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社内FAQや議事録、日報、マニュアルなどをNote PMで管理している方にとって、その情報を他のメンバーと共有することは重要です。
しかし、情報が分散していると、確認や転記に手間がかかり、時間もかかってしまいます。
特に、チームの中でプロジェクトの進行状況や会議の決定事項を共有する際、手動での情報更新にはある程度の手間がかかります。
そんな時に活用できるのが、Yoomを使ったNote PMとNotionの連携です。今回は、この連携のメリットを詳しくご紹介します。
社内FAQ、議事録、日報、マニュアルを一箇所で管理・共有することには多くの利点があります。
Notionに日報を集約させ確認できるようにすることで、情報を個別に探す手間が減り、チームの状況把握が容易になるでしょう。
さらに議事録の一元化で、チームメンバー全員が会議内容を確認しやすくなり、次回の会議準備もスムーズになるでしょう。
このようにNote PMとNotionの連携で、情報を一元化することで、さまざまな職種や場面における情報共有が円滑になることが期待できます。
Note PMで作成した情報をそのままNotionでも活用できるため、繰り返し入力する手間を減らし、他のタスクに集中できる時間を確保できます。
特に、忙しい時期や入力作業が多い場合、正確に情報を反映させるのは簡単ではありません。
こうした状況で、自動化を取り入れることで、転記時のミスを抑え、情報の正確さを保ちやすくなります。
自動化により、情報の共有がスムーズになり、確認や修正にかかる時間も減らせるため、チーム全体の作業が円滑に進むでしょう。
[Yoomとは]
ここからは、「Note PMでページが作成されたらNotionのデータベースにも追加する」フローの設定についてご紹介します。
Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを作成してください。
事前に確認するもの
(1)下記のバナーの「詳細を見る」から、「このテンプレートを試してみる」をクリックしてください。
■概要
Note PMでページが作成されたらNotionのデータベースにも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.NotePMとNotionの両方でプロジェクト管理を行っているチーム
・NotePMで作成した議事録やメモをNotionのデータベースにも自動で保存して情報の一元管理をしたい方
・NotePMとNotion間での情報の手動転記を避けて作業効率を向上させたい方
・NotePMとNotionの情報を連携させて、それぞれのツールの強みを活かしたい方
2.NotePMを主に利用しているが、Notionのデータベース機能も活用したい方
・NotePMで作成した情報をNotionに取り込んでデータベース化して検索性や分析機能を活用したい方
・Notionのデータベースを基に他のNotion機能（タスク管理など）と連携させたい方
3.Notionを主に利用しているが、NotePMでの情報共有も行っている方
・NotePMで共有された情報をNotionのデータベースに自動で取り込んで情報の一元管理をしたい方
・NotePMの作成されたページ情報をNotion上で迅速に把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
NotePMはプロジェクト管理に役立つツールですが、Notionと併用する場合にページ作成のたびに情報を手動でNotionデータベースに転記するのは非効率的でミスも起こりやすいです。
このフローを使えば、NotePMでページが作成されると自動的にNotionデータベースに必要な情報が追加されます。これによりプロジェクトメンバーはNotePMとNotionの両方を見る必要がなくなり、常に最新の情報にアクセスすることができます。また手動転記の手間とミスを省くことで業務効率を改善することができます。
■注意事項
・Note PM、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
(2)ワークスペースの一覧から、任意のプロジェクトを選択します。
コピーしたテンプレートはプロジェクト一覧の「マイプロジェクト」に格納されていますので、そちらをご確認ください。
(3)以下の画面が表示されたら、ステップ2に進んでください。
次にNote PMの設定に移ります。
(1)画面左側にある「マイアプリ」をクリック
(2)次に、画面右側に表示される「+新規接続」をクリック
(3)アプリ一覧からNote PMを選択
(4)新規登録画面の指示に従い、アカウント名とアクセストークンを入力してください。
(5)「追加」をクリックし、マイアプリ登録が完了です。
次はNotionの設定です。これも「マイアプリ」に登録してください。
(1)アプリ一覧からNotionを選択
(2)アクセスをリクエストしている画面で「ページを選択する」をクリック
(3)アクセスを許可するページに任意でチェックを入れ、「アクセスを許可する」をクリック
(4)これでNotionのマイアプリ登録が完了しました。
