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NotePMは企業内の情報管理に優れたツールですが、Microsoft Excelと連携させることでさらに便利になります。
例えば、<span class="mark-yellow">NotePMで作成されたページの情報を自動でMicrosoft Excelに転記することで、タスク管理や進捗状況の確認が一箇所ででき、プロジェクト全体を見通しやすくなります。</span>
さらに、他のチームや部門との情報共有が簡単になり、共同作業がスムーズに進むようになるはずです。
こうした自動化はプログラミングの知識が必要でしたが、Yoomのフローボットテンプレートを使うことで簡単に設定できます！
本記事では、NotePMで新しいページが作成されると、Microsoft Excelに情報を追加する設定方法を詳しく解説します。
ぜひ最後までお読みくださいね。
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
[Yoomとは]
連携作業の中で使用するものをリストアップしました。
＞公式サイト：APIアクセストークン作成方法
Microsoft Excelとの連携は、Microsoft SharePointかOneDriveを使って行います。
Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定詳細はこちらもチェックしてみてください。
ここでは、連携するアプリをYoomに登録する設定を行います。これを、マイアプリ連携といいます。
では、Yoomのワークスペースにログインいただき、マイアプリの項目から新規接続をクリック！
Yoomで接続できるアプリ一覧が表示されます。一番上の検索窓から今回接続するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めます。
「NotePM」で検索し、ヒットしたアプリ名をクリックすると、こちらの画面が表示されます。
「Microsoft Excel」で検索し、ヒットしたアプリ名をクリックすると、こちらの画面が表示されます。
今回の連携で使用するマイアプリの登録が完了しました。
Yoomへ登録後、こちらのバナーの「試してみる」をクリックします。
テンプレートがコピーされると、以下のように表示されます。
さっそく、フローボットの設定を進めていきます！
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Note PMでページが作成されたらMicrosoft Excelに情報を追加する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されるので、1つ目のプロセスをクリックします。
連携するアカウント情報が入力されていることを確認してください。
→次へをクリック
WebhookURLをコピーして、NotePMのノートに紐付けましょう。今回は既存のノートに紐付けし、ページが新規作成されることをトリガーにします。
スクロールして下に進み、「サービス連携」の項目へ。追加ボタンをクリックし、Webhookを選択。
この画面で、Yoomの画面からコピーしたWebhookURLをペーストしましょう。Secretは設定しなくても進められます。
通知条件にチェックを入れ、テスト接続と登録するをクリックします。登録できたら、ノート内に新規ページを作成してください。
今回は以下のように、テスト用にページを作成しました。NotePMのページ追加が終わったら、Yoomの画面に戻ります。
→テストをクリック →成功すると、アウトプットにページの内容等が抽出されていました。
アウトプット情報はこの後のステップで引用・活用可能で、ここで得た情報を変数としてMicrosoft Excelの指定した範囲に反映できます。
→保存するをクリック
NotePM管理画面のWebhookURLの設定後に、イベント（ページの追加）発生が登録できていない可能性があります。追加後にもう一度テストを行ってください。
最後に、テンプレートの2番目のプロセスをクリックします。
連携するアカウント情報を確認します。データベースの連携は、設定が必要です。
データベースの連携が完了したら次に進みます。
→次へをクリック
次の画面で、「追加するレコードの値」に情報を入力していきます。
以下の画像のように、各項目に前ステップで取得したアウトプットを引用することで、自動でデータがMicrosoft Excelのシートに反映されます。
入力バーをクリックして、項目名に等しいアウトプットをどんどん設定していきましょう。
反映したくない項目があれば、その部分は空欄のままにしてください。
必要項目にアウトプットを埋め込んだら、テストをクリック!
テストに成功すると、実際に指定した範囲に情報が反映されます。
→反映結果に問題がないことを確認して、保存するをクリックします。
全てのプロセスが設定済みになると、コンプリート画面がポップアップされます。トリガーを【ON】にすれば、設定完了です。
<span class="mark-yellow">プログラミングを使わず、連携が実現できました</span>。
今回のテンプレートはこちらです。
本日ご紹介した連携以外にもNotePMやMicrosoft ExcelのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
作成したページ情報をデータベースツールに自動追加したり、コメント追加をチャットツールに自動通知することも可能です。
追加した情報が素早く反映されることで、後続作業にスムーズに移行できるようになるかもしれません。
情報の追加・更新を検知して情報を自動で集約したり、書類作成から関係者への共有もスムーズに行うことも可能となります。
転記ミスや誤記載が減り、情報の正確性も維持できるようになるでしょう。
今回のNotePMとMicrosoft Excelの連携で、Yoomのテンプレートを使うことでプログラミングの知識がなくても簡単に実装できることがわかりました。
手作業の転記を省けるほか、情報を素早く管理する環境が整いそうですね！
さらに、正確で信頼性の高いデータをもとに判断を行えるようになるはずです。
チーム全体の業務がより効率的に進行するかもしれません。
<span class="mark-yellow">Yoomはプログラミングの知識がなくても簡単に自動化を実現できるツールです。ぜひ業務の効率化にご活用ください。</span>
では、またお会いしましょう！
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