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NotePMはドキュメント管理やコラボレーションに優れ、多くのチームに利用されています。中でもフィードバックや修正依頼が頻繁に発生するデザインチームでは、NotePMに集約されたコメントを基にTalknoteへ展開すれば、すぐにディスカッションが始められ、修正対応や意見交換が迅速に進みます。
そこでYoomは「NotePMでコメントが追加されたらTalknoteに通知する」フローボットを開発しました。この自動化により、NotePMのコメントがすぐにTalknoteで共有され、情報の遅延や見逃しを防ぎます。</span>この記事では、プログラミング不要の自動化とそのメリットをご紹介します。ぜひご一読ください。
アートディレクターとグラフィックデザイナー・UI/UXデザイナーの視点から、通知機能がどのように作業をスムーズにするのか考察します。
アートディレクターはデザイン全体の方向性を決め、チームに指示を出す役割を担っています。Talknoteでディスカッションを行うチームでは、基となる指示を正確に伝えることが非常に重要です。NotePMに投稿した指示を手動で共有するのは手間がかかりますが、通知を自動化することでNotePMのコメントが即座にTalknoteで共有され、メンバー全員に確実に情報が伝わります。共有し忘れや誤情報の伝達が防げるため、プロジェクトが円滑に進行します。
グラフィックデザイナーやUI/UXデザイナーにとって、Talknoteで通知が届くことでコメントを見逃す心配がなくなります。NotePMを頻繁に確認する手間が省け、作業に集中できる環境が整います。通知されたコメントを基にTalknote上で即座にディスカッションを始められるため、修正対応がスムーズに進み、デザイン改善のスピードも向上します。
[Yoomとは]
ここから「NotePMでコメントが追加されたらTalknoteに通知する」フローボットの作り方をYoomのテンプレートを用いてご紹介します。
フリープランでお試し登録が可能です。
連携作業の中で使用するものをリストアップしました。
＞公式サイト：APIアクセストークン作成方法
＞詳しくはこちら（Talknote公式サイト）：Talknote API
Yoomへご登録いただき、こちらのバナーをクリックすると、Yoomワークスペースの「マイプロジェクト」にテンプレートがコピーされます。
■概要
プロジェクト管理でNote PMをご利用の際、重要なコメントの見落としやチームへの共有遅れが発生していませんか？都度ツールを開いて確認する作業は、手間がかかるだけでなく、コミュニケーションの遅延にも繋がります。このワークフローを活用すれば、Note PMとTalknoteの連携を自動化し、Note PMにコメントが追加されると即座にTalknoteへ通知されるため、迅速な情報共有が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
マイプロジェクトにコピーされると、赤枠内のタイトルをクリックで連携オペレーションに進めます。
テンプレートの1つ目のプロセスをクリックします。ここではNotePMのマイアプリ登録とWebhook設定、NotePMから抽出できるアウトプットの操作を行います。
下記項目は初期設定済みです。
「NotePM連携するアカウント情報」は、設定が必要です。
マイアプリ連携が完了したら、次に進みます。
→次へをクリック
表示されたWebhookURLをコピーします。NotePMの管理画面から該当のノートを開きます。ノート設定をクリック
スクロールして下に進み、「サービス連携」の項目へ。
追加ボタンをクリックし、Webhookを選択。
この画面で、Yoomの画面からコピーしたWebhookURLをペーストします。Secretは設定しなくてもOKです。通知条件にチェックを入れ、テスト接続と登録するをクリックします。登録できたら、同じノートにテスト用コメントを追加します。これがトリガーに該当します。
NotePMのコメントの追加が終わったら、Yoomの画面に戻ります。
→テストをクリック →成功 アウトプットにはコメントの内容等が抽出されていました。
NotePM管理画面のWebhookURLの設定後に、イベント（コメントの追加）発生が登録できていない可能性があります。追加後に再度テストを行ってください。
→保存するをクリック
プロセスの2つ目をクリックします。ここではTalknoteのマイアプリ登録とスレッドに通知する内容を設定します。
以下はあらかじめ設定済みのため操作は不要です。
以下は設定が必要です。
＞詳しくはこちら（Talknote公式サイト）：Talknote API
→次へをクリック
(1/2)API接続設定
→テストをクリックします。 →成功
→保存するをクリックします。今回の設定はここまでです。
全てのプロセスが設定済みになると、コンプリート画面がポップアップされます。
トリガーを【ON】にすると、設定完了です。プログラミングを使わずに連携を実現できました今回のテンプレートはこちらです。
■概要
プロジェクト管理でNote PMをご利用の際、重要なコメントの見落としやチームへの共有遅れが発生していませんか？都度ツールを開いて確認する作業は、手間がかかるだけでなく、コミュニケーションの遅延にも繋がります。このワークフローを活用すれば、Note PMとTalknoteの連携を自動化し、Note PMにコメントが追加されると即座にTalknoteへ通知されるため、迅速な情報共有が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
NotePMとTalknoteは、他にも多くの自動化テンプレートを開発しています。
NotePMで追加されたコメントが自動的にSlackに通知されるため、チーム全員がリアルタイムで情報を受け取れます。手動での共有作業を省き、フィードバックや進捗を即座に確認できる環境が整っています。
■概要
Note PMでコメントが追加されたらSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Note PMを利用するチームメンバー
