2024/06/26
アプリ同士の連携方法

NotionとMicrosoft Teamsを連携して、Notionのデータベースに情報が追加されたらMicrosoft Teamsに自動通知する方法

m.wadazumi

目次

とにかく早く試したい方へ

Yoomというサービスを利用することで、ノーコードで簡単にNotionとMicrosoft Teamsの連携が可能です。

YoomにはあらかじめNotionとMicrosoft Teamsを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。

Notionで更新したデータをMicrosoft Teamsで伝えたいけど、わざわざURLを送って確認してもらうのって意外と面倒ですよね。
データが1つならまだしも、そういったデータが大量にあったら、送るだけで時間がかかってしまいます。
そんなお悩みをサクッと解決できる便利なツールがYoomです。
実際に、プログラミングの知識がない私でも数分で作成できました。
本記事では、NotionとTeamsを連携させ、「Notionで作成したデータベースに情報が追加されたら、Microsoft Teamsに通知」するフローをご紹介します。

このブログをおすすめする方

  • NotionとMicrosoft Teamsを日常的に使うチーム
  • 情報更新の見逃しを防ぎたいプロジェクトマネージャー
  • タスクの進捗確認を迅速化したい管理職の方
  • チーム内でのコミュニケーションを強化したい方
  • リモートワークでも情報の一貫性を保ちたい方

NotionとMicrosoft Teamsを連携するメリットと利用シーン

NotionとMicrosoft Teamsを連携させるメリットは以下の3つが挙げられます。

1.情報共有の迅速化

Notionのデータベースに情報が追加されると、Microsoft Teamsに通知が届くため、情報共有が効率的に行われます。例えば、プロジェクト管理で新しいタスクが登録された場合、メンバーはそれに基づいて次のアクションを考えることが可能になるでしょう。また、進捗状況がTeams内で可視化されることで、各メンバーの役割が明確になり、業務の流れがよりスムーズになることが期待できます。

2.コミュニケーションの円滑化

会議や打ち合わせの内容がNotionで更新されると、Microsoft Teamsに通知されることで、チームメンバーが同じ情報に基づいて活動できます。たとえば、会議後に新しいタスクが追加された場合、その内容を全員が把握しやすくなるでしょう。このフローにより、連絡の行き違いや確認不足が減少し、スムーズなやり取りが期待できます。

3.一貫した情報管理

Notionのデータベースで管理されるプロジェクト情報やタスクの進捗状況がTeamsに通知されることで、情報の一貫性が保たれます。たとえば、Notionで更新されたプロジェクト計画がTeamsに送られると、チーム全体が最新の進捗状況を把握できます。これにより、重複作業の回避や無駄の削減が実現し、業務全体の効率向上が期待できます。

Yoomを利用してNotionとTeamsの連携を試してみる

ノーコードツール「Yoom」を利用すれば、誰でも簡単にアプリ同士を連携させることができます。
Yoomには、アプリを連携させて業務を自動化・効率化するためのフローボットがあり、感覚的に操作可能です。
「Yoom」の使い方が分からない方でも、すぐに利用できるようにフローボットのテンプレートをいくつかご用意しています。
本記事では「Notionの任意のデータベースに情報が追加されたら、Microsoft Teamsに通知する方法」をご紹介します。

[Yoomとは]

マイアプリ連携

それでは、Yoomを利用してNotionとMicrosoft Teamsを連携する方法を見てみましょう。
YoomでNotionと「Microsoft Teamsを連携するには、お使いのNotionアカウントとTeamsアカウントをYoomと連携させるマイアプリ登録をする必要があります。
Yoomアカウントをお持ちの方は、Yoomアカウントにログインしてください。
まだYoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomアカウントの発行ページからアカウントを発行してください。