(5)プロジェクト一覧から「マイプロジェクト」をクリック
(6)コピーしたテンプレートをクリック
(7)フローの一覧画面の右上にある「編集する」をクリックし、ステップ4に進んでください。
(1)フローの一覧画面から「アプリトリガー」をクリック
(2)アプリトリガーのタイトルを設定
※既に設定されているタイトルをそのまま使用しても大丈夫です。
(3)トリガーアクションは「ページが作成されたら」が選択されていることを確認
(4)「次へ」をクリック
■アプリトリガーのWebhookイベント受信設定
(5)画面の指示にしたがってWebhookURLをコピーし、下記の設定を行ってください。
(6)「テスト」でエラーが出なければ「保存する」をクリック
(7)続いてアプリトリガーの下に表示される「データベースを操作する」をクリック
(8)タイトルを設定し、実行アクションは「レコードを追加する」が選択されていることを確認
(9)データベースの連携では、データベースIDを設定します。
入力欄を一度クリックしてもらうと、候補が表示されるのでその中から任意で選択してください。
(10)「次へ」をクリック
■データベース操作の詳細設定
(11)追加するレコードの値には、「ページが作成されたら」のアウトプットからNo任意で設定
(12)「テスト」でエラーが出なければ、「保存」をクリック
(13)以下の画面が表示されたら、「トリガーをON」をクリック
お疲れ様でした、設定は以上です。
今回紹介したフローボットのテンプレートは、Yoomに登録することで利用可能です。
■概要
Note PMでページが作成されたらNotionのデータベースにも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.NotePMとNotionの両方でプロジェクト管理を行っているチーム
・NotePMで作成した議事録やメモをNotionのデータベースにも自動で保存して情報の一元管理をしたい方
・NotePMとNotion間での情報の手動転記を避けて作業効率を向上させたい方
・NotePMとNotionの情報を連携させて、それぞれのツールの強みを活かしたい方
2.NotePMを主に利用しているが、Notionのデータベース機能も活用したい方
・NotePMで作成した情報をNotionに取り込んでデータベース化して検索性や分析機能を活用したい方
・Notionのデータベースを基に他のNotion機能（タスク管理など）と連携させたい方
3.Notionを主に利用しているが、NotePMでの情報共有も行っている方
・NotePMで共有された情報をNotionのデータベースに自動で取り込んで情報の一元管理をしたい方
・NotePMの作成されたページ情報をNotion上で迅速に把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
NotePMはプロジェクト管理に役立つツールですが、Notionと併用する場合にページ作成のたびに情報を手動でNotionデータベースに転記するのは非効率的でミスも起こりやすいです。
このフローを使えば、NotePMでページが作成されると自動的にNotionデータベースに必要な情報が追加されます。これによりプロジェクトメンバーはNotePMとNotionの両方を見る必要がなくなり、常に最新の情報にアクセスすることができます。また手動転記の手間とミスを省くことで業務効率を改善することができます。
■注意事項
・Note PM、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
Yoomには今回紹介したフロー以外にも、Note PMやNotionを連携させた多くのフローがあります。今回は、その中から3つの例をご紹介します。
1. Note PMでページが作成されたらGoogleスプレッドシートのデータベースに情報を追加するフロー
このフローを活用すれば、Googleスプレッドシートを使ったデータの整理や分析がしやすくなり、チーム内での情報共有に役立ちます。
■概要
Note PMでページが作成されたらGoogleスプレッドシートのデータベースに情報を追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Note PMとGoogleスプレッドシートの両方を利用するチーム
・Note PMで作成した議事録やメモをGoogleスプレッドシートのデータベースにも自動で保存し情報の一元管理をしたい方
・Note PMとGoogleスプレッドシート間での情報の手動転記を避けて作業効率を向上させたい方
・Note PMとGoogleスプレッドシートの情報を連携させ、それぞれのツールの強みを活かしたい方
2.Note PMを主に利用しているが、Googleスプレッドシートのデータ分析機能も活用したい方
・Note PMで作成した情報をGoogleスプレッドシートに取り込みデータベース化して検索性や分析機能を活用したい方
・Googleスプレッドシートの関数やグラフ機能を活用してNote PMの情報を分析したい方
■このテンプレートを使うメリット