・Note PMへのコメント追加を迅速に把握したい方
・Note PMのコメント情報をチームメンバーに迅速に共有したい方
・Note PMの特定のプロジェクトやページへのコメント追加をトリガーにSlackで通知を受け取りたい方
2.チームリーダー・マネージャー
・NotePMの追加情報を把握してチームの進捗管理に役立てたい方
・NotePMの特定のプロジェクトやページへの重要なコメント追加を見逃したくない方
・Slackで通知を受け取ることでNote PMの情報をより手軽に確認したい方
■このテンプレートを使うメリット
プロジェクトによって必要な情報や通知のタイミングは異なり、チームメンバーの役割や責任に応じて受け取るべき情報も異なります。
Slackへの自動通知は、通知内容、タイミング、通知先グループなどを自由にカスタマイズすることが可能になります。例えば、特定のキーワードを含むコメントが追加された場合にのみ通知を送ったり、特定のメンバーにのみ通知を送ったりすることができます。プロジェクトの特性やチームのニーズに合わせて最適な通知設定を行うことで、さらなる業務の効率化に繋がります。
■注意事項
・Note PM、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
NotePMで新たに作成されたページが自動的にNotionのデータベースに追加され、情報が一元管理されます。手動の転記作業が不要になり、メンバー全員がリアルタイムの情報にアクセスできるようになります。
■概要
Note PMでページが作成されたらNotionのデータベースにも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.NotePMとNotionの両方でプロジェクト管理を行っているチーム
・NotePMで作成した議事録やメモをNotionのデータベースにも自動で保存して情報の一元管理をしたい方
・NotePMとNotion間での情報の手動転記を避けて作業効率を向上させたい方
・NotePMとNotionの情報を連携させて、それぞれのツールの強みを活かしたい方
2.NotePMを主に利用しているが、Notionのデータベース機能も活用したい方
・NotePMで作成した情報をNotionに取り込んでデータベース化して検索性や分析機能を活用したい方
・Notionのデータベースを基に他のNotion機能（タスク管理など）と連携させたい方
3.Notionを主に利用しているが、NotePMでの情報共有も行っている方
・NotePMで共有された情報をNotionのデータベースに自動で取り込んで情報の一元管理をしたい方
・NotePMの作成されたページ情報をNotion上で迅速に把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
NotePMはプロジェクト管理に役立つツールですが、Notionと併用する場合にページ作成のたびに情報を手動でNotionデータベースに転記するのは非効率的でミスも起こりやすいです。
このフローを使えば、NotePMでページが作成されると自動的にNotionデータベースに必要な情報が追加されます。これによりプロジェクトメンバーはNotePMとNotionの両方を見る必要がなくなり、常に最新の情報にアクセスすることができます。また手動転記の手間とミスを省くことで業務効率を改善することができます。
■注意事項
・Note PM、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
Google スプレッドシートの今日のタスクを自動で取得し、Talknoteに通知します。手動の確認作業を省け、タスク管理が効率化されます。タスクの失念を防ぎ、計画通りに作業を進められるようになります。
■概要
Googleスプレッドシート上で日付が今日に該当するレコードを取得して毎日一括でTalknoteに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを使用して業務を進めている方
・社員からの問い合わせ対応をGoogleスプレッドシートで管理している社内ヘルプデスクの方
・新規キャンペーンの計画や実施スケジュールを管理しているマーケティング部門の方
2.主要なコミュニケーションツールとしてTalknoteを使用している方
・社内連絡の手段としてTalknoteを使用している方
・チーム間のディスカッションでTalknoteを使用している方
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートは、データの管理に適したツールです。
しかし、Googleスプレッドシートの情報を毎回手動で通知するのは、本来注力すべきコア業務への時間を奪うことになります。
Googleスプレッドシートで管理している当日のタスクをTalknoteへ自動で通知したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
通知を自動化することで、Googleスプレッドシートから当日のタスクを検索する手間を無くし、迅速に業務を進めていくことができます。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、TalknoteのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleスプレッドシートのレコード取得は最大10件のため、10件以上取得する場合、「同じ処理を繰り返す」オペレーションが必要となります。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
今回ご紹介したフローボットにより、NotePMのページに追加されたコメントをTalknoteに自動で通知できます。アートディレクターは確実に指示を伝えられ、デザイナーはフィードバックの見逃しを防ぎ、結果的に生産性が向上すると考えられます。
Yoomは直感的な操作が可能で、プログラミングの知識がなくても今日から自動化に取り組めます。業務の円滑な進行をサポートするこのソリューションをぜひ活用してください。
では、またお会いしましょう
