みをサクッと解決できる便利なツールがYoomです。
実際に、プログラミングの知識がない私でも数分で作成できました。
本記事では、NotionとTeamsを連携させ、「Notionで作成したデータベースに情報が追加されたら、Microsoft Teamsに通知」するフローをご紹介します。
NotionとTeamsを連携することでのメリット
NotionとTeamsを連携させるメリットは以下の3つが挙げられます。
情報管理が容易になる
2つのアプリを連携させると、タスクやドキュメントの重複を防いでくれるので、一貫した情報を得ることが可能です。
常にチーム全体が最新の情報を取得できるので、作業が重複することなく、スムーズに業務に取り組めます。
また、Notionで管理しているページやデータベースが更新されると、Teamsへ通知できるため、進捗状況の可視化ができるのも大きなメリットです。
チーム全体の動きを把握できるので、効率的に業務を進めることができます。
チーム内の生産性が高まる
どちらか一方のアプリでの情報だけを頼りにしていると、重要な情報を見逃してしまう可能性があります。
しかし、この2つのアプリを連携していると、どちらのアプリが更新されても、重要な情報を見逃すことはありません。
Notionが更新されたときやコメントが投稿された場合でも、Teamsに通知することができるからです。
情報が更新された際に、すぐに対応できるため、チーム内の生産性が高まります。
最適なワークフローが実現できる
NotionとTeamsを連携させることで、複数のアプリ間での切り替えを減少させ、スムーズにワークフローを実現できます。
連携させる前は、それぞれのアプリ間を行き来するような形で利用していたものが、1つのアプリでもう1つのアプリ情報の取得が可能となりました。
Notionでタスクの進捗を把握し、Teamsでディスカッションをし、課題解決へ向けてプロジェクトを進めることもできます。
NotionとTeamsを連携するとどのようなことが自動化できるか考えてみた。
NotionとTeamsを連携させるとできることは、以下のようにいくつかあります。
Notion上の情報変更をTeamsへ通知
Notionで変更された情報をTeamsへ通知することが可能です。
たとえば、Notionでマニュアル作成をし、それが更新された際に、Teamsへ自動的に通知を送ることができます。
作成者は「マニュアルを更新しました」とわざわざTeamsへ連絡する必要がありません。
そのため、連絡忘れやマニュアルの確認忘れを防ぐことができるというわけです。
リアルタイムでの情報共有
これらのアプリを連携させると、リアルタイムで情報を共有することができます。
たとえば、Notionに投稿されたコメントをTeamsに通知することができるので、すぐに対応が可能です。
いつもは見落としがちだったコメントにもリアルタイムで返信できるため、スムーズにコミュニケーションをとることができます。
Notion上のタスク進捗をTeamsへ通知
Notionにはタスク進捗状況が一目でわかる機能があり、そのタスクの進捗状況をTeamsへ通知することが可能です。
チーム内の進捗状況を確認できるので、再度Teamsへ進捗状況を伝えるという手間が省けます。
進捗状況を基にして、ワークフローを構築できるので、一切無駄がありません。
Yoomを利用してNotionとTeamsの連携を試してみる
ノーコードツール「Yoom」を利用すれば、誰でも簡単にアプリ同士を連携させることができます。
Yoomには、アプリを連携させて業務を自動化・効率化するためのフローボットがあり、感覚的に操作可能です。
「Yoom」の使い方が分からない方でも、すぐに利用できるようにフローボットのテンプレートをいくつかご用意しています。
それでは、Yoomを利用してNotionとTeamsを連携する方法を見てみましょう。
Yoomで「Notion」と「Teams」を連携するには、お使いのNotionアカウントとTeamsアカウントをYoomと連携させるマイアプリ登録をする必要があります。
Yoomアカウントをお持ちの方は、Yoomアカウントにログインしてください。
まだYoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomアカウントの発行ページからアカウントを発行してください。
まずは、「Yoom」と「Notion」のアプリ連携から、行っていきましょう。
画面左側にある「マイアプリ」を選択し、「新規接続」をクリックします。
「Notion」を選択します。
ご自身が使用しているアカウントで「Notion」にログインしてください。
「Yoomが〇〇さんのNotionへのアクセスをリクエストしています」と表示されるので、青ボタン「ページを選択する」をクリックします。
許可するページを選択し、青ボタン「アクセスを許可する」をクリックしてください。
以上で「Yoom」と「Notion」のアプリ連携が完了しました。
「Notion」のマイアプリ登録と同様に、「Teams」もアプリ連携していきます。
「Microsoft Teams」を選択して、アカウントにログインしてください。
これで「Yoom」と「Notion」、「Teams」のマイアプリ登録が完了しました。
準備ができましたら、実際にフローボットを作成してみましょう。
Notionで作成したデータベースに情報が追加されたら、Microsoft Teamsに通知してみる
今回は、「Notionで作成したデータベースに情報が追加されたら、Microsoft Teamsに通知してみる」というフローをご紹介します。
以下のような2ステップで作成できるので、とても簡単です。
- Notionで特定のデータベースのページが作成・更新されたら起動するトリガーを設定
- Teamsに通知するアクションを設定
Teamsに通知するメッセージや送信先は自由にカスタマイズすることもできます。
まずは、画面左側にある「プロジェクト一覧」より、フローを作成したいプロジェクトを選択しましょう。
新規にプロジェクトを作成する場合は、「プロジェクト一覧」右側にある「＋」から作成可能です。
右上の「新規作成」→「はじめから作成」でフローを作成できます。
フローのタイトルと説明は任意で設定しましょう。
トリガーは「特定のアプリイベントを受信したとき」を選択してください。
アプリ選択欄が表示されるので、「Notion」を選択します。
アプリトリガーのタイトルをご自身で設定し、「トリガーアクション」を「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」に設定してください。
「トリガーの起動間隔」は「5分」に設定し、「チャンネルID」を候補から選択し、「テスト」をクリックします。
「テスト成功」と表示されたら、「保存」をクリックし、トリガーの設定は完了です。
次にTeamsに通知するアクションを設定しましょう。
先ほど作成したアプリトリガーの下にある「＋」をクリックしてください。
オペレーション欄の「アプリと連携する」を選択し、「Microsoft Teams」を選択します。
タイトルを設定し、「アクション」を「チャネルにメッセージを送る」と設定してください。
「チームID」と「チャネルID」を候補から選択し、メッセージを入力します。
先ほど設定したNotionの情報を組み込めますので、ぜひ活用してみてください。
「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されれば、「保存」をクリックしてください。
最後にトリガーを「ON」にすれば、Teamsに通知するアクションの設定は完了です。
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