Notionでのデータ追加をMicrosoft Teamsに通知する方法

Yoomとは？

Yoomは日々の事務作業を自動化して、業務の効率化を図りたい方におすすめの次世代自動化ツールです！API連携はエンジニアではないユーザーにとっては難しい作業ですが、 Yoomは専門的な知識や複雑なコーディングは不要で、直感的な操作でアプリを一元管理できるので非常に便利です。

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それではここからノーコードツールYoomを使って「Notionの任意のデータベースに情報が追加されたら、Microsoft Teamsに通知」方法をご説明します。

Notionに追加した内容をMicrosoft Teamsに通知する方法

Notionのデータベースにレコードが追加されたことをNotionのAPIを利用して受け取り、Microsoft Teamsの提供するAPIを用いて、指定のチャンネルにNotionで登録されたレコードの内容を通知することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

フロー設定のおおまかな流れは以下の通りです。

• YoomとNotion、Microsoft Teamsをマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• フローの詳細設定
• トリガーをON

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録してください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1：NotionとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携

まずは、YoomでNotionとGoogleカレンダーを連携させます。

Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」から「新規接続」をクリックしてください。

検索ウィンドウが出てきたら、アプリ名を入力して検索します。

Notionのマイアプリ連携

※マイアプリ連携をする前に、フローで使用するデータページを作成しておきましょう。
Notionのログイン情報を入力し、「ページを選択する」をクリックしてください。

次に進むと、Notionで作成されているページの一覧が表示されます。

ここにチェックが入っているページが、Yoomと連携されます。
マイアプリ連携後にフローで使用するページを作成した場合は、再連携をしてチェックを入れる必要があります。

「アクセスを許可する」をクリックして、YoomとNotionのマイアプリ連携は完了です。

Microsoft Teamsのマイアプリ連携

Microsoft のアカウントにログインをしましょう。

連携したいMicrosoft のアカウント情報を入れれば、自動的にYoomと連携完了です。
難しい設定は必要ありません！

‍アプリ連携と同時に、通知を受け取るためのチャネルを作成しておきましょう。

※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

‍Yoomの画面に戻ってきたら、マイアプリ一覧に追加されていることを確認しましょう。

確認ができたら、準備は完了です。続いてフローの詳細設定に移るので下のバナーから

「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしておきましょう。

ステップ2：Notionでアプリトリガー設定

最初の設定は「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」です。
まずは連携の確認をしましょう。

最初のページでは、マイアプリ連携したNotionのアカウント情報を確認してください。
また、タイトルの変更ができるので必要であればわかりやすいものに修正して次に進んでください。

次に、トリガーの起動間隔の設定を行います。

トリガーの起動間隔は5分から60分まで設定できますが、Yoomの契約プランによって選択できない場合があるので、注意してください。

トリガーで使用するNotionのデータベースIDを入力したら、そのページで項目を作成、または更新してから「テスト」をクリックしてください。

テストが成功すると、Notionの情報が反映されたアウトプットが取得できます。

「保存する」をクリックして、トリガーの設定は完了です。

ステップ3：Microsoft Teamsに通知する設定

次に、Notionの情報をMicrosoft Teamに通知するための設定です。
1ページ目はNotionと同様に、タイトルの修正とアカウント情報の確認をしてください。

次に通知する内容を設定します。

チームID、チャネルIDを指定した後にアウトプットを活用してメッセージを作成してみましょう。
アウトプットを入力した部分は、取得した情報に応じて内容が変化します。

テストが成功して、指定通りのメッセージが通知されました。
アウトプットが取得したNotionのURLになって通知されているのがわかりますね。

「保存する」をクリックして、すべての設定は完了です。
最後にトリガーをONにしてフローを動かしましょう。

これでNotionのデータベースの作成・更新がMicrosoft Teamに通知されるようになりました。
設定したフローは以下のものです。

さらに自動化するには

Yoomの操作に慣れてきたら、フローをさらに使いやすくアレンジしてみましょう。
Notionでタスク管理をしている人は、優先度によって分岐させて通知先を変えることもできます。また、AIを活用して要約した情報を通知させることも可能です。