まずは、YoomとNotionのアプリ連携から、行っていきましょう。
画面左側にある「マイアプリ」を選択し、「新規接続」をクリックします。

Notionを選択します。

ご自身が使用しているアカウントでNotionにログインしてください。
「Yoomが〇〇さんのNotionへのアクセスをリクエストしています」と表示されるので、青ボタン「ページを選択する」をクリックします。

許可するページを選択し、青ボタン「アクセスを許可する」をクリックしてください。

以上でYoomとNotionのアプリ連携が完了しました。
Notionのマイアプリ登録と同様に、Microsoft Teamsもアプリ連携していきます。
Microsoft Teamsを選択して、アカウントにログインしてください。

これでYoomとNotion、Microsoft Teamsのマイアプリ登録が完了しました。
準備ができましたら、実際にフローボットを作成してみましょう。

Notionで作成したデータベースに情報が追加されたら、Microsoft Teamsに通知してみる

今回は、「Notionで作成したデータベースに情報が追加されたら、Microsoft Teamsに通知してみる」というフローをご紹介します。

以下のような2ステップで作成できるので、とても簡単です。

  1. Notionで特定のデータベースのページが作成・更新されたら起動するトリガーを設定
  2. Microsoft Teamsに通知するアクションを設定

Microsoft Teamsに通知するメッセージや送信先は自由にカスタマイズすることもできます。

まずは、画面左側にある「プロジェクト一覧」より、フローを作成したいプロジェクトを選択しましょう。
新規にプロジェクトを作成する場合は、「プロジェクト一覧」右側にある「+」から作成可能です。
右上の「新規作成」→「はじめから作成」でフローを作成できます。

フローのタイトルと説明は任意で設定しましょう。
トリガーは「特定のアプリイベントを受信したとき」を選択してください。
アプリ選択欄が表示されるので、「Notion」を選択します。

アプリトリガーのタイトルをご自身で設定し、「トリガーアクション」を「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」に設定してください。

「トリガーの起動間隔」は「5分」に設定し、「チャンネルID」を候補から選択し、「テスト」をクリックします。
「テスト成功」と表示されたら、「保存」をクリックし、トリガーの設定は完了です。

次にMicrosoft Teamsに通知するアクションを設定しましょう。
先ほど作成したアプリトリガーの下にある「+」をクリックしてください。
オペレーション欄の「アプリと連携する」を選択し、「Microsoft Teams」を選択します。

タイトルを設定し、「アクション」を「チャネルにメッセージを送る」と設定してください。

「チームID」と「チャネルID」を候補から選択し、メッセージを入力します。
先ほど設定したNotionの情報を組み込めますので、ぜひ活用してみてください。
「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されれば、「保存」をクリックしてください。

最後にトリガーを「ON」にすれば、Microsoft Teamsに通知するアクションの設定は完了です。

その他のNotionデータベースとMicrosoft Teamsを使った自動化の例

他にもNotionデータベースとMicrosoft Teamsを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1. Yoomを用いることで、議事録の要約などNotionデータベースではできない処理を途中に挟むことが可能です。

2. Notionデータベースを利用してタスク管理をしている場合にはデットラインが来たら通知といったことができると便利です。

3. もちろんMicrosoft Teamsに投稿された情報をNotionデータベースにストックすることも可能です。

まとめ

今回は「Notionで作成したデータベースに情報が追加されたら、Microsoft Teamsに通知してみる」というフローをご紹介しました。
これで「Microsoft Teamsしか起動していなくて、Notionの情報を把握できていなかった」という事態は防げます。
こういったお悩みを簡単に解決できるのはYoomの魅力です。
Yoomは今回ご紹介したフローボットだけでなく、他のアプリとも連携可能なので、他にも利用してみてくださいね。

この記事を書いた人
m.wadazumi
児童福祉の仕事からライターとして活動し、現在はYoomでブログを執筆中です。 Yoomでできる業務効率化に驚きつつ、みなさんにもその感動を共有して社会貢献したいと考えています。 プログラミング知識ゼロの私でもできるアプリ連携や自動化をお伝えしていきます。
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