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「契約書手続きなどの定型的な業務に手間を感じている」「書類送付を自動化し、業務効率を上げたい」このような悩みはないでしょうか？
社内の作業効率を上げるにあたって、定型業務における手間の削減は重要です。しかし、複数のアプリやツールを使って、書類作成や送付などを管理していると、どうしても作業の手間がかかっています。
本記事では、このような課題解決の方法として、NotionとAdobe Acrobat Signを連携して、契約書送信を自動で行う方法をご紹介します。定型業務を自動化させたい方は、ぜひ参考にしてみてください。
契約書の送付はさまざまな情報を確認して書類作成を行い、送付をする必要があり、多くの時間と労力がかかってしまいます。しかし、NotionとAdobe Acrobat Signを連携させることでこの課題を解決できます。例えば、営業担当がNotionで管理していた契約書の情報から、自動的にAdobe Acrobat Signで契約書送付ができます。これにより、社員が契約書を送信する時間が削減でき、作業の効率化が期待できます。
リモートワークが一般化する中、紙の契約書のやり取りや、オフィスでの対面署名は非効率です。NotionとAdobe Acrobat Signを活用すれば、どこからでも契約書を作成し、送信、署名の回収が可能になります。例えば、国際的に事業を展開する企業が、時差や距離を気にせずに契約手続きを進めることができるため、グローバルなビジネス展開を加速させる要因にもなるでしょう。遠隔地にいるクライアントやパートナーとの契約業務がスムーズになるのは大きなメリットです。
手作業でつくる契約書では記入漏れや誤記載が原因で、手続きが遅延するケースがあります。しかし、NotionとAdobe Acrobat Signを連携すれば、署名が必要な箇所を指定したり、記入漏れを防ぐことが期待できます。例えば、新規取引先ごとの契約書テンプレートを用意し、すぐに送信できる体制を整えることで、ミスの発生を抑えられます。さらに、データの一貫性が保たれ、法的なコンプライアンスにも適切に対応しやすくなるでしょう。これにより、ヒューマンエラーのリスク削減が見込めます。
それではここからノーコードツールYoomを使って、NotionからAdobe Acrobat Signで契約書を送信する方法をご説明します。
[Yoomとは]
NotionのAPIを経由して契約情報を受け取り、Adobe Acrobat SignのAPIを用いてAdobe Acrobat Signで契約書を送信することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで進めていきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
NotionとAdobe Acrobat SignをYoomに接続するため、マイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズにできます。
まず、Notionのマイアプリ登録をしましょう。
はじめに、Yoomの画面左にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「Notion」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。
↓
下記の画面が出てくるのでログインします。
これでNotionの登録は完了です。
同様にAdobe Acrobat Signも登録しましょう。
↓
Yoomの画面左にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「Adobe Acrobat Sign」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。
下記画面でログインして、Adobe Acrobat Signの登録も完了です。
設定方法がわからない場合は、下記画面の赤枠をクリックしてご確認ください。
マイアプリが登録できたら、次にテンプレートをコピーします。
下記の「NotionからAdobe Acrobat Signで契約書を送信する」と書かれているバーの右に表示されている「試してみる」をクリックします。
クリックすると、テンプレートのコピーが完了します。
もしこれができない場合、Yoomのログインができていないかもしれません。
Yoomをまだ利用したことがない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
次に、トリガーを設定します。
まずは下記画面の赤枠部分をクリックします。
↓
次に、下記の画面に表示されるプロセスで、Chromeの拡張機能をインストールします。
インストールが完了したら次に進みましょう。
※Google Chromeでのみ利用可能です。
↓
次に下記画面にうつりますが、この画面では特段操作することはありません。
確認完了後、「次へ」をクリックしましょう。
↓
次は、「起動ページのURLサンプル」を入力します。
Notionの特定のページのURLを入力します。
その後、青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
次は、Notionのレコード取得の設定を行います。
まずは下記画面の赤枠部分をクリックします。
↓
次に出てくる下記画面では特段操作は不要です。
記載内容を確認して次の項目に進みます。
↓
「データベースID」には、欄をクリックすると選択タブがでてくるため、該当するデータベースをクリックしましょう。
その後、「次へ」をクリックしてください。
↓
次に、「取得したいレコードの条件」を記載します。
右側の空欄は、下記画像のようにトリガー設定から取得した情報の中から、任意のアウトプットを選択します。
↓
最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
最後に、Adobe Acrobat Signとの連携を設定します。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックします。
↓
次に表示される画面では、特段操作することはありません。
記載内容を確認して、「次へ」をクリックしましょう。
↓
次の画面ではいくつか操作をしていきます。
まずは下記の画面で2項目を入力します。
「ベースURL」と「テンプレートID」は、欄をクリックすると、選択タブがでてくるため、そこから該当するものをクリックしましょう。
↓
「契約者名」は、Notionからのアウトプットを選択します。
選択タブから該当するものをクリックしましょう。
↓
次は「署名者情報」です。
メールアドレスには、Notionからのアウトプットされる情報を選択して入力します。
↓
その後、「署名の順序」と「役割」を任意の記載で入力します。
※署名者情報は下記の青い＋マークで追加できます。
↓
次に依頼送信時のメッセージを記入します。
最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
↓
最後に下記画面で「トリガーをON」をクリックし、すべてのステップは完了です。
他にもAdobe Acrobat Signを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつかご紹介します。
1. kintoneからAdobe Acrobat Signで契約書を送信するテンプレート
手作業での契約書送信の手間が削減されるため、契約書の送信プロセスが効率化され、業務全体のスピード向上が期待できます。また、自動化されたフローにより、ミスや漏れが減少し、業務の正確性も高まるでしょう。
2. SPIRALからAdobe Acrobat Signで契約書を送信するテンプレート
契約書の送信作業が手動から解放されるため、プロセス全体が効率化され、業務スピードが向上するでしょう。結果として、ビジネスの信頼性が高まり、顧客満足度の向上も期待できます。
3. AirtableからAdobe Acrobat Signで契約書を送信するテンプレート
AirtableとAdobe Acrobat Signを連携することで、契約書の送信プロセスが迅速に行えるようになります。また、手動で行う作業が減るため、ヒューマンエラーのリスクも軽減されるでしょう。
以上、NotionからAdobe Acrobat Signで契約書を送信する方法をご紹介しました。
社内の業務において、定型業務の手間を削減することはとても重要です。しかし、複数のアプリやツールを使って、書類作成・送付などの業務を管理していると、どうしても作業の手間がかかってしまいます。
こういった課題は、NotionとAdobe Acrobat Signの連携により、解決することが期待できます。この自動化により、オンライン業務の定型作業の効率向上やヒューマンエラーの防止といったメリットが生まれるでしょう。今回ご紹介した方法を活用して、ぜひ自社の業務プロセスに取り入れてみてください。
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