以下を参考にして「あと少し、こうだったらいいのにな」を実現してみてください。

タスクの優先度で通知先を変更

Notionでタスク管理をしている場合、タスクの優先度が違うこともありますよね？
そんな時には分岐を活用して通知先を変えてみましょう！

なお、分岐はミニプラン以上のプランで利用できる機能です。フリープランの場合は設定しているフローボットはエラーとなりますので、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には分岐機能を使用することができます。

優先度が高いものは、上司や担当者の個人チャンネルに通知して見落としの可能性を減らすことができます。 逆に優先度が中、または低のものはチーム全体のチャネルに通知をして「やれる人がやる」というスタイルをとることができます。

AIを活用して要約内容を通知

AIを活用して、Notionの要約情報をMicrosoft Teamsに通知させることもできます。

たとえば、Notionに集約される情報が問い合わせだった場合、あらかじめ要約された内容が通知されることで「早く対応したほうがいいな」などの素早い判断ができるようになるでしょう。

NotionやMicrosoft Teamsを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもNotionやMicrosoft TeamsのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

NotionとMicrosoft Teamsを活用した自動化例

NotionとMicrosoft Teamsを連携して、更新内容を通知したり、Notionのデータベースに情報を追加するフローボットです。

Notionを活用した自動化例

タスクが登録・追加されたらNotionに追加する

タスク管理ツールと連携して、タスクが登録されたらNotionのデータベースに情報を追加するフローボットです。

Notionで進捗が更新されたらチャットツールに通知する

Notionでタスクの進捗を更新すると、自動的に通知が送られるフローボットです。

Microsoft Teamsを活用した自動化例

Microsoft Teamsのチャネルにメッセージが送信されたらチャットツールに通知する

Microsoft Teamsの特定のチャネルにメッセージが送信されたら、そのメッセージ内容を別のチャットツールに通知するフローボットです。

特定の案件や取引をMicrosoft Teamsに通知する

新しい案件や特定の取引が登録されたら、Microsoft Teamsに通知するフローボットです。

NotionとMicrosoft Teamsの連携メリット

メリット1：チーム内での情報共有がスムーズになり、伝え漏れを防げる

Notionのデータベースに新しい情報が追加されたら、Microsoft Teamsに通知を送ることで、チーム全員がその更新を把握しやすくなります。また、情報共有の遅れや伝え漏れを防げるので、スムーズなコミュニケーションも可能になります。

たとえば、新しいタスクやプロジェクトの進捗がNotionに記録された際、Microsoft Teamsに通知されることで、関係者がすばやく状況を把握できます。
これまでなら、メールや個別チャットで伝える必要がありましたが、自動通知があることで「言った・言わない」のトラブルも減るかもしれません。
また、Microsoft Teams上で通知を見たメンバーがそのままコメントをつけたり、リアクションをしたりできるので、必要な情報が一か所にまとまり、情報の管理もしやすくなるでしょう！

メリット2：ツールをまたがずに情報をキャッチでき、作業効率がアップする

NotionとMicrosoft Teamsを連携すると、複数のツールを行き来する手間が減り、業務の流れがスムーズになります。 多くの企業では、Notionでタスクやナレッジを管理し、Microsoft Teamsで日常的なやりとりをしているため、この2つがつながることで、必要な情報を探す時間を大幅に短縮できます。

たとえば、営業チームがNotionに顧客情報を追加したとき、その情報がMicrosoft Teamsに通知されれば、すぐに社内で共有され、スピーディーに対応を進められます。手動でのメンバーへの報告や、チャットやメールで情報を送る手間が省けることで、より重要な業務に時間を使えるようになるでしょう。

また、通知をもとに会話が始まり、すぐに次のアクションが決まることで、仕事の流れもスムーズになることが期待できます。

まとめ

NotionのデータをMicrosoft Teamsへ自動通知できると、情報共有の手間が省け、チーム内のコミュニケーションがスムーズになります。

Yoomを使えばプログラミングの知識がなくても、簡単な操作でアプリの連携を設定できます。
「手間なく情報を共有したい」「業務をもっと効率化したい」と感じたら、Yoomの活用がおすすめです！まずは2週間無料で試してみてください。

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