NotePMはプロジェクト管理に非常に便利なツールですが、そこで作成されたページをGoogleスプレッドシートのデータベースに手動で転記するのは、手間がかかり情報共有の遅れや入力ミスに繋がる可能性があります。
このフローを活用することで、NotePMでページが作成されたら自動的にGoogleスプレッドシートのデータベースに必要な情報が追加され、プロジェクトメンバーはNote PMとGoogleスプレッドシートの両方を確認する必要がなくなり、最新の情報を効率的に共有することができます。また手作業による転記作業が不要になるため、業務効率が向上し入力ミスを防ぐこともできます。
■注意事項
・Note PM、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
2. Note PMでコメントが追加されたらMicrosoft Teamsに通知するフロー
このフローを使えば、Note PMにコメントが追加された際にMicrosoft Teamsに自動通知され、コミュニケーションをスムーズに進めることができるでしょう。
■概要
Note PMでコメントが追加されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Note PMを利用するチームメンバー
・Note PMへのコメント追加を迅速に把握したい方
・Note PMの特定のプロジェクトやページへのコメント追加をトリガーにMicrosoft Teamsで通知を受け取りたい方
2.チームリーダー・マネージャー
・Microsoft Teams上で通知を受け取ることでNote PMの情報をより手軽に確認したい方
■このテンプレートを使うメリット
プロジェクトに関わる全ての情報を一元管理することは、プロジェクトの規模が大きくなるにつれて困難になります。メール、チャットツール、ファイル共有サービスなど、様々なツールが使用されるため、情報が分散し必要な情報を探すのに時間がかかることがあります。
Microsoft Teamsへの自動通知は、NotePMのコメント情報をシームレスに連携し必要なメンバーへの情報伝達を確実に行い業務の効率化になります。例えば、特定のタスクに関するコメントが追加された場合、そのタスクの担当者だけに通知を送ることができます。これにより、情報共有の効率化とプロジェクト情報の一元管理を行うことができます。
■注意事項
・Note PM、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
3. メールで届いた請求書情報をAI-OCRで読み取り、Notionのデータベースに追加するフロー
メールで受け取った請求書情報をAI-OCRで読み取り、自動でNotionに追加することで経理業務の効率化が期待できます。手動での入力を減らし、情報の正確性を保ちながら、作業の手間を軽減されるでしょう。
■概要
メールで届いた請求書情報をAI-OCRで読み取りNotionのデータベースに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.請求書をメールで受け取る機会が多い経理担当者
・請求書の情報を手入力する手間を省いて業務効率を向上させたい方
・入力ミスを減らして正確な請求書情報をデータベースに登録したい方
・Notionで請求書情報を一元管理して検索や分析に活用したい方
2.請求書情報に基づいて業務を行う方
・請求書情報がNotionに自動で登録されることで支払い処理や承認手続きなどをスムーズに進めたい方
・Notion上で請求書情報を簡単に検索・確認したい方
3.ペーパーレス化・業務効率化を進める企業
・紙の請求書を電子化してペーパーレス化を進めたい方
・請求書処理の自動化により業務効率化とコスト削減を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
メールで届く請求書を手作業でNotionのデータベースに転記するのは、非常に多くの時間がかかってしまい転記ミスや情報漏れの原因にもなります。
このフローを活用することで、メールで届いた請求書をAI-OCRが自動的に読み取りNotionのデータベースに必要な情報が追加され、手作業での入力作業が不要になり業務効率が大幅に改善されます。また、ヒューマンエラーのリスクも軽減されることで、より正確な請求書管理が可能になります。
■注意事項
・NotionとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Note PMとNotionを自動化ツールで連携することで、社内FAQや議事録、日報、マニュアルなどを一元的に管理・共有しやすくなります。
これにより、プロジェクトマネージャーやサポート担当者、営業チームなど、さまざまな立場の方が必要な情報をすぐに確認でき、作業の効率化に役立ちます。
また、自動化によって手動での転記作業を減らし、転記ミスを抑え、他のタスクに集中する時間を増やすことが期待できます。
こうした自動化を活用すれば、情報の管理がよりシンプルになり、日々の作業をスムーズに進めるためのサポートとなるでしょう。
ぜひ、Yoomでこの自動化を取り入れて、情報共有の効率化を試してみてはいかがでしょうか？
